存史乎？利用乎？——档案馆核心职能论，本文主要内容关键词为：档案馆论文,职能论文,核心论文,存史乎论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案馆是档案事业的主体，档案馆理论理应是档案学理论的主体。但长期以来由于档案馆的封闭性没能凸现其主导作用，再加上我国的档案事业是由基层档案室发展而来，各种历史原因所致，人们把研究的主要精力投向了基层档案室工作，在一定程度上淡化了对档案馆理论与实践的研究，因此在我国目前的档案学理论中，档案馆理论显得较为薄弱。为有效推动我国档案馆事业的发展，本文站在社会与历史角度，从社会职责定位、核心竞争力等方面就档案馆的核心职能进行对话，以期引起同行的关注。
1 从社会职责看档案馆的核心职能
宗培岭：档案馆的职能是指其在社会分工中的职责。《中华人民共和国档案法实施办法》第十条规定：“中央和地方各级同家档案馆，是集中保存、管理档案的文化事业机构，依据《档案法》第八条规定，承担下列工作任务：（一）收集和接收本馆保存范围内对国家和社会有保存价值的档案；（二）对所保存的档案严格按照规定整理和保存；（三）采取各种形式开发档案资源，为社会利用档案资源提供服务。”据上述内容可将档案馆职能归为档案保存、利用服务与档案研究三大职能，其中档案研究是为更好从事档案保存与利用服务而衍生的职能，而档案保存职能，即保存历史或社会记忆则是档案馆的核心职能。
潘玉民：根据国家的档案法律法规，档案馆作为社会文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。档案馆在履行保存、利用服务与研究的诸种职能中，如果说核心职能的话，那么应该是利用服务这个职能，而档案保存职能只是档案馆最基本的职能之一。基本职能与核心职能在程度上不同，基本职能即根本职能，是指一个机构应该承担的任务和职责，而核心职能则是指中心职能而言，它能指导和带动其他职能。就档案馆而言，其核心职能只能是利用服务这种职能。
宗培岭：我不同意将档案馆的核心职能定为利用服务。在社会各业中存在着一定的分工，例如企业的主要职责是生产产品，部队的主要职责是保家卫国，警察的主要职责是维持社会治安，档案馆的主要职责则是保存国家历史。档案是一个国家和民族的一种珍贵的历史文化遗产，具有承载文化、传承记忆的功能。正如挪威档案学家列维·米克伦在第十二届国际档案大会上《从职业到专业：档案工作者的职业特征》一文中指出的：“档案的重要性在于它不仅仅是一种信息，而是人类进行各种活动的记录，反映人类所获得的知识和经验，是反映人类文化和文明的基础。没有档案的世界，是一个没有记忆、没有文化的、没有法律权威、没有历史的世界。档案馆积累和保存档案，就是保存了历史文化遗产，是对历史文明的肯定。档案馆既是国家社会文化的重要组成部分，同时又在保存历史文化遗产，在继承和保存社会文化的统一性和完整性的过程中发挥着极其重要的作用。”英国希拉里·詹金逊认为：“当文件终止它的现行使用时，对它进行适宜的保管应当被看作是全国关心的一个重要目标，因为它们，只有它们才能给我们的现行管理以可靠的指导。因此，历史证据的保管既不应当看作是一种奢侈，也不应当看作是什么仅仅满足学术的需要，而是要看作是国家的需要。”档案馆有为社会利用服务的职能，但这只是核心职能的延伸，我们对档案馆馆藏档案功能的认识，不能以现实利用价值替代它长远的存史价值，何况有些档案并不一定会被现实所利用。如果把这一问题放到历史的长河中来看就更容易理解，例如现在研究清朝的历史时，人们关注的不是清朝档案当时的利用情况，而是档案的完整性、真实性。若再过一百年，当人们需利用我们现今形成的档案时，同样不是关注档案的现今利用状况，而是档案能否真实、全面反映社会的历史面貌。档案馆的职责有其特殊性，从历史的观点看，国家之所以设立档案馆，其核心职能应是保存国家历史或社会记忆。
