摘要：干部人事档案是记录人才成长、干部人事变迁和发展的重要依据，也是选拔人才、建设高素质干部队伍的参考凭据。随着人事制度改革的不断推进，干部人事档案管理工作也获得了长足发展，但是其中仍有一些问题存在，如档案管理意识淡漠、管理机制不够完善、档案管理人员素质偏低等。基于此，在干部人事档案管理中要与时俱进，积极转变管理理念，采取先进的管理技术和管理模式，提高档案管理团队素养，这样才能积极应对挑战，提升干部人事档案管理内涵，促进档案管理工作高效稳定发展。
关键词：干部人事档案；档案管理；信息化；人才选拔
干部人事档案记录了干部在培养、分配、调任、选拔中的经历，记录了干部人员的政治思想方向、职业道德表现、工作能力、工作成绩、业务绩效等，一系列的内容被整理归纳，并形成规范的文本资料。可以说干部人事档案就是一部“干部成长记录”，全面记载着干部管理工作的流程、方法、能效等，为组织建设工作的开展提供丰富的档案依据。在新时期干部制度改革的背景下，干部人事档案也要体现出创新求变特色，积极查找、应对工作中出现的问题，采取有效手段完善干部人事档案管理工作，从而提升组织管理内涵，为干部培养、选拔、任用提供科学的档案参考。
一、做好干部人事档案工作的重要意义
（一）干部人事档案工作是严肃的政治责任
干部人事档案不仅仅是反映领导干部个人信息、工作变迁、绩效成果的记录，而且还是一项严肃的政治责任，在档案记录中不但要反映出干部人员的历史面貌、成长轨迹，而且还反映出干部队伍建设的发展脉络，让不同时期干部队伍建设的得失成败展示了公众面前，这是了解组织历史、回溯国家社会建设、党的建设的珍贵资料，为党的建设和社会发展提供了真实可靠的经验依据，干部人事档案为爱国教育、党风廉政建设提供了丰富的素材。
（二）有利于深化干部人事制度改革
干部人事档案的主要任务就是相关信息及资料，建立起完善、真实、连续的档案内容。这些内容在干部人事制度改革中起到了重要的指导和参考价值，有利于建立明确的用人导向，强化对领导干部的监督，确保改革措施落到实处。组织人事部门根据国家的相关政策建立干部人事档案，目的在于对强化对干部人事工作的监督监管，能够更可观的人事干部人员的入职、任免、考核、政绩、奖惩等情况，通过档案查阅发现干部人事管理中存在的问题，并以此为依据制定改革方向，建立起更完善的干部人事管理机制。
（三）为干部选拔任用提供凭据
在干部选拔、任用过程中，干部人事档案起到了重要作用。领导班子建设是关系组织建设、社会发展、构建和谐社会的重要因素，领导干部也是带头实践科学发展观的中坚力量。干部人事档案能够为干部的选拔提供丰富的信息资源，通过档案记录对其进行评价、选拔，能够结合党员干部的思想政治水平、个人履历、工作能力、绩效水平等进行全面考核评价，全方位了解其“德、能、勤、绩、廉”的情况，了解干部人员是否坚定的执行党的方针政策，是否存在不良信息记录，从而为干部选拔提供丰富的依据。
二、干部人事档案管理工作中存在的问题
（一）缺乏对干部人事档案管理的认识
在干部人事档案管理中，经常处于“三要状态”，即“用起来重要；抓起来次要；忙起来不要”，在思想上重视不足。一些领导长期让干部人事档案管理置于边缘位置，在机构设置方面缺乏整体规划，忽视常规业务建设，资金支持不到位，人员配置、尤其是专业档案管理人员分配不足，即使档案管理中出现问题也很少及时采取有效措施，多作为一般性问题交由下级处理。这样的认知态度造成干部人事档案管理边缘化，尚未将其纳入干部工作常规体系内。同时，在人员配置中专业性不足，很多干部人事档案管理人员都是从不同岗位分调而来的，很少有档案专业人员，而且这些管理者多为兼职，这就造成档案管理队伍综合素质堪忧。由于管理人员缺乏干部人事档案管理的专业能力，平时工作任务较多，所以在档案管理中不能集中精力，进而出现档案信息更新不及时、归档时效性差、档案内容出现差错等问题。
（二）缺乏健全的工作机制
在干部人事档案管理中缺乏完善的管理体制，一些单位由于场地问题，尚未建立干部人事档案管理的专门场地，没有独立的档案库，一些档案资料都在文件柜中随意摆放，管理疏松缺乏、严密性不足。在档案管理制度方面还存在一定的落实缺口，制度管理不够严格。虽然档案管理部门已有相应的管理制度，但是在实际工作中流程不够规范，机关部门调阅干部人事档案的前，没有介绍信，也没有等级信息，回执单出具不够及时，很多档案都不能做到按期归还。在干部人事档案制度建设上相对滞后，尤其是在人事制度改革的背景下，干部档案的管理、流通、保存、归档等业务内容也有了明显变化，以往管理制度中一些内容已经不能适应当前的改革环境，这就需要相关部门尽快完善调整，增加档案管理制度的针对性，结合干部履历表以及档案材料收集等重新制定与时俱进的管理制度，否则将对干部档案管理工作造成不利影响。
