文件生命周期的精确期限，本文主要内容关键词为：生命周期论文,精确论文,期限论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
何嘉荪译
一些作者关于档案文件生命周期的著作，是根据这些文件价值的大小和被利用的数量来划分其年龄阶段的。有些人谈论的是文件第一价值从最大、到缩小、到微弱、以至消失，而可能有的、潜在的第二价值则在后来达到最大。其他人则谈论文件依次由最活跃到不太活跃到不活跃。[①]
上述提法已经流传开来，这恐怕是因为他们的表述，从表面上看比较清楚，但是却没有起码的深刻性。（文件）价值最大，要干什么？“缩小”和“微弱”之间的界限在哪里？首先“微弱”，然后“缩小”难道不更好？一位70岁的退休老人的出生证，在50年内没有被利用过一次，它处于活跃期、半活跃期、还是非活跃期？为什么？而如果是处于非活跃期，可以销毁吗？而如果是处于半活跃期，那么50年内只利用一次，对半活跃期是否就足够了？一份中国与俄罗斯之间签署于18世纪的边界条约所具有的第一价值是最大的、微弱、缩小、还是没有了？它只具有第二价值吗？
有一些作者冷静地进行分配，把最大值期限确定为一年，缩小期为15年或20年，微弱期为15年。那么，我们又如何用同样的尺度去衡量：一封信和政府各部的法律；流行性感冒的案卷和其他投资建造议会宫的案卷；一张脑部×射线电子照片以及一份边界协定；一张10美元的支票和煤气管道图；一份缺席证明和一份死刑判决书？
至于生命周期按照文件的最大活动值来划分的提法，我看也就是考虑其利用量，用以决定文件存放的地点。如果利用量很大，就应该离利用者最近——不管利用者是部长、执法部门、还是大街上的公众或其他人，而存放的地点也就会（利用者的变化而）越来越远。离利用者近的地点往往不太适于存放并且一般较为昂贵，因而它必须为人着想。而越远的地方就明显地是为文件建造的。
我认为用价值的缩减来衡量生命周期并没有优越性。首先，一开始（文件）价值最大并不确切。一开始文件在办理形成，文件价值最大是在它正式生效以后。其次也因为这会引起一系列业已连续发生的错误。例如，某个市政府销毁了某个私人工程——请看就是那种住宅——图纸的案卷，它们已有50年了，而住宅仍在使用。在另一座城市，由于缺少空间，则下令：“请把超过40年的文件全部销毁。”没有人知道会失去多少东西，但是这样做会使命令本城由村镇改制为城市的法令也被销毁掉。
本文的目的就是要向中国的档案员提供一个生命周期的框图，以便指明每一种类的文件或办理的事务的阶段开始与结束的精确日期。其次我也将对其他的方面进行评论。这里不是详细全面展开全面论述生命周期的地方。我已经在一些不同的著作中如此做了。[②]
这里就是生命周期的框图：
第一阶段：这里又分两个时期：计划与周转。计划期。规划对文件的产生形成，进行标准化，研究行将诞生的文件，其种类如何（用什么文种），用什么载体（纸还是其他信息载体），其内容如何（内容和编排），其未来办理的流程以及在达到最终目的以前应该留存的期限。
如果打算要形成的文件是合法的或符合立法程序，能成为法规的，利用者就开始了办理的程序，也就是要积累前案材料，它们是当局借以了解事务原委，解决问题所必需的。第一阶段的这一时期，是有精确的日期的，它开始于办文起始的时刻，结束于文件签署、颁布的日期，因为此时事情才正式启动或停止。任何一个档案员都能毫无疑问地区别办理程序是否已经开始、结束或中止放弃。
第二阶段：也有两个时期：现行与预防保存。现行是文件生命周期的核心。文件正是为此而形成的。随着文件生效处于现行期，文件就强迫、禁止、给予权利——如果它是作为管理工具；给予证明和依据——如果它是作为证据；在其它场合则提供信息或消息。任何一个专业档案员都保险完全知道下述文件开始施行的日期：一项任命、一份结婚证书、一张工程图纸、一封信、一份学历证书……，无需计划到底利用了多少次。而现行期结束的方式则有五种，[③]它们可以使我们了解文件停止强迫、证明或提供信息的日子、月份和年份。一旦文件的现行性消失——尤其是所有的原件——它就应该留存下来进行预防保存期。这一时期有两个目标：使文件能便于响应日后的查寻或者可以作为以后后续文件的前案材料或支柱。这涉及比如有人事案卷中的一些文件，它们将成为很久以后退休事务的前案材料。安全保存期结束有两种方式：由于权益的失效，或者由文件选择鉴定期限表指出的日期决定，就是说有一定的日期。