潘玉民：这里涉及到的主要问题是，在既定的社会分工中档案馆已经定位的基础上，如何确定档案馆的核心职能。其实，在不同的社会发展阶段，由于档案馆的定位不尽相同，会使档案馆的核心职能呈现出一种动态性的特征。它不可能一成不变，而是随着社会的发展而不断地发展变化的，当然这种变化主要由档案馆自身所处的外部环境所决定。在档案馆产生的初期，由于档案的神秘色彩，社会管理层主要关心档案的保管情况，他们希望档案馆将档案保存好，不丢失，不损坏，此时档案馆核心职能主要体现在保存档案上，也就是说保存档案是档案馆早期的核心职能。现代意义档案馆出现后，科学民主的普及与深入对档案馆产生了极大影响。在这种背景下，档案馆应突破传统的保存职能，以利用服务为核心职能，全面实现档案馆社会价值与社会地位。新时期档案馆能否达到可持续发展？档案馆如何更好地履行社会责任？如何塑造良好的社会形象？面对诸如此类的问题，档案馆只有积极开展利用服务，开发档案信息资源，拓展服务功能，提高社会服务效益，才能促进档案馆事业健康稳定发展。记得美国一位档案学家曾说过：“也许我们从事的工作非常重要，但是如果档案不用，又有谁知道它的存在，又有谁知道我们在干什么呢？”“在20世纪，当信息能从各种来源得到时，档案人员再继续扮演看门人是一种时代的错误。”“我们职业的荣誉和社会地位就依赖于档案的利用”。
宗培岭：目前在我国档案界有片面突出档案馆利用服务职能，淡化档案馆存史这一核心职能的倾向。例如在批评档案馆开发不够、服务不力的时候，笼统地批评档案馆“重藏轻用”，“重藏轻用”的不足是“轻”，并不是说“重藏”是错的，过去档案馆在“藏”与“用”的轻重掌握上应该说是正确的，没有“藏”就没有“用”，“用”必须以“藏”为基础，“藏”的重要性是居第一位的。任何国家设立档案馆的主要目的是保存好国家的历史，在这基础上再开展利用服务工作，不能把两者的顺序倒置。目前开展档案馆核心职能的讨论有很强的现实意义，我国档案界当前存在的一系列问题都与这一问题有关。例如档案行政管理部门过多地组织一些非主业性的会议或泛泛地评比检查，档案馆过分热衷于档案数字化，看起来轰轰烈烈，但始终没能把主要精力集中到馆藏资源建设上，少有机会认真坐下来研究档案进馆范围、进馆鉴定的问题。计划经济时代下制定的《档案馆工作暂行通则》20多年来没有修订，到目前甚至连“对国家和社会有保存价值的档案”的范围都难以明确界定，大量人、财、物花费在无休止的会议、接待与形象建设上，难以聚集到档案馆的基本职能上，任凭档案馆馆藏单一、资源分散情况长期存在。现在档案部门宣传档案馆工作往往是宣传档案馆社会服务如何显著、档案馆数字化成绩如何明显，但少有检讨档案馆履行存史职能的状况，无意中淡化了档案馆的核心职能所在，这对档案馆事业的发展是十分不利的。
潘玉民：档案的“藏”与“用”关系，是档案界讨论多年的问题。它不仅仅是个理论问题，实际上是涉及以什么理念为价值取向来指导档案馆建设的实践问题。看起来这是一个矛盾，其实是一个对立统一体，利用服务是档案馆建设的原动力。历史证明，档案馆在社会上产生知名度，依靠什么？主要是依靠利用服务。这正如企业一样，依靠什么获取市场份额，在激烈的市场竞争中立于不败之地？主要还是靠过硬的知名品牌。企业有了品牌，就可以占有市场，实现利润。如同档案资源建设一样，我国档案馆的利用服务至今仍然还处于初级阶段，尚有许多问题需要深入研究。满足社会需要，提供优质服务，这只是一个原则和方向，但究竟如何满足，则应因时因地制宜。比如，档案馆进行档案信息资源开发无疑是必要的，但有些档案开发成果，出版后即使命结束，放在那里，没有产生应有的作用。