上海中建东孚物业管理有限公司 上海 201206
摘要：随着信息技术的不断发展，物业管理逐渐由传统的手工管理模式向计算机管理模式转变，极大地提高了物业管理水平。信息处理的速度也为物业管理企业创造了更为理想的经济效益和社会效益。本文就物业管理信息系统的设计与实现进行了深入研究。
关键词：物业管理；信息系统；设计
前言
随着信息化时代日益发展的业务和管理需求，物业项目的运行日渐规范。为了适应时代和现代管理的需求，应充分利用现代化的信息处理技术和科学的管理手段，实现物业管理的系统化、规范化和集团化管理。随着物业规模的扩大和管理项目的增多，管理地域分散，传统的人工或计算机管理方法存在信息滞后、数据容量较小、安全性和可靠性差、信息共享困难等问题。随着IT技术的迅猛发展，客户对信息化软件的功能需求越来越多，关系和算法越来越复杂，用户要求操作界面更加便、美观。
1物业服务行业现状
物业服务行业的发展，经历了从无到有的起步，之后进入了一个迅速发展的时期，然后再到平稳和理性的阶段。总体来看，综合管理体制还不够健全，在实际问题的处理中，执法能力也显得较弱。在城市管理工作中，物业管理有着十分重要的地位和作用，而政府对其重要性却认识不足，在诸多方面存在着一定的忽略。尚未形成相对完善的业主自律机制，在司法实践方面，也存在着一定的滞后性现象。由于公众普遍缺乏相关的意识，容易产生物业服务企业与业主关系的错误定位，进而增加了物业管理的难度。物业管理有着自身的特殊性，而体制与机制的不完善，是由深层次的原因所引发的，导致物业服务行业存在着诸多问题。一方面是服务成本的刚性增长，另一方面是服务价格缺乏弹性，由此引发了一系列的矛盾。随着市场竞争的逐步放开，而市场力量却显示公平。优质服务的供应往往是有限的，但服务的需求却在日益增长。就其发展的趋势而言，对于物业管理市场的监管应当做到指导和监督并重，兼顾供求关系和服务成本，对于行业的发展规模予以适度控制，充分发挥人力资源的作用，营造公平竞争的市场环境。
2物业管理信息系统的作用
2.1良好的可视性与可控性
物业管理信息化有助于建立规范、合理的业务流程，明确不同岗位的责任，保障相关业务高效的开展，尽可能地规避管理上的不足以及人为因素的不利影响，使企业拥有更为理想的运营效率，最终帮助企业在日趋激烈的市场竞争中占据主动地位。
2.2支持全方位的快速查询
物业管理涉及大量资料（如房产资料等），若采用手工整理方式，不仅工作量大，且相当烦琐，对房产资料进行查询时往往耗时较长。利用信息系统能够通过设置不同条件分类（如业主姓名、房号以及面积等）进行查询，快捷且准确，大幅提升了查询效率。
2.3完整的工程服务档案
在物业管理工作中，需要对工程服务（如维修等）进行管理。信息系统可对工程服务档案进行收集整理，如此一来，为管理人员及时掌握现状提供了极大便利，有助于管理人员科学规划自身的工作时间。
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2.4各项费用的自动化计算
在物业管理中，各项费用的计算和整理属于核心工作之一，但费用项目众多，再加上计算方法烦琐，若采用手工模式，很容易出错，且耗时耗力。信息系统不仅运算速度快，而且准确率高，能够让相关费用的计算和整理变得简单起来。
2.5为决策奠定坚实的基础
物业管理信息系统之中的决策系统可以对相关数据进行综合分析，如此一来，决策者能够在大量的决策方案中筛选出最为合理的，指导企业实施科学的管理行动。
3物业管理信息系统的主要功能模块设计
3.1基础资料
基础资料模块主要由三大模块组成，即组织机构模块、职员模块以及辅助资料模块[2]。组织机构模块可以对不同组织机构（如总公司等）进行定义，职员模块可对不同组织机构之下的职员信息进行定义以及管理，辅助资料模块能够对相关辅助资料（如楼宇结构等）进行定义。以基础资料模块为工具，可对各项基础数据进行收集和整理，为物业管理企业建立信息化构架奠定坚实的基础。对系统进行初始化设置时，一般将物业管理企业规划成三级，一至三级分别是总公司、区域公司以及管理处；对于普通居民小区，通常设置三个级别的管理处；当完成对组织机构的设置之后，便可以在不同机构之下进一步设立与之对应的职员信息。
3.2房产管理
房产资源管理模块主要包含了下述信息：管理区信息；楼宇信息；房间信息；停车场信息等。依据不同类别对上述信息进行归纳整理，形成Excel表格后导入信息系统，实现对数据的初始化准备。对房产管理的同时，还能够执行房产验收作业，便于物业管理企业更加高效地验收项目，管理验收结果。这一模块还有一个比较重要的功能，就是可以对公共维修资金进行管理，能够十分清晰地记录每一户所对应的公共维修资金信息，有效提升了物业管理企业资金管理的规范性。
3.3客户关系管理
物业管理企业开展客户服务工作时离不开客户关系管理模块的支持。在该模块的帮助下，不仅能够建立一个信息较完整的客户档案，对所有住户的姓名、身份信息、联系方式等重要信息予以管理，还能针对每一位客户建立健全家庭成员的档案。对于以写字楼为代表的综合项目，信息系统能对业主和租户的信息分别进行详细的记录，为相关管理工作提供极大便利。通过“客户服务”，可以对内部服务进行合理派工，同时还可以开展投诉处理以及装修管理等工作。借助系统跟踪功能，对各项服务进行管理，做好内部沟通工作，及时且有效地解决客户提出的各项合理的服务申请，从而逐步提升客户的满意度。
3.4收费管理
所谓收费管理模块，指的是物业管理企业对各类费用予以管理的一种功能模块，全部收费项目以及标准等均可根据需要进行自定义。应收费用主要有四大类，即常规费用、抄表费用、车位费用以及临时费用。以单个房间为单位，明确当月各个房间的应收费用，对于那些较特殊的收费标准，允许单独设置，设置好相应的收费标准之后，每月便可以执行“生成费用”操作。以水电收费为例，对水电表执行远程抄表操作之后，形成Excel数据，然后将其导入收费管理模块便可形成抄表费用[6]。对交费通知单，可通过自定义方式进行设置，并打印出来。缴费方式主要包括三种，一是现金交款，二是银行托收，三是预收款。收费员在收费管理模块中执行“缴费”操作之后，应收费用便会自动纳入已收费用，与此同时，还可以打印出对应的票据。对于收费管理模块而言，其还提供了不同类型的查询和统计服务，常见的如当期应收费用之中的当期应收、往期欠费以及提前预收等，仅需执行“报表统计”这一操作即可实现。
结束语
通过管理人员和工作人员的运营，创造成熟的物业管理信息系统技术，打造企业一个强大的物业管理品牌，充分发挥智能系统的作用，为企业提供优质的服务，提高业主的生活质量。
参考文献:
[1]潘玲，周国琴.物业管理信息化的再认识[J].城市开发，2015(07).
[2]甘小平.小型物业信息管理系统的设计与实现[D].长春：吉林大学,2017
[3]池建，侍非.物联网视角下的小区物业管理信息系统研发[J].智能计算机与应用，2016（02）：89-93.
论文作者:陈齐
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2018年第1期
论文发表时间:2018/6/15
标签：费用论文; 物业管理论文; 物业论文; 信息论文; 模块论文; 信息系统论文; 管理信息系统论文; 《建筑学研究前沿》2018年第1期论文;