图书馆战略规划组织结构模型的构建，本文主要内容关键词为：组织结构论文,战略规划论文,模型论文,图书馆论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
创建专门的战略规划组织部门是图书馆战略规划制定、实施与评价的基本的组织保障。图书馆战略规划组织模型作为战略规划总模型的一个子模型，通过利用符号、文字、逻辑等手段揭示图书馆战略规划管理部门的设置、结构、人员配置、职责及功能等要素之间的联系，并按照特定的规则、假设和条件对战略规划组织机构进行整体架构，以此对战略规划组织机构形成普遍性的认识，进而指导个体图书馆的战略规划实践。
我国图书馆界的战略规划研究与实践起步较晚，在理论与实践领域基础较为薄弱，战略规划制定过程中往往忽视创建专门负责战略规划的组织部门，致使图书馆战略规划缺少相应的组织保障，影响其制定与实施的效果。因此，当前我国图书馆界需在积极学习国外图书馆先进的战略运作模式的同时，更应该重视构建战略规划组织模型。本文将结合相关理论的分析和实证研究的结论，对构建我国图书馆战略规划组织的一般模型进行尝试性的探讨。
1 战略规划组织模型构建的基础
1.1 组织模型构建的原则
(1)科学性原则。科学性原则是图书馆战略规划组织模型构建中坚持的首要原则。科学性主要体现在应用科学的方法和手段制定图书馆战略规划组织模型，使得模型既具有前瞻性的科学指导作用，又能符合我国图书馆的实际，体现图书馆现有的组织特征。
(2)整体性原则。构建一个科学合理的战略规划组织模型涉及组织结构、人员配置、职能分工等多方面。因此，应从宏观上整体把握战略规划机构的部门设置与职能分工，具有完整性，同时还要保证组织机构的整体与部分的有机统一。
(3)协调性原则。图书馆战略规划组织模型构建中要注意两方面的协调性：一是新设立的战略规划组织部门与馆内其他职能部门的协调；二是战略规划的制定还需要考虑上级主管部门、读者等图书馆系统内外的利益相关者，要将他们的代表融入图书馆战略规划组织中，协调好相互关系。
(4)可行性原则。可行性原则是指图书馆战略规划组织模型不是凭空架构或一味的将国外图书馆或企业经验嫁接过来，而是要结合我国图书馆实际，并能进而指导我国的图书馆战略规划实践。同时，图书馆战略规划组织模型应由固定要素和灵活要素构成，以保证具体图书馆可以结合本馆实际进行灵活操作。
1.2 组织模型构建的依据
(1)战略规划组织的理论研究。战略规划组织模型的构建离不开战略管理理论的指导。本研究对有关企业、公共部门战略规划组织机构建制的文献进行研究与分析，为图书馆战略规划组织机构模型的建构提供一般理论基础。伦纳德·古德斯坦等在《战略规划实务—企业执行版》一书中从明确首席执行官在战略性计划制定中的作用、确定计划制定班子成员、教育培训计划制定班子和机构、其他利益相关者的参与等方面[1]对企业战略规划组织进行了详细介绍。《大学战略规划与管理》一书中在详细介绍国外典型大学战略规划机构的基础上，对国内大学战略规划的组织机构进行构建[2]，有利于从组织结构、人员结构、职责及功能等方面对大学战略规划管理机构的深刻了解。国外关于图书馆战略规划主体的研究，如美国图书馆协会战略规划指南第四版[3]在对英国图书馆1999-2002年的战略规划出台过程进行的研究表明[4]，用户意见对公共图书馆战略规划至关重要，用户是制定战略规划的必然主体；Ferguson[5]对澳大利亚和新西兰图书馆的战略规划和管理分析表明，图书馆还应重视吸引更多社区居民参加战略规划的制定。这些文献从不同角度揭示了国外图书馆战略规划主体多元化的发展趋势。国内学者盛小平[6]、李健[7]、陈昊琳[8]等学者分别从国外图书馆战略规划主体、战略规划实践、国内大学图书馆战略规划主体构建等方面进行相关研究，为本研究提供了重要的理论参考。
