摘要：信息技术的发展与广泛应用使档案数字化建设迅速展开，给档案工作带来了新的契机，档案工作的数字化建设也是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。本文从档案数字化势在必行、实践、思考方面提出了数字化工作的必要性，对数字化工作需要关注的制度体系建设、安全、与信息化建设融合等进行了思考。
关键词：档案 数字化 数字化建设
新疆油田在建设数字油田的基础上向智能油田跨越，结合企业发展趋势，黑油山公司档案管理工作着眼未来，运用数字化、信息化技术，以服务主营业务的地质档案为首选，在数字化方面进行了有益的探索与实践。
1 档案数字化势在必行
1.1 档案保护的需求。一是馆藏档案实体的老化。黑油山公司投入开发以来，形成了大量原始及成果档案，这些档案是公司真实的历史记录，但随着时间的推延，受档案制成材料、书写材料、保管条件和频繁借阅等因素的影响，有些档案已出现纸张变黄、发脆、破损、字迹退色等现象。二是档案载体形式的转变要求保管个性化。计算机和计算机网络使档案信息保存实体发生了变化，产生了各种新型存储介质，特别是数字信息记录载体，如：磁带、硬磁盘、软磁盘、光盘、光带等，档案的载体形式呈多样化。不同载体有不同的保管要求，电子档案载体的保管不同于纸质档案，纸质档案保管的重点是温湿度控制、修裱加固、字迹恢复等；电子档案的保护重点是维护载体上数字记录信息的可读性。三是存放档案库房紧张的问题日益突出。实施档案数字转化，形成以数字信息为载体的电子档案，减少存档份数、改变利用方式是解决库房紧张和利用频繁问题的双刃箭。
1.2 利用服务方式的需求。据统计，公司的地质档案的年利用率在90%以上，大量的利用档案需求，加之信息技术的发展和应用改变了档案资源的结构和获取信息的方式，由利用纸质档案为特征的传统服务模式，向以开放式、网络式为特征的档案信息服务模式转变，电子档案将成为提供档案信息的根本基础。
1.3 信息化建设的必然趋势。档案管理手段的计算机化、信息的网络化拉近了档案和用户的距离，用户可通过网络实现对档案信息资源的共享。档案工作从纸质档案时代到计算机辅助管理时代，再到当今的档案信息数字时代，这是信息化发展建设的结果。在数字时代，电子文件成为档案馆（室）藏档案的重要来源，它是电子文件有条件转化和馆藏档案数字转化而来的。
2 档案数字化的实施
2.1 制定完善的数字化的规划。档案工作提出“档案资料数字化、业务工作程序化、数字馆藏桌面化”的建设目标，按照上级要求先后制定了《数字档案建设实施方案》、《纸质档案数字化操作规范》、《音像档案数字化技术规范》，保证档案数字化工作目标明确，运作规范。
2.2 档案数字化的实施步骤。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆档案数字化是一项复杂的工程，不是一蹴而就的，要根据实际情况和需要，分层次、分步骤、看轻重、讲实用的“渐进式”地开展、实施。一是统筹部署。盘点馆藏档案是实施数字化统筹部署的第一步。必须站在全局高度，统筹规划、部署安排，形成实施数字化一盘棋管理的模式。二是准确定位。档案数字化必须有所选择。优先 “珍贵档案、重点档案、利用率高档案”的数字化，三是保护与转储并行。档案数字化是对历史档案的抢救保护。为数字化工作打下基础，在数字化过程中，档案的保护和转储必须同步部署。
3 档案数字化工作的几点思考
3.1 要重视档案数字化工作标准体系的研究。制度规范化和标准化是进行档案数字化工作的基础，也是数字档案信息资源生存和发展的基础，档案数字化的目的是适应信息时代档案利用需要，实现网上共享共用，统一的标准则是数字档案资源共享的基础。
3.2 要确保档案数字化协调展开。数字化的根本目的是服务利用，档案数字化的所有工作应都围绕服务利用展开。如果偏离此，则不利于体现档案的真正价值，也影响档案数字化工作效益的发挥。
3.3 要考虑到资金投入。实现数字化，设备必不可少，需要打印机、扫描仪、刻录机等设备。电子档案的读取受机器的限制，完全依靠着计算机技术，计算机的硬件、软件更新速度快，而且，存储于光盘库、磁盘库等大容量存储介质上，光盘、硬盘或其它磁盘，使用寿命无法达到永久性保存的目的，其信息内容需要定期复制或制作，档案数字化工作派生出的一系列问题需要资金作保障解决。
3.4 档案数字化要循序渐进。按照上级要求我公司开展了近5年的数字化工作，总结得出数字化工作不应求快，应将利用效果放在首位，将数字化质量放在首位。这是一个循序渐进的过程，否则数字化出来的档案，用户因没有相应的支持软件而打不开，数字化出来的档案，应格式等原因不能与其它系统建立链接关系，同时给将来电子档案存储、检测、数据恢复、格式转变等留下隐患。
3.5 要与企业信息化建设有效融合。档案数字化建设同样要注重效益。要将与企业主营业务结合紧密的档案拿出来与其它系统及数据建设有效融合，真正实现档案资料桌面化。特别要关注通过系统、软件等形成的电子档案，从流程、管理制度上保证数据的归档、电子格式的有效转化。GB/T18894--2002《电子文件归档与管理规范》规定了系统与数据的同时归档、规定了格式要求，这样可以实现各应用系统数据项的定义与档案著录规则一致，电子文件与档案要求相符，真正达到数据共享，避免数字化浪费。
3.6 要切实保证档案数字化的安全。确保档案安全是档案工作的重要责任，也是档案数字化建设不可忽视的一个重要方面。在2017年病毒袭击了我们的档案系统，使我们的电子数据大量的受损，各个厂处档案室利用备份电子文件又进行了数据上传，给档案员增加了的大量的工作，所以档案数字化工作的安全，涉及档案实体管理、信息管理和数据管理三个方面。实体管理就是要加强档案实体流动全过程的监控，确保档案实体的绝对安全。信息管理就是要做好档案内容的保密工作，严防失泄密。数据管理主要是防止数据的丢失、破坏、被盗、更改，消除电磁辐射、非法下载复制、病毒侵袭、系统崩溃、硬件损坏等不安全因素。上述三个方面，必须综合管控，不可偏颇。电子档案的保护重点是维护载体上数字记录信息的可读性，电子档案的转储必须进行异地异质的备份。
论文作者:李鲁梅,朱庆芸
论文发表刊物:《基层建设》2018年第27期
论文发表时间:2018/10/17
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