灰色文献控制观，本文主要内容关键词为：文献论文,灰色论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1灰色文献的含义灰色文献属于按出版形式分类的一种文献情报源，与其并列的概念只有公开正式出版物及保密资料情报源。与其它分类标准类分下的文献形式实际上是交叉关系，如灰色文献中也有专著、期刊，也有缩微品、视听资料、机读资料以及在线资源等。因而将灰色文献与这些类分并列是不妥当的。
灰色文献的含义目前没有一致的说法，这源于其内容的界定有困难。灰色本身意味着概念过渡性质，也就是说它不是一个经典集，而是一个模糊集。一般认为其过渡性存在于公开正式出版物(白色)以及保密资料(黑色)两个集合之间，这是一种说法。
笔者认为，灰色文献是产生于正式文献交流渠道与非文献交流渠道之间的情报形式，这两种渠道因文献受控与非受控特性来确定其白黑分属。正式与非正式交流各有利弊，即控制本身具有僵化一面。在技术条件提高的情况下，灰色文献作为一种调合才产生。灰色文献已经具备文献受控形式，但又不如正式出版物那样完全处于受控状态，因而具备受控边缘的灰色性。保密资料从纯控制角度属受控情报源，从社会公众利用控制角度属控外情报源，因而不属于灰色文献。
控制观的灰色文献与传统上各种界定完全相同，即灰色文献的包容类型丝毫不变。笔者仍然认为，灰色文献一般为已经形成文献(无论是什么形式和载体)，但又不属于正式出版物，或虽属正式出版物，但不公开发行的那一部分非秘密情报源。根据这一界定，灰色文献主要包括：内部报告(含政府报告、科技报告、研究咨询报告、调查报告、统计报告、团体情况通报等)、内部报刊、会议资料、学位论文、手稿、小报、产品资料及广告、内部档案与文件、具有社会意义的私人信件等。
2灰色文献的特点
2.1 受控的边缘性是其根本属性。它不像非正式交流渠道如口头情报源那样基本处于失控状态，具备了基本的受控因素。因而图书情报系统对灰色文献的开始关注，标志其社会信息控制能力的扩张，同时也隐含着它将进一步对非正式交流渠道的施控。
2.2 内容特征的灰色过渡性。由于其介于正式交流渠道与非正式交流渠道之间，与白色文献相比，它具有新颖性、灵活性、针对性、不成熟性、不稳定性等非正式渠道的特性。与黑色情报源相比，其内容又具有理性、易控的文献属性。
2.3 文献形式的灰色性。即形式的复杂性、多样性以及相对不规范性，但又比人际、组织口头传播规范。
2.4 流通渠道的灰色性。从社会信息控制系统来看，灰色文献相对不易获取。但与黑色情报源相比，又相对容易获取。
2.5 交流周期的灰色性。相对于受控情报源，其交流速度相对较快，其情报价值一般衰减迅速。相对于非正式情报交流，速度又相对较慢。
2.6 版权保护的灰色性。一方面受版权保护，另一方面由于其受控边缘性，存在侵权及被侵权的趋向。
3灰色文献的社会功用
3.1 联系桥梁。由于灰色文献的中间过渡性，它首先起到联系正式和非正式交流渠道的作用(本文在此界定的正式交流渠道包含正式出版发行及报刊等大众传播系统以及公共档案系统，笔者不认为图书馆系统属交流中介，而是社会信息调控工具)。例如学术会议、展览会等属非正式交流渠道，它们产生的会议资料、产品资料等反映其受控意向。灰色文献因此也成为社会信息控制系统对非正式交流渠道的重要控制工具。
3.2 调和机制。灰色文献的产生源于对正式和非正式交流渠道两种极端形式各自弊端的调和行为，兼有两个极端的长处和不足，是一种社会信息交流的润滑机制。这是它产生的根源。
3.3 情报价值。对情报用户而言，由于其内容、形式及周期的独特特征而具有极高的情报价值，特别是它具有正式文献所不具备的非正式交流渠道的属性。
3.4 施控与失控。灰色文献一方面起到了对非正式交流渠道的社会控制强化功能，但另一方面，由于其采用了受控边缘的文献形式，从文献系统来看，加剧了社会信息的无序状态。在网络环境中，还可预料灰色文献将出现的恶性膨胀。这有赖于图情系统控制能力的进一步扩张。
4灰色文献的利用
利用的关键在于社会对其施控。这种图情系统的信息控制与大众传媒为主体的文献施控是两个概念。控制包含三大原则：(1)控制目的不是消灭其灰色属性，而应保留其相对正式出版物的独特优势。(2)控制的深化是一个长期逐步的过程。(3)控制是主动行为。
4.1 灰色文献生产控制。主要依据国家法令标准，以控制其形式为主，是特别需要稳妥以不伤害其灵活快速等特性的控制部分。目前主要着眼点在于学位论文、政府报告、内部刊物、会议录、内部档案等部分的标准化。图情控制系统有意识记录社会信息的活动产生的灰色文献亦属此列。
4.2 收集与书目控制。这一任务主要由各类图书馆及现有情报机构、档案系统组成的社会信息控制系统共同完成。各具体图书馆承担灰色文献收集分工。分工原则以产生地为主，接收地为辅，如高校及科研系统负责本单位产生的学位论文、会议资料、科技档案、内部刊物等文献的记录与收集，而公共图书馆及情报所负责产生于本地的社会性灰色文献。国家立法保障大部分灰色文献的无偿呈缴，收集单位有义务对灰色文献加工、资源维护及书目数据的全国汇总与联合目录的编制。
4.3 资源系统维护。(1)由于灰色文献形式的多样性，加工标引深度至少应达到单元文献级次，并尽可能实行各类型集成检索。(2)由于灰色文献从非正式交流渠道向受控的正式渠道的过渡性，应加快控制反应速度，并在一定时候对其进行分流，或沉淀，或转白，或剔除，保持系统最大限度的动态与轻灵，同时也因此应与正式出版物系统保持独立。
4.4 用户利用。关键是建立起一个全国性灰色资源共建共享系统。目前有赖于下列措施：(1)全国书目共享；(2)加快计算机网络化速度与灰色文献全文数字化；(3)一方面强化灰色文献的揭示程度，另一方面提高用户灰色文献利用意识。
4.5 版权保护。书目控制系统应包含信息生产者对文献利用限制级次与方向的字段，收集单位必须遵守。另一方面处于书目控制下的灰色文献的其它知识产权国家依法予以保护，并优先于书目控制外的灰色文献。
4.6 国际交流。根据具体情况，强化国际灰色文献情报交换不同控制级别的区别管理。涉及国家安全利益的应阻止交流，反之应尽可能促进其对等交换。
4.7 理论研究。目前重点应放在两方面：①控制中的机构协调；②具体的灰色文献书目控制程式与标准化，如类型研究，不同形式文献的集成管理等。理论能指导实践的关键是理论的可操作性。