(2)国外图书馆战略规划的实践经验。自20世纪60年代开始，以美欧为代表的一些发达国家和地区的图书馆就开始关注战略规划的研究与实践，已探索出很多成功的经验，其实施过程、评价创新及鼓励业外人士参与规划的制定[9]，制定主体的广泛参与面和较高的成员代表性，均值得我们学习、借鉴。然而，在国外现有的研究中，尽管大量文献对图书馆的战略规划进行了描述和评价，但大多数均未讨论其中蕴含的理论模型[10]。
(3)图书馆战略规划的实证研究。图书馆战略规划组织模型构建过程中运用的实证研究是本项目开展的全国范围内的问卷调查(2198份有效问卷)。问卷中以“如果所在单位制定战略规划，您对参与制定工作的态度是”、“国外图书馆在制定战略规划时，一般有两种方式：一是图书馆自己制定；二是聘请外部机构(如咨询公司)制定。您认为在我国制定某个图书馆战略规划时应该如何选择”“制定某个图书馆战略规划时，有必要成立专门性图书馆战略规划委员会吗？”以三个问题的形式对图书馆战略规划组织机构建制问题展开调研，以获取我国图书馆从业人员对战略规划组织建构问题的观点，为组织模型构建提供事实支持。
2 图书馆战略规划委员会
2.1 我国设立图书馆战略规划委员会的可行性
在我国传统的图书馆组织机构设置中，通常没有设立专门的战略规划部门，图书馆发展规划的制定工作一般由办公室承担。本研究通过对获取的283份国外图书馆战略规划文本分析，发现国外图书馆战略规划分别由战略规划委员会、图书馆董事会、外聘外部专业战略规划咨询机构等多元主体负责制定，其中由特定的战略规划委员会负责制定战略规划的图书馆占据绝大部分。如陈昊琳等选取了美国公共图书馆战略规划文本中直接注明战略规划制定主体的16份样本，对其进行分析发现由特定战略规划委员会制定战略规划占50％，由单纯的图书馆董事会或委员会制定占37.5％，外聘机构或顾问占12.5％[11]。
针对我国图书馆战略规划过程中是否应该成立专门战略规划制定委员会，本课题组开展的问卷调查结果显示持有必要或非常有必要的调查对象比例高达82.2％，其中选择“非常有必要”的占23.2％，选择“有必要”的占到了60.6％。同时，在问卷中有关“在制定战略规划的前期需要做哪些工作准备”的问题中，调查结果也显示了成立战略规划委员会的重要性位居第二，仅次于“制定规划进度表”。由此可见受访者在此问题上具有较高的一致性，认为成立专门性的图书馆战略规划委员会将对战略规划的制定与实施产生更积极的影响。
综上分析，我国图书馆可以设立对整个战略规划的制定过程进行监督与领导的战略规划委员会，同时在战略规划委员会下成立专门的战略规划编制小组，负责环境调研、需求分析等具体工作，为图书馆战略规划提供重要的组织保障。
2.2 图书馆战略规划委员会的归属
在我国的图书馆战略规划实践中，还会涉及规划研发机构的领导归属问题，如战略规划委员会由谁牵头负责——是本馆馆长，本校校长(高校馆)，还是文化局局长(公共馆)？还有研发机构是一个长期的职能部门，还是图书馆根据战略规划需求而成立的临时组织？这些现实问题均需要在适合国情的框架下予以认真考虑。
2.2.1 战略规划研发机构的归属问题
为了进一步了解国外图书馆战略规划委员会的领导归属问题，笔者选取了15份详细说明图书馆战略规划组织机构的文本，对其进行了统计与分析(表1所示)，这15个图书馆中12个选自美国，其他3个分别选自加拿大和英国。
