摘要：现代办公室管理工作中, 文书档案的管理是至关重要的一个环节, 而且办公室对文书档案的相关工作是否能够及时和有效的收集、整理、归档, 也决定了信息在传达时的准确性以及处理事务的流畅性等。从实际管理工作来看, 文书档案管理涉及到的范围非常广泛, 而现代科技也让文书档案的管理迎来了新的发展机遇, 现代信息化管理是目前主要的发展方向。文章分析了文书档案收集与管理的主要内容、重要性以及工作中存在的问题，并提出了相应的解决对策，望对以后工作有所帮助。
关键词：文书档案；收集；整理和利用
一、文书档案的收集与整理工作内容
首先, 整理文书档案信息的人员必须收集完整的材料, 对所收集到的材料进行分析鉴别, 划分类别, 编排顺序和目录, 保证每卷档案的完整性、真实性, 并具有条理性和实用性。排序时应考虑材料的内容之间的内在联系, 划分标准, 依据标准对文书档案材料进行排序, 类别编码及页码等编号应标记清楚, 以方便日后对文书档案的查阅和检索。
二、文书档案收集和整理工作的重要性
对文书档案的收集和管理工作是各个单位、机关开展相关管理活动时的重要环节, 同时也是提升单位管理工作效率和质量的基础。所以办公室文书档案的整理和收集工作在整个办公室管理工作中有着重要地位, 主要表现在以下几个方面:
第一, 由于文书档案本身在各个单位、企业办公室中发挥着重要作用, 所以不断加强对文书档案的收集和整理, 这样才能够使相关企业、单位的管理效率得到提升。第二, 实现对文书档案的收集和管理工作能够对单位的发展过程进行历史记录。例如某单位从一些实际活动的开展中获得了大量的文件材料等, 这就需要采用文书档案的收集和整理方式来对这些文件材料进行规范化的统一管理, 这样方便单位在考评工作或者是需要用到此文件的时候可以迅速找到有关资料。第三, 办公室的文书档案收集和整理工作的重要性也可以在单位领导的决策中提供依据, 所以应该加强其工作的落实力度。
三、文书档案的收集和管理工作中存在的问题
(一) 收集文件材料的范围并不全面
在对文书档案进行管理时, 常常会发生文书文档案在收集资料的过程中没有将全部信息收集的情况, 如果出现将文件材料遗落在其他部门或者其他部门的工作人员手中, 没有办法将其收集回来, 就会导致档案管理人员无法完成材料归档工作。目前很多单位的文书档案管理人员和收集人员都是兼职人员, 并不是专门负责此项目的工作人员, 在处理多种事务时就没有足够的时间和精力来完成这项工作, 或者由于一些其他原因而没有对档案进行及时收集, 这就导致了文书档案没有办法在第一时间内完成收集和整理工作, 最终造成信息不完整的情况。
(二) 收集文件档案的力度不足
在管理和收集文件档案的过程中, 一些档案管理人员没有形成良好的管理意识, 在收集管理时只偏向于红头文件, 经常忽略一些没有编号或者并不重要的文件, 这样会对收集工作造成一定的影响, 使得收集文件的材料不具备较高的质量, 再加上一部分管理档案人员对此项工作的责任意识不强, 对待记录和整理相关材料的工作时没有采取认真负责的工作态度, 这样会使档案文件的真伪性发生混淆, 文件材料十分分散, 不利于查阅和利用。具体表现为以下几点:一些档案人员在对文件资料进行处理时, 没有检验其真实性, 并没有区分档案原件和复印件的能力, 同时也没有按时收回文件档案的原件, 还存在请示件没有批复、函没有复函等问题, 使其完整性和准确性遭到破坏, 这些都会使得档案文件的利用价值降低。
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(三) 对新媒体技术运用不到位, 忽视电子信息保密工作
