浅议审计档案的计算机管理，本文主要内容关键词为：档案论文,计算机论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着科学技术的飞速发展，社会已进入到信息化时代，计算机在社会各个方面都得到广泛应用，会计电算化的实现极大地提高了会计信息服务的效率和质量，审计工作也逐步推行和实施了计算机辅助审计，审计技术和审计效率得到进一步提高。会计和审计技术的现代化使审计档案的形成由原来单纯的纸质档案逐步发展到纸质审计档案、声像、电子文件和数据库以及其他审计实物档案并存的时期，对传统审计档案的管理模式提出了新的挑战。审计档案管理作为审计工作的重要方面，怎样适应审计技术发展的需要，进一步提高管理质量和效率，充分发挥信息时代审计档案的有效作用，成为审计档案管理工作的重要课题。
要提高审计档案管理工作的质量和使用效率，实现审计档案管理工作的计算机无纸化管理，是审计档案管理的必由之路。
一、审计档案人工管理与审计档案计算机管理的比较
1.传统审计档案管理模式下，审计档案的立卷和归档通常由立卷人根据“结论性文件→证明性文件→立项性文件→其他备查性文件”的顺序将审计报告、审计底稿和审计日记记录及其他须保存的文件资料收集、登记、记录和汇总而形成一个完整的审计案卷，然后移交档案管理部门。审计档案的查阅通常按照“卷宗类别→案卷目录→卷内目录→案卷页码”的顺序进行，查询速度慢，而且要经过层层批准，然后才能到档案管理部门实施查档，给利用和查阅带来了很大不便。实行计算机管理的审计档案只需档案利用和查阅者得到授权，键入查询密码，就能方便地得到所需的档案信息，省事省力，方便快捷。
2.传统审计档案管理将纸质和声像等档案资料收集、汇总、分类、装订成册和登记，然后存放于一个管理空间。如果立卷人归入卷宗的审计底稿和审计日记记录的经济事项不够全面，或档案资料管理不善而造成缺失，事后立卷人很难回忆审计事项的完整过程。随着审计手段的电子化，审计人员往往对多个数据库进行分析、比较、计算和加工后得出审计结论，如果审计档案资料仍然按照原来的要求归档，仅靠传统的审计档案的容量和管理技术是无法做到的，这样就很难保证管理质量，容易使审计档案失去完整性。
而计算机管理的审计档案不仅可以避免存储的档案资料缺失，它的超大容量和先进技术还可以保留、存储数据库处理的过程文件，使计算机审计条件下审计证据和审计线索的保存最大化、完整化，全面反映审计事项的全貌。
3.对传统审计档案管理的审计项目进行信息搜集，必须通过人工记录、统计、汇总，才能得到所需的审计信息，利用计算机管理的审计档案就可以对档案项目进行快速归类、分析、汇总，使决策者及时掌握有关经济信息，便于通过对历史信息的分析，形成有效的经济决策和建立更加有效的监督机制，也提高了审计档案的使用价值。
4.从单纯的档案管理角度看，通过实现计算机审计档案管理，既降低了档案工作的难度，又减少了审计档案管理的工作量，提高了工作效率。实现审计档案的计算机管理也使传统的审计档案管理模式得到升华，因而成为促使审计档案管理规范化、科学化和制度化的重要手段。
5.计算机管理为审计档案备份的异地存放提供了方便，从而提高了审计档案的安全性。
二、实现计算机无纸化管理是审计档案管理发展的必然趋势
审计档案是反映审计成果的载体，是审计工作的重要组成部分，审计档案管理水平的高低，对审计工作的质量有直接影响，做好审计档案的管理对审计下作具有推动作用。
在我国，会计电算化的全面实现将使会计核算手段发生质的飞跃。适应社会发展和经济监督的需求，国家审计机关从上世纪末就大力推进审计工作的“人、法、技”建设，把审计办公自动化和计算机辅助审计技术作为提高审计工作效率和质量的重要手段之一，审计技术正在从传统的手工审计向计算机辅助审计和计算机审计过渡，逐步实现审计工作的电子化、无纸化。