调查结果显示，除了2份文本无法确定成立机构外，有9份文本(占69.2％)表明图书馆战略规划委员会由图书馆董事会或委员会成立，有的图书馆规划委员会成员直接从图书馆委员会成员中选取，如美国铜女王图书馆2004-2008年战略规划[12]，在战略规划制定过程中规划委员会受图书馆董事会或委员会领导与监督，制定的战略规划需经图书馆委员会通过；有的图书馆规划委员会只负责对图书馆环境、服务需求进行收集与分析，战略规划由图书馆董事会制定，如美国俄勒冈州公共图书馆2008年战略规划[13]。同时，本课题组的调查问卷显示，图书馆自身就是编制战略规划文本的首选机构，其次可以依靠上级部门，如所在高校或文化部门。
目前，我国图书馆无论是公共图书馆还是高校图书馆，在管理模式上都是由上级主管部门聘请各方代表组成图书馆工作委员会，负责有关图书馆制定长远规划、审核图书馆预算、聘任馆长等重大事宜。馆长及其领导班子负责图书馆日常运行工作，馆长向图书馆工作委员会负责。因此在国外图书馆实践和国内调研的基础上，结合我国实际，我们建议国内图书馆可在图书馆工作委员会下设战略规划委员会，由图书馆馆长负责牵头组织并受图书馆工作委员会领导与监督。同时，我国可考虑在图书馆学会设立专门的图书馆战略规划研究推广委员会，促进全国各地图书馆战略规划的开展。
2.2.2 战略规划委员会临时或长久设置的问题
据国外图书馆战略规划实践的调查，在国外的图书馆机构建制中也很少长久设置战略规划部门，大多是图书馆在制定战略规划前期临时构建战略规划组织专项负责战略规划的制定。本课题组开展的问卷调查显示，9.7％专家学者不赞成设立专门机构，但这些专家主张“需要专人推进”或是提出变通型的观点，如：战略规划在制定时可考虑设置专门的部门或小组开展工作，一旦制定，其监控、评估等工作则属于正常工作范围，由馆领导组织实施。设置专门的战略管理机构需要一定的资金支持和人员编制配给，这需要综合考虑图书馆自身的规模、经费和管理模式等要素来决定是否要构建专门的战略规划委员会。对于国内东部沿海经济发达地区的图书馆，由于图书馆经费充裕，发展规模较大，有必要在图书馆设立专门的图书馆战略管理机构，时时指导、监督图书馆的发展。对于中西部经济不发达地区的图书馆，由于受图书馆经费制约，不宜设置长久战略规划部门，可以借鉴专家提出的变通型方法，或者战略规划团队以项目形式存在，从各部门抽取一定人员与外部人员联合形成临时项目组，在一定程度上克服图书馆的实际困难[14]。
2.3 图书馆战略规划委员会的人员构成
成立图书馆战略规划委员会首要的是明确其人员组成，委员会成员的确定是一个复杂的工作程序，包括什么人应当介入规划工作？应该采用什么样的选拔程序？在做出这类决定的过程中，需要考虑机构成员构成、人员数量等因素。
2.3.1 战略规划委员会成员结构
发达国家和地区图书馆广泛的战略规划参与面和较高的成员代表性，均值得我们学习。笔者对上文中的15个图书馆的战略规划文本中有关人员组成的部门进行了深入的分析与统计，如表2所示。
由表2可知，国外的成功案例显示了图书馆战略规划委员会的成员构成除上级主管部门和图书馆的行政管理人员、图书馆董事会或委员会、馆员代表外，还有专业咨询顾问、社区机构及读者代表参加，这种多元化的战略规划制定主体对我国图书馆战略规划组织人员的配置具有重要借鉴意义。
