电子档案归档工作及档案信息化建设研究
李慧
日照港股份有限公司动力分公司 山东日照 276800
[摘 要] 电子档案虽然在实际应用过程中具有非常多的优势特点，在很多环节中也可以实现科学合理的利用，但是电子档案归档工作在具体开展过程中，仍然存在很多问题。本文针对电子档案归档工作以及档案信息化的建设进行分析，为档案管理水平提升提供有效保障。
[关键词] 电子档案；归档工作；信息化建设
在当前科学技术不断进步和快速发展的背景下，我国已经全面进入到信息化时代，计算机信息技术在现实社会当中的应用范围越来越广，在很多领域中都可以实现合理的利用。电子档案在这种趋势下，也逐渐成为一种必然的发展方向。档案信息化科学合理的建设和落实，对整个档案工作的日常管理效率提升而言，具有非常重要的影响和作用。这样不仅可以实现对档案信息资源科学合理的配置和优化，而且还可以保证档案内部信息的准确性和有效性，在保证档案整体利用率可以得到有效提升的基础上，可以促使管理水平得到有效提升。
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1 电子档案归档工作现状分析
1.1 缺乏独立性
在与当前电子档案归档工作的现状进行结合分析的时候，发现当前电子档案工作在具体开展过程中，其通常情况下，是作为纸质文件的一种生成或者是运转过程中的附带产品。由于受到这种特性的影响，导致电子档案在具体应用过程中，无法将自身的独立作用充分发挥出来，也就是无法树立独立性，同时也不具有任何独立存在的价值和意义。在这种背景下，有很多企业在日常运作和发展过程中，缺乏对电子档案的重视，甚至还有部分单位对电子档案进行随意的删减或者是增加，这些问题都会直接导致电子档案的整体管理水平无法得到有效提升，同时还会导致电子档案的归档工作逐渐失去意义。
1.2 缺乏安全性
众所周知，电子档案归档工作在具体开展过程中，其主要是通过对计算机技术的合理利用，针对其中一些已经处理完成、并且具有一定价值的文件进行收集、筛选和利用。这样做的根本目的是为了在实践中将其逐渐转变成为一种电子形态被下的数字化档案。但是在与现阶段的实际情况进行结合分析的时候，发现在实践中有很多企业或者是单位在日常运作时，对电子档案的归档工作并没有给予足够的关注和重视[1]。与此同时，在日常工作过程中，还缺乏对归档流程的重视，这样不仅会直接导致归档工作在具体开展过程中，其整个操作过程过于混乱，而且还会在实践中导致整个电子档案的储存效果受到严重的影响。甚至有很多企业或者是单位在运作和发展过程中，其自身的内部信息系统已经出现了非常严重的问题，这样不仅会直接导致很多电子档案被严重的破坏，而且严重时，还有可能会导致这些电子档案出现丢失的问题。
2 电子当当归档工作及档案信息化的建设
2.1 提高对档案信息化建设的关注度和重视度
在当前我国已经全面进入到信息化时代，信息化技术在很多领域中都得到了广泛应用。电子档案管理工作在具体开展过程中，仍然存在很多问题，在对导致这些问题的原因进行综合分析时，发现在实践中导致这些问题的主要原因其实更多的是由于缺乏对电子档案管理的重视程度。电子档案管理工作在具体开展过程中，其本身具有一定的系统性和繁琐性，所以必须要引起相关领导以及对应部门的重视。要想保证电子档案管理工作可以有序开展，同时还要保证归档等各个环节的工作水平可以得到有效提升，就必须要结合实际情况，积极采取有针对性的措施，同时还要在其中加强对人力、物力以及资金的支持力度。在这种背景下，还要树立和落实符合实际要求的电子档案管理的紧迫意识，从意识形态的角度出发，对其提高重视力度[2]。与此同时，还要将物质形态作为出发点，对当前档案管理工作在具体开展过程中的手段、方式等这些内容进行总结和分析。通过这种方式在实践中的有效落实，不仅可以对现有的档案管理机制进行创新和优化，而且还可以结合实际要求，对其中的内容进行不断丰富，促使档案信息化的管理水平可以得到有效提升。除此之外，还要在实践中结合实际情况，尤其是要与现代化的电子档案管理工作机制进行有效结合，这样不仅可以事前对现有档案信息资源的配置优化，而且还可以实现科学合理的管理。这样做的根本目的是为了保证档案信息化的建设优势可以得到有效发挥，为其自身的服务水平提升提供有效保障。
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2.2 加强对电子档案独立存在能力的确定
众所周知，在实践中要想从根本上促使档案信息化建设的效果可以得到优化和完善，就必须要结合实际情况，保证电子档案工作可以在实践中得到顺利开展。电子档案工作对电子信息化的建设而言，不仅仅只是其中的基础，而且也是其中必不可少的重要推进因素。如果电子档案在实际应用过程中，其自身失去了其独立存在的意义和能力，那么档案的信息化建设也将只是一种形式。因此，在与这种情况进行结合分析之后，对于档案管理工作人员而言，要积极转变自己的思想观念和意识，保证电子档案可以有独立存在的意识和能力。这样不仅可以从根本上促使现有的档案资源可以实现科学合理的配置，而且还可以实现对信息的共享和利用。
2.3 构建规范的归档程序和安全管理机制
在档案信息化建设过程中，为了保证档案信息化建设的效果和可以得到有效提升，要结合实际情况，积极采取有针对性的措施，对现有的归档程序、管理机制等进行科学合理的制定和落实。这样做的根本目的是为了保证整个电子档案的归档工作在具体开展过程中，可以逐渐朝着流程化的趋势发展。在具体实施过程中，要对其中的相关责任制度进行完善和优化，这样可以促使网络以及数据的安全问题可以得到有效保障。在实践中，要结合实际要求，对现有的业务流程、技术规范制度等进行科学合理的制定和落实，同时还要对当前的工作环节以及对应的步骤等进行细化处理。除此之外，还要制定和落实符合实际要求的安全措施，这样做的根本目的是为了保证电子档案自身具有非常良好的安全性和完整性[3]。
3 结语
档案信息化的建设，离不开电子档案归档工作在其中的有效推动，虽然在该工作当中还仍然存在很多问题，但是在实践中要与信息化技术进行有效结合。这样不仅可以提出有针对性的应对措施，而且还可以提高档案信息化建设的水平。
参考文献：
[1]罗余庆．关于高职院校招标档案资料信息化管理的思考[J]．科技风 ，2019(21)：201-202．
[2]李文．资源共享环境下的城建档案电子化建设研究[J]．智库时代 ，2019(34)：258-259．
[3]张文军，王亚锋，张淑霞．关于对档案管理信息化建设的研究与思考 [J]．中国电子商务 ，2011(6)：30．
[中图分类号] G271
[文献标识码] A
标签：电子档案论文; 归档工作论文; 信息化建设论文; 日照港股份有限公司动力分公司论文;