中外档案、图书、情报一体化管理的理论与实践，本文主要内容关键词为：情报论文,中外论文,理论论文,档案论文,图书论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、国外档图情一体化的理论与实践管窥
（一）联合国教科文组织和国际档案理事会对档案、图书、情报一体化管理的贡献
1974年，联合国教科文组织在巴黎召开的关于全面规划国家文献、图书馆和档案基础机构的世界科技情报系统大会和政府间会议认为：“一项世界系统的科技情报服务工作是一项可行的目标，而这项工作又是需要得到国家情报系统的支持，以便建立在政府支持的关于文献、图书馆和档案服务规划的广泛基础之上，而且必须把服务规划设想为‘国家情报系统’。这个所谓的‘国家情报系统’主要是涉及全部学科领域文献、图书馆和档案服务”。（注：《档案学理论新探索》，第203页，档案出版社，1987年。）
为了实现这一国家情报系统，联合国教科文组织和国际档案理事会在本世纪的中后期，进行了不懈的努力。联合国教科文组织成立了专门的机构，促进图档情一体化的开展。早在1967年，联合国教科文组织成立了“文件、图书和档案处”（也有译为文献、图书和档案部），并设立一个代表三个非政府的国际性组织（即：国际图书馆协会联合会、国际文献联合会和国际档案理事会）的咨询委员会附属于该处。1977年，进一步将“文件、图书和档案处”与国际情报系统和国际科技情报系统合并，成立综合情报计划处。该处成立至今，“一直在加强档案、文件、图书、情报等专业间的联系和合作方面进行着许多富有成效的工作。”（注：吴宝康《论国际档案学的建设》，《档案学通讯》，1994年，第6期。）其中由国际档案理事会配合进行的工作主要有制定《文件与档案管理规划》；在世界范围内有计划地开展档案业务专题调查研究；组织法、美、德、荷兰等国的著名档案专家编撰《现代档案与文件管理必读》一书等，这些都是“推进开发各种信息资源，特别是包括档案、图书、情报在内的文献信息资源共享的事业，有计划、有步骤地实现档图情信息管理一体化，以适应世界经济发展和社会进步的客观需要所采取的众多有效步骤和举措”。（注：吴宝康《论国际档案学的建设》，《档案学通讯》，1994年，第6期。）
（二）欧美等国档图情一体化的情况
从笔者所收集的资料来看，欧美等国档图情一体化呈快速发展的态势，特别是在一些企业部门。80年代末荷文同志撰写的《美国企业档案工作观感》一文中提到：“这次在美国我曾三次向美国文件档案局的负责官员、俄亥俄州大学图书馆馆长、俄州大学情报中心的负责人问道，在美国这三种专业是否有走向一体化的趋势，他们都持否定的看法。他们讲，在美国情报、图书、档案成三足鼎立之势，专业分工很明显，互相之间没有什么联系。……美国企业的文件中心或档案馆并不同图书馆在一起”。（注：荷文《美国档案工作观感》，《档案学研究》，1988年，第1期。）时隔四五年后，沈丽华、张永慧撰写了《美国企业档案工作巡礼》一文，谈到观感之一就是“文件、档案、情报、博物、图书一体化。它们作为企业信息管理系统的组成部分形成一个整体，各有自己的分工和重点”。这种一体化“不单指组织形式上的一体化管理，而是在普遍使用计算机的前提下形成一个信息网络，互相沟通信息，查询信息，快速、准确地为企业发展提供信息服务”。（注：沈丽华、张永慧《美国档案工作巡礼》，《档案学通讯》，1994年，第2期。）
从“没有什么联系”到“形成一个信息网络”，可以看出美国企业中档图情一体化在观念和手段上都有很大发展。
另有介绍，美国的“研究图书馆信息网络”就是图书馆与档案机构应用计算机进行收集、贮存、管理和提供利用信息的系统。1990年，已有60多个档案机构参加该网络系统。
（三）培养复合型信息管理人才已成为国外许多教育机构的人才培养目标
为适应一体化管理的趋势，国外的许多教育机构已将档案、图书、情报结合起来，培养综合管理人才。如波茨坦专科学院档案、图书、情报系是在德国统一后于1991年重建的，是根据联合国教科文组织所倡导的档案馆学、图书馆学和文献情报学教育相结合的精神建立起来的。荷兰档案学院于1995年9月将高级档案员教育纳入阿姆斯特丹大学信息、情报学系进行培训。美国一些大学的图书情报学系（院）也开设档案管理课程。
二、我国档图情一体化的理论研究和实践活动
我国对档图情一体化管理的研究始于80年代中期。1985年，国家教委和国家档案局在《关于发展和改革档案学教育的几点意见》中，以正式文件提出档案工作和档案学研究中面临着图情档一体化的前景。此后我国众多的档案学者和实际工作人员对之进行了卓有成效的探讨，档图情一体化管理也在一些企业悄然展开。从总体上看，其理论成果和实践活动主要体现在以下几个方面：
（一）对企业档图情一体化综合管理已初步达成共识
