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摘要：目前我国机关档案管理信息化的建设中存在很多不足之处，传统的档案是使用纸质来对其进行管理，不能将其很好地进行保存且信息的更新速度较慢，从而降低了档案的利用率。因此本文将针对机关档案信息化建设存在的问题，提出具体可行的解决措施，确保机关档案能得到顺利的开展与信息化水平的提高。
关键词：机关，档案，信息化，建设
机关档案是国家信息的重要组成部分，也是各级政府制定发展决策的基本依据。随着信息技术的不断发展，传统纸质档案管理模式逐渐受到冲击与颠覆，信息化管理逐渐成为机关档案管理发展的主要方向。因此，如何应对信息化的发展趋势，转变传统档案的信息服务质量，提高档案利用率则成为机关内部管理的重点。
1机关档案信息化建设面对的问题
1.1信息化认识不够全面，发展不均衡
在信息化已经普及的今天，有大量的机关单位在档案管理工作方面却并没有信息化的思维。这些机关单位的领导对信息化对重视程度不够，认识不全面，简单地把信息化档案管理工作理解成使用计算机来管理档案，只是把信息化的作用发挥出一小部分。或者配备的信息化设备陈旧落后、软件选择不科学、应付了事。这样就造成了各单位间，以及上下级单位间档案管理工作流程不统一，软件不兼容，数据难共享的难题。各单位档案管理工作发展不均衡，很大程度上会制约信息化档案管理工作在该系统内的实施。
1.2档案管理人员素质存在缺陷，难以适应信息化管理方式
机关单位的档案管理工作因为其特殊性，一般情况下管理员的学历、知识等素质方面不高，主要表现在两个方面：一方面是有许多档案管理员年龄偏大，学历不高，对信息化工具的使用比较低级，这些管理员大部分是在档案管理信息化模式的初级阶段开始从事档案管理工作的，时至今日，信息化系统已经发展跨越了多个层级，档案管理员的思维模式并未转变，依然停留于初级阶段，仅把计算机作为辅助工具。另一方面，新进入机关单位从事档案管理工作的年轻人学历较高，但是所学专业基本为档案管理，缺乏系统的信息化知识。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆档案管理人员现有的能力和配置无法将信息化管理模式效用最大化，更无法适应未来的智能化管理模式。
1.3档案资料的保密安全工作存在风险
信息化背景下，档案资料需要通过网络存储于数据库，存放数据库的服务器可以是本地服务器，也可以是网络上公开的服务器，甚至是目前出现的云服务器，可以说选择很多。但是这些都存在一个致命的缺陷，即通过网络存储和传输的档案资料可能会被窃取。机关单位的档案资料有一定的特殊性，有一些资料是机密甚至是绝密级的，在存储时必然要考虑保密安全的问题。使用网络服务器，可能会导致资料被截取、窃取，造成泄密事件，而使用本地服务器，则本地计算机不能接入互联网，那么档案资料将无法正常地传输的问题，而接入互联网的计算机又有可能被不法分子入侵，所以说在保密安全方面存在一定的缺陷。
1.4档案资料的共享和利用价值未能完全体现
在信息化时代以及未来的智能化时代，数据信息将会是最重要的资源，机关单位存储的大量档案资料，包含着新中国成立以来以及改革开放以来最重要的经济建设信息，对于未来的经济建设具有重要的作用，但目前机关单位的不同单位之间、上级和下级之间使用的都是不同的管理系统，数据存储分散，无法进行有效的整合和共享，不能将档案资料中的重要数据进行利用，资料的价值未能完全得到体现。
2机关档案信息化建设的策略
2.1提起重视，加强领导
