摘要：随着社会经济的发展，我国的信息技术有了很大进展，并已经深入到了各行各业，同时借助计算机信息技术也很大程度的提高了人们的工作效率，方便了日常信息管理。目前我们国家的各个行业的档案管理已经成功的将信息化技术普及，并取得了一定的效果，得到了积极的反馈。本文将针对目前信息环境下企业档案管理的现状和所面临的问题进行详细的分析，并提出改进的方法。
关键词：信息环境；档案管理；计算机技术；措施
引言
在社会经济快速发展环境下，企业各项业务的种类及数量也在不断增多，规模也在不断扩大。我国在社会发展的进程中，经济体制已经由原本的计划经济转变为市场经济体制。企业在市场经济体制下也加快了变革步伐，使运营和生产也开始进入新的发展阶段。档案管理工作是企业管理的重要内容，在信息技术的带动下也进行了一定程度的创新改革，但在发展的过程中仍然存在诸多问题。由此本文针对企业档案管理中存在的问题，进一步探索了档案管理工作的改进策略，以期能够为企业发展提供参考依据。
1企业档案管理存在的问题和面临的挑战
1.1档案管理意识薄弱
当前在我国企业管理过程中，很多企业的领导意识不够，对具体资料管理缺少认知，档案管理也是重点，但是管理不到位，导致管理现状不容乐观。从企业整体管理概况可知，要投入适当的成本，加入适当经费，严格按照程序要求落实。此外管理模式是个复杂的过程，频繁的方案管理工作增加工作压力，在后续管理过程中，如果存在管理不到位或者各方面条件不足的现象，直接增加工作矛盾。
1.2传统管理档案方式不利于档案的长久保管
企业档案以纸质档案为主，纸制档案一般保存一份，因此不具备同时多人借阅利用，影响档案的利用效率，纸质档案在长期保管和利用过程中造成破裂、脏污、纸质腐朽及字迹褪色等种种损伤。为了保管好纸质档案，最大限度地延长纸质档案的寿命，企业不得不投入大量的人力、物力，采取相应的档案保护措施。有些破损的纸质档案可以修复，但有些档案无法修复，为企业造成不可挽回的损失。
1.3技术管理不到位
企业中的技术管理是个综合性的过程，在后续管理中要做好文字管理工作。如果整体管理缺少信息化，则导致技术无法落实。技术类型比较多，为了将其合理落实，要增加更多的资金投入，满足具体要求。但是受到其他因素的影响，在档案管理中工作人员重视度不高，在后续应用过程中，如果信息化管理不能保证同步，可能导致整体管理严重滞后。
1.4档案管理模式的变革
传统的档案管理在工作上过多的依赖工作人员的个人经验，而忽视了档案管理的系统性和科学性。在档案管理过程中引入信息化的技术手段建设档案信息管理系统以后，需要建立标准化的档案管理流程和模式，同时要求档案管理人员进行计算机培训，以便能够快速的适应档案管理工作。信息化技术手段对目前档案管理的模式进行了变革，淘汰了传统的档案管理方式，建立了信息化的档案管理系统和当年管理流程。
1.5档案管理难度有所增加
档案在信息化的管理系统中是作为一种信息来进行存储的，和传统的档案存储不同的是，信息化的档案存储是存储在物理介质上的，而不同存储在库房中的。而信息的存储和日后的保存需要对其安全性进行保障，由于网络中的数据信息容易被窃取和篡改，需要对档案信息管理系统部署一定的网络安全设备，并对需要访问档案信息管理系统的用户身份和权限进行严格的限制。并对档案的所有信息进行及时有效的备份，防止档案的遗失。
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2信息环境下如何做好企业档案管理工作
2.1集中的系统管理与建设
传统的库房管理采用分散模式，需要档案管理员同时管理实体档案管理软件，视频监控软件，温湿度系统，智能密集架系统等不同的软件，不同系统间账号不通，接口不统一，数据无法互联互通。信息环境下引入一体化管理系统，档案管理人员只需一套软件即可有效管理档案库房，库房内设备可以有效联动，降低整体管理成本。档案库房一体化智能管理系统以服务为基础，所有的服务都是围绕库房这一核心进行，确保库房环境安全、档案存放安全，同时系统集成档案管理系统，形成从电子档案到实体档案的收集、管理、利用的一体化管理。既满足公司各部门对电子档案的业务管理需要，也满足对实体档案的业务管理需求。档案库房一体化智能建设在库房环境管理方面的先进性，是实体档案的安全存放的坚强后盾，切实为实体档案保驾护航，在信息化领域的丰富经验，给档案馆数字化、信息化提供了肥沃的土壤。
2.2统一档案管理工作标准
信息环境下档案的管理打破了传统档案管理的局限性，并为档案管理构建了新的管理框架。新形式下创建档案管理系统，将传统的纸质管理变为网络管理，使档案管理变为一个信息传输中心，对每一份档案的管理不再是传统的以案卷为单位进行管理，而是以每份为单位进行管理。所以企业有必要利用信息技术创建科学、合理的电子档案管理制度，并且统一档案管理工作标准，使档案保管的价值最大化，使查找档案及阅读档案更加方便、快捷、完整。第一，统一档案管理系统、数据格式结构、档案著录格式。创建档案管理信息系统，使所有档案的运作都根据此系统进行运作，每一份档案都要经过档案管理信息系统进行控制、查阅、传递和归档，对档案进行全程跟踪。第二，运用信息技术创建统一的计算机管理系统。档案管理工作人员可以利用信息技术将档案信息输入系统中，每产生一份文件，都要经过一系列的过程对其进行著录，使每个环节都可以根据流程正常开展，从而创建一个统一的计算机管理系统。
2.3重视档案管理工作人才培养
在开展档案管理工作的过程中，企业应当重视培养档案管理人才，重视工作人员的技能培养。首先，企业要对档案管理人员进行专业培训，也可以聘请专业人士开展讲座，使他们了解档案管理的具体流程和需要注意的问题，从而能够有效减少工作中的失误。其次，企业要将优秀的工作人员送出去进行培训，使他们学到最新的档案管理技能，从而不断提高档案管理水平。最后，企业在招聘时要注重招聘那些拥有计算机知识和档案管理知识的复合型人才，从而有利于开展档案信息化管理工作。
2.4构建人才激励机制
企业还应该针对档案人员构建相应的人才激励机制，完善工作管理人员的奖励机制，适当引进针对性的竞争机制，不断激发工作人员在开展工作过程中的创造力。同时，企业在构建人才激励机制的过程中，要不断将相关管理指标纳入企业档案管理人才测评的考核指标中。
结语
综上所述，互联网技术向各个行业渗透是一个趋势，档案管理引入互联网信息技术也是一个必然的发展过程中选择，借助互联网信息技术建设的档案信息管理系统能够帮助部门提高档案管理的效率，一方面能够打破时间和空间上的限制，方便用户对档案信息进行共享，另一方面能够对档案进行及时的信息溯源和更新，方便对一些特殊的项目档案信息进行及时的归档存储。
参考文献：
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论文作者:许忠伍
论文发表刊物:《基层建设》2018年第21期
论文发表时间:2018/8/13
标签：档案论文; 档案管理论文; 企业论文; 库房论文; 管理工作论文; 信息论文; 过程中论文; 《基层建设》2018年第21期论文;