论信息组织，本文主要内容关键词为：组织论文,信息论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在宏观的信息资源管理过程中[1]，信息组织环节位于信息采集环节之后，它是对信息资源管理机构所采集的信息资源进行序化处理的过程。信息资源的序化也简称为信息组织，它从广义上包括两个部分：信源组织是根据某种规律或结构对信息资源进行序化处理；信道组织则是为了有效利用存储空间和提高传递效率而对信息资源实施重组。信息组织是信息资源管理的核心内容之一。
1 信息组织原理
信息组织是一种普遍的社会行为，是一切人类活动有条不紊地运行的前提。“信息组织是将处于无序状态的特定信息，根据一定的原则和方法，使其成为有序状态的过程，其目的是将无序信息变为有序信息，方便人们利用信息和有效地传递信息。”[2]信息组织与事物组织既有区别又有联系，信息组织是对事物运动状态和方式(或事物属性)的组织，事物组织则是对具体的物质和事件的组织，它们是在不同层面上进行的；但无论人们是否知觉，事物组织都首先是在信息层面上进行的或者说它内含着信息组织过程，而信息组织的最终目的则是为事物组织服务的。比如居民对衣服各种不同方法的整理保管，都抽象组织(即信息组织)在前，而具体的(衣服)整理在后，信息组织是内核而事物组织是结果。
信息组织是基于事物属性的一种序化方法，事物具有多少种属性，就可能形成多少种序化方法。据古希腊哲学家亚里士多德的分析，事物一般都具有10种属性，即本质(Substance)、数量(Quantity)、质量(Quality)、关系(Relation)、作用(Operation)、过程(Proless)、状态(State)、空间(Space)、时间(Time)、位置(Position)[3]，这些属性都可以作为信息组织的依据。具体地讲，信息组织的过程就是依照事物属性之间的同一性、包容性、交叉性、排斥性等关系对信息实施序化的过程。
在信息资源组织的层面，语言是最基本的信息组织工具。人们一般将事物的属性抽象为字、词或概念，然后再通过字、词或概念的序化来表征信息的组织；从这个意义上来讲，语言学是信息组织最重要的理论基础。信息组织的另一理论基础是逻辑学，信息组织本身是思维的一种表现形式，概念是思维的元素，逻辑则是思维的规则。信息组织也是一个系统化的过程，其最终目的是将无序的、零散的信息结构起来，形成一种有序的体系或系统，为此，系统科学也是信息组织的重要理论基础。
信息组织是一个序化过程，这个过程通常可分为两个阶段：即序化阶段和优化阶段。信息的序化是按照一定的方法将无序的信息组织成为有序信息的过程，它又包含两层意义：一是把没有必然内在联系的信息，为了利用和管理上的方便加以组织；二是把本质上具有必然内在联系的信息，按照其自身的客观逻辑结构加以组织。其中，前者融入了更多的主观因素，后者依据了更多的客观因素。信息的优化则是在序化的基础上，针对某种目的，依照结构功能优化原理对信息进行再序化的过程，它是信息序化的继续和升华。在实际的操作过程中，信息的序化和优化没有十分明确的界限，它们是一个辩证统一的整体。
信息组织最本质的依据是事物的属性，而事物的多种属性又可归纳为形式、内容和效用三种类型。以“衣服”为例，颜色、款式、尺寸、生产厂家、生产时间与地点等属于形式特征，衣服原料的物理和化学结构属于内容特征，御寒、防雨、防晒、装饰、炫耀等属于效用特征。总之，一切事物都具有形式、内容、效用三方面的特征或属性，相应地，所有的信息组织方法都可以归纳为语法信息组织方法(形式组织方法)、语义信息组织方法(内容组织方法)和语用信息组织方法(效用组织方法)三大类型以及它们的不同组合形式。
