河北省承德市承德县社会保险事业管理局 河北承德 067400
摘要：随着当前社会不断发展，社会上各个企业及单位之间的竞争也越来越激烈，因而为能够使企业及单位能够保证更加良好稳定发展，应当保证各个方面工作均得以较好开展，而人事档案管理就是十分重要的一个方面。因此，企业及单位内部档案管理相关工作人员应当对人事档案管理加强重视，积极分析新时期存在的一些问题，在此基础上积极探索有效途径及方法加强人事档案管理，从而使其能够得到更好效果，保证企业及单位得以更好发展。
关键词：新时期；人事档案；管理工作
1、新时期人事档案管理工作的重要性
首先，人事档案管理可为人才选择提供理论依据。在任何企业及单位发展过程中，人才选拔都是十分重要的一项工作任务，在企业各项工作过程中占据十分重要的地位。在当前人才选拔工作实际开展过程中，为能够得到更加理想的效果，必要要具备一定理论依据，在此基础上才能够更好进行人才选拔，才能够保证所选拔人才更加符合要求。而人事档案中所收入资料包括人才各个方面信息，通过人事档案资料，相关工作人员能够对待选拔人员各个方面情况进行充分了解，在此基础上才能够更好进行人才选择，才能够更好为企业及单位提供更好人才支持，因而科学合理开展人事档案管理也就十分必要。
其次，人事档案管理在人力资源优化配置方面发挥着十分重要的作用。在当前企业及单位发展过程中，人力资源管理属于十分必要的一项任务及内容，对企业及单位发展具有很好促进作用。对于人力资源管理而言，其具有动态性特点，在环境及时间发生变化的情况下，必然会产生人员流动情况，而这些情况均可在人事档案中找到，从而能够更好掌握人力资源情况，可为人力资源管理人员提供理论依据，使其能够更好实现人力资源优化配置，保证人力资源管理得以更好开展。
2、新时期人事档案管理中存在的问题
2.1未能够充分认识人事档案管理工作的重要性
就当前企业及事业单位人事档案管理实际情况而言，存在的比较普遍的一个问题就是未能够充分认识人事档案管理工作的重要性，在有些管理人员看来档案仅仅属于过期的一些文件，在企业及单位发展方面并无较大价值，因而档案管理比较混乱，所保存文件价值较低，与归档规定不符合，并且相关设备配置也缺乏合理性。另外，相关管理人员对于人事档案在人事调动及人力资源优化方面的重要作用并未能够充分认识，因而也就未能够对档案进行较好加工利用，导致企业及单位员工也对人事档案重要性缺乏认识，未能够与人事档案管理较好配合。
2.2人事档案管理模式仍比较落后
在人事档案管理工作过程中，存在的另外比较重要的一个问题就是人事档案管理模式仍较落后。就当前人事管理工作实际情况而言，很多单位及相关工作人员仍选择传统纸质管理模式，对于档案信息录入，仍旧选择手工录入方式，不但会影响工作效率，并且安全性相对而言也比较低。在很多管理单位及部门，人事档案信息化管理仍未能够对实现，缺乏信息化设备，即便购置信息化设备，其利用率仍旧比较低，未能够使这些信息设备的作用得以充分发挥，这些因素的存在会在很大程度上影响人事档案管理效果，导致人事档案管理不理想。
2.3人事档案管理工作人员整体素质比较差
在人事档案管理工作开展过程中，人事档案管理工作人员素质会对人事档案管理质量及效果产生直接影响，因而在保证人事档案管理工作人员素质较高的基础上，才能够使认识档案管理工作得到更加理想的效果。然而，就当前人事档案管理人员实际情况而言，其整体素质相对而言仍旧比较差，对于现代化管理理念及技术并未能够掌握及应用，相关理论知识水平及操作能力均比较差，复合型人才及专业性人才比较缺乏，从而导致人事档案管理质量及水平较差。
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3、完善新时期人事档案管理工作的主要措施
3.1加强对人事档案的动态管理