社会逐步进入数字化、信息化阶段, 信息化技术在各领域各行业中的作用越来越突出。很多单位已经实现数字化的档案管理, 利用现代信息技术对档案进行归类管理和储存, 有效地改善了之前文书档案管理中存在的种种局限和不足。但是还是有单位忽视了对文书档案收集与整理的安全, 没有配备相应的软硬件设施, 一旦计算机硬软件出现无法预测的问题, 就会造成电子文书档案的丢失, 这对单位管理来说, 是一个极大的隐患。
四、如何加强文书档案的收集和整理工作
(一) 加强对档案管理人员的培训力度
一名具有良好档案管理能力的工作人员, 不但应该具有良好的档案管理意识, 同时也应该具备一定的管理知识和管理能力, 经过培训后, 能够增强管理人员对文书档案的敏感程度, 并不断使其管理意识得到增强, 这样才能够保证文书档案的收集工作和管理工作的高效性。对于一些管理能力较弱的工作人员, 应该对其缺乏的地方进行有针对性的培训, 并且应该加大对文书档案管理工作重要性的宣传力度, 这样就能够使档案管理人员的素质得到整体提升, 同时也能够增强文书档案收集和管理工作的效率以及工作质量。
(二) 完善文书档案收集和管理方面的制度
将文书档案的收集时间、管理期限、归属范围以及相关注意事项等进行明确的规定, 这与文书档案收集整理工作的效率有着重要关系。首先应该根据实际情况, 并且依据相关管理法律和职能制度来制定相应的文书档案的整理归档范围。其次, 应该对文件收集日期进行明确, 方便进行统一管理, 这样能够增强收集材料的效率以及提升档案管理人员的工作积极性, 每个单位和部门都应该及时更新自身对文书档案管理的制度, 从而适应不断发展和变化的文书档案收集和管理需要。
(三) 加强对临时档案材料的收集和管理力度
由于单位和企业内部会有一定的人员调动, 这容易出现少数资料数据不完整等遗留问题, 最终使得文件和档案没有办法及时收回, 或者丢失。所以管理人员应该在规定期间内, 例如每个月的1号到10号开始收集上个月的文书档案, 做到及时收集、整理、归档, 最主要的一点就是应该加强对临时档案和材料的收集和管理力度, 例如在单位召开重要会议以后, 应该通知各部门将会议资料进行回收, 保证其完整性;当出现人员离职、调动或更换兼职档案管理人员时, 应该及时进行交接, 将调离人员手中的文件和有关资料交回, 这样可以使归档文件更安全、完整, 避免丢失, 更加方便的进行查阅。各部门之间密切交流、加强沟通, 规范管理工作流程, 共同促进文书档案的收集与整理工作的顺利进行。另外, 后期的制约与监督措施也是必不可少的, 通过对文书档案收集与整理工作的监督, 对档案的安全进行保护, 绝不给不法分子可乘之机。
（四）软、硬件配置齐全, 减少安全隐患
软、硬件配置齐全是完成档案管理信息化建设的基础性条件, 只有拥有齐全的配置, 文书档案工作人员的工作才能顺利进行。计算机技术进行文书档案的收集与整理能够有效地处理大量文件信息, 各类单位要舍得在这方面花钱, 为文书的档案收集与整理工作配备良好的计算机及其系统, 从而提高档案管理工作的效率。
四、结语
总而言之, 文书档案作为各类单位以及组织管理运转中不可缺少的一个环节, 只有不断顺应时代发展, 结合先进技术, 充分利用网络时代的便利, 才能让文书档案的管理工作更加科学规范, 才能保障单位内各类重要文件的完整和齐全, 才能更好地为社会生产与发展提供良好的基础, 为单位各部门的管理工作提供更好的服务, 现代化的管理才能满足不断前进的经济建设, 同时提高我国在文书档案管理方面的综合水准。
参考文献
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论文作者:曹力倩
论文发表刊物:《防护工程》2018年第31期
论文发表时间:2019/1/21
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