（三）人事档案收集工作力度不足
在干部人事档案管理中，收集归档缺乏明确的制度约束，在执行方面不够严格，多数工作都是参照《干部人事档案材料收集归档规定》进行的，尚未形成与本单位实际情况相符的实施细则，在内容方面不够详细具体，缺乏系统指导性。有些单位虽然建立了比较完整的管理制度，但是在执行方面有很大的随意性，不够严谨严格，资料收集和归档时效性不足。从当前干部人事档案管理现状来看，其中不少档案资料衔接性不足，存在一定的记录空白，从档案中不能完整的体现干部的成长轨迹和工作全貌。还有一些档案资料在真实性、可靠性方面还有待进一步加强，尤其是在干部人事评价中，很多干部档案的内容相同或雷同，使人感到千人一面、如出一辙，一些套话较多，难以发挥人事档案的应用价值，导致档案整体利用率过低。
（四）档案管理队伍整体素质有待提升
管理人员素质是影响干部人事档案管理质量的关键因素，而且档案管理本身有很强的专业性，这就需要管理干部人事档案的团队有良好的专业素养和综合素质，管理部门要有完善的硬件配置。但是从当前实际管理情况来看，人员数量明显不足，很多管理人员都是兼职，专业的档案管理人员非常稀少，这是影响干部人事档案管理水平的一个重要因素。一些单位在人事档案存储设施建设方面不到位，存储设施陈旧，通风条件不良，与之相适应的硬件设施不够完善，整体管理中现代化水平不高。一些单位的干部人事档案仍以手工管理为主，无论在资料归档还是在档案查阅中，都以人工服务为主，尚未建成信息化、自动化、智能化的电子档案搜索体系，干部人事档案现代化管理水平低下。此外，一些单位虽然建立起了人事档案存储和查阅的电子网络，但是由于软件操作复杂，实用型很差，这些都成为干部人事档案现代化管理发展的瓶颈，难以适应当前档案改革的需要。
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三、干部人事档案管理的完善对策
（一）建立完善干部人事档案管理制度
人事档案管理是一项严谨、严肃、严格的工作，需要依据档案管理法规、条例以及各项制度规范进行，做到照章办事、依法执行。这就需要在干部人事档案中建立完善的管理制度，通过制度保障各项工作有章可循。在档案管理中要重质量、抓成效，全员要有制度意识，通过规范的制度管理提高干部人事档案的管理质量，促使其走向制度化管理轨道，实现科学有序的管理。
在干部人事档案资料管理制度中，从档案资料审核、转接再到登记，都要形成严格的制度流程，这样才能有效避免档案内容造假，保证资料信息的真实性和严肃性，在干部档案收集整理中要建立完善的协调机制，档案部门要和各组织部门协调沟通，多方调研收集资料，避免资料疏漏问题的发生。如发现干部人事资料存在疑点，要及时走访调查，以保障档案信息真实无误。在业务衔接上也要有制度保障，加强各级部门、机构之间的情况通报，建立通报协调制度，以此保证档案资料有规范的搜集、整理、汇总、归档制度，提高干部人事档案内容的时效性和可靠性。
（二）转变管理意识，加强干部人事档案管理设施建设
在档案改革的大环境下，干部人事档案管理也要积极转变思想理念，将这项工作纳入组织管理的常规日程中，制定短、中、长期管理目标，将其提升至管理战略高度。在干部人事档案管理中要注重基础设施建设，尤其是信息化硬件和软件建设，通过信息化管理提高档案管理效率，充分发挥干部人事档案管理的前瞻性和指导性，在组织管理工作的起到参谋作用。
在干部人事档案管理中，只有领导提起重视才能起到关键性作用，这就需要制定与之相适应的管理措施，将其纳入常规议事日程内，保证管理措施切实可行。首先，要保证组织人事部门专门抽调领导干部主抓这项工作，这样才能为工作的开展铺平道路，在思想上重视、在行动上落实，将其提升至战略管理高度，做到抓日常、抓经常、抓惯常。在管理工作中要有具体目标，结合组织工作实际有计划有步骤进行，科学部署，保障落实，将管理和督查工作结合在一起。在档案内容管理中要分为绩效档案和能力档案两大类型，做到管理细化、内容优化。
在硬件设施建设中要有充分的人力物力财力保障，在设施建设中要有信息化意识，引入信息化管理体系，深度开发干部人事档案资源，转变以往单纯的档案资源管理模式，突出其服务特色，建立服务意识，拓展档案信息分析深度，这样才能充分发挥干部人事档案的管理效率，提升管理内涵。
