论国家标准《文件元数据原则》的制定及其原则、标准化性质和意义，本文主要内容关键词为：原则论文,国家标准论文,性质论文,意义论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
2011年1月，我国正式发布了国家标准《GB/T26163.1－2010信息与文献－文件管理过程－文件元数据一第1部分：原则》（以下简称国家标准《文件元数据原则》），并于2011年6月1日正式实施。该标准的发布与实施，在我国档案信息化建设中，对我国电子文件的科学管理将起到十分重大的推动作用，因为没有标准化就没有信息化，而电子文件元数据又是电子文件管理的命脉，因此，其标准化意义更是重大。
一、国家标准《文件元数据原则》制定的背景
国家标准《文件元数据原则》制定的背景主要有三个方面：
第一个方面，电子文件管理元数据是保证电子文件真实性、可靠性、完整性和可利用性的“命脉”，对电子文件而言，失去了电子文件管理元数据也就失去了其法律的证据价值，因此，这是整个国际社会都面临的问题，因此必须对其实行标准化。
第二个方面，电子文件管理元数据需要在一个国家的各组织机构之间和国际上各国家之间进行交换与共享，因此涉及对电子文件法律证据价值在一个国家内及整个国际文件/档案领域内共同认可的确认问题，因此迫切需要标准化。
第三个方面，电子文件是人类共同的数字遗产，而人类正面临丢失这种数字遗产的严峻挑战。这正如2004年联合国教科文组织发布的《保护数字遗产宪章》所指出的：如果不着手解决目前所面临的有关威胁，数字遗产将会迅速丢失，而且不可避免。因此，各国应采用法律、经济和技术手段来保护这种数字遗产。
很显然，国家标准《文件元数据原则》正是在人类所面临的电子文件如何长久地保存、规范化地保存这种巨大挑战的背景下制定的。
二、国家标准《文件元数据原则》制定的过程
国家标准《文件元数据原则》是采标于国际标准《ISO23081－1－2006信息与文献－文件管理过程－文件元数据－第1部分：原则》（以下简称“国际标准ISO23081”），其编制工作是于2008年6月18日在国家档案局法规司直接主持下启动的。
2005年4月，我国“全国档案工作标准化技术委员会”首次加入了国际标准化组织（ISO）第46技术委员会－信息与文献工作技术委员会/档案/文件管理分技术委员会（ISO/TC46/SCII），并于同年5月，由全国档案工作标准化技术委员会派员组成中国代表团，参加了文件管理分技术委员会（SCII）的第十四次会议，对会议上通过的国际标准ISO23081的标准草案，中国代表团投了赞成票。
2007年4月，全国档案工作标准化技术委员会第十五次年会在南京召开，会议要求密切跟踪国际标准研制情况，对国际标准ISO23081系列标准，应集中力量，尽快完成采标工作。
2008年6月，全国档案工作标准化技术委员会正式发出通知，专门成立了WG－ISO/23081国际标准采标工作组，由此，正式开始了国家标准《文件元数据原则》的制定工作。
2009年8月，全国档案工作标准化技术委员会在北京专门召开了专家审查会，对国家标准《文件元数据原则》（送审稿）进行审查，在这次审查会的基础上，形成了标准的报批稿，并于2011年正式发布实施。
三、国家标准《文件元数据原则》的基本原则
国家标准《文件元数据原则》虽然在标准文本中，没有以明确的条文来阐述具体的原则，但是就其整个标准内容而言，则体现了如下四条基本原则：
1.分类原则。该原则要求：电子文件管理元数据应根据分类原则来建立，以明确支持电子文件的法律证据价值，究竟需要哪几类元数据。该分类原则具体内容是：电子文件管理元数据应具有关于电子文件自身的元数据类；关于法规与标准的元数据类；关于责任人员的元数据类；关于业务工作及过程的元数据类；关于电子文件管理业务及过程的元数据类。
2.捕获原则。该原则要求：说明电子文件业务背景的元数据应该与电子文件一起捕获。尽管电子文件在不同的领域、不同组织机构及不同国家有不同的业务背景，但是，对电子文件而言，它必须要有业务背景的支持，关于这一点无论是在哪个领域、哪个组织机构或哪个国家都是共同的，既然是共同的，也就构成了电子文件管理元数据建立的一条基本原则，也就是电子文件管理，在捕获电子文件的同时，必须捕获其业务背景元数据，反之，违反这一基本原则，那么，一个领域或一个组织机构所管理的就是不具有业务背景元数据的电子文件，这样的电子文件就不具有法律上的证据价值，也就很难进行跨领域间、组织机构间或国家间的交换和共享。当然，对于人类数字遗产而言，不具有法律证据价值的电子文件就是人类数字遗产的丢失。所以这一原则是建立电子文件元数据所必须遵循的原则。
