档案管理效益评价指标体系初探，本文主要内容关键词为：指标体系论文,档案管理论文,效益论文,评价论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
如何评价档案管理部门的效益，理论学术界作了很多探讨，例如有的从整体效益角度运用负效益系数法评价档案馆的工作效益(1)， 有的从档案资料的完整程度、安全性、开发程度等方面评价档案管理的效益(2)。本文从档案管理过程各环节出发，用量化的方法， 试图建立一个档案管理效益评价指标体系，供同行们共同切磋探讨。
一、档案管理效益评价指标体系的构想
从档案管理工作的全过程来看，一般可分为收集、整理、保管、利用、统计、鉴定六个环节，其中利用环节包括编研、检索及提供服务等内容。根据这六个环节，评价指标体系的构想如下表：
序号工作环节 评价指标
(1)档案归档率
1收集
(2)档案按期归档率
(3)分类组合准确率
2整理
(4)进度完成率
(5)档案丢失率
3保管 (6)档案损坏率
(7)帐、物、卡一致率
编研 (8)文献资料开发率
检索 (9)平均检索时间
4利用 (10)档案利用率
服务
(11)编研文献利用率
(12)统计差错率
5
统计
(13)利用效果登记率
6
鉴定 (14)档案按期鉴定率
表中共列举了14项指标，各项指标计算公式如下：
实际归档卷数
（1）档案归档率＝───────×100%
应归档卷数
在规定期内归档卷数
（2）档案按期归档率＝──────────×100%
应按期归档卷数
分类组合准确的档案卷数
（3）分类组合准确率＝────────────×100%
所整理的档案总卷数
在计划期内实际整理卷数
（4）进度完成率＝────────────×100%
计划要求整理总卷数
丢失档案卷数
（5）档案丢失率＝────────×100%
保管档案总卷数
损坏档案卷数
（6）档案损坏率＝────────×100%
保管档案总卷数
帐、物、卡相符的档案卷数
（7）帐、物、卡一致率＝─────────────×100%
保管档案总卷数
自行编研文献资料数
（8）文献资料开发率＝──────────×100%
档案资料原件总数
（9）平均检索时间＝平均检索一件档案所耗费的时间
被利用的档案卷数
（10）档案利用率＝─────────×100%
档案总卷数
被利用的编研文献数
（11）编研文献利用率＝──────────×100%
编研文献总数
出现差错的数据量
（12）统计差错率＝─────────×100%
统计数据总量
填写利用效果登记的数量
（13）利用效果登记率＝────────────×100%
被利用档案卷数
按期鉴定档案数量
（14）档案按期鉴定率＝───────────×100%
到期应鉴定的档案总数
二、档案管理综合效益指标的提出
众所周知，效益是“投入”与“产出”之比。档案管理部门属于负效益领域部门，即该领域“投入量”比较明确，而“产出”难以直接计量，因此在评价负效益部门时，往往考虑其投入量的大小。而用上述各环节的评价指标来评价档案管理部门的效益时存在着明显的缺陷，即没有考虑投入量，因为许多指标与投入量有关。例如：档案平均检索时间就与投入资金有关，如果投入较大的物力、财力，实现计算机管理，即可大大提高检索速度，其平均检索时间与手工检索将无法相比。又如文献资料开发率也与投入编研的人力、物力有关。为了比较客观地反映档案部门的效益，必须结合对档案部门的投入量来进行考察。为此，笔者在提出上述各环节评价指标体系的基础上，借鉴丹尼斯·帕克斯的设备综合效益(3)，提出档案管理的综合效益，用公式表示：
S·Z·B·L·T·J
档案管理综合效益＝──────────
对档案部门的投入量
式中：S——表示收集环节；
Z——表示整理环节；
B——表示保管环节；
L——表示利用环节；
T——表示统计环节；
J——表示鉴定环节。
对档案部门的投入量指投入的人力、物力、财力的总和。
三、档案管理综合效益的计算
在档案管理综合效益公式上，分母“对档案部门的投入量”可转换成货币形态，用“万元”表示。其分子涉及各种环节，为方便计算，便于进行各档案管理部门之间的比较，可以采用评分法。具体步骤如下：第一，对各项指标确定评分标准；第二，进行打分，计算各环节的得分；第三，确定各环节的权数，即按重要程度的不同给各个环节确定加权系数；第四，计算各环节的加权得分数；第五，计算综合效益。下面举一例子简要加以说明：
假设有甲、乙两个档案馆，甲馆投入资金为50万元，乙馆为30万元。经考核两馆部分评价指标情况如下：
甲馆 乙馆档案归档率
100% 98%平均检索时间
1分钟／件
5分钟／件档案利用率 15% 20%
请比较甲、乙两馆的效益。具体步骤如下：
第一，确定各指标评分标准。
档案归档率评分标准
标准 100%98%95%95%以下
得分4 3 2
1
平均检索时间评分标准
标准
1分钟以下 1-3分钟 3—5分钟 5分钟以上
得分
4 32 1
档案利用率评分标准
标准
50%以上
40—50%
30—40%
20—30%20%以下
得分 5 4 3 21
第二，根据评分标准给甲、乙两馆打分，结果如下：
状态
得分环节
评价指标
甲馆乙馆
甲馆 乙馆
收集 档案归档率 100% 98% 4 3
平均检索时间 1分钟/件 5分钟/件
4 2
档案利用率15% 20%
1 2
第三，确定权数。假定认为利用环节的重要程度是收集环节的2 倍，则收集权数为1，利用环节为2。
第四，计算加权得分数（加权得分＝权数×得分）。
得分
加权得分 环节 权数
甲馆乙馆甲馆乙馆
收集1
4
3
4
3
4
2
8
4
利用2
1
2
2
4
总得分14 11
第五，根据加权总得分和投入量计算档案管理综合效益。
14
甲馆综合效益＝─＝0.28分／万元
50
11
乙馆综合效益＝─＝0.37分／万元
30
由此评分比较得出结论：乙档案馆综合效益比甲馆好。
由于篇幅关系，本例只通过两个环节三项指标进行考核。在实际运用中，各指标的评分标准及各个环节权数的确定可以由专家们商定。只要评分标准一致，权数的确定是合理的，采用综合效益来评价各档案部门管理工作的效益是可行的。
上述14项评价指标和综合效益共同构成了档案管理效益的评价指标体系。由于笔者水平有限，该体系的设想是比较粗浅的，旨在“抛砖引玉”，为档案管理工作添砖加瓦。
(1)罗洪恩：试用负效益系数法评判档案馆工作效益。 《档案与建设》1995年第1期。
(2)丁国扬：浅谈档案管理的效益。《档案与建设》1996年第11期。
(3)《中国企业管理百科全书》。企业管理出版社，1984年2月。