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摘要：当前电力企业改革深入实施，与此同时办公室的工作任务也大大增加。办公室是电力企业的综合管理部门，直接影响到电力企业的生存发展。因此，对于电力企业办公室行政秘书自身而言，需要不断提升自我综合能力和专业素质，用心做人、做事，真正发挥行政秘书的保障、审核、参谋及协调功能。随着电力企业体制改革的实施，无疑对办公室行政秘书工作提出了更高的要求。基于此，本文基于作者十几年办公室秘书的工作经历，既从办公室行政秘书通常应当具备的素质出发，又结合电力企业员工文化的实际，分析了行政秘书工作存在的突出问题，并以此为前提提出了有效的改善措施。
关键词：电力企业；办公室；行政秘书；提升策略
1.引言
在电力企业当中，办公室行政秘书是协调各部门的重要枢纽，除了需要做好服务组织的工作外，还要参与组织事务和协调各项事宜，是电力企业日常事务处理乃至整个单位组织运行的核心。从行政秘书的视角出发，我们需要进一步明确办公室行政秘书工作的职能与特性，并将其落实到行政秘书应当具备的基本素质当中，提出现阶段办公室行政秘书工作存在的问题和不足，以此对应有效的解决方法。不可否认，对于单位组织长远发展而言，保证行政办公室管理工作有条不紊展开是必要的基石，但考虑到行政管理工作自身的繁琐和复杂，需要行政秘书做好与各个部门之间的联系和沟通，在有机的系统中彰显行政办公室的作用与职能。
2.行政秘书应当具备的素质
行政秘书工作不管在过去还是现在，不管是在党政军政府部门还是在企事业单位，在各个行业都发挥了不可替代的作用，为本单位的发展壮大，为社会的发展进步做出了巨大的贡献。现今，秘书与社会的关系越来越密切，新的形势任务也对秘书人员提出了更高的要求。那作为行政秘书应当具备什么样的素质呢。
2.1 行政秘书应当具备过硬的政治素质
并不因为笔者曾是军人，才把政治素质放在行政秘书必须具备素质的第一位。如果一个秘书没有坚定的政治立场，不能始终站在人民的立场来看问题，处理问题，那就算他能力再强，业务再精，他也不配做一个合格的秘书，他肯定会在工作中犯大错误，捅大篓子，给单位造成无可挽回的影响和损失！所以，行政秘书首先要有坚定的政治信念，毫不动摇地在思想上、行动上与党中央保持高度一致，自觉地贯彻执行党的路线、方针、政策。我们常说秘书要“忠诚”，这个“忠诚”就是政治品质，就是秘书的“魂”，它既是对党、国家和人民的忠诚，也是如何把为领导服务和为单位服务、为人民服务有机结合起来所表现出的对所从事的工作的忠诚。电力企业是国家的企业，作为关系国家能源安全、国民经济命脉的国有重要骨干企业，作为把维护党和国家的利益作为检验工作成效和企业业绩的根本标准的国有企业，在选配秘书时一定要把政治素质永远放在第一位！
2.2 行政秘书应当具备较强的专业素质
行政秘书最基础专业素质应该是的就是岗位经验，这其中就包括拿信件、开会、打印文件和整理文件等等，这些工作虽然平凡枯燥，但却十分重要，不可缺少。行政秘书需要将每天要做的事情记录在当天日志之中，并列明急、缓、待、办，并相同部门的事情罗列到一块随着工作年限的增加，行政秘书自身的能力也逐步提升，同时所积累的工作经验也越来越丰富。其次，要熟悉与本职工作相关的政策法规、规章制度、细则办法等。只有熟悉掌握了这些基本政策法规，并把它们贯彻到各项工作实践中去，开展工作才能得心应手，才不会偏离正确的轨道，很难想象，一个不懂政策的行政秘书，能干好自己的工作。另外，行政秘书工作可学的东西有很多，大量的会议是对行政秘书速记能力的锻炼，而文件则是对其阅读能力的提升，文件上报则提升了其计算机水平。每天处理着平凡的琐事，了解周围领导，同事的活动情况，对于行政秘书也是一种心态上的锻炼，能够积极克服心浮气躁的心态，从心态和行为上都争取做一个出色的岗位工作者。从待人接物和事情处理当中，行政秘书必须把握好自身言谈举止的分寸，不断提升自身的文化修养与水平，多多阅读与电力行业相关的书籍和课程，行政专业知识丰富的过程也是行政秘书自我完善的重要过程。作为一项全面长期的训练，自我完善所改变的不仅仅是行政秘书从业人员的意识和能力，更多的是对人员心态和行为的熏陶与修正。
