衡工量值审计:青年广场_审计目标论文

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建造青年广场

香港特别行政区行政长官在《一九九八年施政报告》中公布,当时位于港岛东的柴湾社区中心会重建为青年广场,作为本港青年发展活动的基地。

1999年7月,立法会财务委员会(财委会)通过拨款5,200万元,为青年广场进行合约前准备工作(包括制定详细设计和拟备合约)。2001年11月,财委会再通过拨款5.509亿元,进行建造工程。连同捐赠者捐助的2亿元,青年广场得到的拨款总额为8.029亿元。

青年广场的建造工程于2002年6月展开,并于2008年4月完成,落成的建筑物于2008年11月移交民政事务局。2009年3月,民政事务局通过公开招标,批出一份为期七年的合约予一承办商(唯一的合资格投标者),为青年广场提供日常管理及营运服务,包括租赁、宣传、现场推广、客户服务、维修和保养等。

青年广场自2009年8月起分阶段投入服务,2010年3月正式启用。青年广场的整体楼面总面积约为40000平方米,由主座大楼及旅舍大楼组成,主要设施包括旅舍、综艺馆、表演及展览平台、剧场、办公室、多用途/功能室、零售店铺和餐厅等。

表一显示截至2012年1月,青年广场所提供的设施。公众人士可按正价租用这些设施。

青年广场的审查工作详情

审计署在2012年3月发表《审计署署长第五十八号报告书》,其中第8章就青年广场进行审查,审查工作涵盖其运作及表现、策划与推行,以及未来路向。

(一)运作及表现

1.需要制订质和量服务表现指标。根据合约,承办商须就青年广场所提供的各项设施,达到下列主要服务表现指标的要求:

(1)旅舍入住率不少于70%;

(2)零售店铺、办公室和青年活动区的使用率不少于70%;

(3)Y综艺馆、Y展览平台和Y剧场的使用率不少于65%;

(4)承办商每年须举办至少12次场地推广活动(每项活动须有逾300名青年参与)。

审计署注意到,除上述第(4)项的规定(即承办商每年须为青年举办至少12次场地推广活动)外,合约并无制定关于青年活动的服务表现指标(例如在青年广场举办的青年活动目标次数、参与活动的青年目标人数、青年广场的青年访客目标人数,以及青年在参与青年广场举办的活动后的目标满意程度),以衡量青年广场对青年发展作出的贡献。由于青年广场的价值在于加强青年发展,因此审计署认为民政事务局需要制定适当的服务表现指标,以衡量青年广场在这方面的贡献。

2.需要改善青年团体租用旅舍的情况。2009年12月,民政事务局设定了青年团体应占青年旅舍租客40%的目标比例。在2010-2011年度及2011-2012年度前9个月,实际目标用户所占比例分别是18%及34%。从这些数字显示,目标未能完全达到。审计署在2011年12月访问了参与本港青年发展工作的五个主要非政府机构,五个机构均认为,旅舍房租及设施租用费,对青年团体来说难以负担。审计署认为长远来说,如旅舍主要是服务游客(非目标用户),这将会是值得关注的问题。因此,民政事务局需要继续采取积极措施,改善青年团体租用旅舍的情况,例如加强推广工作。民政事务局亦需要评估青年团体对此类旅舍住宿服务的需求,以及为青年广场设定长远的理想目标用户比例。

3.需要增加青年活动的数目。由于青年广场旨在作为青年发展的基地,青年团体和其他团体可优先使用有关设施,以举办青年活动。不过,审计署注意到,在2009年5月至2012年1月期间,在青年广场举行的2130项活动中,只有1109项(52%)为青年活动,另外1021项(48%)与青年无关。审计署建议民政事务局局长应继续采取积极措施,在青年广场举办更多有意义和具吸引力的青年活动。

4.需要改善青年团体使用设施的情况。审计署的实地视察发现,不少青年广场的办公室似乎没有人员办工。截至2011年10月,36间零售店铺中只有4间(11%)租予非牟利青年团体(列为优先考虑租户)。除此之外,青年广场用于录音、录像及影片后期制作、摄影制作、服装设计、舞蹈及展览的设施使用率皆低于50%。审计署建议民政事务局局长应继续采取措施,提升青年广场办公室的有效使用,并继续尽量邀请更多“优先考虑”租户租用青年广场的零售店铺,以及就青年广场设施使用率偏低的问题,确定原因及采取改善措施。

