档案信息网络化建设研究，本文主要内容关键词为：档案论文,信息论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
网络革命是人类生存状态的巨大变化。借助网络，人们以交互方式越时越地地获取信息，极大地改变着生产、生活的方式。在这场网络风暴中，档案工作不可避免地经受洗礼。建立档案信息网络，实现档案信息管理的网络化，充分融入现代网络世界，是社会对档案事业发展的必然要求。
档案信息网络是借助计算机网络实现档案业务功能的档案信息系统。它是对网络环境下档案业务模式的重新设计，是在集成各种网络技术，融合网络设施与档案信息的基础上，档案工作原则、目标与网络技术手段的有机统一。档案信息网络是一动态概念，随网络技术与网络环境的改变而变化，其范围既包括馆室内部的档案局域网、地域性高速档案区域网，又包括接入互联网络的档案站点，以及建筑在档案馆室局域网、档案站点之上的虚拟性全国档案信息广域网。
一、全国档案信息网络建设的原则与组织
全国档案信息网络建设是一项范围广、投资大、周期长的管理技术工程，其建设必须遵循以下四个原则。
第一，坚持系统规划原则。一方面，树立“全国一盘棋”思想，服从全国信息化建设领导小组的统一部署，遵循各类信息的统一规范与建网标准，避免发生网络环境下的“档案信息孤岛”现象；另一方面，坚持整体观念，避免档案馆、室各自为政的局面，杜绝重复性建设；再一方面，注重建设的计划性，处理好网络化建设的设定目标与实施过程之间的关系，坚持将远景规划放在首位，贯彻由总到分的系统思想与组织逻辑。
第二，坚持协调发展原则。做到与社会的信息需求相协调，与社会经济基础相协调。与信息技术发展相协调，与全国信息化工程相协调。
第三，坚持标准开放原则。一方面，强调标准的制定和推行；另一方面，使系统做到横向上对各种通行技术标准兼容，纵向上为信息技术发展留下余地，并兼容原有的标准规范，在技术标准、体系结构、数据规格等方面尽可能与整个信息业界一致，再一方面，注重前瞻性，高起点地制定和选择与档案网络建设相关的标准，避免标准频繁更新所带来的损失浪费；选购具有先进技术水平的计算机系统、网络设备和应用软件。
第四，坚持安全可靠原则。确保网上传输信息的原真，杜绝非法利用，防止档案泄密。使网上数字化档案信息始终处于便于利用状态。
全国档案信息网络建设必须建立起上自全国档案信息网络建设领导小组，下至各省档案信息网络中心的多层次、分工协作的组织管理体制，采取一系列务实的组织管理措施。
二、全国档案信息网络的总体设计
全国档案信息网络建设必须进行总体设计，确定网络的基本功能、建设任务、总体思路、组网模式和发展规划等。
拟建中的全国档案信息网络应定位于开放式的档案信息资源广域网，其基本功能包括：网上档案信息服务功能、网上文档管理和档案行政管理功能、网上档案宣传功能和网上档案教育、培训与专业工作研讨功能。上述功能对档案信息网络设计的技术要求不同，甚至完全相反，在设计建设方案时必须统筹平衡。
全国档案信息网络建设的基本任务包括硬环境建设、软环境建设、档案信息资源建设和信息化人才建设四个方面。硬环境是指网络信息赖以存储、处理、传递、流通的外部环境，硬环境建设的任务是从物理结构和逻辑体系上构筑起全国档案信息网络的信息运行环境，内容包括建立档案馆室内部的局域网络，设立档案信息网站；以档案信息网站为节点，构建自中央到地方，纵向沟通、横向链接、纵横交错的全国档案信息网络体系；构建基于宽带通讯专线的高速档案区域网等。软环境包括观念意识环境、政策法规环境、标准规范环境等方面。与硬环境建设相比，软环境建设往往因效果难以衡量而被忽视。因而，自始至终地重视软环境建设，是档案网络工程获取成功的前提。信息资源建设是网络工程中最重要、最艰巨的长期性、常规化任务，主要内容包括传统纸质档案的数字化和网上档案信息数据库的建设及维护。
为实现既定功能，完成上述任务，全国档案信息网络建设宜遵循以下建设思路：总体规划，统一标准，分步实施，分散建设；充分利用我国网络建设的已有成果；以档案信息资源建设为重点；以档案馆室局域网建设为基础；硬环境建设与软环境建设并重；采取项目化管理模式。