尽管如此，以利用服务为档案馆核心职能不能动摇，档案馆只有主动及时地提供档案服务，才能树立档案馆形象，扩大其社会影响力，获得社会的认可和拥护，营造一个良好的社会环境。当然，馆藏建设与利用服务两者不可偏废。有时会因为有所侧重而出现这样或那样的问题，但不能矫枉过正，不能因为出现某种问题就否定利用服务这个核心职能。档案学家吴宝康早在50年代末就提出过档案的保管与社会的利用是档案工作的基本矛盾，社会利用是档案工作中起主导作用的矛盾主要方面；利用是档案工作诸环节中的主要环节，利用是中心、利用是目的等学术观点。今天，我们重温吴老的观点，对深刻认识档案馆的核心职能仍是有现实意义的。
2 从核心竞争力看档案馆的核心职能
潘玉民：研究档案馆的核心职能，不能仅从档案馆自身去考虑，就核心职能而论核心职能，要把档案馆的核心职能研究与其为社会发展的贡献方面联系起来，把档案馆的核心职能放到社会发展大的背景下来综合考虑。只有这样，对档案馆核心职能的研究才能全面，才会具有现实意义。通常所讲的核心竞争力，应该指档案馆独具的、支撑档案馆持续发展的核心能力。档案的作用，古今中外智者哲人多有论述。明朝邱睿曾说，今世赖之以知古，后世赖之以知今。档案之所以能产生这样的作用，它本身不会自发地实现，主要是靠档案馆的利用服务。档案馆核心职能存史说，符合档案馆发展过程中某一历史时期的实际，是档案馆在相应历史时期发挥作用后所总结出现的理论。在当时，作为一种理论观点，无疑是正确的，也对档案馆资源建设起了积极作用。但随着现代档案馆建设的不断完善，单纯地将档案馆核心职能归为存史或保管上，结果会造成档案馆职能内向化，显然不能全面和正确地反映档案馆在当代社会存在的价值，对于现代档案馆的科学定位也会有一定的片面性。我们再从档案利用服务的历史来考察，从存史到利用服务机制的转型，始终作为档案馆职能发展的一条规律。在我国古代，档案馆主要是为统治阶级政务查考服务，主要表现为行政利用方面，虽然有编史修志利用，但都是在统治阶级允许的范围内进行的。近代档案馆比古代有所进步，表现也不外乎政务查考和学术研究两个方面。就是建国后到改革开放前的一段时间里，我国档案馆也没有超出政务查考服务的范围。现在情况发生了根本性的变化，国家实行改革开放，社会信息化突飞猛进，科学技术快速发展，人民生活水平有了大幅度的提升。在这样一个全新时代，档案馆以利用服务为核心职能已越来越显示出强大的生命力。如果将问题放到这样社会大背景下，来高屋建瓴地审视档案馆的核心职能，就会有一个全新的认识。
宗培岭：核心竞争力的概念首先出现在企业竞争上，原国家体改委主任陈锦华认为：“从管理角度讲，企业核心竞争力就是指企业独具的，支撑企业保持竞争优势的能力。通俗地讲，就是企业要有自己的看家本领。”在讲到搞好主业与核心竞争力关系时指出，国内外成功企业的发展证明：企业要“战略目标明确、精心经营主业，不盲目扩张，谦虚谨慎，不追求上媒体制造形象。”讲到档案馆的核心竞争力，当然不是指档案馆之间的竞争力，而是指档案馆与图书馆、博物馆等其他文化事业单位相比，在社会上的影响力、竞争力。档案馆凭什么样的“看家本领”使自己能驻立于世，在社会上占有一席之地？答案应该是明确的：唯有馆藏资源。利用服务效果固然很重要，能营造良好的支持档案馆持续发展的外部环境，但可惜不适用于档案馆的实际，因为档案馆馆藏资源大都是历史信息，例如省级档案馆进馆范围是形成单位20年前的有关档案，由档案利用特征所决定，保存的档案只能是存史备用，并非一定要用。档案的开发利用也并非一定要由档案馆完成，其他部门也能做，唯有保存丰富的档案资源才是档案馆独具的。认为利用服务效果是支持档案馆持续发展的动力，是对档案馆不自信、心虚的表现，是自身没认识到档案价值的体现。当然档案资源并非档案馆所独占，目前图书馆、博物馆也保存有我们所认为的档案，这其中既有档案馆观念的滞后、收集不力的问题，也有社会档案意识不强的问题。有的捐赠者向图书馆、博物馆捐赠档案并非是出于利用服务的目的，主要还是为了长久保存，他们之所以不捐给档案馆正说明档案馆的核心职能还没被社会认可，在公众心目中还有浓厚的政治与神秘色彩。这与我们过分注重档案利用效果、忽视宣传档案馆核心职能有关，恰恰说明档案馆尚未树立起保存社会记忆的基本形象。