本项目的调查问卷结果显示，90.55％的被调查者赞同读者参与图书馆战略规划，73.18％的赞同馆员参与图书馆战略规划，此外45.1％的人认为在战略规划制定过程中需要对“其他同级公共文化服务部门”予以关注并选取代表加入图书馆战略规划委员会。此外赵益民博士开展的“关于图书馆战略规划制定主体”的专家调查显示：馆领导作为图书馆战略规划的主要决策者，被几乎所有专家认为是必须参与的人员；中层管理者和上级领导也得到超过八成的专家支持；将近70％的专家表示读者代表和图书馆员工代表应该参与规划制定过程，而系统内相关部门(如本校院系)的代表和来自咨询机构的顾问获得一半左右的专家支持，系统外相关部门(如博物馆、档案馆)的代表被重视的程度最低，仅有10％的专家认为此类人士应该参与图书馆的战略规划，还有专家甚至提出规划参与面应该扩大到政府部门、教育、公共文化、新闻出版、信息化部门及本学科专家等所有利益相关者[15]。这些调查数据从不同的角度显示了被调查者都较赞同实现图书馆战略规划制定主体的多元化，将不同阶层、不同立场的利益相关者纳入图书馆战略规划制定团队。
综上所述，基于国外图书馆战略规划实践经验和国内的问卷调查结果，并结合我国图书馆实际，我们建议上级领导、馆领导、中层管理者、馆员代表、用户代表、系统内相关部门(如本校院系)的代表等可以以不同的形式加入战略规划委员会，实现图书馆战略规划制定主体的多元化。同时，普通馆员和读者也能为规划的制定提供极为重要的信息，不应轻视他们对图书馆发展所做的贡献，委员会可以不定期召开馆内会议或读者座谈会，确保馆员和读者能畅所欲言，平等、自由地参与到规划制定的讨论中来。图1为适合我国的图书馆战略规划委员会成员结构的一般模式。
图1 图书馆战略规划委员会的成员结构
2.3.2 战略规划委员会人员数量
战略规划委员会的人员数量并不是随意决定的，如若人员太少可能影响有效开展战略规划工作，使得图书馆利益相关者的意见不能充分体现在战略规划中。如若人数太多使得小组在集体程序方面很难“解读”，会限制每个成员的“发言时间”，从而很难让每个成员做出适当的贡献，因此委员会成员的构成数量定要适中，才能有效发挥委员会的功能[16]。对于规划机构的人数规模，国外图书馆战略规划中并没有统标准，一般在10～20人之间，个别的超过20人。结合我国国情，可以借鉴美国图书馆协会关于规划委员会的人数规模的建议“按照经验法则，最佳的组成成员规模是应该小到能有效地开展工作，大到能代表主要的利益相关者，建议10至20人为宜”，[17]依具体情况适当扩大规模，当然，这只是一个平均估算值，不同类型、规模的图书馆可根据自身的发展规模和管理特点适当调整。
3 图书馆战略规划机构的组织结构及职能
3.1 战略规划机构的组织结构
根据对国外图书馆网站和规划文本的调研发现，国外图书馆战略规划组织机构大多数是以“图书馆董事会/委员会——战略规划委员会——全馆馆员积极参与配合”的模式来制定战略规划的。也有些图书馆是以“图书馆董事会/委员会——战略规划委员会——战略规划制定小组/核心规划组”的模式制定战略规划，如佐治亚理工大学图书馆与信息中心在2007-2011年战略规划过程中，建立了一个包含众多图书馆高级管理机构的战略规划指导委员会，随后战略规划指导委员会又根据具体情况设立了负责计划开展的战略规划任务小组(SPTF)，任务小组在检查图书馆的内部情况和图书馆所处的外部状况下，又设立了一个当前情况分析小组(CSA)负责收集、分析信息，描述当前图书馆的运行状态和预测其未来环境的变化[18]。还有些图书馆是以“图书馆董事会/委员会——战略规划委员会——战略制订计划分委员会”的模式制定战略，如新墨西哥州立大学图书馆1997-2002年战略规划制定过程中，创建由图书馆员工和大学代表组成的规划委员会，在制定过程中又成立了环境扫描、价值观与使命扫描制定、战略业务建模、绩效审计和差距分析、应急规划五个计划委员会具体负责图书馆战略规划的制定与实施[19]。