信息组织是信息资源可资利用的最重要的条件之一，是信息资源不断增值的内在依据。在信息资源管理过程中，信息组织是一种经常性的活动，信息采集、整理、存贮、检索和利用各阶段都不同程度地涉及信息的序化和优化问题。信息组织是一种理论，也是一种思维，作为一种理论，它是信息组织活动的方法论；作为一种思维，它贯穿于信息资源管理的全过程。
2 信息组织的三个层次
语法信息、语义信息和语用信息分别对应着信息的形式、内容和效用三个层次，与此相关，语法信息组织、语义信息组织和语用信息组织也就形成了信息组织方法的三个层次。
语法信息组织是指以信息的形式特征为依据序化信息的方法。语法信息组织需要遵循方便性、多向成族性和标准化等原则。常见的语法信息组织方法有如下几种：(1)字顺组织法，其实质是从字、词的角度集约有关信息，又有音序法、形序法、音序和形序混合法三种形式。(2)代码组织法，即以代码表征信息和集约信息的组织方法，其突出的优点是简便易用，尤其适合计算机等现代化手段的管理；(3)地序组织法，即以信息的空间特征为依据序化信息的方法，其最大特点是能反映地域特色，又有行政区划组织法和地名字顺组织法之分；(4)时序组织法，即以信息的时间特征为依据序化信息的方法，其特点是能够反映事物的发展规律；(5)其它组织法，包括颜色组织法(如绿色代表邮政、蓝色代表航空等)、形状组织法(如以书刊开本大小为依据的组织法)、重量组织法(如拳击手的分类)、速度组织法(如我国的旅客列车有快速车、特快车、快车、慢车之分)等。语法信息组织最重要的特征是标准化，因为语法信息一般不涉及信息的涵义与用途，我们必须用标准加以约束；而标准形成和应用的过程，也就是语法信息的优化过程。在图书情报档案领域，文献著录可视作一种综合型的语法信息组织方法。
语义信息组织是指以信息的内容或本质特征为依据序化信息的方法。语义信息组织需要遵循客观性原则、逻辑性原则和发展性原则。常见的语义信息组织方法有如下几种：(1)元素结构组织法，诸如物质结构的重组、中医药方的设计等；(2)逻辑组织法，诸如决策的制定、概念体系的形成、文学作品中人物性格的发展等；(3)分类组织法，包括科学分类、文献分类、专利分类、商品分类、职业分类等，它们能够反映事物之间内在的、本质的联系和区别，便于人们系统地认识和了解信息；(4)主题组织法，包括标题法、单元词法、叙词法、关键词法等，它们以事物或概念为中心集约信息，便于人们了解与某一事物或概念相关的所有信息。语义信息组织最重要的特征是能够反映事物的本质属性以及事物之间的联系与区别，它们不仅具有序化的功能，而且还兼具引导和认识的功能，可以说，语义信息组织是信息组织的核心，语法信息组织是其补充，语用信息组织是其延伸与发展。
语用信息组织是以信息的效用特征为依据序化信息的方法。语用信息组织需要遵循目的性原则、实用性原则和个性化原则。常见的语用信息组织方法有如下几种：(1)权值组织法，即赋予不同信息以不同的权重值，然后通过复杂的计算，以权值大小为依据组织信息的方法，诸如决策方案的选择、教学质量的评估等都涉及权值组织法；(2)概率组织法，即根据事件发生的概率大小序化信息的方法；诸如预测体育比赛的胜负、期货交易等；(3)特色组织法或个性组织法，即根据某类用户、某一用户或用户某一方面的特殊需求组织信息的方法，如球迷信息、旅游信息、证券信息等；(4)重要性递减组织法，即依据信息的重要程序化信息，如大众传播的栏目设置。语用信息组织的主要特征是能够反映和满足用户的信息需求，它属于一种应用性信息组织方法，在实际工作中运用极为广泛和多样化。