潘玉民：如果我们从档案馆资源建设的角度孤立地看待存史职能，而不把利用服务作为核心职能的话，似乎是有一定的道理，但从档案馆建设的整体来说，其各种职能应服从于档案馆发展的总目标。档案馆发展需要存史职能，为后世积累并传承人类社会记忆，但更需要利用服务的职能，在实现社会价值的同时吸引社会的广泛关注，为增强自身实力创造条件。由此可见，档案馆核心职能，既来自于档案馆自身发展的需要，也受社会外部生态环境的制约。档案利用服务是档案馆事业之本，是档案馆发展的强大推动力，是增强档案馆与图书馆、博物馆竞争能力之所在。如果我们单纯将存史职能作为档案馆核心职能的话，会导致利用服务职能的弱化，使档案馆游离于社会化大门之外，不仅不会促进档案资源建设，反而会损害档案馆在社会的形象与社会效果。档案馆收藏档案的根本目的就在于利用，而档案馆提供利用服务则是社会利用的坚强保障。以往档案馆被认为是机要部门，是为政府机关服务的，虽然经过利用服务的实证，加之档案馆社会服务范式的转换，社会开始转变对档案馆的认识，但仍有许多工作要做，人们认识的惯性还有很大的影响。对此，我们应当珍惜现今来之不易的大好局面，切不能重走单纯强调档案馆存史为核心职能的老路。在这个意义上，档案馆以利用服务为核心职能，不是弱档心理的表现，而是意味着档案馆发展迈上了一个全新台阶。否则，将会使档案馆变成一个简单收藏档案资源的库房，导致档案资源价值得不到充分实现，从而出现档案馆不关心社会需求而一味孤芳自赏的态势。因此，无论从理论上，还是从实践上，档案馆都不能以存史为核心职能，而应以利用服务为核心职能。
宗培岭：我们认为保存历史是档案馆的核心职能，并不是简单地把档案馆看作存放档案的一个场所。档案馆为担负起保存历史的重任有大量工作要做。首先，为保存历史要挑选、收集文件，面对变化万千的社会要能筛选出对国家与社会有保存价值的文件，进馆鉴定中要忠于历史，为历史筛选出必要的文件，并能将其收集进馆；其次，为保持文件间的有机联系，要对档案文件进行科学整理；第三，为长期保存历史，要开展档案保护工作，尽最大努力延长档案的使用寿命。从这个意义上讲，档案馆既是汇聚历史记忆的场所，又是历史记忆的守护者。这既是档案馆的社会职责，也是档案工作者的职业荣誉所在。 2002年3月26日《人民日报》载文《我们的记忆，世界的记忆》。该文在讲述“中国档案文献遗产工程”与《世界记忆名录》评选结果时写道：“从口口相传到文字的产生，从简陋的羊皮片到棕榈叶，人类的记忆因档案文献的丰盈而丰盈。然而每一天都有我们从未发现的文献和大量的现存文献正在悄无声息地消失，人类在恢复记忆的同时也在不断地丧失记忆。我们只有希望通过‘世界记忆工程’以及‘中国档案文献遗产工程’，使这样的缺憾越来越少”。档案馆工作正是为了减少这一缺憾。当档案馆真正成为名副其实的社会记忆的守护者，以深厚的文化底蕴、浓郁的历史沉淀展现在公众面前时，它在社会上无疑就具备了社会存在的理由，其地位是社会上任何其他单位都无法取代的。
