基层单位文档管理工作现状及其发展态势
张林旺
当前，中国特色社会主义已经进入新时代，基层单位文书档案管理工作，作为单位不可或缺的一项基础性的工作，其重要性更加凸显。然而，目前仍有一些单位对此项工作的重要性认识不足，忽视该项工作对单位全面建设和发展的基本作用，甚至有人认为是可有可无的，致使在文书档案管理方面存在诸多问题。上述问题如果不能得到重视和有效解决，必将制约和影响单位自身当前及长远发展。因此，必须站在全面依法治国的高度，从单位改革发展稳定大局出发，提高站位，并见诸行动，通过采取行之有效的手段和措施持续加以改善，使得文档管理工作整体上台阶、上水平，为新时代单位的高质量健康发展发挥更好的作用。
一、基层单位文档管理现状
（一）文书档案管理的基础普遍较为薄弱
多年来，各单位文书管理均处于封闭式的管理状态，档案管理基本停留在保管的层面，且以不丢失为基本原则。加之，不同时期对档案的质量要求各异，档案的整理规则也不够统一，对档案建设方面的投入不够，档案管理人员素质参差不齐，造成了档案管理基础整体上较差的局面。
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（二）单位领导对档案管理重视不够
不少单位领导认为，管理工作不能给单位带来直接的经济效益，对档案工作重要性的认识存在不足，对其技术含量的认识不够，在档案管理人员配备上往往把关不严，降低选人用人标准，存在一定的随意性，忽视对档案管理人员的培训和继续教育，造成档案管理人员整体素质偏低，必备的档案管理专业知识和技能不足。另一方面，对档案必要设施的投入不够，也制约了档案管理整体水平的提高。同时，有的职能部门在收集档案的过程中，从方便本部门利用考虑，没有把属于归档范围的文书材料完整及时地交档案室统一归档。作为档案人员，对此类情况比较难以把控，往往导致某些材料甚至重要材料的人为流失，造成不可挽回的损失。在档案借阅方面，存在过期不还，催还未果等现象，档案部门由于缺乏制度约束等客观原因，没有或未能兑现相应的处罚措施，这样就直接影响了档案的利用工作。
（三）文书工作与文书档案工作衔接方面存在“盲区”
在实际工作中，文书与档案的管理实行分块管理，没有形成科学合理的工作流程，不可避免的造成了文书工作与档案工作衔接方面出现了许多脱节的现象，一些文书人员档案意识不强，加之档案管理人员对他们的监督指导作用不到位，时常出现收集范围不明确、收集工作不及时、用纸不规范、附件不规范、文种使用不当、办事程序不规范、原稿不齐全、编号不规范等问题。实践证明，文书处理文件工作质量的高低事关文书档案工作的质量、进度以及档案的有效利用，直接或间接地影响文件鉴定价值和文件之间的有机联系，不容忽视。
（四）职能部门协调不畅，存在“梗阻”现象，一定程度阻碍了文档管理工作
各单位要从源头抓起，把好文件形成的质量管理关口，档案工作的优良程度，对下一步档案管理工作的开展具有重要的影响，文书形成是否规范、文书质量的高低决定着档案管理工作能否有效开展。所以，必须要下功夫处理好文书工作和档案管理工作的衔接问题，使其相互协调，先后呼应，有效推进文书和方案管理工作的一体化进程。另一方面，要注重所用材料的质量，要根据标准对纸张大小、文字格式、批文等进行规范化的处理，对于收发的资料数据，要加以详细的记载，避免错误或疏漏的出现。发现文件错误要及时纠正，发现文件缺少要及时补充，这样才能够保证文书档案管理工作的有序进行，确保材料的质量和完整程度。
二、文书档案管理工作的改进措施及发展态势
鉴于文书档案的管理工作中所存在诸多方面的问题，要有针对性地这些问题进行分析并求得有效改进，努力促进文书档案管理工作的完善，并对基层单位文书档案管理工作未来的发展态势进行展望。
利用超宽带技术得到各个频率散射参数的集合，称为散射参数曲线.由图2可以发现，经预处理后不同曲线之间存在较大差异.
（一）转变观念，加强领导，提高站位，增强档案意识
改进文书档案管理工作，需要各单位进一步建立健全并完善档案管理专业流程和制度，对各职能部门和档案管理人员提出明确而具体的要求，实行刚性约束管理方式，将此工作的优劣列入各职能部门考核内容之一。同时，制订档案专业管理人员的业务考核及奖惩办法，鼓励大家秉承职业精神，不断激发同志们的工作热情和主观能动性，专业上履职尽责，精益求精，不断提高管理质量和效率，全力以赴做好工作，有效提升档案利用率。与此同时，各单位要创造条件，适应信息化时代的新要求，注重对先进电子技术的引入和学习应用，努力推进档案管理数据化，为单位整体的信息化建设添砖加瓦。
增强档案意识，强化对档案工作的管理。改进工作要先从正确观念入手，只有认识到位，提高对文书档案管理工作的重视程度，真正把这项工作作为单位全面发展中不可或缺的一项工作，才能在实践活动中用正确的心态去处理遇到的问题，并实施更加有效的管理。作为单位的决策层，需要站到全面依法治国的高度，认真学习并贯彻落实《档案法》等相关法规制度，从法律法规的层面，正确认识档案管理工作在单位发展中的基础性作用，避免只看重眼前的利益，而忽视长远和潜在的效益。比如，原始实物资料档案等，作为一种特殊的重要资源，非常珍贵，它们在单位发展的各个时期对维护单位、职工以及患者自身合法权益，保证单位改革发展稳定的局面，具有不可替代的重要作用。
（二）着力做好文书工作与档案工作之间的衔接
相关部门之间的通力配合，对于文书档案工作至关重要。以归档工作为例，需要从各部门收集的有查考价值的文件资料进行统一整理保管，但少数部门为了本部门工作的便利或以忙于其他工作为借口，不情愿将需上交的文件资料交给档案室统一保管，长此以往，必将陷入应归不能归、应收不能收的恶性循环当中，如果造成重要文件的丢失，其后果不堪设想，这样，必将直接制约档案工作的正常开展，影响档案职能的发挥。
（三）全面提升专业人员的综合素质和能力
在专业管理人员的选配上，要坚持专业标准，尽力地挑选在文档管理上具有一定经验的人员。新到岗的同志，单位要组织对其进行专门的专业培训，并指定专业人员进行带教，使从业人员对文件档案的管理工作有比较全面的了解。同时，要树立正确的价值导向，重视专业人员的继续教育，不断更新其专业知识，培养员工的专业素质。因为正确的管理态度、积极乐观的心态、以及较高的从业热情，培养并不断增强大家的职业成就感，是致力长期从事这项工作的重要环节。
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善于借鉴不同单位或行业成熟的方式方法，将成功的管理经验同本单位实际相结合，最大限度地调动和发挥专业人员的专业潜能，凝心聚力，满足其合理的需求，使他们安心从事甚至终身致力于该项岗位工作，以实际行动全心全意为单位的建设和发展助力。
（作者单位：河北省荣军医院）
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