郴州市生态环境局 湖南 郴州423000
摘要：各项事业的健康高效发展都离不开能力创新，但是我国办公室文秘人员的能力创新一直不被重视。在科学技术突飞猛进和知识经济迅速发展的新时期，迫切需要办公室文秘人员提升自身素质，从强化信息收集与分析能力、强化协调与组织能力、强化服务意识与质量，利用现代化理论与工具等多个方面开展能力创新。
关键词：新形势；；办公室；机要秘书；工作
1、办公室机要秘书工作的特点
其主要分为以下几点：第一，政治性。机要工作是党政工作的重要组成部分，其承担着传达其深处贯彻党和国家大政方针政策、监督落实重大决策和工作部署的重要职责，作为办公室的机要秘书，需要具备正确的政治思想和坚定不移的政治理念，擅长在政治上分析和解决问题，整合自身的工作内容。第二，保密性。保密是机要秘书的工作重点和生命，是要时刻铭记的一项内容。不能说的机密是绝对不可以说的，不能问的机密是绝对不能问的，不能看的机密也是绝对不可以看的，不可以记录的机密更是绝对不能记录的。机要秘书处于党政机关的重要工作岗位，其需要接触大量重要文件，若是出现失密的问题，将会为工作带来严重的影响。由此可见，机要秘书需要构建强烈的保密观念。第三，标准性。文件的类型名称、体式构成以及用纸等和文件的管理、查阅、储存等工作都有明确的规定，不可以随意处理，规定统一处理这些文件，有助于保护文件的权威性，保障公文工作的科学化。第四，实效性。机要秘书的工作内容较多，并且存在期限要求。各项规定和信息的沟通，对于发展有一定的引导作用，高速传递上级文件的精神、及时报告下级工作情况，确保上下级的信息沟通没有阻碍，才能提升实际工作效率，保障工作内容和信息的实际意义。若是领导工作较为繁忙，机要秘书有责任和义务提醒和催促。若是遇到紧急问题，需要随时加班。
2如何做好办公室机要秘书工作
2.1 机要秘书必须具备强烈的工作责任心
机要管理工作是否到位，取决于机要秘书是否对保密文件管理具备强烈的工作责任心。工作责任心强烈的人，其工作由始自终是管理有序的，反之则是杂乱无章，较为容易在工作中出问题。在大多数人看来，机要秘书的工作是一件非常简单、非常容易的事，只是收收发发、传传递递的机械重复工作；一不动脑筋，二不费力气，无论谁都可以把工作做好，表面看的确如此，但事实上从深层看并不是这样。机要文件秘书必须每天面对着资料、文件等，日复一日年复一年地重复着单调的工作，这其中大部分的工作内容都具有较强的政治性以及保密性。如果没有具备强烈的工作责任心，导致容易在工作中出错，且万一出了问题就不是小问题。另外机要秘书一般都兼任很多工作，除文件的收发管理外，还有兼任公司各类印鉴的保管及使用管理、传真机的使用管理，以及其他繁琐的事务等。因此机要秘书要有一种如履薄冰的责任意识，做到严格要求自己，对工作中的细节，都要力求把它做得好。同时，工作完成后还要考虑该处理方式是否妥当，确保不出错或少出错。
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2.2 机要秘书必须具备较强的组织管理能力
机要文件的管理工作是一项认真细致的工作，要做好这项工作，对于机要秘书必须具备较强的组织和管理能力。其中包括：
2.2.1熟悉机要文件的管理程序。
首先要对照发文通知单及时清点、核对文件；其次对文件进行分类、登记、以及编号；最后将供领导批阅的文件及供各职能部门执行的文件递送办公室主任签阅后，及时将文件分内容、分部门、分级别，按时间的先后顺序，及时进行传阅、催办、返回。
2.2.2加强文件阅办过程中的控制
传阅文件是领导同志之间互通信息、交换意见、商决事情、实现集体领导的重要工作方法。如何组织好文件传阅，对于提高工作效率具有重要的作用，其中要注意以下几方面：
a、时间性。机要文件的保密是具有一定时间性的，在当今改革开放时期，各种信息、政策的交流，对国家的建设、安全等方面起着越发重要的作用。快速传递上级文件精神、及时报告下级的情况，保证上下级之间信息畅通，是对机要文件管理的时间性要求。
b、时效性。机要秘书收到文件后，对每一份文件必须阅览一遍，加深印象并做一个必要的判断。注意文件传递时间，不能因文件传递不及时而造成各方面损失，给工作造成被动形势。对于需要及时落实的文件或事情，如果领导同志因工作忙碌未能及时批阅，机要秘书有责任提醒和督促。
2.3加强文件催办工作
“催办”是文件办理过程中一个重要的必不可少的环节。对有时限性要求的文件，如突发事件、会议通知、领导会见、纪念活动等内容的文件，一般对时限性有紧急的要求，要及时提醒、催办，给相关部门、及有关领导留有一定时间进行准备。在传阅文件过程中，机要秘书要注意做到“勤送、勤取、勤催”。
“催办”的内涵要宽要广，不仅是要向承办单位要情况、要结果，同时还有大量的协调工作需要机要秘书来沟通。因此，做好催办工作，不仅可以防止机要文件的泄漏或误用，同时亦可加快文件的传阅速度，提高机关服务水平和工作效率，提高机要秘书的协调能力。从某种意义上说，“催办”也是机要秘书应具备的基本功之一。
2.4加强文件的清退、销毁工作
机要文件的清退工作可以说是机要文件管理工作中的亮点。要严格文件清退制度。定期、及时地对文件进行梳理，按文号分类整理，按序号排放整齐，确保文件及时清退。年终要全面清退文件，该上交的应如数上交，该归档的根据单位要求进行存档，该销毁的文件则要按规定执行，切忌任意处理。
2.5 机要秘书必须按章办事，实行规范化管理
机要保密工作制度化是保密管理的基本措施。机要文件管理工作只依赖教育、依赖自觉性、依赖责任心是不足够的。应同时要结合实际情况，制定与健全机要保密规章制度，做到有法必依，有章必行，实行规范化管理。针对保密工作中出现的新情况、新问题要对保密制度进行及时的补充、完善，努力建立健全规章制度，明确机要保密管理要求，落实工作职责和措施。
3 结束语
总而言之，在新形势的背景下，需要考虑到机要秘书工作的特殊性,机要秘书在工作中应对工作程序、保密规定和机要文件管理制度有较为深入的认识,并能够结合自身的工作实际,遵守各项工作制度和工作规定,保证机要秘书管理工作能够得到有效的开展。基于机要秘书的工作职责以及机要秘书的重要性,机要秘书要想提高工作质量,就要从严格按照规定程序工作、严格遵守保密规定和加强对机要文件的管理等方面入手,保证机要秘书工作能够得到有效开展,在工作质量上能够得到全面提升。
参考文献
1杨群欢.秘书理论与实务[M].北京：中国财经经济出版社，2009.06.
2吴承平.加快实现我国秘书工作现代化[J].山西高等学校社会科学学报，2003（15）.
论文作者:曹海英
论文发表刊物:《科技新时代》2019年5期
论文发表时间:2019/7/25
标签：机要论文; 文件论文; 工作论文; 秘书论文; 能力论文; 办公室论文; 责任心论文; 《科技新时代》2019年5期论文;