潘玉民：同理，我们认为利用服务作为档案馆的核心职能，其内涵也相当丰富，而不是那种简单的、一对一的、你查我调的档案利用方式。随着档案馆由封闭、半封闭向开放的转型，我国档案馆的建设取得了长足的进展。档案馆的服务对象从党政机关扩展到社会各界以至于广大人民群众；服务方式、服务内容也发生了很大变化；服务工作取得了显著成效。当前，档案馆开展利用服务仍有大量工作要做，国家对深入开发档案信息资源高度重视。 2004年12月中共中央办公厅、国务院办公厅颁发《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》 （中办发[2004]34号），对我国信息资源开发的重要性和紧迫性、指导思想、主要原则、总体任务、政务信息资源开发利用、公益性开发利用和服务、信息资源市场和信息资源产业、保障环境等方面作了深刻阐述，为档案信息资源的进一步深度开发指明了目标和方向。2005年6月国家档案局、国务院信息化工作办公室在上海联合举办《中国档案信息化发展战略论坛》，根据34号文件精神，结合档案信息资源开发的实际进行了富有成效的学术研讨。2006年5月中共中央办公厅、国务院办公厅印发《2006- 2020年国家信息化发展战略》，把加强信息资源的开发利用列为我国信息化发展的战略重点之一，决定优先实施网络媒体信息资源开发利用计划。信息化时代的档案信息资源开发如何可持续地深入发展？如何开发出满足社会需求的档案信息？如何提升档案信息资源为社会服务的知名度和影响力？全面实施信息化战略是其重要途径，它既能提升我国档案信息资源开发的整体水平，也是档案信息资源开发可持续发展的必由之路。
宗培岭：随着信息技术的发展与应用，目前不少档案馆把实现档案信息化管理作为提升档案馆服务能力，或核心竞争力的重要途径，这本是无可厚非的，也是档案馆发展的必由之路。但从档案馆信息化的现状看有两个问题值得注意：一是在缺乏信息化规划的前提下，有盲目追求结果、淡化过程的倾向，急于求成的心理较明显；二是在信息化过程中对资源建设重视不够。2002年国家信息化领导小组批准颁布的《国民经济和社会发展第十个五年计划信息化重点专项规划》中指出：“信息化是以信息技术广泛应用为主导，信息资源为核心，信息网络为基础，信息产业为支撑，信息人才为依据，法规、政策、标准为保障的综合体系。”由此可知，信息化是一项变革工程，是一项效益工程，是一项综合工程。就档案馆信息化与竞争力的关系看，只有出效益才有竞争力，而要达到这一目的，必须建立在丰富与优化馆藏资源上。当前人们在分析档案社会化利用程度低的原因时，共识之一是馆藏结构单一，档案内容远离社会生活。该馆藏状态下的纸质档案少有社会化利用，将其数字化放在网上同样会鲜有社会公众的利用，何况有不少档案馆是在没有数字化鉴定、信息组织和缺乏信息标准、规划下进行信息化的。因此不能简单说信息化就一定能提升档案馆的核心竞争力，它可能是一项效益工程，也可能是个“面子工程”，档案馆信息化仍应以“信息资源为核心”，我们在任何情况下都必须把馆藏资源建设放在第一位。
3 从实践是检验真理标准角度看档案馆的核心职能
潘玉民：利用服务实践是衡量档案馆核心职能的唯一标准。档案馆利用服务含义广泛，它包括设置阅览室接待利用者查阅档案原件，或咨询服务；也包括档案信息资源开发的产品为社会提供利用，如举办档案展览、出版档案文献汇编、提供档案信息参考资料、编辑档案文献电视片在电视台播放、建立网站将档案信息资源上网等。在现代社会，档案工作已经渗透到经济社会发展的各个领域，延伸到社会生活的各个层面，成为经济社会发展的重要条件和基础，越来越多地影响着社会和公众的生活。究其原因，我以为主要是档案利用服务所发挥的影响所致。正如国家档案局原局长毛福民2006年3月1日在全国档案馆拓展社会服务功能座谈会上讲话中所指出，我国档案馆近年来不断强化贴近群众的服务理念，促使档案馆不仅考虑从服务设施方面满足普通百姓的需要，而且从地域空间上贴近人民群众，提供更加便捷的服务。