组网模式即网络的建构模式。全国档案信息网络的建构存在两种不同的组网模式：自行建立档案信息网络专用通讯网络，在专用通讯网的基础之上建立档案信息资源网；借用已有的公共信息服务网络（公共信息平台）建构全国档案信息资源网。不同组网模式所需的投资相差极大，功能特征也不相同。全国档案信息网宜采用后一种组网模式，建成建筑于已有公共信息服务网络基础之上的虚拟逻辑网络。选择这种组网模式，由档案利用的开放性特征所决定，体现着建网的效率原则，同时，便于用户综合利用公共信息服务网络中极其丰富的信息资源，实现信息利用的一体化。在自建通讯网基础上建立档案信息资源网的组网模式，既不可行，更无必要。理由是：建立专门的档案通讯网所要求的投资和技术力量巨大，远远超出档案界的可承受范围；全国档案信息网络面向社会开放，而不是封闭性网络，专门建立档案通讯网对档案信息管理利用可能带来的实际效益并不大。
全国档案信息网络建设宜分三大阶段：档案网站建设及局域网建设阶段，数字化档案馆建设阶段和高速档案区域网建设阶段。
现阶段为档案网站建设及局域网建设阶段，这一阶段，各级各类档案馆（室）在全国公众信息服务网上建立站点，宣传档案馆藏、档案政策及档案机构，发布档案二次信息，提供档案目录查询和其他档案服务，同时，为提高工作效率和服务效果，各档案馆室内部纷纷建立局域网，在局域网络环境下开展各项业务工作。档案目录信息和档案全文信息数字化及网上档案数据库建设，也是这一阶段的一项基本任务。
在数字档案馆建设（局域网上网）阶段，各级各类档案馆在不断完善其自动化档案管理系统和丰富其档案数据库的基础上，将其内部的局域网与公共信息服务网上的档案网站联通，将档案网站与档案馆的各项管理服务职能紧密结合，使档案网站演变为档案馆向社会提供档案服务的窗口，真正实现档案的网上管理与网上利用，构建网上交互式的“数字档案馆”。
建立高速档案区域网是档案信息网络建设的理想目标。在条件成熟的情况下，在一个市县区域范围，通过自行铺设光缆专线或租用宽带高速通讯线路（如租用市县有线电视网），建立专门的档案通讯网，用高速通讯线路联通区域内的所有档案馆、室，在高速档案通讯网上建立“全透明”的“虚拟档案馆”。这一方案，既符合档案利用主要集中在区域范围的特点，又可避免建设全国档案广域网的巨大投资，因而更经济、实用。
三、档案网站建设
档案站点建设是档案馆室网络化建设的第一步。档案网站建立在公共信息服务网络之上，以主页方式提供档案馆室的相关信息和相关服务，集服务窗口、宣传窗口、对话窗口、中介窗口、交流窗口五项功能于一体。档案网站提供馆室职能信息、库藏资源信息、档案利用服务信息、档案工作信息及相关资源信息。
各档案馆室可根据自身条件采取虚拟主机、主机托管、联通专线等不同的技术方案，按照一定的入网程序，并采取“以网站服务补网站维护”的运营模式建立维护各自的网站。档案网站建设维护的相当部分经费可能来源于非财政投入。因此，档案网站所提供的服务也就具有公益性服务之外的“附加服务”成分。档案馆室对这些超值服务可通过募集赞助费、收取网上广告费、收取信息服务费等方式征收运营成本。以此收入弥补财政预算外的额外投入，减释档案网站建设维护中资金缺口的压力，有效促动公共档案馆室网站建设的启动和可持续发展，加快档案信息网络化建设的进程。
档案馆室网站建设必须始终坚持规范化。档案网站建设的相关规范包括站点设立与站名规范、域名规范、信箱规范、站点信息与网页格式规范等。
首先，要建立全国档案信息网络的龙头网站（或称门户网站、导航网站），将此龙头网站直接冠名为“中国档案信息网”，龙头网站直接链接国家级的历史档案馆、专业档案馆和专门档案馆网站、各省档案信息网门户网站；其次，各省建立一个全国档案信息网络的省级门户网站，冠名“××省档案信息网”，该网站向上链接中国档案信息网龙头网站，向下直接链接省内所有档案站点；再次，全国各级各类档案馆室分别建立自己的档案网站，其网站冠名与该档案馆室名称相同。
表征站点IP地址的域名具有网上“品牌”的意义。现有的档案网站注册域名可谓五花八门，形形色色，这种状况如不加规范，不利于档案网站的宣传，影响到档案信息网络的整体形象，有碍于今后在全网范围内对档案信息的查询。我国档案网站的一、二级域名注册为“ORG.CN”较为合适，三级以上域名按一定的规则设定。
近年来，国内陆续建立起一批档案网站，由于尚处发展初期，这些网站存在目标欠明确、内容欠丰富、访问率低、维护不勤等不足，因此，必须通过倡导“档案上网工程”、设立龙头网站等举措改变现状。国外越来越多的档案馆在互联网上建立网站，站点质量参差不齐。