3 信息的综合组织方法
三层次信息组织方法是理论分解的产物，它们虽能够涵盖所有的信息组织方法，但在实际操作过程中，人们很少简单地运用某一层次的信息组织方法，通常的做法是将不同层次的不同信息组织法综合起来加以运用的。目录学就是研究信息综合组织方法的理论之一，目录学实践的产品包括各种目录、文摘、索引、题录等，它们也是检索的工具。
文献分类法是语法信息组织和语义信息组织的综合。作为文献分类法的具体表现形式，文献分类表通常由类目、号码、正表、附表、说明和索引等部分组成，其中，类目和正表展示了事物的本质属性及其相互关系，属于语义信息组织；号码(类号)、附表(复分表)和索引则属于语法信息组织，常用的附表和索引包括总论复分表、地区复分表、时代复分表、类目字顺索引等，它们具有简化类表和易检易用的功能。主题组织法属于另一种语义信息组织和语法信息组织的综合，以我国《汉语主题词表》为例，它是由主表(字顺表)、附表、词族索引、范畴索引和英汉对照索引所组成的，主表本身是以语法信息组织为主、语义信息组织为辅的一种综合信息组织体例，词族索引和范畴索引分别展示了主题词之间的等级关系和学科关系故属于语义信息组织，附表和英汉对照索引则主要属于语法信息组织[4]。文献分类法便于从学科角度集约信息、便于人们进行族性检索，主题组织法则便于从事物角度集约信息、便于人们的特性检索，它们各有优缺点；为了发扬它们各自的优点，互补不足，人们经过多年研究，推出了分类主题合一的《分类主题词表》，这是更为复杂的综合信息组织方法。
档案分类法则是语用信息组织、语义信息组织和语法信息组织的综合。档案分类是以档案所反映的国家机构、社会组织和个人的活动过程为主要依据，突出职能分工和“全宗理论”，具有鲜明的语用信息组织的特色。当然，《中国档案分类法》也不是完全的语用信息组织，其主表本身兼具主题组织的性质，此外，其附表及标记符号还涉及语法信息组织。档案分类以全宗理论为指导，能够保证同源档案的完整性，但不利于从学科角度和主题角度系统地检索档案信息，有鉴于此，国内一些学者提出建立图书、情报、档案合一的文献信息分类体系[5]，以促进文献信息分类和检索的标准化，提高各类文献信息的利用率。
大众传播活动中的编辑工作也是一种综合信息组织方法。杂志编辑要将经过选择的若干篇论文结构为一期期杂志，这也是一种信息组织工作，它以语用信息组织为主但又涉及语义信息组织(逻辑性)和语法信息组织(比例平衡)，其它诸如报纸栏目的组织、电视节目的组织等虽与杂志编辑有所区别，但基本原理是相似的，它们都属于以语用信息组织为主的综合信息组织工作。
信息组织是一个多层次的方法体系，当我们进行理论研究时，可以将它分解为简单的、原子式的、分层次的信息组织方法，以利迅速掌握其规律性和应用技巧；当我们进行实践操作时，则需要将不同层次、不同类型的信息组织方法组合起来，以放大它们的优点，克服它们各自的不足。这是信息组织研究的方法论，也是掌握和活用各种信息组织方法的秘诀。
4 信道组织与信息存贮
信道是通信理论中的一个概念。在通信理论中，信息组织也称为编码，编码本身有信源编码和信道编码之分。信源编码的着眼点是信息本身，它通过压缩信源或减少信源的剩余度(如去除文章中的虚词和连词等)，以达到尽可能不失真(允许存在一定的失真度)地高效率地传输信息的目的。信道编码则联系信道特性对信源符号实施变换，由于信道容量有限且存在信道干扰，要实现高效率地不失真地传输信息，就必须在压缩信源的同时保留适当的信源剩余度[6]。联系信息组织方法分析信道编码，它一方面要保证信息逻辑意义(语义信息)的完整性，另一方面必须压缩无意义或意义不大的信息(通常是语法信息)，同时还要兼顾信道容量和传递效率，它是以语用信息组织为主的综合信息组织。从传输的角度考察信道编码，如果时间一定，单位时间内信息的传输量等于该时间内信道能够存贮的信息量，换言之，信道编码是与信息存贮有关的一种信息组织方法。
