加强和完善企业档案工作为企业发展和经济建设服务，本文主要内容关键词为：企业发展论文,档案论文,经济建设服务论文,工作论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着党和国家工作重点的转移和改革开放的深入，我国经济体制发生了很大变化，以公有制为主体的多种经济成份共同发展的格局初步形成，企业改革正朝着建立“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”的现代企业制度方向发展，处于改革开放新形势下的企业档案工作，如何适应企业转换经营机制，建立现代企业制度的需要，有效地服务于企业发展和经济建设，这个迫切需要研究和解决的课题，历史地摆在了档案工作者面前。
一、关于企业档案工作的发展情况和现状
企业档案工作是随着企业的建立而建立，随着企业和经济的发展而发展的。因为企业档案是企业活动的记录和凭证，是企业生产、经营、科研和发展的必备条件。企业档案工作是企业活动必不可少的环节，是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要工作。
改革开放17年来，我国的企业档案工作有了很大的发展。从1980年开始，为配合企业的恢复整顿工作，在全国范围内，开展了企业科技档案工作的恢复整顿，到1985年底，全国80%以上的国有大中型企业建立、健全了企业科技档案工作。在1986年的全国科学技术档案工作会议上，研究了企业档案工作问题。1987年国家档案局会同国家经委、国家计委联合发出了《国营企业档案管理暂行规定》。这是我国第一个关于企业档案工作的法规性文件，第一次在法规性文件中提出“企业档案”、“企业档案工作”的概念。规定了“企业文件材料的形成和归档”、“档案管理”、“档案信息开发利用”、“档案管理体制”等问题，对于规范企业档案工作，建立和健全企业档案工作起了重要的作用。同年，根据国务院关于“抓管理、上等级、全面提高企业素质”的统一部署，在全国范围内开展了企业档案管理升级活动。同时，学习、宣传、贯彻了《档案法》，提高了企业领导和职工的档案意识；加强了企业档案法规建设；促进了企业档案业务工作的规范化；锻炼了企业档案干部队伍，企业档案综合管理和整体建设得到了加强。至1991年底，全国共有国家一级档案管理企业649个，国家二级档案管理企业8191个，省级档案管理先进企业33460个。1992年，党的十四大召开，提出我国经济体制改革的目标是建立社会主义市场经济体制；1993年，党的十四届三中全会，作出了《关于建立社会主义市场经济体制若干问题的决定》，提出了转换国有企业经营机制，建立适应市场经济要求，产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学的现代企业制度，进一步促进了企业和经济的发展。到目前为止，全国现有国有工业企业10.47万个，外商投资企业20.6万个，乡镇企业2495万个。企业档案工作，由于企业领导的重视关心，各有关部门的配合和档案工作人员的努力，得到了进一步的发展，取得了较好的成绩。收集、整理了一大批档案；档案管理工作制度逐步建立；积极开发档案信息资源，为企业生产、经营、科研、企业清产核资、资产评估、企业改制、新产品设计、引进项目、技术转让、维护企业权益等活动作出了可贵的贡献，取得了明显的经济效益和社会效益。
但是就全国而论，企业档案工作发展是不平衡的，出现了不少新情况新问题。突出的问题是在相当一部分国有企业中，旧的秩序打破了，新的秩序没有完全建立起来，放松了内部管理，致使企业档案工作被削弱。企业活动中形成的文件材料难以收集归档，甚至失密或私自拿到技术市场交易；相当一部分乡镇企业、外商投资企业的档案工作不健全；破产、兼并企业管理归属流向问题，企业档案的价值与企业资产的关系等问题也突出出来。这说明，企业档案工作必须健全和加强。要建立、健全适应企业转换经营机制，建立现代企业制度的企业档案工作管理体制；要建立、健全企业档案工作规章制度，依法治档；要强化企业档案业务基础建设，逐步实现企业档案管理现代化；要加强企业档案干部队伍建设，提高企业档案干部的素质；要开发档案信息资源，做好档案资料的利用工作。