从区位上一些档案馆迁出了党委、政府大院，有的档案馆建在了城市繁华地段，为人民群众走进档案馆提供了极大方便。上海市档案馆外滩新馆，地处繁华地段，自2004年4月建成开放以来，以其丰富的资源、多样的服务方式、优良的服务水平，吸引了50多万人次前往查阅文档、参观或参加活动。还有一些档案馆从自身实际出发，如浙江湖州、四川邛崃市等，办起了“流动档案馆”，把服务直接送到百姓身边。档案馆爱国主义教育基地建设成效显著。各级国家档案馆以加强和改进未成年人思想道德建设为己任，使档案馆成为与学校教育相互联系、相互补充、促进青少年全面发展的实践课堂，成为加强思想道德建设、推进素质教育、建设社会主义精神文明的重要阵地。2005年国家档案局发布了《国家档案馆爱国主义教育基地工作规范》，促使基地建设进一步走上标准化、规范化的轨道。利用档案资源举办专题展览，是档案馆发挥社会利用服务的有效途径。围绕重要节庆和大型纪念活动，举办形式多样的档案展览，吸引了众多的参观者。 2004年8月，中央档案馆与中宣部、文化部、国家博物馆等单位联合举办的“世纪伟人邓小平——纪念邓小平同志诞辰100周年展览”，仅一个多月吸引国内外观众达27万人次、新闻媒体 200余家。收到观众留言累计 15000余条。国家档案局中央档案馆主办的“中国档案精品展”在国内巡展后也获得广泛好评。
宗培岭：实践的确是检验真理的标准，近年来档案利用服务是有一定成效，但从档案馆利用实践看，把利用服务作为档案馆的核心职能是说不通的。以来馆利用情况为例，据笔者对1983至 2004年不完全统计（因数据不全，以其中10个年度资料为例）每馆日均（每年按250工作日计算）利用人次为3人次左右，每人平均利用3卷次左右。以1983年与2004年为例，1983年分别为 3.21人次、3.59卷次，2004年分别为4.85人次、2.90卷次。20年来利用的绝对数量虽有增加，但相对数量基本上变化不大。档案开发利用工作虽能刺激利用，但在相当多的情况下档案利用效果主要不是开发出来的，也不是档案馆一厢情愿的，档案利用只能是社会需求的结果。当社会没有需求时，再开发利用也不会有实质性的效果，当有社会需求时，不搞开发利用也有利用者来利用。以最近一个时期利用较频繁的知青、婚姻、工龄档案等为例，没有相应社会背景产生的需求，这些档案就不会被利用，否则这些档案为什么会沉寂多年未被利用呢。档案利用的随机性、多元性、长期性等特征是由档案的特点决定的，正如前述所指出的，档案的作用只是保存备查，档案馆的主要职能是保存好历史记忆备用。不同意把利用服务作为档案馆核心职能并非是轻视利用的重要性，其原因一是它不该是档案馆的核心职能，二是利用服务的客观效果不足以说明利用服务是其核心职能；不以丰富的馆藏为基础，一味追求开发利用是不会达到预期目的的。
潘玉民：档案利用率低，是一个十分复杂的现象，需要从多方面去进行探究。每一个时期，不同地区，经济发展程度，政策导向等都对档案利用发生影响。另外也需全面看待利用率问题，到档案馆查阅档案原件仅是利用服务的一个方面，其他如参观档案展览、利用档案汇编的人数等，均需要全盘计算。问题的另一方面，这正说明档案馆利用服务开展不足的表现。目前我们档案开放的口子还不大，开放速度较慢，应该开放的没有开放。以对外档案开放为例，我国外交部档案开放与国外相比，还存在较大差距。据黄霄羽等研究，“美国1975年以前的外交档案，约 95%已经解密并对外开放；俄罗斯外交档案开放的比例大约为 80～90%。相比之下，外交部档案馆目前开放的只是1949～1955年间的部分档案，而且只占这一年限档案总量的30%左右。” （《浙江档案》2005年第7期）档案开放比例不高，范围有限，当然难以满足社会需要。可见，档案馆作为社会利用档案的中心，如何纳入社会主流，在建设和谐社会中如何发挥积极的作用，仍是当前档案馆理论要研究的迫切课题。
