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摘要：人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分，随着信息技术的不断更新与发展，信息化技术成为影响人事档案管理的重要因素。本文审视信息化技术为人事档案管理带来的各种影响，推进信息化技术在人事档案管理中的应用，促进人事档案管理效率与质量的不断提高与加强。
关键词：信息化技术；人事档案管理；影响；应用；探究
人事档案是企业员工成长最为真实与有效的记录，同时，它是对员工进行正确认识和客观评价的主要依据，通过人事档案，用人单位能够更为真实、客观的了解员工的过去、深入分析其性格特点与工作优势，进而为用人单位的人才选拔提供第一手有效资料。基于此，人事档案的管理工作极为重要，尤其是在经济、技术迅速发展的今天，用人单位的需求发生了较大改变，对人事档案的管理工作提出的更高的要求。人事档案的管理只有适应社会发展的需要，不断创新管理技术与管理方式，才能够紧跟时代步伐、发挥其最大效益，更好的为用人单位服务。
一、新时期人事档案信息化建设的意义
（1）有利于实现人事档案现代化管理当前我们正处在信息时代，信息资源的急剧增加和信息资源价值的日益显现，迫切要求加快人事档案管理的信息化建设，实现人事档案的现代化管理。为此，必须要顺应时代潮流，实现档案管理由实体化管理向信息化管理的转变，从而提高人事档案管理工作的效率。
（2）有利于实现人事档案信息资源的共享在信息化时代，信息资源作为一种重要的战略资源，已经成为经济和社会发展过程中不可缺少的一部分，因而加强对人事档案管理的信息化建设工作，有利于实现人事档案信息资源的共享，为现代化建设工作服务，从而直接或间接地促进我国经济的发展和社会的进步，加快实现中华民族伟大复兴的进程。
（3）有利于方便对人事档案信息的查阅人事档案管理信息化建设的目的简单来讲就是为了实现人事档案信息资源的数字化和电子化，即利用计算机信息技术将馆藏人事资料和纸质档案信息进行收集、整理和加工，最终实现档案信息的数字化存储，从而方便人们对人事档案信息的查阅，更好地发挥其使用价值。
（4）有利于开发和利用档案资源人事档案存在的目的和意义就是为人事工作服务，因此需要开发和建设多层次、立体化、全方位的人事档案资源管理模式，以满足当今时代对档案工作的各种需求。计算机信息技术在人事档案管理工作中的应用，产生了一种全新的人事档案管理模式，即信息化管理模式，使得档案信息资源的开发和利用效率大大增加，为经济发展和社会进步做出了更大的贡献。
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二、信息化技术在人事档案管理中的应用
（1）加强人事档案管理应用信息技术的思想
社会的信息化发展促使人们越来越重视信息的重要作用，信息化技术在人事档案管理中的应用实质就是要实现信息管理自动化系统的开发与应用，这种自动化的人事档案管理系统具有即时性、快捷性及动态性等方面的特点，它能够实现传统人事档案管理无法实现的功能，如快速的查询功能、及时的更新功能等，这就要求人事档案的管理人员必须端正态度、摆正心态，愿意接受改变、接受新的技术，如有些人事档案管理人员由于工作年限较长，不愿意改变已有的工作模式，或者因思想的固化而不能充分利用先进的信息技术，这些都不利于信息化技术在人事档案管理中的应用与推广，因此，必须要加强人事档案管理应用信息化技术的意识，促进人事档案管理人员从实际出发，立足现代信息技术的发展，综合考虑人事档案信息化管理的过程与内容，实时监控档案管理中的问题，及时寻找针对性的解决措施，增强信息化技术对于人事档案管理的积极影响。
（2）推动人事档案信息化管理的一体化进程人事档案管理的内容包括人事档案的建档、归档、转档、查询、借阅、借出、盘点及处理等方面，这些内容既相互独立，又相互影响，它们形成一体化的流程，如档案的查询是建立在建档与归档基础之上的，没有建档与归档也就无法查询相关的人事档案，同样档案的处理需要原有的档案信息作为处理的对象与基础，因此，每一个流程与环节都是相辅相成，相互促进的关系。信息化技术在人事档案管理中的应用使得档案的每一个内容与环节都实现了管理的信息化过程，管理人员可以在计算机或其他网络设备上快速的实现档案的查询、盘点、转档等方面的功能，加强人事档案信息资源安全、快捷的共享，通过计算机技术与网络技术的应用促进人事档案管理中所有业务的一体化运作，如人事档案信息的接收、存储、提取、使用、管理等方面，实现人事档案管理服务一体化的职能。
（3）促进人事档案管理中信息技术的软件开发力度
人事档案管理中信息化技术的应用需要信息化操作平台的支持，没有信息化操作平台的支持，实现人事档案管理的信息化是不可能的，这就要求人事档案的管理人员大力研发人事档案管理的信息化软件或技术，对各类操作不断进行更新与升级，从而建立起整体的人事档案管理信息系统。在人事档案管理信息系统的建立过程中，要全面考虑档案工作的实际情况，如管理系统需要具有查询、传输、维护、处理等方面的功能，这些功能能够实现人事档案管理的安全性、实用性及科学性。
（4）提高人事档案管理应用信息化技术的信息沟通
人事档案管理部门是整个企业或高校的重要组成部分，它不是独立存在的个体，而是关系到企业或高校整体部门的生存与发展，因此，人事档案管理应用信息化技术需要促进不同部门之间的沟通与交流，建立各个部门之间的协调机制，确保人事档案信息的完整性与规范性，实现人事档案信息资源的安全可靠，促进人事档案管理信息化速度的提高。
三、结语
总之，档案管理信息电子化是档案管理发展的必然趋势，但档案管理的信息化建设是一项长期、系统、复杂的工作，不仅需要档案管理人员的积极参与，还需要单位内部其他人员的积极配合。同时，档案管理人员要重视档案管理部门在信息化建设过程中存在的问题，并及时采取有针对性的加强措施，加快档案管理部门的信息化程度，更好地适应社会经济的发展需要。
参考文献：
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[2]翟丽华.加强档案信息化管理的探讨[J].科技创新与应用,2012(05).
[3]张荣珠,高峰.浅谈档案信息自动化系统的建设[J].黑龙江史志,2010(11).
论文作者:伍思颖
论文发表刊物:《文化研究》2018年第9月
论文发表时间:2018/9/29
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