人力资源部门是人事档案的主要管理部门，但由于单位的人力资源部门的从业人员较少，并且要负责人员招聘、培训、绩效考核等方面的内容，工作量较大，所以，注重人事档案的动态管理体系构建及完善，需要从信息变动及信息存储应用等角度进行专项设计，以此实现人事档案管理效果的相对提升。事业单位的从业人员流动性较大，所以对人事档案也要随着人员的流动而进行调整，对其进行动态管理。首先是人事档案是从业人员在各个时期、各个阶段真实状态的反应，所以要体现从业人员的受教育水平、专业技术水平等。其次是单位要随着从业人员个人的发展变化而补充相关资料，例如从业人员的工作水平、同事评价、工作考核、工作态度等方面的资料，让从业人员的资料更加丰富具体。再次是增加从业人员在单位所作出的贡献，例如在人事档案上记录从业人员的个人专业技术水平，以及其发明和应用的新技术，让档案资料来增添从业人员的个人成就感，并且将让该项荣誉伴随从业人员一生。最后是归纳整理从业人员的学历资料、工资奖金的变化等。这些档案信息是基础资料，同时也是随着个人的发展而不断变化的，进而见证从业人员不断成长的过程。通过不断增添和调整人事档案资料中的内容，可以看到一个准确的、立体的从业人员的信息资料，进而为人才的综合评定提供大量的理论资料。同时只有不断增添个人信息资料，才能够做到人事档案的动态管理。
3.2提高人事档案的管理水平
在计算机技术的推动下，人事档案管理要进入信息化管理系统内。首先是企业必须建立起完善的计算机系统，改变传统的纸质档案管理方式，逐渐建立从业人员的个人电子档案，以数字化的方式记录从业人员的档案信息。电子化的档案资料不仅利于查找和调阅，而且提高了档案资料的安全系数。其次是对档案信息进行处理，并且建立内部人事档案网络，在企业的总公司和分公司进行人事档案资料的交换，不仅实现了档案信息资料的资源共享，而且保证个人信息档案的完整性。再次是注重人事档案的安全性。一是制定严格的档案管理制度，规定从业人员人事档案的调取方式，记录方式，以便后期进行追踪；二是加强网络安全建设，设置防火墙，避免被病毒感染或者是黑客侵入而出现从业人员信息档案泄露的现象。最后是企业要加强信息化设备的投入数量，并且监管其使用效率，保证授权部门能够扩充和检索人事信息，保证人事信息的真实性和准确性，进而为企业推选更多优秀的、合理的内部人才。
3.3注重档案数据库的构建与维护
随着事业单位的发展，人员也出现较大幅度的变化，进而提高了人事档案管理的难度，所以为了协调人才与单位发展的关系，推动事业单位的有序运行，人事档案管理的工作越来越重要。部分单位虽然购置了信息化设备，但是利用效率较低，并未发挥信息设备应有的作用。所以，需要以完善信息数据安全管理制度的方式，对档案数据库的信息收录、信息安全、存储及应用等方面进行专项处理与调整，以此实现人事档案信息管理的相对处理与调整，这对优化人事资源档案的完备性、可靠性等方面有积极作用。注重数据档案库的安全系数提升，需要对其网络系统进行加密处理，在调整档案及相关数据保密性的前提下，实现信息档案的处理与调整。
4、结语
在当前企业及单位实际发展过程中，人事档案管理逐渐占据越来越重要的地位，在促进企业及单位发展方面发挥着较好作用，因而在强化人事档案管理工作也就十分必要。在实际工作过程中，作为人事档案管理工作人员，应当积极分析当前存在的一些问题，在此基础上通过有效途径及方法加强人事档案管理工作，保证其取得更加理想的效果，提升其质量。
参考文献：
[1]郭婷婷.现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].东方企业文化,2015(23)
[2]金宏杰.人事档案管理研究[J].统计与管理,2015(11)
[3]朱宝钧.人事档案管理存在的问题与对策[J].开封教育学院学报,2010(1)
论文作者:张艳丽
论文发表刊物:《防护工程》2018年第24期
论文发表时间:2018/11/27
标签：人事档案论文; 档案管理论文; 人事论文; 从业人员论文; 单位论文; 档案论文; 管理工作论文; 《防护工程》2018年第24期论文;