信息存贮是广义的信息组织的组成部分，是有组织的信息的一种表现形式，是一种异时信息利用行为。就其主体而言，它是一种语用信息组织过程，必须考虑两方面的因素：一是存贮介质的空间容量问题，无论人的大脑还是纸张、磁盘、图书馆建筑或计算机网络，其容量都是有限的，信息存贮的根本问题就是如何通过有效的信息组织高效率地利用有限的存贮空间；二是存贮信息的利用问题，信息存贮的最终目的是为人们的异时利用提供可能和方便，如果仅仅考虑空间的集约就会妨碍人们对存贮信息的利用，比如图书馆全部实行密集式藏书排架就会大大降低藏书的利用率，而书报杂志的小号字密集式排版则势必影响读者的阅读速度，为此，信息存贮还须设法在节约存贮空间和提高信息利用率之间寻找平衡点。信息存贮首先是一种语用信息组织，在此前提下，它也涉及语义信息组织(如分类组织)和语法信息组织(如顺序组织)；从信息资源管理的角度而言，它更多的是一种宏观层面的信息组织，是对信源组织(如文字组织、分类编目等)的调整和重组。
在大众传播领域，一本书、一份杂志、一张报纸、一个电视栏目或放手频道，都可以视作一种信道，它们的共同特点在于信息传播过程和存贮过程的统一。大众传播的信道组织更多的是指编辑组织，具体的文字组织(即写作过程)相当于信源组织。就编辑组织而言，它一方面要面向主要用户或用户的主要信息需求集约信息，要充分利用有限的信道容量传递和存贮更多的信息量；另一方面，它必须联系信道特性对信源组织做适当的调整，诸如审稿和剔稿、文稿内容的局部调整、文字的增减、拟发文稿的排序和排版、版式和封面设计等就属于信道组织的范畴，这是一种内含着信息加工过程的信息优化组织。
图书馆、档案馆、情报中心等在宏观信息产业分工中的主要职能就是信息存贮，它们相当于建立在信息源与信息用户之间的一种类似“水库”的装置，其信息输出(即信息服务)的形式、种类及特色均与信息存贮相关。相对于大众传播的信道组织而言，图书馆等领域的信道组织是一种更为宏观的信息组织，它们一方面要结合特定用户的主要信息需求选择和建立信息资源体系，另一方面还要根据信息资源利用率来区分信息组织方法。譬如，图书馆的“三线制藏书模式”就是一种信道组织方法，它依据藏书利用率的高低来决定藏书排架和服务方式。在三线制藏书的范围内，具体的藏书排架(信道组织)又涉及到语义信息组织(如分类排架法和主题排架法)和语法信息组织(如字顺排架法、登录号排架法、种次号排架法、年代排架法、书型排架法等)，但此处的信息组织已融入了信道的因素，也就是说，藏书范畴内的分类排架不同于采编范畴内的文献分类，它固然要顾及文献的学科性质，但同时也要考虑信道空间和信息存取效率等因素。
数据库是采用磁性存贮介质的一种新型存贮空间和存贮方式。数据库中数据的存贮结构大体为三级模式结构。联系信息组织方法进行分析，数据库的外模式、概念模式和内模式大体对应于语用信息组织、语义信息组织和语法信息组织，而作为整体的三级模式结构是面向用户、采用现代技术和充分利用磁性存贮空间的一种信道组织。
信息存贮也是信息资源管理过程的一个重要环节，它是信息采集的结果同时又是信息服务的保障，它相当于一般意义上的信息组织在信息传递过程中的延伸，借用信道的概念，我们称之为信道组织。当然，信息存贮本身还包括信息保护、信息剔除等内容，但其核心是基于信道的信息组织过程，是对信源组织的重组过程。