摘要：电子档案是企业赖以生存和发展的宝贵财富，是最珍贵的历史记录，为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。
关键词：电子档案；安全管理；管理策略
1.电子档案的概念及特征
电子档案是指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。电子档案是由电子文件转化而来，其信息是以数字化形态表达的。它的出现，改变了传统档案管理的工作方式和管理模式，具体而言，电子档案具备了许多纸质档案不具备的特征：
1.1信息的非人工识读性
电子档案是以数字编码将内容记录在载体上，要获取它所存储的内容信息必须借助计算机等设备。记录的信息无法直观看到。此外，电子档案的信息内容可以进行压缩编码或加密等技术处理，所以，即使有相应的设备，如果不解压、解密也不能读取其存贮的内容。
1.2电子档案易于存储和管理
电子档案的保存，本质上是对档案内容信息的保存，这些信息是电子化、数据化的，存储在磁盘等载体上，一张磁盘就能存储大量的档案信息，储存单位成本低，占地小，利用计算机系统进行检索和维护更为简便，大大减少了档案分类、编目和检索的人员需求。电子档案的这一特点也是传统纸质档案电子化蓬勃开展的重要原因。
1.3信息存储的高密度性
电子档案无论是以磁盘、磁带还是光盘进行存储，其密度都大大高于传统的各种信息介质，特别是光盘，有“海量存储”之称，一张容量可达600MB-4000MB的光盘，刻写激光斑点的直径小于百万分之一毫米，可存35万张打印纸上的文字信息，或10万页图形信息。存储的高密度性一方面为我们节约了馆藏空间，另一方面也对载体的保护提出了更高的要求，因为任何一条轻微的划痕都有可能导致数以千计的档案信息遭到破坏。
1.4对软硬件系统的依赖性
不同类别、不同存储格式的电子文件的形成、传输、阅读，必须由相应的软、硬件环境支持，离开了这些支持，电子档案就无法生存。
2.电子档案在档案工作中运用的优势
电子档案的出现，使档案工作发生了极大的变化，其在很大程度上加快了现代生活与工作的节奏进度，另外也让档案工作的效率有了显著提升，相对于传统纸质文件，其在内容分析、统计规整等环节都更加快速便捷。电子档案，具体而言就是借助硬盘、U盘等载体来加以储存，或者是通过纸质扫描的方式将信息传输到电脑中所建立完成的一种文档形式。在电子文档中，就算是发现了其中的信息错误，在更改的时候也十分便易。同时，借助相应的电脑程序，能够很快的查询到所需要的信息资料，这样一来就降低了对人力及时间资源的浪费。
从管理模式上而言，电子档案是基于现代电子信息技术所存在与运用的，其管理模式也与纸质文档存在很大不同。过去纸质文档如果是发生信息缺失或有误的话，必须要重新打开文档保管盒或者袋，找到相应的有误位置去更改，而电子文档却能够根据需要，随时加以修正，这在很大程度上给档案工作者创造了便利，也减轻了其工作强度，提高了工作效率。
3.电子档案的安全管理策略
3.1建立系统化的电子档案管理制度
3.1.1完善的形成制度
在电子文档制作形成的工作中，必须严格遵循我国相关的格式准则要求，针对电子档案收取、保存、参数设置及载体模式都确保充分的规范化。
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3.1.2严谨的保管制度
在完成电子档案的归档之后，必须建立起严谨的保管制度，并加以遵循与实施，针对电子文档给予合理的保管，组织建设其适宜的保管条件，避免在保管过程中电子档案信息的损失及失真等问题，保证文件信息完整可靠性。
3.1.3规范的利用制度
要规划建立起科学可行的利用制度，首先对于档案的提取运用必须要遵循审批制度要求，电子档案所设计信息内容的运用不能违反保密制度要求，另外作为档案管理工作者，要充分按照电子档案具体利用要求，确保档案信息不仅能够受到充分维护，同时还能够实现其价值的最大化。
3.2保障电子档案环境安全
电子档案的环境包括存放环境及电子档案所依赖的计算机设备的硬件环境和软件环境。
3.2.1建立适合磁盘光盘等介质的保存环境
确保适合存储介质存放的温度、湿度并定期进行空气净化；将电子档案避光保存，避免阳光直射，而使得介质弯曲、变形；电子档案应采用密封保存的形式，尽量减少灰尘的侵蚀；防虫害、防外力碰撞、防化学试剂腐蚀；避开磁场、电力等特殊场所等。
3.2.2使用带有防御功能的硬件设备
计算机设备是电子档案所必须依赖的载体，随着各种情报窃取、“黑客”入侵、病毒出现，提高设备安全性，设置多重“防火墙”、及时查补安全漏洞，更新系统、安装杀毒软件等措施能有效阻止“黑客”及病毒的入侵。保存高密级档案的计算机，应切断与外部互联网的物理连接，从而达到有效的防控。
3.2.3采用安全级别高的专业档案管理软件
电子档案的管理软件，一方面能有效管理档案，另一方面防止无权限者操作系统和信息资源，加之采用身份验证和文档加密等手段，进一步确保档案安全，防止非法用户截获机密文档，以真正确保电子文件的完整和安全。
3.3应用加密技术
应用加密技术，可在一定程度上提升电子档案信息的公开性。当前常用的加密技术有很多种，“双密钥码”常于传送时应用，网络中各个加密通信者均获得两把密钥，一把是可公开的加密密钥，另一把则是需要严密保护的解密密钥，发送方使用接收方的公开密钥发送电子档案信息，接收方只能应用自己知道的解密密钥进行解密。这样，任何人均可使用公开密钥向接收方发送电子档案信息，而接收方则只能接收这些已加密的电子档案信息。因为加密与解密所用的密钥不同，所以能够有效预防不法分子从截获的文件中解出原文件，进而起到保护电子档案信息的最终目的。
3.4建立“双套制”模式，确保重要信息完整
因电子档案的原始性、真实性、完整性等特性，纸质档案相较于电子档案仍具有它的优势，在一段时间内，仍将与电子档案互补并存，“双套制”不失为一种理想选择。所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档，它的管理特点是避免两种载体的不足，充分发挥各自在档案管理上的优势，既具有纸质文件的完整性、原始性，又有电子文件的方便快捷，将安全与便捷共存，有在效提升使用效率的同事，确实档案的信息安全。
结束语：总而言之，电子档案不同于以往的纸质档案，其每一环节的工作开展都必须依赖于计算机与网络，也正是因为其运用形式的多样性，其保护与管理工作也有了更高的要求。在现代档案工作中，必须要认清当前的网络信息环境，结合电子档案的特征，针对性采取可行的管理措施，确保电子档案的安全性及档案工作的有效性，只有这样才能够真正发挥电子档案的实际价值，充分体现自身的作用与功能。
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论文作者:王竹静
论文发表刊物:《基层建设》2017年第21期
论文发表时间:2017/11/27
标签：档案论文; 电子论文; 信息论文; 纸质论文; 密钥论文; 文件论文; 工作论文; 《基层建设》2017年第21期论文;