摘要：实现档案的信息化管理，增强信息化技术的使用，能够促进档案资料的有效管理和资源的整合利用，这样使得信息资源得到更加稳定的保存，同时也有很大的利用价值。这对于促进单位的发展和社会经济效益的提高，提高档案资料信息的检索查询效率，增加档案资源利用率都有极其重要的意义。本文进一步分析了建筑设计单位档案管理信息化建设的策略探讨，以供同仁参考借鉴。
关键词：建筑设计单位；档案管理；信息化
一、档案信息化建设基本理念
档案信息化建设主要是将原本的纸质档案通过信息录入的方式将其转变为信息化档案。其中，信息化技术主要是指计算技术的数字处理手段、电子扫描和图像音频处理技术等现代化信息技术，这些技术在档案管理中的应用，实现了档案管理的信息化，实现对档案更为及时、准确的管理，将以前的资源转化为数据进行存储，有效地归类和处理。与此同时，互联网技术支持，能够实现资源的查询和共享，这样能够形成一个系统的数据库，方便利用和处理，促进了资料管理效率。档案的信息化管理的档案主要分为原件、扫描储存件、数据库三种。
二、工程档案信息化建设的必要性
加强工程档案管理，做好工程档案管理工作对工程建设具有重要意义，同时也为开展其它工程项目提供参考借鉴。传统的档案管理是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以纯人工操作完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等各个方面的档案管理过程，档案管理的工作是非常繁重且琐碎的，工程档案存储量大，无法对已归档的资料，进行信息的提炼甚至加工处理，导致档案信息资源大部分被闲置甚至浪费。档案管理现状已不能完全满足档案事业的发展需要，档案管理工作需进行深入改革， 随着计算机技术的蓬勃发展，已渗透到人类生活、工作的各个方面，档案管理工作也已经向档案信息化建设方向迈进，“提升档案管理档次，将档案交给计算机系统管理”成为一种必然发展潮流。
三、建筑设计单位传统档案管理存在问题
3.1管理制度不完善
设计单位涉及到的档案资料主要是图纸及技术设计说明等，这些资料共同构成整个建设项目设计阶段、施工阶段以及竣工阶段的文件体系的基础。在实际档案管理过程中，文件的粗略分类管理一定程度上破坏了信息的完整性和系统性，影响了档案查找的效率，使得档案文件的循环利用遭到破坏。许多设计单位的档案管理还停留在纸质管理的方式，这种方式的存储介质单一，很容易因保管不善，造成纸质数据的丢失，从而破坏了文件的完整性和有效性。同时，各项工程信息、工作任务单等资料依然采用手工纸质档案记录，并没有进行计算机的录入，使得资料的集中管理十分困难且花费的时间成本将加大。
3.2归档意识薄弱
由于设计人员的日常工作量大且繁琐，且其核心工作是设计图纸和编写相关文件，因此许多设计人员对文件的整理和归档不重视。这导致了档案管理部门与其他相关部门之间的脱节，极大地影响了档案管理工作的质量。档案管理人员自身的技术缺乏以及态度的懒散造成了档案管理的拖延与漏洞，严重影响了档案处理的效率和使用价值。
3.3管理技术缺乏
目前，我国建筑设计单位的档案管理方式，正在由传统的手工纸质化管理转为现代化的信息管理，但是因为档案管理部门相对地独立于其他部门，且没有受到企业足够的重视，其管理人员自身没有掌握新的技术，不具备先进的管理水平，制约了信息管理的发展。随着工程项目体量的逐年增加，图纸等相关文件也越来越多，将这些文件的集中存贮、科学分类进而有序地管理，就显得十分重要。
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四、建筑设计单位档案管理信息化建设的策略
4.1工程档案工作人员要树立工程档案信息意识马克思主义
哲学认为意识具有能动性，社会工程档案意识在工程档案信息化建设中必然有能动的影响，成为工程档案信息化建设的基本推动力。所以，工程档案信息化在某种意义上讲就是“ 观念信息化”。工程档案工作人员是工程档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让工程档案工作人员在思想上树立工程档案信息的意识，认识到工程档案信息化建设的重要性，工程档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心工程档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使工程档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。
4.2 从硬件角度，提高工程档案信息化技术
（1）配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善， 可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。
（2）工程档案中心目录及全文的数字化。工程档案信息数据输入是目录中心的基础性工作， 对各职能部门每年移交的大量成果工程档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质工程档案和数字工程档案“ 双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了工程档案信息数字化的进程。
（3）对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏工程档案按公开、内部、秘密、机密进行界定;其次对工程档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。
4.3从软件角度，提高工程档案信息管理水平
信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使工程档案基础建设的重心向工程档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现工程工程档案管理现代化做出了巨大贡献。工程档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和工程档案利用过程中发挥着重要作用。
（1）随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子工程档案已成为不可回避的现实问题。选取适合电子文件形成单位自身特点的工程工程档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展工程档案信息化建设不可回避的一项重要工作。
（2）工程工程档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的工程工程档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。
（3）“工欲善其事，必先利其器”，选取适合的工程工程档案管理软件是工程档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的工程工程档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，工程工程档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高工程档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着工程档案信息化建设的成败。
结束语
应用现代化信息技术管理方法以及建立完善的管理制度可有效降低工作时间跨度以及加快材料的变更，提高设计单位工作的效率和准确性，强化企业内部的沟通交流与知识共享，从而一定程度上为保证工程建设质量做出贡献。
参考文献
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[3]张丽军.档案管理系统的设计与实现[D].天津：天津大学,2006.
论文作者:刘加林,房艳华
论文发表刊物:《基层建设》2017年第29期
论文发表时间:2018/1/4
标签：档案论文; 工程论文; 信息化建设论文; 档案管理论文; 文件论文; 信息论文; 单位论文; 《基层建设》2017年第29期论文;