（三）创新干部人事档案工作的方法和手段
在信息技术高度发展的今天，档案管理信息化已经成为必然趋势，通过信息技术有利于提高干部人事档案的管理质量，提升档案工作效率，突出信息化管理特色。这就需要组织部门在档案管理信息化发展中给予高度关注，认识到信息化管理的优越性，从而积极转变管理方式，实现管理流程的深度优化，这样才能保证干部人事档案管理工作走向信息化、现代化、规范化。当前，单位档案管理多采用专门的程序软件，以此提高管理的针对性和可靠性，构建可靠的干部人事信息资料库，为各类档案信息的查阅、调取、归档存储了提供了便利条件。在信息化管理模式下，单位要建立与之相适应的管理制度，注重档案信息的时效性和安全性，能够为档案使用者提供更真实有效的信息资料，突出干部人事管理的服务价值，提高档案工作的服务质量。
为了进一步提高干部人事档案的信息化管理效能，提高档案信息的时效性，单位需要在局域网内部建立具有共享性的信息传输网络，这样领导部门才能在第一时间获得更完善的档案资料，从而提高档案信息服务的时效性。在网络信息共享的环境下，要切实重视档案信息安全性，协调好档案管理者和调取使用者之间的关系，管理者要严格审核档案使用者的身份认证，通过密码、口令、验证等形式增加档案信息的保密性。无论是在资料收集还是归档整理中，亦或是在档案的调阅查询中，务必突出档案资料的保密性，采取先进的技术手段做好档案保密工作，在信息共享和干部人事信息保密中找到协调平衡，这样才能凸显档案管理工作的价值所在。
在档案资料管理中也要不断更新管理方法，一方面，要改变以往材料分散性、割裂性归档的传统形式，比如干部的年度考核、工资审批等内容不计入个人档案范围，这些表格类资料等纳入文书管理范畴，考核结果和工资涨幅额度等直接列入个人资料目录中。另一方面，干部人事档案要改变以往“书本式”装订格式，进而采取活页式方式，这样的装订形式不但能够减少档案装订任务，而且还有利于更好的保护档案资料。
（四）加强档案人员队伍建设
干部人事档案管理质量和效率的提高，人员素质是关键，这就需要相关单位做好人员素质培养工作，在档案管理队伍建设上下功夫。对于干部人事档案管理人员，要加强理想信念教育和职业道德教育，加大各项规章制度的宣教力度，提高管理团队的专业管理水平。
干部人事档案管理人员要有良好的政治素养，有扎实的档案工作功底，有强烈的责任感和使命感，有吃苦耐劳、爱岗敬业的精神，这样才能在繁琐而艰苦的工作中保持初心，踏实肯干，在理论学习方面扎实勤奋，能够严格遵守各项规章制度，注重自身专业素养的提高，具有依法管理、依法建设的意识，有严格的保密意识和服务意识。因为档案管理本身就是知识服务的一种，在干部人事档案管理中，核心总之就是要为干部工作服好务，所以，档案管理人员要苦练基本功，做到业务扎实、服务到位。
同时，人事档案工作者还要注重提高自身业务能力，实现理论与实践能力同步发展。尤其是在信息化管理环境下，要注重提高自身信息技术水平，能够熟练操作档案管理软件，能够掌握系统硬件的基础维护技能，着力塑造一专多能的干部人事档案管理团队。档案工作者要有胜任力意识，在日常工作注重学习发展，增强自身的岗位胜任能力，做到思想政治过硬、专业技能过硬、知识水平过硬、综合素质过硬。组织或单位要注重人事档案管理人员的培养工作，开展多形式、多内容的干部人事档案管理培训活动，采取集中培训、专题培训、以会代训的形式提高人才培养效果，拓展档案工作人员视野，优化工作机制。
结语
综上所述，干部人事档案工作是组织工作的重要内容，干部人事档案工作的创新发展需要完善的制度保障，各级组织要强化干部人事档案的管理意识，有创新动力和学习能力，改变传统的管理理念和管理模式，以科学发展观为指导，在工作形式和工作内容上有所创新，运用先进的管理技术提高管理能效，这样才能充分发挥档案管理的积极作用，在干部人才选拔、录用、人事调动中发挥作用，促进干部人事改革的持续深化，提升干部管理内涵，促进干部人事档案管理工作向高效化、现代化、信息化方向发展。
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作者简介：刘立（1969.11-），男，浙江省杭州市人。
论文作者:刘立
论文发表刊物:《知识-力量》2019年10月41期
论文发表时间:2019/9/11
标签：干部论文; 人事档案论文; 档案论文; 档案管理论文; 干部人事论文; 工作论文; 管理工作论文; 《知识-力量》2019年10月41期论文;