总之，企业改革对企业档案工作来说，既是机遇，也是挑战。我们要把握机遇，迎接挑战，加强和完善企业档案工作。
二、关于企业档案工作管理体制问题
这里讲的企业档案工作的管理体制，包括国家对企业档案工作的管理体制和企业本身的档案工作管理体制。国家对企业档案工作的管理体制主要是指各级档案行政管理部门和各级专业主管部门对企业档案工作的管理。企业本身的档案工作管理体制，包括企业档案工作管理原则，负责人的确定，管理机构的设置及其职责，工作人员的配备等。
在市场经济条件下，企业是一个独立的自主经营、自负盈亏、自我发展、自我约束的法人实体和市场主体，享有充分的生产经营权和独立的经济利益。因此，必须对原有的企业档案管理体制和管理方法进行改革，健全和完善适应企业改革需要的企业档案工作管理体制。
全国企业档案工作在国家档案行政管理部门的“统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导”下，实行分级和属地管理相结合的原则，也就是说，各级各类的企业档案工作，按其所属中央、省、地、市、县各级，分别接受上级档案行政管理部门和所属地档案行政管理部门的宏观管理、监督和指导，同时，接受上级主管部门的监督和指导。
各级档案行政管理部门，要认真履行党和国家以及《档案法》赋予的职能，对企业档案工作实行宏观管理，统一制度，组织协调，依法监督，为企业服务。
随着政府职能的转变和机构改革的进行，政府经济部门，有的继续作为职能部门存在，有的改为行业总会，有的改为公司，有的还将组建新的资产经营公司。但在机构改革前，各部门对企业档案工作的管理，应根据本部门的职责范围，确定其对行业系统企业档案工作管理的范围和程度。一方面，对本部门的直属企业，通过贯彻执行国家档案工作的法律、规章和方针政策，建立、健全档案工作的规章制度，进行监督和指导。另一方面，在指导本行业、系统企业加强管理工作中，列入对企业档案工作的要求，进行必要的监督和指导。
一些企业档案工作部门和企业档案工作者提出，为了弥补管理体制改变后带来的某些空缺和不习惯，便于开展企业间情况交流和问题研讨，应当建立区域性非政府的行业性企业档案工作者协会之类组织。这个意见各地可以考虑。至于成立全国性企业档案工作者协会之类组织，现在时机尚不成熟。
综上所述，当前国家对企业档案工作的管理体制为：企业档案工作在档案行政管理部门的宏观管理下，依靠现有的企业主管部门，形成档案行政管理部门与企业管理部门密切配合，分级管理与属地管理相结合的管理体制。
企业内部的档案工作管理体制，依据有关规定，应坚持“集中统一”管理和分级负责的原则。首先，企业应明确分管档案工作的领导人；把企业档案工作列入企业发展规划和计划；制定和完善本企业的档案工作规章制度；确定负责档案工作的职能部门，配备适应的档案工作人员，管理本企业的档案和档案工作。其次，企业内部机构和所属单位也应建立档案工作机制，管理自己的档案工作和档案。
企业内档案工作的“集中统一”，即档案工作的统一领导，统一制度，统一管理企业的全部档案。一个企业的全部档案实行集中统一管理，便于保持档案之间的联系，发挥其整体优势，便于保管和全企业的利用。这种集中统一，强调的是在总体上制度上管住，档案目录、信息的集中和档案的相对集中，并不等于企业全部档案都保管在一处库房里，可以在统一领导，统一制度下，分级负责，分库保存档案实体。前提条件是两个，一是便于保管，二是便于利用，两者缺一不可。
企业内部和所属机构档案工作组织形式、机构设置，要以有利于企业档案工作适应企业发展需要，更好地为企业服务为目的，自主决定。
根据调查，在大型企业和企业集团中企业档案工作机构有二种类型：一种是企业负责人直接领导的独立的职能部门。这里又有两种情况，一是设立档案处与档案馆合一的档案机构；二是实行档案、资料、图书、情报、信息一体化的档案信息中心或企业档案馆。另一种是企业明确分管领导人，档案部门归口于企业厂长（经理）办公室或企业技术职能部门或企业管理职能部门管理。在中小型企业，大部分属第二种类型。介绍这些做法，供企业参考，不强求一致。总之，我们希望企业通过健全完善档案工作管理体制包括具体组织形式、机构设置等，行使企业档案工作的基本职能，完成企业档案工作的基本任务，使企业档案工作能够适应企业生产经营等企业活动的需要。