3.记录原则。该原则要求：当电子文件进入管理过程后，说明电子文件管理过程背景的元数据应该与电子文件管理过程的进行同时加以记录。即在电子文件管理的自始至终都必须将电子文件管理过程中产生的能够支持电子文件法律证据的凭证性信息加以记录，这些凭证性信息包括支持电子文件真实性、可靠性、完整性和可利用性方面在内的各类信息。
4.累积原则。该原则要求：电子文件每使用一次，就需要对有关使用的新的背景信息或业务背景信息加以捕获。也就是说，电子文件管理元数据不是一旦生成之后就静止不变了，而是自始至终都要保持其不断地累积，这是因为电子文件只要在其存在期间，就要被不断地使用，被不断地用于不同的用途。
四、国家标准《文件元数据原则》的标准化性质
国家标准《文件元数据原则》，对电子文件管理所具有的标准化性质主要体现在四性上，即前瞻性、科学性、共同认可性和权威性。
1.前瞻性
国家标准《文件元数据原则》对各行各业在电子文件管理中需要解决的重复性的和共同性的问题，从电子文件管理元数据的视角，前瞻地提供了规范化、标准化的解决原则与指南，这主要体现在以下几个方面：
（1）在电子文件性质方面
确保电子文件的真实性、可靠性和完整性；
确保电子文件的长期可获取性和可用性；
确保电子文件的可理解性；
支持并保证电子文件的证据价值，保护电子文件的证据性。
（2）在电子文件管理方面
对电子文件的访问管理、隐私管理和权限管理提供支持和管理；
支持电子文件高效率的检索；
确保在各种技术环境和业务环境下可靠地捕获电子文件，支持互操作策略，使电子文件持续地得到长久保存；
在电子文件与其形成的背景信息之间进行逻辑链接，并以一种结构化的、可靠的和有效的方式维护这种链接。
（3）在电子文件技术方面
为识别形成和捕获电子文件的技术环境提供支持，同时对维护电子文件的技术环境的管理提供支持，以便在需要真实性文件时可以随时复制文件；
为实现电子文件在不同环境、计算机平台或保管策略之间的有效迁移提供支持。
2.科学性
国家标准《文件元数据原则》是对国际标准ISO23081采标而制定的标准，而国际标准ISO23081则是以国际文件、档案领域中文件管理的科学、技术和经验的综合成果为基础制定的。从需求牵引而言，国家标准《文件元数据原则》是对国际标准《ISO 15489－1信息与文献－文件管理－第1部分：通则》的拓展；从理论基础而言，它是对文件管理的基础理论——“文件连续体理论”的实际应用：从实践经验而言，它是国际电子文件管理领域中的最佳实践，因此，具有很强的科学性。
3.共同认可性
由于国家标准《文件元数据原则》是对国际标准ISO23081采标而制定的，而国际标准ISO23081又是经过国际标准化组织中二十多个标准起草国家投票通过的，因此，在国际上具有广泛的共同认可性。现在国际标准ISO23081不仅在我国被采标应用，而且在全世界被许多国家所广泛采标应用，如澳大利亚、美国、加拿大、新西兰、英国、荷兰等，可以这样说，在国际电子文件管理领域，电子文件管理元数据标准化，没有不应用该标准的。
4.权威性
国家标准《文件元数据原则》根据元数据的半结构与结构化原理，对元数据进行了标准化，从而不仅为保证电子文件证据价值的实现和电子文件证据价值能得到社会的共同确认创造了条件，而且也为保证作为人类共同的数字遗产的电子文件不被丢失创造了条件，因此，具有很高的权威性。
五、国家标准《文件元数据原则》的标准化意义
1.从文件管理角度看，电子文件管理涉及人类活动的各个领域，各个领域对电子文件管理元数据既有统一需求，又有各自具体需求，而该标准的制定既满足了各领域电子文件管理元数据统一的要求，又满足了各个领域制定各自具体电子文件管理元数据标准的具体要求。
2.从电子文件类型角度看，电子文件类型十分多样，既有文本文件，又有声音文件、图像文件、影像文件，还有多媒体文件及专门类型的电子文件等，这些电子文件在管理上既具有共性，又具有个性，而该标准的制定既满足了从电子文件管理的共性出发，对各类型电子文件进行统一描述的元数据的要求，又满足了从电子文件管理的个性出发，对每一类电子文件进行各自具体描述的元数据要求。
3.从标准的层次性角度看，电子文件管理元数据标准是具有层次的，作为电子文件管理元数据的国际标准和国家标准，由于其适用范围广泛，又是高层次标准，要求达到广覆盖的通用性的要求，而国际行业标准和国家行业标准，由于其适用范围比较专业，是具体层次上的标准，要求达到具体专业范围内规范一致的要求，而该标准的制定既满足了对电子文件管理元数据高层次标准的广覆盖的要求，又满足了电子文件在具体层次上的具体专业范围内规范一致的要求。
由此可见，国家标准《文件元数据原则》很好地处理了电子文件管理元数据在原则性与灵活性、普遍性与特殊性、通用性与专业性上的辩证关系，因此，在我国，它是制定其他各类电子文件管理元数据标准时所必须遵循的基础性标准和指南性标准。
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