付晶晶 王蕾
（国网新疆电力公司检修公司 830002）
摘要：档案管理工作作为电力企业管理中的重要组成部分。是一个企业经济发展经营的重要原始凭证。随着电力企业的不断发展，电力企业管理工作受到了越来越多人的重视，特别是电力企业文书档案管理更是备受关注。如何加强电力企业文书档案管理工作，成为当前电力企业管理者应深刻思考的问题。
关键词：电力企业；加强；文书档案；管理；策略
一、新时期电力企业文书档案管理的新要求
如今，数字技术、信息技术等的开发与持续发展在社会经济发展中的重要作用是不容忽视的，数字化、信息化等概念已经渗透到新时期的各个社会经济领域，数字化建设、信息化建设目前已经发展成为社会基础设施建设。可见，数字化发展趋势促进人们对数字信息的深入开发和广泛应用，这就要求电力企业文书档案也应跟数字化建设有机结合。因此，对于新时期的文书档案管理，电力企业不仅要应用现代先进的科技手段代替以往的人力劳动，还要加强日常文书工作跟文书档案管理工作之间的融合与衔接，提高档案利用率，充分发挥文书档案的实时服务功能，并利用数字化管理方法提高文书档案管理的现代化，从而确保电力企业能有效提高文书档案管理工作的质量和水平。这是电力企业文书档案管理在新时期务必要满足的新要求。
二、电力企业文书档案管理存在的问题
2.1档案管理跟文书工作衔接性不足
在实际工作中，电力企业档案管理跟文书工作实行分块管理制度，这在一定程度上把档案管理跟文书工作之间的距离拉大了。同时，电力企业办公信息系统时常出现拥堵的问题，导致系统稳定性不足，造成档案管理跟文书工作脱节，对公文的处理办法、格式等存在很多不规范的地方，如编号不规范、不统一，文件附件不齐全，重号、漏号等，对文书档案的管理与利用产生不利影响。
2.2电力企业文书档案的利用率较低
当下，不少电力企业并没有实现文书档案管理的数字化、信息化，文书档案管理任务繁重，特别是忽视对企业重大事件的文书档案实施专题管理，导致文书档案无法为电力企业提供实时服务，档案利用率较低。
2.3文书档案管理的数字化建设落后
电力企业对文书档案管理的数字化建设不够重视，没有制定具体的标准、制度等来实施数字化建设，也没有建立健全文书档案数字化设施，导致电力企业文书档案的作用得不到充分发挥。
三、新时期电力企业加强文书档案管理的策略
3.1理顺文书工作与档案管理，提高工作衔接性
对电力企业而言，档案管理跟文书工作之间既有区别又有联系，在分工的同时也有所统一。档案的前身就是文件，而文件的归属是档案。因而，做好文书工作跟电力企业文书档案管理水平的提高有直接关系。为此，在实践工作中，档案管理跟文书工作之间应相互协调和配合，从而形成电力企业分体式管理体系。首先，电气企业文书工作人员应及时强化自身档案意识，对于档案管理人员的指导、监督等应虚心接受，认真遵守法律法规，通过建立健全文书档案的立卷归档制度来保障对文件的收集是及时的、准确的和完整的，并通过科学划分组合，促使电力企业的各类文件材料都能形成有机的联系，提高工作衔接性。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆其次，电力企业档案管理部门要严格执行相关制度，对文件资源的收集与整理应给予足够的重视，准确而及时地接收文件档案，认真核对新接收的文件资料，一旦发现资料不符合规定应及时反馈，要求文书工作人员重新整理，理顺文书工作与档案管理工作，把好电力企业文书档案的质量关，准确鉴定文书档案的保管期限、价值等。此外，档案管理部门要做好文书档案的利用工作，严格依据相关规定履行查阅、借阅文书档案的审批手续，及时催还档案并准确归位，把文书档案保护工作、统计工作等落到实处。
3.2进一步深化档案专题管理，提高档案利用率
对于文书档案而言，专题档案是不可或缺的组成部分，是直接形成于电力企业及个人在某一项重大活动或专题工作中的各种各样的载体档案，是电力企业在科学决策过程中非常重要的借鉴材料。当前，电力企业开展各种专题活动的频率越来越大，其间形成的文件材料也非常多，需要档案管理人员进一步深化文书档案专题管理。由于形成专题档案的领域是广泛的、档案形成时间是偶然的、文件材料的载体是分散的、多样的等，因而电力企业在收集专题档案时需采用跟收集一般档案不同的方法。按照电力企业专题档案的管理特点、原则等，应有针对性地采取不同的方法整理文件材料。如各项重大主题活动的专题档案可以构成一个独立的全宗，某一个专项活动也可构成独立全宗，然后由电力企业档案管理部门依据整理档案的规则对专题档案进行编目、鉴定等。另外，按照档案利用人员的需求，针对专题档案进行编研，合理地开发、充分地利用，如通过设计电力企业网页的归档功能来完成专题档案的实时归档工作，面向企业全体员工公开专题档案，尽量为电力企业提供文书档案实时服务，促使专题档案发挥其重要价值，提高档案利用率。
3.3加强文书档案数字化管理，提供数字化服务
电力企业文书档案的数字化管理具体是指利用数据压缩技术、数据库技术、高速扫描技术等各种各样的先进技术手段，把电力企业的文书档案系统组织成一个结构有序的档案信息库。面对电力企业现有的文书档案量，数字化工作对档案管理部门而言任重而道远，对纸质文书档案进行数字化转换是当前的主要任务。数字化内容包括两个层次：其一，电力企业文书档案目录信息的数字化，目的在于针对文书档案建立目录数据库，只有这样才能实现对电力企业文书档案信息的宏观掌握，为电力企业加强文书档案管理工作打下基础、提供条件。其二，电力企业文书档案全文信息的数字化，即在目录数据库得以建立的基础上着手准备运用扫描技术，通过扫描录入的方式把文书档案的全文按照原貌图像逐页存储，并编制目录索引，或应用光学字符技术识别文书档案，再用文本格式把档案内容存储好，建立全文检索数据库进行辅助管理，为电力企业文书档案的数字化建设提供帮助和服务。今天，计算机与网络快速发展，在人们的生活和工作中也变得越来越重要，同时也为电力企业文书档案的宣传、利用等提供更加便捷的条件和途径。为此，档案管理人员可在文书档案管理数字化建设的基础上利用网络技术实现档案信息、数据等的共享，方便档案利用人员对电力企业文书档案开展动态搜寻工作，共同促进文书档案为人们提供数字化服务。
结语
文书档案不仅对电力企业的发展做出真实的记录，也是企业考察历史、分析问题、优化实践的一项重要依据。在新时期里，电力企业只有提高档案管理工作跟文书工作之间的衔接性，通过加强档案专题管理来提高文书档案利用率，并加强文书档案管理的数字化建设等，才能推动电力企业充分发挥文书档案管理的最大价值，为电力企业发展保驾护航。
参考文献
[1]龙绣娟.进一步加强电力企业文书档案管理现代化[J].科技资讯,2014.
[2]袁艳云.新形势下企业文书档案的管理与发展[J].东方企业文化,2015.
作者简介
付晶晶（1986.1-），女，新疆乌鲁木齐人，新疆大学本科学士，助工，单位：国网新疆电力公司检修公司，研究方向：档案管理。
论文作者:付晶晶,王蕾
论文发表刊物:《电力设备》2015年7期供稿
论文发表时间:2016/2/15
标签：文书论文; 档案论文; 电力企业论文; 档案管理论文; 工作论文; 专题论文; 文件论文; 《电力设备》2015年7期供稿论文;