三、关于企业档案工作目标管理问题
为了提高企业档案工作的整体素质和水平，更好地为企业服务，国家档案局制订了“企业档案工作目标”，拟在全国开展企业档案工作目标管理活动。
企业档案工作目标是依据国家有关的行政法规和技术标准规范，按照企业对档案工作的基本要求，将企业档案工作的各个方面和各环节分解、量化而成。它是国家对企业档案工作的基本要求。各级各类、各种所有制企业都要按照“企业档案工作目标”开展企业档案工作，并对照“企业档案工作目标”看着自己企业档案工作水平如何，缺什么，补什么，逐步创造条件，全面实现目标。这样，既有利于提高企业档案工作水平，又有利于强化企业自身的有序管理和基础工作。
企业档案工作目标管理活动，采取分级指导，抓好重点的办法。各级档案行政管理部门、专业主管部门，按其职责范围分头负责组织，重点是抓好国有大中型企业和那些积极性高，经济效益好，管理水平高的企业，以带动整个企业档案工作目标管理活动。同时抓好先进典型，总结、宣传他们的经验；对那些档案管理工作问题突出的企业进行重点指导和帮助。
通过目标管理活动，把国家对企业档案工作的宏观管理与企业对档案工作的微观管理相结合，把一个企业的档案工作与整个企业档案工作统一目标下的平等竞争相结合，促使企业档案工作整体水平的提高，更好地为企业服务。
四、关于建设企业档案馆问题
企业建立档案馆，自1960年出现第一个企业档案馆至今，已有30多年的历史。近些年有了较快的发展。到1993年底已有企业档案馆221个。企业档案馆数量的增加是我国企业档案工作以至我国档案事业发展的一个标志。但也出现了一些问题，一些该建馆的企业没有建馆，一些不具备建馆条件或不应建馆的企业又建立了档案馆。因此，需要从建馆的条件和标准等方面进行调控和引导，鼓励具备条件的企业建立档案馆，控制那些不具备条件的企业建馆。
一九八七年国家档案局、国家经委、国家计委印发的《国营企业档案管理暂行规定》第二十三条规定：“有条件的大型企业要建立企业档案馆或企业档案资料信息中心。”一九九二年经国务院批准，国家档案局发布的《全国档案馆设置原则和布局方案》中对企业建立档案馆又作出了规定：“按国家统一标准确定的大型企业和部分建立时间长的中型企业，根据实际需要，经企业领导批准，报同级档案行政管理部门备案，可以成立企业档案馆，收集管理本企业及其所属单位形成的档案”。这些规定，对企业建馆起了指导、规范作用，一批企业档案馆就是按照这些规定建成的。但是，这两个文件没有对企业建馆的条件，企业档案馆的标准以及性质、职责等作出相应的规定。随着企业改革的深化，特别是党的十四届三中全会作出关于建立社会主义市场经济体制若干问题的决定之后，一方面各类企业迅速建立和发展，企业所有制成份多元化；另一方面，企业转换经营机制，成为法人实体和市场主体，自主经营。在这样的情况下，对企业建馆问题作出一些新的规定是完全必要的。同时，随着市场经济的逐步建立和企业、社会对信息的广泛需求，企业内部档案信息管理的单一性和分散的状况，已不能适应企业生产、经营、科研等企业活动的需要，特别是大型企业，档案数量大，而且越来越多，建立档案馆，实行统一管理，有利于确保档案的安全和提供更为广泛的有用的信息。所以，在企业建立档案馆或总档案室，集中保管自己形成的档案势在必行。可以预料，企业档案馆会出现一个发展时期。
企业档案馆是企业内部机构的组成部分，是否建馆应由企业自主决定，但为了做好引导工作，我们提出以下意见，供大家考虑。一是企业档案馆的职能在没有建立企业档案行政管理机构的情况下，可以具有双重职能：既是本企业档案工作管理机构，又是本企业档案管理机构。
二是具备什么条件的企业才能建立档案馆？现在还很难作出科学的定论，需要时间观察、实践和研究。根据过去的有关规定和现在的具体情况，我们考虑，以下企业建立档案馆是适宜的。一是按国家统一标准确定的大型企业和企业集团，特别是那些资本密集、技术密集、生产过程联系紧密、对专业化分工协作和规模经济要求较高的企业，以及特殊行业、国家垄断性行业的大型企业。二是企业内部职能部门较多（比如15个以上），下属单位较多（比如20个左右），有接收下属单位档案任务的企业。三是企业建立的时间长（比如25年以上），形成的档案资料数量在三万卷（册）以上。符合以上任何一条的企业都可以创造条件建立档案馆。