四、档案馆、室局域网建设
档案馆室局域网建设是整个档案信息网络建设的基础。档案馆室局域网在馆室范围内，通过通信设备、通信线路和相应的网络软件，将分布于不同地理位置的计算机、终端及其附属设备连接一起，组成信息网络，在网上资源共享和信息快速传输的基础上实现档案管理和档案信息服务的网络化。
从功能上说，档案馆室局域网建设的目标在于完成两个最基本的任务：档案馆室对内的业务管理工作和档案馆室对外的信息服务工作，具体地说，是要实现馆室内部办公的自动化、网络资源的共享化和对外信息服务的网络化。
档案馆室局域网设计必须坚持系统思维，重视网络数据的安全和应用软件开发，注重可扩充性，注重投资效益，切合馆室实际情况。档案馆室局域网设计的基本依据是：档案馆室工作的组织状况、地理布局和楼层结构、档案馆室的通信环境、库藏档案情况，库藏档案的利用状况、馆室利用计算机辅助档案管理的现状、国家有关档案信息网络建设的政策规定、档案管理的有关规定、标准、规范等。档案馆室局域网设计的内容包括：网络体系结构设计，网络操作系统选择和网络应用软件开发、网络硬件设备的选购、网络安全系统的建立等。
五、上网档案信息的数字化
库藏档案信息的数字化必须先于档案网络建设而行。档案信息数字化处理系统由处理前准备子系统、数字化处理子系统、数据存储子系统和数字化信息输出子系统四个部分组成。档案信息数字化，必须以目录信息数字化为前提，其实质上就是建立档案目录数据库。做好该项工作的关键是严格规范档案信息的著录标引及其机读目录数据的录入工作，科学选定档案目录数据库结构。
制约档案机读目录工作的规范标准分三类：直接约束档案著录标引工作的规范标准，间接约束档案著录标引工作的引用规范和直接约束档案机读目录编制录入工作的MARC标准。相比MARC而言，新的数字化信息资源著录规范Dublin Core及其中文标准“数字式中文全文文献通用格式”在功能及适用范围上远超过MARC格式，但MARC格式因历史悠久、数据量巨大而较Dublin Core更为盛行。原则上，任何一类关系数据库管理系统都可用于档案数据库。
档案信息数字化的关键是档案全文数字化。档案全文数字化的技术实现分两种情况：如果归档文件本身就是某种文本或图像格式的电子文件，只需将这类数据按规定转换成规范格式，然后按一定的组织方式存入档案全文库，建立全文检索系统。如果归档的文件是传统载体的文字或图像，这类文件在转化为数字化文件时可选择以扫描图像方式存储、以文本方式存储和以文本挂接扫描图像方式存储三种模式。不同模式其特点、性能不同。某一系统具体采取何种模式实现档案全文的数字化，需要考虑拟数字化档案的数量、类型、对数字化档案潜在的查询需求、档案信息数字化机构的实力等多方面因素。档案全文扫描录入工作的基本流程包括扫描图像、图像处理、嵌入标识、存储图像等环节，每一环节都存在大量技术问题。档案全文的扫描录入工作必须使用专门开发的应用系统来实现。不同系统的具体工作环节和作业要求不尽相同。
档案全文库是存储、组织管理数字化档案信息的应用系统。档案全文库所管理的对象，不仅应包括数字化的传统档案，而且包括本身就以数字化形式生成的电子文件。档案全文库的建立是一项极其复杂的前沿技术，理想的档案全文库应能实现对超大规模、分布式多媒体档案信息库的有序组织和跨库快速查询，具备网上发布、权限管理等基本功能。
目前，档案信息数字化涉及的关键问题有：数字化档案的版权问题、如何提高档案全文库的检索效率问题、自动标引问题、支持全文检索的汉字库容量问题等。录入设备和存储设备是档案信息数字化的主要设备，必须根据档案管理的特定要求配备适宜的数字化设备。
六、档案信息网络与法律
档案信息网络的建设和营运，产生出新的权益关系和利益冲突，需要对有关的法律法规加以补充、调整或解释。
档案信息网络建设的第一个法律问题是著作权益的保护问题。包括网络环境下提供档案信息所衍生的数字化权和网络传输权的归属，网站建设过程中网站内容和网站设计开发材料的著作权认定、授让和保护等问题。
为避免侵权行为，维护合法权益，必须认真研究各类库藏档案的著作权状态。档案馆室的库藏档案，其来源、作者、所有者各异，因而其著作权状态也各不相同。馆藏档案的著作权状态有7种：不受著作权法保护的档案、著作权归属于形成档案的法人或非法人单位的档案、归属其他法人或非法人单位的档案、归属作者个人的档案（包括合作个人）、归属非作者个人的档案、归属国家的档案和归属档案馆的档案。
