事业单位文书档案以件归档的优势及策略
文/济宁鱼台县交通运输局航运管理局 陈艳梅
【摘要】 为了保证事业单位高效、协调、有序运行，归档文件整理程序步骤趋于简易化，逐渐向以“件”取代“卷”的方式转变。本文主要对事业档案传统的以“卷”为单位的归档方式和实施以“件”为单位归档进行利弊对比分析，探讨档案以“件”为单位进行归档的实施策略分析。
【关键词】 文书档案；以“件”归档；优势；策略探讨
一、文书档案“件”与“卷”的对比分析
（一）以“卷”归档弊端分析。一是以“卷”归档具有很大的整理工作量，需要把所有的文书进行分类整理，把所有零散的文书进行类别化，然后进行顺序编排，形成书册性质的档案，这样的整理方式很容易使文书出现纰漏、错置等，严重影响档案的整体质量。二是以“卷”归档在安全性方面存在很严重的缺陷，由于把所有的文书装订成册以供人们查阅，也就是意味着所有的查阅人员在查询资料时可以对整册档案随意阅览，很容易使得和案件、事情有关的信息出现不同程度的泄露，严重影响档案信息的安全性。三是很多档案不一定是一次性完成文书的整理，需要很多次的材料补充才能达到完整性，这样传统的以“卷”归档方式就存在限制性，需要添加后续文书时，还要通过申请，对原始卷宗进行拆卷、再装订，过程就显得异常繁琐。四是事业单位有的档案材料是很多问题的集合整体，一个档案体现多种问题，这样以“卷”归档使得卷宗的命名出现困难。
试验期间，不得使用阿片类（如可待因）、钙剂、可乐定、抗胆碱药（如阿托品）、非保钾利尿剂等可能对儿童FC有影响的药物。长期试验，应允许使用补救药物（rescue medication），但不得使用其他中、西药泻剂。补救药物的应用，一般限定在至少3d无SBM［10］，临床常用磷酸钠、盐水或矿物油灌肠，开塞露、比沙可啶栓剂直肠用药，或口服聚乙二醇4000、比沙可啶、匹可硫酸钠制剂等［12‐13］。
（二）以“件”归档的优势分析。事业单位传统立卷整理程序、整理方法及检索利用等方面与事业单位的发展已经格格不入，采取以“件”为保管单位进行整理则可以解决这些问题，这种新归档文件整理方法的优点表现在：1.卷宗独立性。现阶段改革的文档归档方式主要是以“件”归档文基本内容，程序简单，以涉及的事宜为单位，对文书进行单独整理，将工作“化整为零”，即“随办随归”，针对同一事件的文书随时进行装订、盖章、补充后续材料进行归档，单独事宜单独命名文件。2.相对的安全性。在对于文档的安全性考虑上以“件”归档，在查阅人的翻阅范围上进行了合理化的限定，使得查阅人只能查阅指定的材料，对于其他相关的文书文件保密性得到不同程度的加强。3.整理的灵活性。很多事业单位档案人员身兼数职，工作繁忙，都是把所有的文书留在最后进行集中性整理装订，以“件”归档，就是强调“随办随归”，这样对文书的灵活归档，既能随时增加新的档案材料，或者当发现资料遗漏、错放时，也可以随时进行增补，档案管理工作更具灵活性。4.程序简单化。以“件”归档的方式相对简单，程序简易，不用去对档案进行分类，只需要按照基本的时间，单位、机构、期限等小因素进行分类就行，在很大程度上不容易出现文书相似的归类分歧。5.降低查阅的磨损度。以“件”归档，便于查阅者对单份档案文件进行打印、扫描等，减少对原件在利用中产生的磨损，有利于保护档案材料的完整性，并且也减少了案卷的不必要拆分，降低了档案管理单位档案人员的工作量。
二、以“件”归档的实施策略
（一）推进文书档案以件归档的标准化。当事业单位的文书档案被收集、入室之后，文书档案人员必须第一时间按照事业单位既定的保管期限、归档范围等标准完成文书档案以件归档的整理工作。整理人员对基本的文书仔细分析、区别对待，确定文书归档的范围要求，严重杜绝有文必归、有档不归或者重复归档现象，对于重要的文书材料加强重点管理，确保在事业单位归档范围内，每一份有价值的文书档案都按照规则化、标准化以件归档，提高事业单位文书档案的管理水平。
（二）档案管理信息化。档案现代化管理已经成为各行各业比不缺少的方式，利用现代技术对以往的、现有的档案进行科学、合理的管理、利用。电子档案管理的引用，既能减少档案的储存空间，操作变得简易化，也能在很大程度上节省人力、物力、财力，从效率上提升对档案的管理工作。事业单位电子档案的引入，也是需要根据发展实际，循序渐进地让档案管理工作趋向信息化、网络化发展，以“件”为单位对基本的卷宗进行编号，然后对基本的文书进行电子化扫描，上传到电子网络系统，既能让查阅者随时随地进行科学合理查阅，又能保障文书材料的备份性。
（三）提高档案管理的重视程度。管理人员的水平决定了档案管理的整体质量。对于档案管理而言，专业的档案管理人员需要具备一定的专业性水平，但是就目前情况分析，现阶段事业单位对于文书以“件”归档的管理人员专业性较低。所以，提高对档案管理人员水平提升的重视，积极组织档案管理人员业务培训，纳入人才培养计划重视培养复合型人才，多方位对档案管理人员定期进行考核。转变文书归档整理人员的观念，充分调动工作人员的积极性，激发管理人员的工作激情，把管理人员的工作主观性发挥到最佳状态，坚持走创新发展路线，对文书以“件”归档做好每个环节的监督，提高事业单位的档案管理水平。
对于职业院校学生而言，素质教育的重要组成部分包括科学文化素质和交际能力。作为学生，为了适应社会和生活的需要，除了学习科学文化知识以外，更要重视其他方面能力的培养，如：创新能力、实践能力、交际能力等；作为教师，要以素质教育为导向树立教学理念，选取适合的教学方法和手段，开展有效的课堂教学。
三、结束语
各类档案以“件”归档是事业单位档案整理工作改革的时代性尝试，为事业单位档案人员带来方便，其整理方法将在实践中得到进一步完善与优化。这就要求事业单位在以“件”归档时严格执行《归档文件整理规则》，结合本单位、本部门的实际情况，勇于进行实践创新，不断完善归档文件整理工作方案，使档案整理工作的改革能够顺利进行。
【参考文献】
[1]杨阳.文书档案"件"与"卷"的利弊及对策[J].神州,2017(7).
[2]莫群燕.企业文书档案以件归档措施[J].办公室业务,2016(7).
[3]宗大娟.浅淡机关事业单位档案管理工作[J].黑龙江档案,2016(1).
标签：文书档案论文; 以“件”归档论文; 优势论文; 策略探讨论文; 济宁鱼台县交通运输局航运管理局论文;