三是企业档案馆的标准：1、成为管理企业全部档案资料的基地，并接收所属单位的档案；2、馆库建筑基本符合《档案馆建筑设计规范》，库房面积能满足档案存储的需要；3、保管设备和技术手段比较现代化，有利于确保档案的安全和有效的开发利用；4、档案工作人员数量适应需要，素质较高，结构合理。
为了推动企业建馆的健康发展，我们考虑，按照建馆的条件和标准，及分级管理的原则，建立企业档案馆建馆登记备案制度，凡经企业批准建立并符合建馆条件和企业档案馆标准的档案馆，按照管理关系分中央和地方两级到档案行政管理部门登记备案。国家计划单列企业、企业集团，由国家档案局直接登记备案，或委托给所在省、自治区、直辖市或副省级市档案行政管理部门登记备案；其余企业按管理关系分别到省、自治区、直辖市或副省级市档案行政管理部门登记备案，然后每年两次向国家档案局转报。对不符合条件和标准的不予登记。已经建立的企业档案馆，向同级档案行政管理部门登记、备案，再转报国家档案局。国家档案局对所有企业档案馆进行统一登记编号，列入全国档案馆网，形成网络体系，在保障企业知识产权和商业秘密的情况下，开展馆际间的档案资料信息交流，资源共享。
企业档案馆建设，关系到整个档案馆网布局。1992年国家档案局印发的《全国档案馆设置原则和布局方案》将作修改。如果以上意见同新的馆网布局方案有矛盾，以新的馆网布局方案为准。
五、做好档案业务基础工作，开发档案信息资源，积极为企业提供利用
前面讲到的“关于开展企业档案工作目标管理问题”，已经讲到了这个问题。这里主要是从如何做好档案业务基础工作和开发利用档案信息资源工作讲一些意见。档案业务基础工作和开发利用工作做好了，为企业发展和经济建设服务才有好的物质条件和可能性。
业务基础工作，主要是指档案的收集、整理和保管等工作。一定要健全立卷归档制度，及时地把应该归档的文件材料收集归档。同时注意归档文件材料的完整、准确、系统；已经归档的档案材料要及时整理、编目、上架；有的应及时著录，输入计算机；要注意做好鉴定工作，确定档案材料的保管期限、密级；做好保管工作，确保档案材料的安全与保密。
要做好上述工作，档案工作人员对企业各种文件材料的形成、积累和归档工作以及图纸的更改、补充工作，要进行检查；参与产品定型、工程验收、设备开箱、科研成果鉴定等活动，并对企业所属单位的档案工作进行监督、检查和指导，保障各个环节的工作按制度要求和规范进行。
开发利用工作，主要是通过编制各种检索工具、馆室藏介绍指南等，熟悉馆室藏，揭示馆室藏，介绍、宣传馆室藏，更好地为利用者服务。
企业档案利用工作要注重于改善企业经营管理，促进技术进步，产品更新换代，提高产品质量，增加经济效益等方面的服务。另外，从企业进入市场后遇到的新情况出发，特别是重视维护企业合法权益、保护企业知识产权、商业秘密等。在国家开展的企业普查、产权登记、清产核资、财务、物价、税收检查、审计检查和企业遇到的法律事务，以及企业改制进行资产评估等工作活动时，企业档案部门一方面要提供准确、完整的档案资料为企业完成上述工作服务。另一方面，要将上述活动中形成的档案资料收集、保管好，充实到企业档案中来。同时注意处理好档案提供利用与保密的关系，做好企业保密工作。
档案信息开发和提供利用工作形式要多样化，既要继承一些好的传统做法，又要适应市场经济形势。一些科技档案信息，在不违背保密、专利权、著作权规定的情况下，在不损害企业利益的情况下，可以进行技术交流，互通信息取长补短，使之转化为生产力，使档案信息资源得到更为广泛的利用。
在档案信息资源开发利用过程中，要注意为企业领导及决策层、生产经营环节等部门做好服务工作，及时、准确地提供所需的档案信息。
为企业发展服务是企业档案工作的最直接和最终的目的。收集、积累档案是一种服务，确保档案的安全、最大限度地延长档案的寿命也是一种服务，开发档案信息资料，为企业提供利用更是一种服务。我们一定要把这些工作做好。
六、关于几个具体业务问题
在经济体制改革与企业改革中，企业档案工作面临着一些值得研究的业务问题。
1、企业档案与企业资产的关系问题。