宗培岭：目前档案界指出利用服务是档案馆的核心职能，其原因是多方面的：一是我国正处于建立市场经济体制的初期，当整个社会重视经济效益时，认为档案馆不应安于寂寞，急切想体现档案馆的社会地位；二是档案利用服务容易出政绩，有利于“上媒体制造形象”，符合档案行政管理者的从政心理；三是档案馆客观上具有保存历史、利用服务的两大职能，但片面强调了利用服务的重要性；四是档案馆工作是需要国家投入的一项工作，为争取资金支持使然；等等。其中既有迫于外界的压力的因素，也有档案馆自身定位不准的表现。档案馆作为一项公益性事业，不可能走市场化或产业化的道路，唯有靠国家财政投入。档案界应大力宣传档案馆的存史功能，档案馆的基本职责是存史备查，应依靠提高社会与领导的档案意识来获取外界的支持。如果一味宣传档案利用的经济效益是检验档案工作效果的标准、档案馆产业化、利用服务是档案馆的核心职能等观点，档案馆将不堪重负。上述观点即使在发达资本主义国家也是不曾提出的。如果要讲档案馆的效益，或档案馆成本——效益的关系，档案馆精心挑选、保存好历史并尽可能长久提供利用就是最大的效益。从整体上讲，利用档案产生的经济效益永远不可能抵偿国家的投入，企业的经济效益观对档案馆是不适用的。
4 从国外档案学理论看档案馆的核心职能
宗培岭：任何理论都产生于实践，只有在一定实践中才能产生相应的理论。档案馆理论与实践的关系也同样如此。现今国外的档案学重大理论无论是档案全宗理论、档案价值鉴定理论，还是档案保护理论实际上都是馆藏理论，甚至文件生命周期理论也可以认为是档案馆理论的一部分。产生这一现象的原因固然是与国外档案工作主要是档案馆工作有关，但从理论的内容看都与社会记忆的保存有关。国内外档案馆工作有一定的共性，如果说利用服务是档案馆的核心职能，这一职能实践为什么至今没有产生相应的档案学重大理论呢？人们都承认，档案全宗理论与鉴定理论是档案学理论的根基，是档案学最富有特色的理论，从档案学重大理论的产生也可以证实档案馆的核心职能是保存社会记忆。
潘玉民：社会发展与档案馆核心职能的变革，不仅为我国档案界所关注，也是国际档案界普遍关注的课题。20世纪以来，档案利用服务一直作为国际档案界的热点问题而不断发展创新。 50～60年代的国际档案圆桌会议曾多次对档案利用作为国际性问题进行讨论；1976年第八届国际档案大会将档案查阅和利用作为中心议题；1980年第九届国际档案大会再次将档案的利用作为中心议题，会议提出了档案的学术利用、实际利用和普遍利用思想；2000年第十四届国际档案大会提出档案馆休闲利用的理论。谢伦伯格是欧美档案利用理论的代表人物，他在《现代档案——原则与技术》一书中指出：“成为公共档案的文件有两种价值：对于原机构的原始价值，对于其他机构或非政府使用的从属价值。”谢伦伯格关于档案双重价值的观点，为档案馆利用服务奠定了理论基础。为了更好地阐述档案利用服务，在其著作中设有出版计划、参考服务工作专章。其实国外档案利用服务理论也十分成熟，它由档案开放原则、档案利用的限制、档案服务、档案价值与作用、利用层次与类型等内容构成。只是我们在引进国外档案学理论时更多地关注了档案管理的理论而已。我们相信随着档案馆工作的发展，国外档案学中的利用理论将不断引进到我国，我国的档案利用理论也会走向世界。