第三阶段：一旦安全保存期结束，对于那些经过鉴定选择可以组成历史遗产的文件来说，这个阶段就开始了。因而它并不是绝对地开始于30年、40年或50年之后。这些绝对的数字对于有些文件——如地籍册和户籍登记册来说不可避免地是太短了；而对于另一些文件——信件和支票又令人难以忍受地太长了。
尽管已经对一些问题做了阐述，似乎仍然有必要对按这种方式划分生命周期阶段的优点加以评论。
有两个首要的优点已经提及：不同的时期或不同的运动阶段，可以有精确的开始与结束的日期；每个阶段的期限是根据文件的种类或者处理的事务本身决定的，而并没有一个所有各种文件都一致的，绝对的年限数量标准。
文件的价值可以客观地了解，在文件还具有现行性的时候就提前销毁的做法应予摒弃。没有任何文件——即使是一份晚宴请贴可以在还具有现行性时就销毁掉，而任何一个档案员都清楚现行性何时开始与结束。错误则主要会出在安全保存期的期限上，这一般是在制定保管期限表时发生的。但是这种错误只会危及围绕文件的权益而并不会危及文件内容所要达到的目标。它会对查询带来障碍而不会阻止文件所涉及的行动。
与此有关的是：这种生命周期拥有的保管期限表日期是从现行性的结束出发的，这样就永远不会销毁现行文件。相反，根据活动和价值的衰减度划分的生命周期期限是从文件的办理开始的，但是有的文件办理期极长，比如建筑工程或制造工程的图纸。而有的文件办理期又极短，如签署支票（在取钱之前）。
另一个优点：把（文件制作）计划期包括在生命周期中意味着使产生形成文件的工作标准化——在可能的时候使之统一化——是档案文件管理工作的组成部分。也就是说，这项工作也是档案员的专业职责，尽管他们应该与其他专业人员来共同完成这项任务。与此相反，一些人则肯定档案员的职责是从我们称之为安全保险期或者文件直接进入永久保存的档案馆时开始的，[④]从这里我们可以推论：文件与档案管理员的称号与档案员是同义语。
有一个课题对传统提法的拥护者或者受其影响较大的人是讲不清的：为什么外交部为了自己的“特权”不把自己的文件交给国家档案馆？我们则可以回答：因为外交部收藏的许多文件，其现行期长达数百年，比如一些国际协定。而另一些文件虽然不处于现行期，却可以在几个世纪中用作未来外交办案的前案材料，也就是说其安全保存期是持久的。
武装部队也要求保留他们的文件。过去他们可以利用的论据，是设想战争和防卫这个古老而又永恒的主题。我认为，由于武器现代化的速度和处于全球村及稳定和平气氛之中的我们这个行星的变化，这个理由也就不存在了。武装部队文件的安全保存期衰减了，将可以把他们的文件送交国家档案馆并且向研究者的查询要求开放了。
因此，此地可以提供一个总的标准：凡是必须利用现行期文件或长达数年的安全保存期的文件才能开展工作的机关、单位，就可以保存这些文件并且不必将其移交给国家档案馆，比如户籍和不动产登记册、国家法律的卷宗等……。
与此相关，我想提一下在许多作者脑子里流传的一种想法：中间档案馆是什么，它是干什么用的？您精确地理解了中间档案馆吗？是否让我来向您解释。
中间档案馆来自美国的文件中心。在刚刚结束第二次世界大战后，这个国家对胜利感到很骄傲。它想保存所有这一切（如何打胜战争）的证据。然而它们却分散在处于遥远各大洲的前线和战场上。但是——噢，凑巧——由于冲突的结束，此时一些庞大的生产战争物资的工厂也要关闭。这该多好，可以利用这些巨大的空间来迅速积聚文件并且就在那里鉴定和选择。这是非常正常的主意。
而当我们——既没有赢得战争，也没有那么多楼房可供处理的人想要跟着模仿时，问题就接着发生了。我们将对这种思想进行提纯，并将其提升为科学的概念。美国人没有使用档案馆这个词汇，而用了中心。我们在翻译时又称之为档案馆。档案在西班牙一直认为是文件的有机整体，即使这些文件还处于行政活动或办理程序中形成或收到的阶段。
根据这个概念，中间档案就是处于安全保存期或者其现行性非常长而利用率又比较低的文件的有机整体。
这些文件自身并不要求特殊不同的保管机构。它们也可以留存在文件的形成机构之内。
如果这个术语取其档案术语词典中的第二种语义——它是一个在行政活动中处理形成的文件并提供文件服务的机构。那么，中间档案馆就是档案馆网络系统中发布标准和文件鉴定选择期限表的机构；集聚未经鉴定选择的文件信息并提供服务；为紧急事件中的文件提供地方场所和服务（紧急事件可能是某个机构关闭，或者它的私有化或者是大灾祸）。它即可以收安全保存期的文件，也可以不收。它的专业性质就是定义中提及的。
中间档案馆是与生命周期有联系的，通过保管期限表进行标准化，对文件进行价值鉴定并推动文件选择工作的机构，并非可以消极地存放无限多文件，其中95%将被销毁——加拿大人如是说——并移交5%给国家档案馆的巨大而又空闲的空间。中间档案馆是档案馆网系统的心脏。