2.3 行政秘书应当具备品格素质
首先，行政秘书要有较高的职业道德，一是要爱岗敬业。“责任”是在电力企业文化里就是员工勇挑重担、尽职尽责的工作态度。爱自己的岗位，干好自己的工作。不管工作多累，都要任劳任怨，以饱满的热情做好每一件事情。二是要诚实守信。“诚信”是电力企业文化中立业、员工立身的道德基石。诚实地去待人接物，会让你赢得更多工作和生活的朋友。一个言而有信之人会也赢得所有人的尊重，这些品质会让你在工作中避免很多误解，是工作正常开展的一大助力。其次，要有良好的品行修养。一是自尊自重，廉洁奉公、秘书接触的领导多，掌握的信息量大，如果经不起诱惑不时刻提醒自己，迟早会踩到原则的底线，这样的例子太多，无须多举。二是要严以律己、谦虚谨慎。时刻严格要求自己，提高工作的标准会使你自身的综合能力不断进步，而谦虚谨慎的态度会为整个单位的形象加分，也是个人赢得赞赏的最佳途径。
3.当前电力企业办公室行政秘书工作存在的问题
作为一份较为特殊的职业，办公室行政秘书除了个人爱好之外，还掺杂着很多其他重要因素，对人员的独立性、适应性以及艰苦承受能力都是一种考验。办公室工作每天需要和不同的人打交道，各种各样的问题每天都在发生，面对这些情况，行政秘书必须礼貌、认真地处理好，用温和善良的品性和专业的素质能力解决问题。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆从实际工作来看，当前电力企业办公室行政秘书工作尚存在以下几点问题：
3.1 被满负荷工作几乎耗尽精力
随着电网系统“三集五大”工作推进，办公室集合了办文、办会、后勤服务甚至人力资源和财务等职责，很多事看似“小事”，确影响巨大，秘书每天都会打起十二分的注意防止差错发生，将大量的精力投入纷繁复杂的日常性工作中，经常可以看到一个秘书同时处理2,3个工作的情况，让其很难有时间坐下来思考问题，总结情况，这样满负荷的工作更难以起到领导参谋助手的作用。
3.2 人员的协调统筹能力有待提升
除了一般工作外，行政秘书还需完成领导安排的特定任务，及时解决疑难问题和处理纠纷，这考验的是行政秘书的工作能力。从实际工作来看，电力企业行政秘书的任务包括接待和服务等，秘书工作重点不够明确导致工作效率大大降低，人员分析问题和解决问题的能力有待提升。此外，频频出现的上下沟通不通畅情况和文件材料起草方面的问题。
3.3人员少、压力大、效率低
由于电力企业办公室行政秘书工作人员数量很少，有的单位只有1个，而实际工作中所面临的任务量却是繁重的，这就使得行政秘书经常加班，很多工作只能疲于应付，工作效率和质量很难得到提升，这对于电力企业办公室行政工作的正常开展显然是极为不利的。
3.4 行政秘书从业人员素质还需提高
近年来，随着面对电力改革的进一步推进，办公室系统从上到下工作量都在不断增加，对工作的要求也在不断提高，电力企业办公室行政秘书工作正在接受考验，但从实际情况我们也可以看到，有些行政秘书在专业知识和综合素养等方面不能达到要求，知识结构更新缓慢，视野狭窄，很难满足现实的工作要求。除此之外，在工作时间和空间等因素的影响下，行政秘书在信息报送方面还存在着一定的滞后性，加之沟通联系不够及时，这也影响了行政工作的开展效果。