档案资料关系着机关单位的建设与发展，记录着人事变动、文化活动、工作成绩、经费成果、失误教训等内容，只有确保档案的完整性与准确性，利用档案开展研究与总结工作，才能少走弯路，制定科学的决策。对此，机关单位领导与档案管理人员要提起重视，真正认识到机关档案管理信息化建设的重要性，要把这项工作纳入议事日程，通过提升档案管理信息化程度，确保发挥档案资料的最大作用。要加强基础设施建设，包括档案信息网络系统与档案数字化设备，这样能够让档案信息顺利进行传输与交换，通过先进的档案信息网络建设，提升档案信息化的效益。
2.2逐步规范信息资源管理
机关档案管理人员要在电子政务建设的相关文件中，纳入政务信息的整理、归档等工作。如此一来，有利于对信息资源建设作出宏观调控，规范信息资源的整理工作，从而形成统一、集中的管理制度，避免出现信息交叉和重复的情况。档案里集中反映了法规政令实施、人员素质情况、调查研究成果、历史现在进程等内容，领导在总结经验、制定计划、处理问题时，都需要查阅档案。因此，机关档案管理人员要通过对信息资源的规范管理，避免出现错误和遗漏。并注重应用系统建设，主要涉及档案信息的收集、管理、利用等内容，能够将档案管理信息化建设的效益集中体现出来，提升档案信息服务效果。
2.3尽快整合档案信息
因为机关档案信息涉及方方面面的内容，来源非常广泛，所以进行归档保存的过程中，需要做好信息的分类管理工作，让档案信息的结构得到优化，从而更好地共享资源。对于机关档案信息的著录，还需要做好标引、分类和排列等工作，让档案信息更加有序。此外，还要做好同属性信息的分类工作，将大量的政务信息资源集中起来，提升查询的效率。并加强标准规范建设，包括电子文件的形成与归档、电子档案信息资源的标识、描述、存储、查询、交换、网上传输等内容，通过将相应的标准与规范明确下来，能够保证计算机管理档案信息的安全。
2.4加强档案建设机关单位安全保密制度
其中，档案信息的管理安全不仅仅只是包含着软件系统自身的安全，而且还包括了档案信息传播的安全，在传输之前加强身份确认，以及真实的情况下进行传输，应该完善档案信息发布的保密检查、审核力度。从某些角度上可以减少档案外泄事件的发生。有效的对档案部门内部局域网与外部局域网进行相对应的隔离，并且加强身份验证与秘钥进行严格保护管理，保证传输过程中的安全。最后，相关机关应当加强档案管理的系统安全保护，为防止外泄入侵有着提前的预先准备。
2.5加强信息化人才建设
首先，建立完善的人才引入和培养双向计划，坚持贯彻落实党的路线、方针、政策，定期或不定期进行系统化的教育培训，聘请相关专家来开展专题讲座，不断加强政治理论、档案管理专业知识的深入学习。其次，不断强化思想道德和职业操守的教育，严格要求他们正身律己，加强自身的作风建设，工作中以制度、纪律规范自己的言行，遵守机关单位各项规章制度，促进自身档案管理工作的顺利开展。再次，强化职责意识，树立正确的人生观、价值观，增强事业心、责任感，奋发进取，发挥先锋模范的带头作用。此外，应建立完善的评估考核机制，公正、公平地开展个人工作业绩的严格评估与考核，并设立奖惩机制，以提升机关档案管理人员的工作积极性。
机关档案的管理是机关部门信息管理的重要内容，其保密性与安全性的要求在所有档案中占据着先端的地位，因此，在现代化社会中加强机关档案的信息化建设具有重要意义。将机关档案信息化，不仅是现代信息化技术不管发达的要求，也是档案管理自身特性的要求，同时更是实现实现机关部门之间相互调度方便的要求。信息化管理后的档案信息既不容易像纸质档一样被损坏，又可以变成数据有效传送，因此将机关档案进行信息化管理建设是必然之势。
参考文献：
[1]刘莉.档案管理信息化建设的现状及对策探微[J].卷宗，2018(8).
[2]井红.社会信息化背景下完善机关档案管理的策略[J].消费导刊，2018(1).
论文作者:刘信军
论文发表刊物:《防护工程》2018年第20期
论文发表时间:2018/11/20
标签：档案论文; 机关论文; 档案管理论文; 信息论文; 单位论文; 档案资料论文; 信息化建设论文; 《防护工程》2018年第20期论文;