宗培岭：我国档案利用理论能否走向世界还要靠实践的检验，以前在谈到中国档案学理论为什么没能走向世界时，有作者归为“研究方法的简单化”与“语言障碍”，对此笔者不全以为然。究其原因一是原始创新能力不足，二是关注学科主流不够。档案馆实践主要应是挑选、整理、保存档案文件，即通过馆藏建设保存好社会记忆，当我们的理论总结与研究远离档案馆的核心实践活动时，就远离了学科的主流，在学科“支流”上即使投入再多的工作也难有作为。目前我国档案学论文存在两种倾向，一种是档案实践工作者宣传档案利用做法、事例与实效的文章，另一种是档案学理论工作者对国外引进的档案学理论如全宗理论、鉴定理论、文件生命周期理论等的争辩、诠释与应用的文章，都不是从档案馆核心实践出发进行原始创新。看起来学术界很“繁荣”，但缺少主流理论的创新，这种理论即使没有语言障碍也难以走向世界。我国档案学理论发展的现实也说明，必须把关注点转向档案馆的核心职能实践上来。
潘玉民：中国档案学理论如何走向世界，我以为档案利用服务中的档案文献编纂理论是最具中国特色的理论。因为从历史传统、现实基础、法律保障、学术价值及发展趋势五个方面来考察，在世界范围内，仅俄罗斯等少数国家档案馆开展档案文献编纂工作，其他国家则对档案“原始资料编辑出版”，“不认为这是档案馆最基本的工作内容”。而在我国，从先秦的孔子开始，就已经陆续不断地编纂档案文献，今天编纂档案文献仍是档案馆利用服务的一种重要方式。外国档案信息资源开发实践与我国有较大的差别，表现出鲜明的社会化和信息化色彩。具体有以下特点：一是普遍将档案视为一种重要的信息资源。强调档案开放，提倡档案为进行学术研究服务的学术利用，为实际工作服务的实际利用，为普通公民服务的普遍利用。二是强调档案的信息服务。美国、英国均强调提供档案信息为社会利用，他们利用互联网在线提供公共文件查阅服务。俄罗斯则重视对档案信息原文的编纂出版，俄罗斯国家档案馆有计划地将历史档案分期编纂公布。三是重视法制。美国、法国、瑞典等制定有信息自由利用法令，保障公民信息利用的权利。四是开发技术手段先进。美国、英国、法国、日本等普遍采取数字化技术，重视档案资源全文数据库建设，网上的档案资源数量、质量较高。相比而言，发达国家档案信息资源开发较我国先进，值得学习借鉴。
5 从社会信息化背景看档案馆的核心职能
宗培岭：当前人类正迈入信息社会，电子文件的出现给档案工作带来了许多新的挑战。站在档案工作角度看，与纸质文件相比电子文件是具有虚拟性、不稳定性、易迁移等特点，但档案的宗旨并没有变，改变的只是管理观念、技术手段与管理方法。在社会信息化环境下，强调档案馆存史这一核心职能不但没有过时，反而具有特殊的重要性。如果我们不能及时挑选、鉴别、接收有关电子文件进馆，并加以科学的整理与保护，到时档案馆或者一无所有，或者变成电子垃圾堆积场。无论是在纸质文件时代，还是电子文件时代，关于档案馆的核心职能的问题既是一个理论问题，也是一个实践问题，任何时候都不可忘记或淡化这一主业。
潘玉民：数字时代，计算机技术和网络技术在档案馆工作方面的应用，不但提高了档案馆业务管理水平，也使得档案信息资源共享成为可能。在利用服务上呈现出一个非常明显的变化是，网上查询量远远超过实际到档案馆查阅的人数。据辽宁省统计， 2006年上半年网上查阅是16560人次，而同期接待来电来访人员则是460人次，两者相差36倍之多。此外，上海、深圳、青岛等地档案网站访问量均在200万人次以上。面对新时代，档案馆更应大张旗鼓地树立利用服务为核心职能的价值取向，以基础设施建设和丰富馆藏为基点，强化档案存史基本职能，传承人类文明记忆，为全面提高公共服务能力构筑平台，不断加大档案信息资源开发的力度，提高馆藏信息资源社会共享能力。唯有此，档案馆事业才能兴旺发达。
宗培岭：关于档案馆核心职能的问题，我们已经说了许多，相信读者心中也已有了自己的答案。
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