摘要：办公室文书档案管理工作非常重要。信息时代的到来，人们对办公室文书档案管理工作的高要求促进了该工作的进步。办公室文书档案管理工作的市场竞争越来越激烈，工作人员的挑战越来越大。激烈的市场竞争自动保存了先进的管理工作技术和优秀的工作人员。办公室管理需要技术人员时刻保持紧张的工作状态，对工作人员的管理也要加强，保证办公室文档管理工作流程的透明化可控性。
关键词：信息时代；办公室文书档案；管理；改革；创新
引言
信息化背景下办公室文书档案管理的改革和创新发展是十分必要的，信息技术在文书档案管理中的应用，有利于提高办公室文书档案管理的工作效率，有利于企业的进一步发展。
1文书档案管理的特点
1.1重点在于收集和保存资料
文书档案管理的重点是收集和保存资料。一般情况下，文书档案记录管理中发生的事务及其过程、人事关系变动、企业物资合同管理等事项。文书档案主要以纸质或者其他形式为记录载体，通过分门别类，将其存放于专门的地方。文书档案管理的负责人应当细致地对文书进行收集、管理、编目编册，并加以完整保存。
1.2文书档案的载体具有多样性
文书档案是对企业运营发展过程的真实写照，涉及企业管理的方方面面，包括行政管理、生产技术管理、党群工作、经营管理等一系列管理内容。鉴于文书档案管理对象的多样性，文书档案的存放载体也应当具有多样性，可以合同纸质载体为主，也可以录音录像电子载体为主要形式。
2办公室文书档案管理中的问题
2.1制度不够完善
办公室文书档案文件，一般是放在档案室中，相关的办公室工作人员由于工作繁忙无法及时将办公室文件归类存放，这使得办公室文书档案文件的查找比较麻烦和繁琐。由于办公室文件存放和归类的工作比较单一和简单，一般的企业和机构不会专门设置归类存放文件的相关工作人员。各个工作部门都由本部门的人员去放置办公室档案文件，放置文件的时间没有记录，所以一旦出现问题，无法确定错误文件的放置人员，办公室的工作因此会受到障碍。办公室档案管理工作没有得到相对应的重视，档案管理的制度也不够完善，工作的透明度也不高，造成管理上的麻烦。另一方面，办公室放文件的存放和使用相当的频繁，档案室文件过于频繁的出入让办公室工作人员忽略了档案文件管理的重要性。
2.2工作人员不够专业
办公室文书档案管理工作的审核制度不同导致相关工作人员的素质水平也不同，因此在文书档案管理工作方面，工作人员专业性就不高。一部分工作人员的技能和经验不足，工作的基本素养需要加强。工作人员的专业性不足影响办公室文书档案管理工作的质量，办公室档案文件的放置比较分散和混乱，之后的使用和管理困难程度就增高了。另外，具有比较高专业素质的工作人员责任心不够强，办公室档案文件等存放和使用没有明确的记录，也会影响办公室文书档案管理工作。工作人员专业程度不到位，资料和文件的保存也会受到影响。比如文件放置之后，长时间得不到使用和查阅，档案室的环境可能会损害文件和资料，从而在更大程度上给办公司管理工作造成损失。
2.3认知不足
档案和资料的作用是互相补充的，其中任何一方面的损失，都会给另一方面带来影响。所以档案和文件都需要得到足够的认知和重视。但是企业和机构会把文件和资料分开来存放，这阻碍了文件和资料之间的联系，也就影响了他们之间的互补作用。相关的工作人员在工作中暂时无法认识到文件和资料之间的相互作用，对文件和资料的管理，重视程度也就不够。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆相关工作人员在管理工作上花的时间和精力比较少，文件和资料的管理又是一份复杂的工作，没有足够的投入，这份工作效果就比较低，反馈给公司的成果就比较少。最重要的是，文件和资料分开管理会降低办公室文书档案管理工作的进度和效率。档案管理部门文件和资料的管理不统一，也会影响管理工作的效率。
3信息化背景下文书档案管理的改革创新
3.1提高对文书档案管理信息化发展的认识
要推进办公室文书档案管理的信息化发展，就要提高文书档案管理工作人员对信息化管理的认识，使他们对文书档案管理信息化管理的看法及时更新。现代社会是信息化、智能化的社会，各行各业的发展都离不开信息技术的支持，因此企业必须重视文书档案管理人员对信息化发展的认识，可以适当增加对其培训，让他们了解信息技术在办公室文书档案管理工作中的优势，改变他们的认识，进而提高办公室文书档案信息化管理，有利于提升办公室文书档案管理的工作效率。
3.2重视文书档案管理基础设施的完善
要促进文书档案管理工作中信息化程度的提高，企业要重视文书档案管理基础设施的不断发展完善。不同的企业在办公室文书档案管理的制度制定方面存在一定差异，对文书档案的管理和规划也有不同之处。但是完善文书档案管理的信息化基础设施，为办公室文书档案管理的信息化发展提供物质支持势必是所有企业的共同目标，因此企业要重视文书档案信息化管理规章制度的不断发展完善，重视文书档案管理的基础设施建设。
3.3提高文书档案信息化管理的安全性
办公室文书档案管理工作的安全性是企业管理工作的重中之重，文书档案的信息化管理要注重信息安全性的提高，确保文书档案管理信息化发展是安全的，这就需要企业重视科学信息平台的打造，重视文书档案信息化管理技术水平的提高。科学化信息管理平台的构建，直接影响到办公室文书档案管理的安全性，它关系到文书档案管理的科学化及机密性，因此对文书档案管理的信息化发展，数字资料平台的构建，要特别关注其安全性。对文书档案的数字化管理，要确保其储存条件是安全有效的，在文书档案存入电子档案资料库时，要保证其资料的完整性。此外，办公室文书档案的管理要重视保密系统的建设，人们日常查阅和利用也要保证其保密性及便捷性。
3.4改革办公室档案管理方法
在文书档案管理工作中，工作人员的分工要详细，责任要有明确的责任人。文件在产生之后，从保管到储存，再到使用，都需要有相对应的工作人员来负责。办公室内外部的工作领域要有相对应的工作辅助，以此保证管理工作的顺利。在各种工作得到保证，办公室文书档案管理过程就会比较顺利。在管理工作中出现问题时，公司要及时请相关的技术人员进行分析和解决。办公室文书档案管理过程中，档案文件没有明确的记录。文件的丢失，损坏对相关工作人员和公司的信息保密都会造成巨大的损失，公司整体的工作也无法顺利进行。公司文书管理方式就需要改变。办公室管理规范化，为以后的各项工作都打下了良好的基础。
结束语
伴随着信息技术在人们生产生活中的应用，人们的日常生活更加便捷。将现代信息技术应用于办公室文书档案工作中，不仅大大提高了办公室文书档案管理工作效益，也有利于推进企业的信息化管理和发展。而传统的办公室文书档案管理工作，存在一定的局限性，有的甚至和现代社会的需求相去甚远。长此以往，会制约企业的发展进步。所以，我们要重视计算机技术和现代信息技术在办公室文书档案管理工作中的应用。
参考文献
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[4]卢伟.信息时代办公室档案管理工作的创新[J].办公室业务,2018(02):101.
论文作者:宋杰
论文发表刊物:《知识-力量》2019年11月50期
论文发表时间:2019/11/12
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