摘要：随着社会的发展，计算机技术的普及，传统的人工管理模式已经无法满足现代化的要求，所以文书档案的管理方式正在慢慢向信息化、规范化的方向发展，信息化运用于文书档案中，可以长期保存档案，还能快速利用和高效管理档案。本文主要对文书档案信息化管理的优势进行分析，对如何进行文书档案信息化管理提出几点意见。
关键词：文书；档案；信息化；管理
文书档案产生于机关、团体、企事业单位的行政管理事务活动，其中内容包括命令、指示、布告、通知、简报、计划、总结、请示、报告等。另外企事业单位档案管理中，文书档案管理属于其中的重要组成部分，文书档案记录的内容包括企事业单位发展的历史过程，还能对单位中存在各类问题、领导决策、科研开发等工作过程和成绩有最为客观的反映。信息化的开展带动企事业单位的发展。社会的快速发展在慢慢淘汰传统的文书档案管理，因此现在的首要任务便是建立文书档案信息化管理。
一、目前文书档案信息化管理的状况
地域和空间限制了传统档案管理的查阅，有诸多不便之处，文书档案更甚。多人查阅，较高的使用频率会导致查阅人员出现矛盾，导致档案管理的时效性较弱，为了提高档案管理的效率，最主要就是建设文书档案信息化管理，将信息技术运用于档案管理的过程中，将档案管理和档案服务的基本框架和基本方法在网络环境中确立下来。信息化管理是区别于档案数字化、网络化的一项系统工程，将档案建立在更为广泛的网络平台，并且用不同的形式发挥其作用，除此之外，文书档案信息化管理要随着科学和社会的快速发展不断更新观念，优化其工作流程与方法，帮助规范建设文书档案信息化管理。
信息是当今社会共享的资源和财富，随着社会的快速发展，对信息最便捷的管理形式便是信息化管理。我国的文书档案存在较多缺点，如信息化管理程度低、信息化管理起步晚等，导致我国还不能完全脱离传统的手工管理，如果想要查阅档案还需去档案管理部门进行查阅，时效性较低，档案利用率也随之降低，导致丰富的信息资源无法完全共享，日益增长的社会经济要求更新文书档案的创新服务。
二、建设文书档案信息化管理的意义
为了保障文书档案的高效使用，进行信息化管理是其基本前提和科学保障，一般情况下，入库的文书档案处于相对静止的状态，想要发挥其作用，使其动起来，就必须有效利用文书档案，借助信息技术将文书档案中相关信息输入相应的数据库，用户查阅通过互联网即可，使文书档案的丰富信息资源得到利用，创造新的价值。除了上述意义之外，社会的不断发展让文书档案信息化管理成为必然趋势，计算机深入应用带领各行各业进行不同程度的网络化、信息化建设，作为基础手段的文书档案想要和各行各业接轨也得进行相应的信息化建设，方便工作的开展。
三、建设文书档案信息化管理的优点
1、帮助档案归档人员提高工作效率
文书档案管理的流程运转会随着信息化管理变的更加迅速快捷，使传统档案管理方式发生改变，能够使工作方式变得更加快捷，提高工作效率。计算机管理文书档案，能够按照按件即时整理的归档方式帮助档案归档人员减轻工作量，提高工作效率。使文件资料的整理变得更加井然有序，会使前期文件起草和后期文件传递变得更加方便、简单。
2、档案的查阅速度得到提高
建设文书档案信息化管理时，计算机网络技术的运用能够大大减少查阅文件所耗费的时间，提高查阅文件的速度，另外，信息化管理能够免档案室，随时检索想要的文书档案资源，只需要输入文件的关键字或文号就能在档案管理系统中轻松查阅到，将档案利用工作的质量和效率进行提高，也减少档案部门所需的人力和物力资源[1]。
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3、传递速度变快，提高安全性