5.需要改善记录访客的方法。2011年3月,民政事务局告知立法会,青年广场在2011年1月的人流量(超过113000人次)创出新高。审计署审查发现,这些访客资料是来自承办商提交的人流数目,而人流量包括进入和离开青年广场的访客,因此人流数目可能比访客数目多出100%。另外,人流量亦包括青年广场的员工和工作人员及其他访客(例如旅舍租客、家长、家佣和餐厅用膳人士),而这些人士应不计入访客数目。审计署建议民政事务局局长应采取措施,编制更具意义的统计数字,以评估青年广场在达致青年发展的目标方面的程度,并继续加强青年广场的推广工作,特别是向青年进行宣传。

6.需要检讨所涉费用是否用得其所。青年广场在2010-2011年度(全面启用第一年)录得营运亏损3320万元。这营运业绩跟民政事务局在2005年3月估计的每年亏损500万元差距很大。民政事务局需要就青年广场对青年发展所作的贡献,考虑其营运成本是否合理。

7.需要检讨租金策略。民政事务局根据应课差饷租值及市价,收取租用青年广场场地及设施的租金,并向目标用户(主要是青年团体)提供适当的租金优惠。不过,审计署亦关注到目标用户是否有能力负担优惠租金。审计署在2011年12月访问部分提供青年服务的本地非政府机构后,发现来自青年团体的旅舍租客比例低于目标比例,主要原因之一可能是由于旅舍客房房租偏高。审计署建议民政事务局局长应联同财经事务及库务局检讨租金策略,以期以青年可负担的价钱出租青年广场的场地和设施,同时尽量达到收回成本的目标。

(二)策划与推行

1.需要审慎考虑中央设施的选址及依期完成青年广场项目。青年广场作为青年发展的中央设施,当然期望青年会经常前往该处。然而,审计署注意到由于地点问题,青年广场不能轻易吸引在新界和新市镇居住的青年,而这些地方的青年人口却比较多。青年广场欠缺一个与其他青年相关设施有明显区别的重点主题,更令青年广场缺乏吸引力。此外,青年广场的建造工程于2008年4月完成,较原定竣工日期2005年年底迟了28个月。工程延误的主因,是政府需时决定青年广场的营办模式及财务可行性。有关决定要到2005年3月才作出。审计署建议民政事务局局长日后推行类似项目时,应采取有效措施,把策划及推行阶段的项目风险减至最低,包括审慎研究选址,并尽可能在预定竣工日期前完成项目。

2.需要设有适当的管理及监督架构。1998年,当局成立兴建青年发展中心督导委员会,负责监督青年广场项目的发展工作。2009年1月,又成立管理咨询委员会,就青年广场的运作向政府提供意见。督导委员会及管理咨询委员会内,均包括具丰富青年发展工作经验或与青年团体关系密切的成员。然而,督导委员会在2004年9月一次会议举行后不再活跃。因此,在2005至2008年期间,民政事务局未能充分取得主要持份者(青年团体和非政府机构)的意见,以助策划和监督有关项目的推行。审计署建议民政事务局局长日后推行类似项目时,应确保设有适当的管理及监督架构。

3.需要定期公布青年广场的营运业绩。截至2012年3月,民政事务局未曾向立法会汇报青年广场的营运业绩,也没有设立定期汇报青年广场表现的机制。审计署建议民政事务局局长应定期公布青年广场的营运业绩。

(三)展望未来

在这次审查工作中,审计署在2011年12月访问了参与本港青年发展工作的五个主要非政府机构,就改善青年广场的管理和营运的途径及方法,征询他们的意见。有两个机构表示,青年广场欠缺重点主题或鲜明形象,难以吸引青年参加活动。全部五个机构均表示,青年广场地点不便,此外,青年团体难以负担旅舍房租及设施租用费,另外宣传推广亦有不足。审计署注意到,民政事务局曾承诺会在青年广场运作三年后(即2013年),检讨其管理及营办模式。审计署建议民政事务局局长在该局进行检讨时,或须审慎考虑青年广场应如何定位,务求在青年发展与希望达到收回成本的两个目标之间取得适当平衡。此外,亦应考虑审计署报告书所载的意见及建议,并视乎情况,征询各持份者(包括青年事务委员会、管理咨询委员会、承办商,以及与提供青年服务的非政府机构)的意见。

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