党的十四大以前，对档图情一体化的研究尚处于起步阶段，即从档图情三者的联系出发，论证三者综合管理和开发利用，实现信息资源共享的可行性及其意义。党的十四大以后，随着我国经济体制的改革，人们更多地把目光转向企业，着眼于现代企业制度下企业档图情信息管理的研究。陈兆祦先生认为，“从机构的一体化来说主要在企业事业单位内部，还是有可能的。但若从整个国家的档案与图书、情报机构一体化，可能性不大。”（注：陈兆祦《对档案学研究中几个问题的认识》，《档案学通讯》，1994年，第2期。）在1996年中国档案学会主持召开的全国首届青年档案学术讨论会上，许多学者都提出在现代企业制度下，实现档图情一体化，建立信息中心是企业档案管理的最佳模式。在当前理论和实践、技术都尚不完善的条件下先从企业个别、局部的一体化入手加以研究，等时机成熟再研究全局、整体的一体化，不失为明智之举。这反映了我国学者的“务实”精神。
（二）提出了档图情一体化的途径和需要解决的问题
与提出一体化相比，姜蓉《信息一体化：信息社会的要求和趋势》（《北京档案》1996年第12期）、金波《浅议企业档案、图书、情报资料的“一体化”管理》（《安徽大学学报》（哲学社会科学版）1995年第4期）等论文，对档图情一体化的认识有所深入，提出了一体化的途径和需要解决的问题，其中主要有：①建立有效的联合检索体系。即根据档图情的共同特点，通过规范的检索语言和统一的检索途径，将大量分散的信息资源集中，组成一个有机联系的整体。②加强编研工作，汇编各种文献，建立专业信息库，提供专指性、实用性强，覆盖面广的编研材料，提高信息的浓度和技术密集度，实现信息增值。③加强企业信息一体化的立法工作，制定切实可行的一体化标准、规定，并纳入到企业法规之中，使其法制化、制度化、标准化。④优化基础设施，购置必要的现代化设备。⑤培养综合管理人才。
（三）初步研制并开发了一批与档图情一体化管理相联系的计算机软件
在市场经济下，许多软件开发商或同档案主管部门协作，或自主开发多功能、易使用的档图情信息管理计算机软件系统。这些软件系统的开发有力地推动了档图情一体化管理工作。
（四）我国部分企业已开始实行档案与图书、情报的一体化管理
如宝钢集团公司于1995年将档案处与科技信息中心合并，建立直属公司的科技信息研究所，撤销原二级厂、部的17个档案科（室），对公司的档案、图书、情报等实行一体化管理。柳州工程机械股份有限公司也成立了类似的信息中心。据资料称，对柳州市44家无主管局试点企业的调查中，有18%的企业采取信息综合管理的方法（注：周兵《探索现代企业制度下企业档案管理体制的模式——对柳州市44家无主管局试点企业的调查报告》，《档案学研究》，1996年（增刊）。）。
（五）档案学教育向管理学门类转化
我国档案学教育以前属于历史学门类，改革开放以后，逐步向信息管理方面转化，许多大学都将档案、图书、情报合在一个系。最近国家教委和国务院学位委员会又公布了新的专业学科目录，把档案、图书、情报作为一级学科，列入管理学门类。
三、对现代企业制度下企业档图情一体化管理的几点思考
江泽民同志在党的十五大报告中，再次明确提出“建立现代企业制度是国有企业改革的方向”，并特别强调“要加强科学管理，探索符合市场经济规律和我国国情的企业领导体制和组织管理制度”。在企业内实行档图情一体化管理是企业信息资源科学组织与管理的重要形式，是我们一体化研究的重点。尽管我们对档图情一体化有了一些探讨和实践，但总的来说尚属起步阶段，还处于观念的确立时期，对许多问题只是提了出来，尚缺乏解决办法和深入分析。因此我们需要本着理论联系实际的要求，在对一些典型企业调查研究的基础上，探讨以下一些问题：
（一）现代企业制度与档图情一体化管理的内在联系。通过分析企业档案管理体制的沿革和发展，以及现代企业对信息的要求与信息资源的有效配置，深入论证档图情一体化管理是企业档案工作的最佳总模式。
（二）现代企业信息一体化管理的具体管理模式及其组织运行方式。通过对不同类型企业内部组织结构的分析，探讨各类型企业在组织信息综合管理时，应采用哪种合理、高效的具体管理模式以及这种管理模式的组织结构、运行方式、人员配备等，供企业参考选择。
（三）具体管理模式中档图情一体化管理的内容，包括各种模式中的功能、任务、途径、措施等。比如建立有效的联合检索体系，确立全面的信息收集渠道，采用科学的管理方法和管理手段，对信息的综合加工、研究等，每个具体管理模式都要体现一体化后高效的收集存贮功能、整理编检功能和信息服务功能。
（四）一体化管理的成本和效益。通过对比分析、计量分析，预测一体化管理为企业节省的人力、物力、财力；给企业生产经营活动提供多少潜在的经济利益；为国家和社会带来多大的外部经济效益和社会效益。
此外，我们还需对一体化管理的法规制度、人力需求、档案部门的职能等问题进行研究。只有对档图情一体化管理的外部环境和内部机制全面加以分析，才可望在实践中起到正确的指导与引导作用。建立现代企业制度在我国刚刚起步，档案部门如何抓住这一历史机遇，促进企业档案工作的全面发展，任重而道远。
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