每年进行归档的文件都是上一年度的文件资料，因此在日常办公中，会出现归档部门兼职档案员在传递过程中丢失文件的情况，致使文件不能及时归档，在建设文书档案信息化管理后，将文件通过网络进行传递和查阅，不仅可以使文件的传递速度得到提高，还能保证文件的安全性，与此同时，档案的密级可以由档案管理系统决定，还可以对查阅人员进行权限操作，确保文件安全。建设文书档案信息化管理可以省去借阅时的各项手续，减轻档案工作人员的工作强度，将纸质文档录入计算机，能够提高档案利用率和工作效率。
四、推进建设文书档案信息化管理的对策
1、转变旧观念，增强档案管理信息化意识
档案工作具有系统性和连续性，因此很多单位的档案管理人员工作经验较长，却依旧被困扰在传统的文书档案管理观念中，认为档案管理最好的模式就是纸质档案管理，没有体验到信息化管理的方便、快捷和高效，所以要想建设好文书档案信息化管理，就要从根本上改变档案管理人员的观念，增强档案管理人员信息化管理的意识。
2、软硬件建设要加快，帮助搭建信息化管理的平台
文书档案信息化管理的资金投入要到位，档案信息化管理所需的计算机、扫描仪、互联网设备等现代化办公用品都需要配备完整，选择相关档案管理软件，方便有平台能够及时查阅档案，一般情况文书档案部门属于全额拨款单位，有财政支持才能更加快速的建设文书档案信息化管理，因此有关部门最好能提高建设文书档案信息化的意识，使文书档案信息化建设能够顺利开展下去，帮助提供更多有关管理的有效途径[2]。
3、档案管理机制需要进行规范，统一档案管理标准
随着文书档案信息化建设的进行，随之而来的还有档案的安全问题，因此在建设信息化的过程要能确保档案数据的安全，构建规范的档案管理机制必须要从实际情况出发，进一步细化电子档案工作环节和步骤，对档案资料制定相应的安全保障措施，为建设文书档案信息化管理提供安全基础，保证档案资料的完整性和安全性，还要统一档案管理标准，档案信息化管理的重要保证和运行基础就是规范化。因此统一档案管理标准能够促进文书档案数据库资源的规范管理，实现资源共享。
4、加强对档案管理人员的培训，提高档案管理队伍建设
目前，档案学专业在大学中逐渐开展起来，档案管理能帮企业等提供专业性人才，壮大档案管理的队伍，专业人才能够帮助建设档案信息化管理[3]。不仅需要对在校学生进行培养，现有的档案管理人员也要有相关的培训。借助计算机和网络实现归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用等，这要求档案管理人员不仅具备档案管理知识，还需要对电子文件的特征和电子档案的特征有一定程度的了解，只有在有了计算机系统网络安全防护意识之后，才能有效保障文书档案资料的完整性和安全性[4]。
结束语
随着科学的不断发展，传统的文书档案管理以及不能够满足人们的需求了，文书档案信息化管理的建设已经迫在眉睫。而文书档案信息化管理的重点是办公室自动化普及档案现代化的管理模式和计算机信息技术，不仅在技术上需要有所改变，观念上也要从传统的文书档案管理慢慢转变成文书档案信息化管理转变，掌握现代化的管理手段和充足的计算机知识，将信息化理论与实践结合起来，才能将文书档案信息化管理建设成功，实现文书档案管理的现代化和规范化，满足时代的需求。
参考文献
[1]邓春秀.信息化背景下文书档案管理工作的思考[J].办公室业务,2016(16):106-107.
[2]刘丹.浅谈信息化背景下事业单位文书档案管理工作[J].科技展望,2016, 26(16).
[3]刘光凤.浅谈文书档案管理信息化建设[J].卷宗,2012(4):91-92.
[4]张玉军.文书档案管理的信息化建设分析[J].卷宗,2014(2):19-20.
论文作者:种高
论文发表刊物:《基层建设》2019年第22期
论文发表时间:2019/11/6
标签：档案论文; 文书论文; 信息化管理论文; 档案管理论文; 文件论文; 管理人员论文; 传统论文; 《基层建设》2019年第22期论文;