借鉴国外图书馆战略规划发展委员会的部门设置经验，在我国图书馆现有的组织机构设置的基础上，我们建议国内图书馆战略规划机构的设置可以采取“图书馆委员会——战略规划委员会——战略规划制定小组——图书馆现有职能部门人员参与”的模式，如图2所示。
图2 图书馆战略规划机构组织结构
图书馆战略规划机构组织结构图主要由图书馆战略规划组织(双点画线上方)和现有的图书馆主要部门(双点画线下方)两部分组成。图书馆战略规划组织主要包括战略规划委员会和战略制定小组，委员会主要负责组织召开会议明确战略规划的进程安排、确定规划各项保障、宣传动员等；战略规划制定小组主要负责具体的数据收集与分析，开展读者调研，初步拟定图书馆使命、愿景、战略规划框架草图等并呈交战略规划委员会征求修改意见，最终形成规划文本。战略规划制定小组的组成成员主要是图书馆内部管理者和馆员，将图书馆各职能部门工作人员纳入战略制定小组制定图书馆各部门的职能战略，通过统筹协调形成图书馆总体战略框架。同时可考虑聘请企业战略规划咨询专家或图书馆界战略规划研究专家作为战略规划顾问参与到图书馆战略规划中，指导图书馆战略规划制定。
3.2 战略规划机构的职能
通过对国外图书馆战略规划文本有关图书馆规划组织的统计与分析(表1，2)，我们可以看出国外图书馆战略规划组织主要是辅助图书馆董事会/委员会制定图书馆战略规划。如北卡罗来纳州立图书馆2008-2012年战略规划[20]中，核心规划组就计划方向的灌输和指导进行定期磋商，审查应交付的项目如形势分析以及制定战略实施框架草案；铜女王2004-2008年图书馆发展策略规划过程[21]中，图书馆规划委员会对愿景进行了陈述，对当前条件进行了分析，对反映团体需求的图书馆服务进行了描述，并从全国图书馆的标准清单中的13个服务反馈中挑选了3个，随后，协助图书馆馆领导和馆员制定出总目标、子目标和涉及这种服务的行动；威廉斯堡区图书馆2006-2010年战略规划过程[22]中，规划组审议了图书馆的使命、愿景、规划假设和核心价值，还审查了人口、社区和工作人员的投入。由此可见，国外图书馆战略规划委员会通过召开会议对战略规划制定过程及细节进行定期磋商，在明确战略规划的使命、愿景、战略规划框架草案形成与完善等方面发挥重要监督与引导作用。
综合以上分析，我国图书馆战略规划机构可以从规划之初便全程参与，负责各项议题的组织开展和规划分析、规划制定、规划修订与完善、规划文本形成整个过程。具体职能主要包括：①明确图书馆战略发展方向、起草、修改、完善图书馆愿景、使命、价值观等。②负责设计和组织面向战略规划的利益相关者的各种研讨会，准确把握他们的需求与意见建议，为战略规划的目标、任务及实施策略提供调研基础。③收集、整理图书馆相关信息，对图书馆的内外环境进行战略分析，明确本馆发展优劣势，为图书馆的战略规划提供环境分析结果，明确图书馆战略发展目标，制定图书馆战略规划任务和具体的实施策略，为图书馆的战略规划活动提供指导。④负责图书馆战略规划文本的草拟、修改、完善、推广等一系列活动。⑤对图书馆发展环境，进行时时跟踪监测，以及时把握图书馆环境正在发生和将要发生的变化，及时准确地为图书馆战略规划的修改与完善提供支持。⑥跟踪和评价图书馆战略规划的实施情况，提出不断改进和完善的对策建议。
4 结语
本研究基于战略管理理论、国外图书馆战略规划文本和实证研究的结论，结合我国的图书馆实际，构建了图书馆战略规划组织的一般模型。图书馆战略规划组织的一般模型从宏观上对图书馆战略规划实践提供了理论参考，今后也将在此基础上探讨我国不同类型的图书馆战略规划组织子模型，为不同类型的图书馆战略规划工作提供具体参考。