摘要：传统的档案主要是以纸质为主的形式存在，已经无法满足日益增长的快速获取信息的需求，不仅不利于档案实物的保存，且档案资源的利用率不高。通过建设数字档案管理系统的方式，利用技术手段将纸质档案转换加工为电子文件，并进行收集、整理，达到便捷管理与高效利用的目的。
关键词：数字档案馆；系统；研究
前言
通信类企业以开展业务工作为主，在生产过程中会产生大量的技术类、工程项目、会计类资料。本系统结合通信企业实际，应用在通信企业范围内。
一、系统研究背景
本文将探讨数字档案馆系统建设的研究背景与意义，对数字档案馆的建设开展业务需求分析，完成系统的架构与数据库设计。系统的主要应用对象为通信企业，采用B/S与C/S结合的系统架构模式，运用JAVA语言开发，部署在内网环境下，将数字档案系统与OA系统对接，直接从OA系统中收集归档文件，大大减少文书档案的收集流程与时间。采用爬虫技术获取网站专栏信息，自动获取需文档。如此档案收集工作量大大减少，在日常工作中即可随手完成。采用网页为客户端的模式，将系统部署在门户网站上，使用户开展工作的同时，可以便捷访问系统。通过索引号、关键字、全文索引等方式，实现快速、准确查询档案信息的目的。同时接入高拍仪等设备，档案资源可以快速高清扫描存储。通过数字档案系统可实现文档的收集与归档、分类立卷、价值鉴定的同步完成。
二、系统设计总体原则
（1）整体性原则。以某通信企业的档案管理工作实际情况，突出系统的整体性，整合资源，并尽可能的节约开发成本，便利档案管理和档案信息利用的开展。
（2）模块化原则。在系统功能设计上，通过模块化的设计确保本系统在不同业务需求下，管理技术的相对独立性，实现个性化、针对性的管理。
（3）标准化原则。档案信息的管理要遵循最新的档案法和相关行业标准，在系统组成，框架设计、用户操作与系统流程等方面的规范化、标准化。使得系统操作简单，易学易用。
三、系统设计分析
本系统主要实现以下目标：一是实现档案收集、整理、移交、归档、保管、技术处理、利用、编研、鉴定、销毁等环节全过程的信息化、网络化和自动化管理。二是构建覆盖档案数字化加工、数据归档存储、档案查询利用、数据维护等全过程的数据加密等安全防护体系，提供安全、高效、便捷的网络化的电子档案查询服务。三是实现档案信息的高度共享与利用，简化档案管理流程，实现档案管理与档案信息利用率提高的目的。
系统硬件部分是由web服务器、磁盘阵列、数据库服务器、网络设备等构成；软件部分由操作系统、数据库管理系统等组成。数据库由元数据、全文检索数据、音像数据库等数字档案数据组成。作为系统服务总线，提供系统服务架构的开发工具包。将基础功能整合至开发包中，采用统一的API接口，在应用层运行时可随时调用。工具包中包含：ftp处理、字符集转换、XML处理、数据类型转换、分页处理等模块。
1、系统总体设计
应用层为系统的核心部分，包含了以下子模块：
（1）数据信息采集模块
通过对传统的纸质档案的加工，变成数字档案进行存储，其中包括纸质文件、图片、工程图纸等，对内网和OA系统中流转的，具有归档保存需求的电子档案进行收集采集。
（2）档案数据管理模块
管理模块是对采集来的信息进行数据处理，包括数字档案馆与与OA系统、内网服务器之间的接口数据管理。对从数据采集系统采集来的数据进行统一编码归类，同时具备对电子档案的日常鉴定、销毁、统计、查询、利用等管理工作。
（3）便利档案馆馆务工作
满足档案馆日常的档案管理工作需求，对借阅人进行系统登记管理、档案的借出与归档进行管理、巡查记录、档案审批等数字化管理，减轻档案管理工作人员的劳动强度，提高效率。
系统功能模块的设计是通过分析某通信企业现有的档案存储的需求，在充分考虑可行性、安全信、完备性的基础上，最大化利用现有平台，如内网系统和OA系统等信息系统，对需要保存的公文、技术文档、会议纪要、图片、音像、录音等等进行爬取，收集到预归档案分区中，在通过人工校验之后自动分配到档案数据服务器中进行存储。系统逻辑结构如图1所示。
图1 系统逻辑结构图
与此同时该系统还具备人工数据录入与编辑，扫描加工和OCR识别、用户管理、日志管理、搜索查阅、数据备份与恢复、利用统计、在线打印等功能。结合某通信企业文档管理工作的类别不同，本系统主要包含的功能模块有：信息输入、档案输出、系统设置与维护、管理四个模块。
2、系统技术架构设计
系统采用J2EE的多层软件架构进行设计，交互端采用B/S结构，WEB端应用采用java汇编，实现业务逻辑和数据处理的基础上实现基础服务和应用的业务逻辑，通过数据的字段设计和统一存储，实现数据结构的统一。本系采用模式-视图-控制的模式进行，系统集成了相对成熟的技术，包括OCR技术、双层PDF应用、全文搜索技术等。
3、系统数据存储结构设计
从本系统的实际需求出发，系统数据存储包含四个方面，一个是系统元数据、一个是档案元数据、一个电子原文件数据、一个索引数据。其中系统元数据主要用于存储系统中涉及到的单位和部门的元数据和报表样式等；档案元数据主要用于存储档案的分类和标题等数据，包括文书档案、会计档案、科技档案、基建档案、实物档案等；电子原文件库，主要用于存放本单位需要保存的电子文件，其包括文字类、图片类、音视频类等多种类型的电子源文件；索引数据，是将电子源文件中的文字信息通过一定的提取保存在库里面的，方便档案的全文索引。
总结
综合通信类企业多年的档案管理实际情况与对系统内各单位的档案管理的发展现状的了解，不同单位档案管理的水平存在较大的差异。而部分单位已经使用的数字档案管理系统，因时间较久远未能更新并不能在实际工作中得到较好的利用。本系统从立意到需求分析，参考结合许多实际工作情况，完成了对数字档案管理系统的总体架构设计，阐述了各模块的功能，绘制系统的逻辑结构图，并结合档案管理需求与模块功能，完成数据库的设计。
参考文献：
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[4]刘尚君.东莞市数字档案馆建设研究:[硕士学位论文].武汉:华中科技大学,2014.
论文作者:杨莎
论文发表刊物:《电力设备》2018年第26期
论文发表时间:2019/1/15
标签：档案论文; 系统论文; 数据论文; 档案馆论文; 数字论文; 档案管理论文; 需求论文; 《电力设备》2018年第26期论文;