河北省岗南水库管理局 河北省石家庄市 050000
摘要：在我国市场经济发展速度不断较快的同时，企业竞争也日益加剧，为了能够获得更大的市场占有率，企业通常会利用新产品、新技术进一步拓展市场业务，加大企业的管理力度，最大程度提升工作效率。而办公自动化系统就能够帮助企业实现高效办公。基于此，本文主要对OA办公自动化在工作中的优势与问题进行分析探讨。
关键词：OA办公自动化；工作优势；问题
1、前言
在当发展的很快今的计算机领域应用的很多，。以应用电子信息技术和提供先进的办公信息处理手段的办公自动化，使得办公效率和办公质量都得到了最大限度的提高，办公环境和条件也得到了改善，使得办公管理和决策自动化的科学化水平得到了很大的提高。
2、OA办公自动化在工作中的优势
ＯＡ系统已经不单单是我们日常协同办公的平台，更是一个企业或组织进行知识管理的基本平台；传统的〇Ａ系统全面蜕变成企业的管理支撑平台，担负起更加复杂、综合的作用。行政办公平台：实现办公事务的自动化处理。通过公文流转改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、文件审批、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。协同工作平台：将企业的传统垂直化组织模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”矩阵模式，使普通员工与管理层之间的距离缩小，提高企业工作人员协作能力，最大限度地释放人的创造力。
知识管理平台：业务部门能够结合流程应用出各种方法和模板，通过基于业务的知识流按图索骥，提升执行力；员工能够根据自己的岗位随时随地使用自己或他人日常工作的积累，对工作做出指导与帮助、提升工作的绩效；业务协作平台：通过为各部门提供一个全方位的沟通、协作平台，提高各部门的工作效率和质量，使部门成员可以通过０Ａ对需求做出即时的响应。实现团队的通信、共享、管理和制订各种文档或日程安排，使项目或临时任务中交流想法、共享信息、协同完成任务变得更轻松。
激情管理平台：从企业文化建设着手，提高员工工作激情，营造一个相互帮助、相互理解、相互激励、相互关心的共同工作氛围，从而稳定工作情绪，激发工作热情，形成一个共同的工作价值观，进而产生合力，实现共同目标。
企业通信平台：建立企业顏内的电子邮件和网络通信系统，如短信提醒，使企业内部通信与信息交流快捷流畅。
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信息发布平台：为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。
3、OA办公自动化系统的现状及问题
3.1集中统一管理困难
现阶段，企业中的纸质档案都能够得到集中且统一的管理，但是针对电子档案来说，由于其内部结构存在一定的差异性，电子档案的文字与图片内容等都能够利用不同的软件打开，还可以放置在不同的软件当中进行保存，而且再次打开也不会受到任何影响，这就使得电子档案在传递以及转换的过程中虽然其物理结构发生了一定的变化，但是其自身的内容结构却不会发生变化，这样一来，电子档案的集中与统一管理就很难实现。就目前情况来看，我国的相关法律以及信息技术还不够成熟，因此，不得不对档案进行双轨处理，虽然电子档案在办公自动化系统当中能够进行保存，但是必须有一份相同的纸质档案同时进行保存。
3.2办公自动化管理制度不够完善
实践表明，办公自动化系统不仅是对信息技术的创新，同时，也是对传统办公方式的变革，以及对办公制度的改变。从某种角度来说，办公自动化系统也是对办公过程的管理，因此，要想实现企业办公自动化，就必须具有坚实的管理基础，这就需要具备完善的办公自动化管理制度。但是，就目前情况来看，绝大多数企业的办公自动化管理制度都不够完善，对办公自动化系统使用的各个环节都没有进行细化的规定，同时，还缺乏配套的办公自动化系统操作规范，这些都是亟需完善的。
3.3信息安全管理有待加强
当前企业办公自动化系统面临着病毒泛滥、黑客入侵、恶意软件、信息失控等复杂应用环境。还有企业对信息安全管理缺乏系统管理的思想，只重视安全技术，忽视安全管理。在安全管理中不够重视人的因素，缺乏懂得管理的信息安全技术人员。企业安全意识不强，员工接受的教育和培训不够等。在信息时代，企业信息安全的重要性不言而喻。信息安全不仅包括公司电脑自身的安全，更包括企业商业机密的安全，尤其是电脑重要文件、无形资产的安全，在企业的稳健经营中有着巨大的作用，一旦泄露将会给企业带来重大的损失。办公自动化系统为企业内部信息传递提供了便利，但是纸质资料都转换成电子资料存放在服务器和个人电脑上，因此，企业必须加强对信息安全管理问题的重视。
4、解决企业办公自动化中存在问题的对策
4.1采用分步方式实施系统
在办公自动化刚刚引入企业之后，可以分步开展，从容易上手的操作开始，逐渐转向难度较大的操作。例如，企业可以先将一些比较常用的或者非常必要的、容易学习的办公操作作为初期阶段的办公主要操作内容。
4.2加强对办公自动化系统运行的监督考核
首先，企业要完善办公自动化管理制度，明确系统使用规范、系统维护以及系统管理者责任；其次，制定相应的办公自动化工作考核制度，将办公自动化系统的使用融入绩效考核当中，通过监督考核，来纠正员工对办公自动化系统的错误态度，进一步解决企业员工由于电脑操作不规范，使得电脑感染病毒或者硬件设施损坏的问题。找出办公自动化系统信息处理不当的解决办法，建立相应的制度，为企业信息传递提供保障。
4.3加强信息安全管理
由于办公自动化系统的特殊性，所以，企业必须加强对信息安全管理问题的重视。在网络信息技术发展速度不断加快的情况下，威胁办公自动化系统安全的不稳定因素越来越多。例如，非法用户利用网络技术手段入侵企业内部信息系统盗取文件，或者破坏企业内部信息系统，使计算机感染病毒或者非法盗取授权等等。所以，企业必须认识到信息安全管理的重要性，利用相关措施和手段来保障办公自动化系统的安全。例如，安装防火墙、安全路由器或者隔离设备、安装病毒查杀软件、增加数据容灾设备、记录网络安全日志等等。还可以提升所选择的网络平台的安全性，例如，增加身份信息验证程序、对系统进行加密、增加口令、对授权进行管理与控制等等。建立完善的企业信息安全管理系统，必须内外兼修，企业必须认识到仅有技术措施是不够的，还必须通过加强对员工的培训增强员工安全意识、签订信息保密协议等管理手段进行辅助管理。
5、结语
总而言之，办公自动化系统不仅能够实现企业各部门之间的信息沟通，还能够进一步提升信息收集与整理的效率，实现合理化办公，对企业部门管理工作能够起到促进作用，充分提升管理的科学性、现代性，在减少工作量的同时提升工作效率。然而，全面实现办公自动化系统的应用并不是一蹴而就的，需要经历一个漫长且复杂的过程，这就需要企业不断在实践中总结经验，完善相关制度，最终实现企业办公自动化。
参考文献
[1]李沙.OA办公自动化系统在单位信息化管理中的应用[J].科技传播，2015（23）.
[2]杨柳.OA办公自动化系统在企业中的应用价值[J].电子技术与软件工程，2016（20）.
论文作者:赵宗飞
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2019年6期
论文发表时间:2019/7/12
标签：企业论文; 办公自动化系统论文; 办公自动化论文; 信息安全论文; 工作论文; 档案论文; 平台论文; 《建筑学研究前沿》2019年6期论文;