我相信，本项关于生命周期的建议将会流传开来。因为它有很多优点并且它所提供的划分文件运动阶段的标准是符合档案学的。
注释：
①《档案学教程，法国公共档案馆理论与实践》，法国档案工作者协会编，巴黎，法国档案局版，1970年805页，本条引自第123页。《档案学专业基础》，魁北克大学，1994年348页，本条引自第112页，请参阅第95页至124页。这两本法语书提供了几乎一样的框图，他们都支持按年限数量划分，以下即他们的框图：
第一阶段：文件活跃期，第一价值最大。销毁一些文件，5年。
第二阶段：文件半活跃期，第一价值缩小，10年。第一价值微弱，20年。第一价值消失，20年，有潜在第二价值。销毁所有应予销毁的文件（已经过去50年）
第三阶段：文件不活跃期，不活跃文件是科学性或历史系档案的同义词。第二价值最大，能够抵达这个阶段的文件只占全部形成文件的5～10%。
西班牙语著作：安东妮娅·埃莱迪亚·埃雷拉。《档案学概论，理论与实践》第5版，塞维利亚，省议会，1991年，512页，本条引自第173页。
第一阶段：现行文件。经常管理，处于运行与办理之中。存放在文书处理部门（业务科室）档案馆中，具有现行性，必须离业务承办人最近，第一价值，期限5年。
第二阶段：半现行文件。管理次数减少，这些文件已经收到了答复，或者有关的事务已获得了解决。收存这些文件是为了解答咨询或者提供前案材料，存放期限10～30年，此时第一价值仍然占主导地位。然后再存放30～50年，此时“第一价值渐越减少，而第二价值则逐渐扩展。”
第三阶段：非现行文件，具有永久价值。“主要用于咨询，为科学研究目的，发展其文化与情报价值。”
葡萄牙语著作：《永久档案·文件的处理》圣保罗，T.A，孟依罗斯出版社，1991年，198页，此条引自第5～13页。
第一阶段：现行档案。业务职能、行政、司法等活动中使用，这种利用是与之所以要形成文件的理由紧密相联的，保存在业务、文书部门一年时间，保存在中心档案馆（相当于我国的机关档案宝——译注）5年时间。
第二阶段：中间档案。文件的行政、法律效用下降，但是仍然能为文件形成者所用。一些机关的文件被集中在一起保存，期限20年。
第三阶段：永久档案。提供科学、社会、文化方面的利用。
②曼努埃尔·巴斯克斯：《文件生命周期研究》科尔多瓦，阿根廷，1987年，53页。
曼努埃尔·巴斯克斯：《文件的选择》第三版，加尔摩那（塞维利亚）S＆C出版社，1995年210页，本条引自第29～38页。
曼努埃尔·巴斯克斯：《档案学导论，研究指南》第三版，科尔多瓦（阿根廷），1996年，154页，本条引自第35～46页。
③现行性结束，有如下五种方式：
1.由于文件自身规定的期限结束：“本协定有效期三年……”。有一种不同的形式。有的情况下，文件自身没有规定期限，而由法律从总体上作了规定。例如没有提款的支票在过去一段时间后就失去了现行有效性。
2.由于新的文件产生从而取消或改变了前一份文件（规定的事情），这发生在管理性文件上，一项法律使前一项法律成为过时。也有这种情况，被接受的辞职书废除了任命。而死亡证——则使出生证结束现行期。
3.由于作为文件据以存在理由的客观实体消失了。如一项工程的图纸在该工程毁灭时。也有不同的情况，比如地图可以因为采用了更高级的技术绘制而形成了关于同一客体事物的新文件。
4.一些纯粹传递信息的文件，如信件，是在目的地接收者了解掌握了其内容信息后，即失去了其现行性。还有一种不同的情况，当一封信转达了一个通知或某种承诺，当这种通知或承中应允的日期到达时，才能决定文件失去了现行性。
5.还有一种情况，并没有任何可供抉择，以便决定现行性是否结束的标志，就只能根据习惯确定其日期。这发生在我们可称之为否定性文件的身上。例如，死亡证书，何时结束其现行性？同样，拒绝申请的文件也如此，也有不同的情况，有些文件的现行性结束，是因为产生了新的文件（第二种形式），这些文件因而要求那些“反面文件”及时送达档案员。如果无法送达，现行性的结束就要依据习惯的日期。这可以应用于临床病案，如果医院不知道其病人去世的日期的话。
④克鲁斯·孟黛特，何塞·拉蒙：《档案学教程》，马德里，海尔曼·桑切斯·路易佩雷斯基金会，金字塔，1994年，408页。在该书第98页提到（文件运动的）第二阶段：“行政管理档案……当它一旦不再经常利用，根据档案员制定的期限和程序，它们很快就要被办公室送给档案馆……，从这个阶段开始往后，文件就归档案员管理。