（沈阳建筑大学党政办公室，辽宁 沈阳 110168）
摘要：为了保障会议的顺利进行，及时掌握和统计参会情况，多数高校采用传统的人工签到模式进行签到。但传统的签到模式常常需要耗费大量人力物力，而且存在着签到时间效率低下、签到时间过长、会场秩序混乱等缺点。本文是根据高校会议签到工作的实际情况，针对传统签到模式的不足，提出了基于互联网+的新型的会议签到模式，借助于价格低廉、便于移动的签到设备，运用二维码和移动互联网等技术的手机签到模式，简化了签到工作流程，提高了签到工作效率，有助于高校会务的信息化管理程度的提升。
关键词：人工签到；互联网+；会议签到；签到机；二维码
引言
随着我国信息化技术的快速发展，高校工作对办公自动化的需求也越来越高，大部分业务工作已经实现了信息化管理，但会议签到工作却一直使用纸质版签到的模式进行。这种签到模式存在着数据统计困难且不准确、代签情况严重、会场管理不规范、纸张浪费及材料无法长期保存等不良现象。同时，高校每年举办的各类会议越来越多，规模越来越大，加之参会人数众多，传统的会议签到模式难以满足高校会务工作的要求。这就迫切需要一个易操作、成本低、效率高的创新型会议签到模式来解决目前会议签到工作的问题。因此，会议签到的快速化、节约化要求越来越得到会议组织者的重视。
针对以上问题，本文根据高校会议管理的实际需求，在充分考虑操作方便、成本低廉的前提下，将二维码技术应用于高校会议签到当中，并借助于签到机设备，通过微信扫描二维码，在签到小程序上进行操作，有效地解决传统签到模式所带来的困扰，缩短了签到时间，缓解了会场压力，为会议签到管理人员和参会人员提供了便利。“互联网+会务”概念下的会议签到模式，实现了现场快速签到、会中及时统计、会后信息整理的全过程管理。
本文以得力牌签到机为例进行了介绍，该设备价格不足百元，具有操作简单、便于移动、使用寿命长、适用于任何场合等特点，同时不需要额外的硬件设备，只需签到管理员在手机上安装配套的得力e+APP即可。得力e+是国内领先的综合办公用品供应商得力集团研发的集智能硬件管理、通讯、协同办公为一体的智慧办公平台。得力e+分为手机APP、WEB两个终端，会议签到管理人员在会议现场可使用得力e+APP进行操作，会议结束后使用WEB终端进行数据统计查询。
1 会前准备
会议签到管理人员在首次使用签到机时，应按照如下顺序进行操作：首先，将签到机的上盖旋转到“ON”处，指示灯亮表示开机；然后，用手机微信扫描签到机上的二维码，下载得力e+APP；接下来启动 APP 进入登录界面，点击“注册”按钮，填写个人信息，使用手机号码完成账户注册。然后，打开手机蓝牙，自动搜索签到机设备，连接成功后可设置信号识别范围，一般为15m、30m、40m、50m。最后，新建签到项目填写相关会议名称、会议开始时间、会议地点、签到持续时间等相关信息，点击发起签到，完成会前准备工作。
2 会议签到
会议开始前，会议签到管理人员使用手机进入得力e+APP中已经设定好的签到小程序，即可获得本次会议的签到二维码，可将其提前打印出来张贴会场入口处，用于参会人员扫码签到。参会人员扫码成功后，系统会自动记录签到时间，显示签到人员信息（微信头像、姓名等），并及时更新签到统计数据。如遇个别参会人员因故未携带手机，或手机无信号导致无法登录微信小程序进行签到操作时，签到管理员可通过得力e+APP手动添加参会人员信息进行签到。
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以往高校各类会议签到面临的一个巨大挑战就是参会人员的身份真伪问题，因手写字迹潦草而无法准确识别参会人员身份，导致时常出现代签的情况，同时加之统计签到表的参会人数与到场的实际人数不符，更加难以确定真正的参会人员，从而加大了会议签到管理人员的工作量。而参会人员在使用得力e+APP签到小程序时，只可签到1次，并显示参会人员的微信头像，可帮助会议签到管理人员快速识别参会人员身份，以免出现代签的情况。同时，签到管理人员在发起签到时，可设置信号识别距离，因此完全杜绝了二维码经过拍照或截屏上传到缺勤者手机里异地场签到的情况。
3 会中管理
会议进行过程中，签到管理员可在得力e+APP签到管理模块中查看当前会议已签到人员信息和数据统计，及时掌握会议签到情况。
4 会后统计
会议结束后，会议签到管理人员可使用浏览器，登录得力e+官网的管理系统的后台签到模块，查询会议签到统计报表，导出签到人员信息（如统计数据和人员清单等），无需再进行统计核实。此外，会议签到管理人员可根据签到情况进行数据分析（如会议类型、出勤情况等），也可通过后台查询特定参会人员在某一时间段内出席会议的情况，或对某一时间段内不同会议活动的参会情况进行比较分析。这些分析结果可为进一步优化会议安排，提升工作效率提供有益的数据支撑，同时会议的出勤情况也可以作为高校对参会人员的一项绩效考核指标。
5 结语
创新型的会议签到模式将逐渐成为主流，手机签到的方式除了具有新颖的体验方式外，还能够较大程度的降低会议签到管理人员前期准备的工作量。同时，二维码技术的应用也增强了现场签到的安全性。会议签到管理人员将真正体验到签到工作的便捷，同时让会议组织者从繁琐的会议组织中解放出来，投入最大的精力用于会议内容的本身，让新技术的应用给参会人员带来非同一般的参会体验，能够给各类会议的高效运行提供一臂之力，同时该种会议签到模式主要具有以下几个优点：
一是可以及时统计参会人员信息。会议的签到数据能够及时地同步到系统数据库中，方便统计和分析，并可以快速地导出参会人员信息，系统储存量较大。
二是可以提高管理水平和工作效率。智能化的会议签到可作为高校会务工作的创新点，通过借助信息化技术提高管理水平和工作效率。
三是具有一定的推广价值。会议签到管理模块的有效运行，不仅提高了工作人员的工作效率和服务质量，而且也可在教室、考场等其他类似场合进行推广。
从操作可行性分析，该签到模式操作方便，签到工作仅需要安排1人专门负责即可，且基本无工作量，得力e+APP安装简单快捷，得力e+APP操作页面本着简洁、操作方便的原则设计，易于操作。该签到模式不管是在技术层面上、操作性层面上，或是经济层面上都是可行的，并且具有完整可复制性，可以在任何一所高校或高校会议的任何场合进行推广使用。
通过对二维码技术的运用、以云端平台作为数据服务中心，来实现对会场点名签到的自动、高效、低成本管理。不但突破了传统点名签到的方式，改变签到方式由于被签到者人数较多会出现签到时间长、考勤不全面、数据不准确等情况，同时对提高在会议管理方面的信息化水平、降低会议管理成本等方面具有一定的现实意义。
参考文献
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[2]张景林，方艺辉.基于二维码的会议邀请与签到系统设计[J].福建电脑，2016，3：7-9.
[3]李立峰.基于二维码识别技术的电子签到模块设计[J].微型电脑应用，201228(7):34-37.
论文作者:史清华 潘瑞 孙晓宇 王镇豪
论文发表刊物:《知识-力量》2019年3月中
论文发表时间:2019/1/2
标签：会议论文; 参会论文; 人员论文; 管理人员论文; 模式论文; 操作论文; 高校论文; 《知识-力量》2019年3月中论文;