企业档案是企业有形资产的依据和证明。无形资产，包括专利权、非专利技术、商标权、著作权、土地使用权、商誉等，更是以档案资料证明其权利主体和价值量的。同时，企业档案本身就是一种无形资产。因此说，企业档案是有价值的，是企业资产价值的组成部分。
不少同志认为企业档案是企业单独的一种资产，应该单独评估计价。这是有道理的。现在的问题是如何评估、标准是什么？还需要研究。
2、兼并、破产等企业档案的归属流向问题。
兼并或转让企业的档案，原则上要保持原来全宗的整体性，被兼并被转让企业向兼并、接受转让企业移交全部档案。被兼并被转让企业取消法人资格的，由兼并、接受转让企业档案部门统一接收，统一管理，单独保存；被兼并、被转让企业保留法人资格的，企业档案可由被兼并被转让企业负责继续管理和保存，兼并、接受转让的企业可以使用。其档案的所有权问题，原则上按原来企业的所有制形式处理，或其他有关规定处理。
依法实行破产的企业，其档案资料处理，应纳入破产清算程序之中，属产权范畴的档案原则上随所有者的转移而转移外，其他档案可视原来的管理体制、所有制等具体情况向当地有关专业主管部门或国家综合档案馆移交，或依据有关规定作其他处理。
企业改组为有限责任公司、股份有限公司的，其改组前后形成的档案，仍可作为一个全宗对待，但改组前后的档案应分别组成保管单位。
企业改组为集团公司的，原来全宗原则上不变。核心企业或紧密层企业，作为独立法人的，可作为独立全宗；不具备法人资格的，可作为集团公司全宗的一个部分；半紧密层、松散型企业仍作为独立全宗，自己保管。
企业引进外资嫁接改造，成为合资（合作）有限公司的，其档案应构成新的全宗，其原来的档案作为独立全宗可委托合资（合作）企业的中方保存，或移交属地有关专业档案馆或综合档案馆。其中，基建、设备档案可随固定资产移交给隶属的合资（合作）企业；产品、科研成果档案可作为知识产权按有关规定办理。分厂、车间合资（合作）的，可另立全宗，合资（合作）前的档案属原企业，合资（合作）期满，终止合同，其档案由中方保存。
承包、租赁的企业，在承包租赁期间形成的档案，由承包者负责管理；承包租赁期满，其档案可移交给原企业档案部门，也可双方商定作其他处理。
国有或集体的企业被拍卖，其档案移交原则上应按其领导管理体制和企业的产权性质，妥善处理。科研、基建、设备、生产工艺等档案资料，必须随企业走的，可转让给买方；组织领导、人事以及经营管理等方面不必随企业走的档案资料，可移交原上级主管部门或作其他处理。
企业在改制、改造、改组过程中，其档案不论作何种处理，都必须确保档案的安全、保密，不得散失、损毁和非法据为己有。
3、企业集团和股份制企业档案工作的管理问题。
从调查的情况看，企业集团的档案工作在坚持集中统一管理原则下，可实行“母体”代管制，即由母体公司代集团行使档案工作管理职能，对紧密层企业档案工作负有监督、指导责任；在档案管理上，可实行分层次的综合管理，“母体”公司负责保管集团公司的档案，其他企业各自保管本企业的档案。
股份制企业亦可实行上述办法。即：母体企业对其全资企业档案工作负有监督指导责任，对其控股企业、参股企业档案工作按其控股、参股情况进行必要的监督指导，对其联营企业档案工作按合同要求办理。在档案管理上，实行分层次的综合管理，母体企业负责保管股份公司的档案，其他企业各自保管本企业的档案。
企业档案工作面临的新情况、新问题较多，任重而道远。通过健全管理体制，实行企业档案工作目标管理，搞好企业档案馆建设，做好档案业务基础工作和开发利用工作，以及处理好改革中出现的问题，企业档案工作一定能够提高到一个新的水平。当然，在健全和发展企业档案工作过程中，还会遇到许多困难。各级领导特别是企业的领导同志，要高度重视和加强企业档案工作；充分认识到，加强企业管理，实现转换经营机制的目标，以及建立现代企业制度，都离不开企业档案工作。要把企业档案工作列入企业工作计划，明确领导人，健全制度，建设好档案干部队伍，解决诸如库房、设备、经费等具体问题，使企业档案工作成为企业管理机制中的有机组成部分，并充分发挥它的作用，更好地为企业发展和经济建设服务。
（此文系刘国能同志于7月21日在《全国企业档案工作会议》上的报告摘要）
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