4.电力企业办公室行政秘书工作水平提升的有效措施
4.1 准确定位办公室行政秘书工作
行政秘书在电力企业中的辅助作用突出体现在内外关系、上下关系和左右关系上，在这些关系上行政秘书要甘当配角，积极树立服务于企业发展的意识，通过对各方面关系的处理节省领导的时间，做好领导的参谋和助手。此外，行政秘书还应摆正自我位置，切忌出现越轨行为，做好自身分内之事，体现行政秘书的管理和服务职能，促进自身服务质量意识以及组织管理能力的提升。针对电力企业的具体活动，行政秘书要进行合理指导与安排，严格遵循企业规章制度进行布局，把握好方向，不断规范自我行为，针对行政管理存在的问题提出合理化建议，确保行政管理系统趋于完善。
4.2 加大培训力度，提高行政秘书的专业素质
电力企业办公室行政秘书参谋和辅助作用的发挥需要积极提升自我综合素质，确保电力企业各项行政工作顺利、高效完成。一方面，各级领导要重视秘书的培养锻炼，通过更多的中短期集中培训和压担子、提要求来“强制”提高秘书素质；但是，另一方面要适当想方设法调整人员比例，通过合理分配工作给他们松绑减压，“留出时间”让他们自我充电，根据自身特点鼓励他们在工作之余通过不同方式自我检讨式总结，留出时间让他们“自查”去补足短板，这样往往比前者提升的效果明显。同时，还要注意给他们提供横向交流的渠道，让他们在其它岗位学习锻炼，储备相关经验知识，回到秘书岗位后能更高效地开展工作。
4.3 工作方法的改进
电力企业办公室不仅任务繁重，且随时可能出现各种各样的问题，这对于电力企业其他工作的开展都是会造成影响的。因此，行政秘书需要积极采用先进的管理理念和工作方法促进自身办事效率的提高。首先，行政秘书要修身养性、任劳任怨，具备无私奉献和吃苦耐劳的精神，在合理安排工作时间的同时不断充实自我，保证工作效率，发挥聪明才智。其次，对自身的工作思路要理清，分清当天工作的轻重缓急，全面思考、全盘掌控，遵守电力企业工作的基本规律，确保在问题多和任务重的情况下也能够有条不紊展开工作。
4.4 在上下沟通中及时转换角色
办公室工作中行政秘书的枢纽作用突出体现在“上情下达、下情上达”方面，这一过程中行政秘书要及时转换自身的角色，避免下情上达难、上情下达易这一情况的出现。除此之外，信息技术高速发展背景下，行政秘书还应提升自我专业技术水平，掌握信息化知识，在不断总结工作经验的基础上提高工作效率，及时准确传达上级信息，在上下级沟通中做好协调。
5.结束语
综上所述，作为当前电力企业得以健康、有序发展的重要保障之一，办公室行政秘书工作的重要性不容忽视，然而当前行政秘书有待完善的方面还有很多，需要电力企业积极转变自身的思想观念，重视行政秘书的发展，对行政秘书角色定位进一步明确。同时，对行政秘书的培养还应当结合个人业务能力的提升，在电力企业改革发展过程中充分发挥行政秘书的重要作用。此外，从行政秘书自身来看，实际办公室工作中必须不断提升自我专业水平和综合素质，完善和各部门之间的沟通，不断总结以往工作经验，革新工作方法，提升工作效率，保证有序、平稳地开展电力企业行政工作。
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[4]赵丽彬.新时期高校二级学院行政秘书之角色[J].高教研究,2007,(02).
论文作者:徐旭,李佳,朱磊
论文发表刊物:《基层建设》2016年25期9月上
论文发表时间:2016/12/12
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