数字化权和网络传输权是网络环境下档案信息利用涉及的新权益。虽然法学界对受著作权保护作品的数字化权和网络传输权的归属存在不同观点，但新的著作权法规定，未经权利人许可或授权，对受著作权保护的档案进行数字化和网上传输属侵权行为。目前，实践中在上网材料的“数字化权”和“网上传输权”的授权许可上，采取“事前通告，事后给付”模式，著作权代理机构通过在公共传媒上刊登声明，向相关的著作权人作出拟对其作品进行数字化和网上传输的通告，并通告相关著作权人至著作权代理机构领取报酬。这种操作方式完全可以为档案信息的数字化所借鉴。
档案站点所提供的内容中，涉及到著作权问题的主要是相关资源信息和档案馆藏资源信息。相关资源信息系指档案站点通过与国内其他网站链接而间接提供的信息。虽然，对这种借助网间“链接”而提供信息的行为如何定性尚无规定或结论，但有许多专家认为“以超文本链接方式向公众传输被链接的作品的，应认定为网络传输行为。”因而必须通过适当的手段获得相应的网络传输权。
站点提供的档案馆藏资源信息既包括馆藏档案的二次信息和编研信息，又包括馆藏档案的一次信息。对于馆藏档案的二次信息和编研信息，只要不违背档案开放规定，上网公布并不涉及侵犯他人著作权问题。因为这两类信息都是档案馆室编目编研工作的成果，作为“编辑作品”，其著作权是由档案馆室及其编辑人员享有的。这两类信息上网应考虑的是如何保护档案馆室对之享有的著作权。
对于馆藏档案的一次信息，如前所述有7种著作权状态。因此，提供档案全文信息上网应当十分谨慎，对于受著作权保护的档案，档案馆室必须获得适当而充分的授权，否则就有可能卷入无休止的著作权诉讼之中。
至于档案网站的设计开发材料，有两种来源：一是档案馆室自行设计制作的建站材料，属档案馆的职务创作，二是委托他人设计制作的“雇佣作品”。前者的著作权或归属设计开发人员，或归属档案馆室。后者，档案馆必须与受委托单位签订书面委托合同，取得相关的授权，否则其复制、发行、修改都会受制于人。
在档案网站的建设和运营过程中，档案馆不仅要正确认定各类著作权益，防止侵犯他人权利，同时在网站服务过程中要采取有效措施保护己有的和他人的著作权，杜绝被侵权现象的发生。网上档案信息的利用中最易出现的侵权行为是盗版和非法传播，防止这类行为的发生应同时采取管理和技术两方面的措施。在管理上，档案馆室必须在网站上声明网站所提供内容及其界面的著作权属，对站点内容的合理使用作出规定，并对可能的违法行为提出警示。
档案信息网络建设的第二个法律问题是网络安全法规体系的建设。由于档案信息网络建设仍处起步阶段，目前我国尚无档案信息网络安全方面的专门法规。但现有的计算机及网络安全方面的相关法律为档案信息网络的建设和运营提供了有力的法律武器。综合而言，目前有关计算机网络安全的法规、制度主要从机房建设规范、设备入网认证、国际接口专线、联网备案等12个方面对网络安全进行规范。
档案信息网络建设的第三个法律问题是网上档案信息的法律地位问题。网上存储和传输的数字化档案具有以下不利于证明其内容真实性的特点，这些特点包括载体和内容的可剥离性、载体和技术环境的不稳定性、处理过程的不安全性和信息存储的虚拟动态性。不同法系的国家对于数字化档案作为法律证据的证据资格和证明能力，即数字化档案证据的可采性和证明力的认可不一。但无论现行法律对此问题的态度如何，在技术不断发展的前提下，排除来自观念和传统立法上的障碍，逐步承认数字化信息的法律证据价值乃是大势所趋。
七、档案信息网络与安全
档案信息特有的原生性及其在凭证历史方面的不可替代性，也决定了对其在网络环境中存储、传输的安全性要求高于其他信息。档案信息网络的安全在总体上包括网络运行安全和网上信息安全两项基本要求，涉及硬件、软件、信息、人员、物理环境、人文环境等六个方面，贯穿网络体系的各个层次。档案信息网络安全须采取构筑立体化防护体系、依风险确定防护等级等安全防护策略。
档案信息网络的安全受到载体损害、设备故障或破坏、操作失误、程序缺陷、病毒、网上窃听与篡改、黑客攻击、技术淘汰等众多因素的威胁。保证档案信息网络的安全就是要通过各种措施克服上述种种威胁，其中在技术方面主要采取备份、信息加密、信息确认、访问控制、病毒防治、审计等措施。
（博士导师 王传宇）