目前，国家审计机关和相关科研单位已开发出大批计算机辅助审计软件，并在审计机关和部门的工作中得到广泛应用。从实施情况看，虽然很多单位仍处于“绕过计算机审计（Auditigaroundthecomputer）阶段，即审计人员不对计算机会计核算系统的内部结构进行审查，而只对其输入和输出进行检查，通过拷贝原始数据库，按照审计要求，运用审计软件进行核对、加工和汇总，并以此为依据对被审单位财务收支情况的真实、准确和完整性作出评价，但却也成倍地提高了审计工作的效率。
工程审计方面，由于图形算量（GCL）和概预算（GBG）软件的应用，审计人员只要将审计项目的施工图输入计算机，选择恰当的定额，计算机就会自动计算出审计金额和相应的预算金额，使工程审计摆脱了繁重的人工劳动，初步实现了电子化。
随着越来越多计算机审计软件的开发和应用，我国计算机审计的深度和广度必将得到拓展。在计算机审计方式下，由于数据处理的方式和存储介质发生了变化，数据处理发生无纸化的转变，因此，传统原始凭证、记账凭证、会计账簿和会计报表的审计线索在计算机环境下不再完整存在，电子审计档案随之产生，而只有保存通过接口获取的原始数据（数据库），才能最大限度地保留审计线索，使审计档案的内容全面、完整。但传统审计档案容量有限且受载体限制，无法囊括原始数据库强大的信息量，也无法反映审计过程的全貌，传统审计档案管理的局限性就不可避免地显现出来。
另外，随着社会经济的发展和管理决策科学化，审计档案作为一种信息资源，其作用越来越明显。怎样使审计档案的管理更加规范化、科学化，从而提高审计档案的利用效率，使信息资源的作用得到最大的发挥，更好地为经济改革、经济建设和管理决策服务，也是审计档案管理工作者需要考虑的问题。因此，审计档案只有实现现代化的计算机管理，才能突破其局限性，适应审计技术和社会发展的需要。
三、实现审计档案计算机管理的途径和方法
当然，审计档案管理要由传统的人工管理模式向计算机管理模式飞跃，不是一件简单的事情，它是一项需要技术和经济支持的科学的系统工程。
首先，单位领导和审计档案的管理者要充分认识到实行审计档案的计算机管理是审计档案管理发展的必然趋势，也是实现审计档案管理现代化的必然要求。
其次，实现审计档案计算机管理初期，可以先实行纸质档案与电子档案共存的审计档案管理模式，进而通过立法，确认电子档案的法律地位，向无纸化审计档案计算机管理过渡，以实现审计档案管理的计算机化和网络化。
实行纸质档案与电子档案共存的审计档案管理，管理人员将应立卷归档的审计项目资料收集、归类、排序、编码、扫描、加密，然后输入计算机处理，将纸质档案装订成册保存，形成纸质档案与电子文件档案的一一严格对应，利用者就可以方便、准确、快捷地直接从计算机上查询所需要的档案信息资源。采取纸质档案与电子档案共存的方案，虽然增大了存档的工作量，却大幅度减轻了日常管理和查询的工作量。这种管理方式简单、实用，提高了档案管理的利用率和工作效率，也使审计档案的管理更加完整、规范。
第三，在审计档案人、机结合的基础上，加速审计档案管理软件的开发应用，对审计档案信息的检索系统建立数据库，逐步实现审计档案信息网络化。审计档案管理者可以依靠自身的科技优势，独立开发电子审计档案管理软件系统，也可以采用其他成熟的电子审计档案管理软件，作进一步改进，形成集存储、编目、加密、检索、自动标引和自动管理等功能齐全的电子审计档案管理系统，进而实现计算机和网上查询，丰富本单位（部门）的网络系统。
需要说明的是，实现审计档案的计算机管理和网络化查询，首先要保证审计档案的安全完整，更要注意其保密性。为此，要采取可靠的加密手段和严格的制度措施，使审计档案的查阅者只有根据自己的密级才能查阅到需要的档案信息，而且不会造成数据库的损坏和丢失。
研制审计业务档案管理软件时，应当考虑采用统一代码标准和模块化设计，以便与公文起草、运转环节的管理软件数据兼容，达到方便、快捷、高效的效果。
笔者相信，随着我国计算机审计事业的不断发展，审计档案的计算机管理必将取代传统审计档案的管理模式，产生质的飞跃。