论档案管理的规模经济，本文主要内容关键词为：档案管理论文,规模经济论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
规模经济也叫生产力规模，是研究选择生产力诸要素（主要是指实体性因素）在一定空间范围内量的最优聚集程度。在西方经济学里，规模经济主要用来研究企业经济，但作为生产力经济学的重要范畴之一，规模经济的含义则更为广泛，包括从宏观到微观的能获得经济利益的各个层次的经济规模。进入21世纪以来，档案界人士越来越多地把目光投向档案界的规模经济。对档案规模化管理模式的探讨也越来越多地见诸报刊。
所谓档案的规模化管理，就是指在档案管理中实行档案实体的相对集中管理、档案劳务的社会化和档案信息的共享。旨在通过管理的社会化、规模化、降低单位成本，从而达到1+1＞2的规模效益，节约社会资源。
一、我国对档案规模化管理模式的尝试
各机关内设档案室的传统档案管理模式，的确有它的优越性，例如文档人员对本单位的情况较熟，对一些事件的来龙去脉较清楚，便于档案的分类组卷，需用文件时，不用对外联系等。但随着经济的发展，社会需求的变化，“小而全”档案室越来越显出其经济上的不合理。我国档案界在20世纪80年代末开始了档案规模化管理模式的尝试，到20世纪90年代末，短短十年间，档案规模化管理模式已显出不可阻挡蓬勃发展的势头。
（一）文件中心。20世纪80年代末，文件中心模式及其相关的文件生命周期理论传入我国，档案界就在我国建立文件中心的可行性和必要性进行过广泛而激烈的论争。1988年，甘肃省永靖县建立了我国第一个文件中心。该中心在借鉴国外文件中心的有益经验，结合我国机关文书、档案工作的特点上形成了具有中国特色的文件管理模式：(1)组织隶属关系。国外文件中心是独立机构；永靖县文件中心是县档案局（馆）下的一个股级单位，在县档案局指导下开展工作；(2)文件鉴定。国外文件中心按照保管期限与文件形成单位共同商定销毁或移交国家档案馆永久保存；在永靖县文件中心，所有的鉴定、销毁、进馆等工作均由中心负责，各单位不再有这方面的权利和义务。(3)文件形成单位移交文件的期限。国外是5～25年，即文件确实失去现行效用后移交；永靖县文件中心规定：“参联机关应在第二年四月底以前，向文件中心移交上一年度产生、收到的公务文件；应在第三年四月底以前移交上两年度已加工、整理、立卷的科技、专门文件”①，因而文件在文件形成单位留存时间较短。这一点有利有弊，利在于：便于文件中心清点、整理文件；弊在于，有些文件还处于现行期，造成文件形成机关使用不便。
文件中心模式是基于纸质文件运作的。目前，档案实体的保管正受到基于过程联系的后现代主义理论的挑战，当然，文件中心的模式也受到质疑。笔者认为，根据我国关于电子文件的管理规定，要求在保存电子文件的同时，保存纸质文件这一点来说，文件中心在我国仍是必要的。当然，国外文件中心是在20世纪40年代产生的，不可避免在某些方面已落后了，我们应取其规模管理的“精华”，去其落后技术、方法的“糟粕”，按新时代文件的特征来设立新型文件中心。
（二）档案中介机构。江泽民总书记在十五大报告中指出，要“培育和发展社会中介组织”，档案界早就有这方面的尝试。随着我国政治经济体制改革的不断深入、社会主义市场经济体制的建立，许多单位，特别是企业，在直接面向市场，多种所有制形式并存竞争的形势下，对减轻行政管理负担，改革传统档案管理模式的呼声越来越高。另外，虽然我国自20世纪50年代开始推行文件形成部门立卷制度，但几十年来的结果尚不尽人意，基层档案人员疲于应付档案的收集、整理工作。事实上，档案积存的现象还存在于不少单位，一些有经济意识的单位早就开始花钱请人整理档案。在这种形势下，档案中介机构应运而生。
1992年以来，全国不少省市档案局相继建立了一批档案中介机构。档案中介机构是社会主义市场经济的产物，是从事档案事务性工作的独立核算、自负盈亏的企业。档案中介机构业务多样，包括：(1)面向企事业单位，乡（镇）、村以及个人开展档案业务的指导、咨询；(2)向全社会（包括档案机构）提供档案的劳务性服务工作，如档案的整理、装订；目录的著录、打印；档案的裱糊；档案的灭虫和修复；(3)档案用品的销售业务。②(4)档案中介机构形式灵活，迎合社会需求，不断提高技术含金量，创新服务，出现了“缩微中心”、“计算机中心”、“声像档案技术中心”等。上海市档案馆近日还新建“现代化管理中心”，并组织专人做网页编辑工作。由上述中介机构的业务看来，档案管理工作完全可以进行社会化、规模化的运作。
档案中介机构在我国出现后，得到了较快的发展，力量从小到大，成果从少到多，作用从不起眼到较为显著。它在档案行政管理部门与社会之间架起了一座桥梁，为社会各方面与档案事业的沟通提供了一个媒介。今年元月，由辽宁、浙江、上海联合主办了“档案中介机构建设与发展研讨会”，全国各地档案中介机构的代表参加了会议，表明档案中介机构已发展成为一支强大的队伍，引起社会各界的关注。③。
（三）档案寄存中心。在改革开放前沿阵地深圳还出现了另一种新的模式。1998年8月9日，深圳市档案局正式成立全国首家档案寄存中心，将不具备充分保管条件及配备档案保管条件成本过高的国有与非国有及破产企业、社会团体、个人在工作、生产、经营、生活等各项活动中形成的档案，寄存在档案馆中。该中心与档案馆、文件中心均有不同：(1)该中心在性质上是有偿服务的机构，既不同于为具有社会和历史价值的各种档案提供无偿服务的综合档案馆，也不同于具有会员制性质，共筹资金，按所筹资金划分库房等的外国文件中心；(2)在机构的设置上，该中心隶属深圳市档案局（馆）领导，并设于市档案馆内。既与综合档案馆是由国家各级政府设立并领导不同，也与外国文件中心作为独立性的，为机关非现行文件提供保存服务的过渡性文件保管机构不同；(3)在任务上，该中心主要为市内各类企业、社会团体及个人提供档案寄存服务，既与国家综合档案馆主要为具有社会和历史价值的各种档案提供保管服务不同，也与文件中心主要为各机关不经常使用、但还不能作最后处理的文件提供保管服务不同。④档案寄存中心满足了小型企业和流动人口的需求，在深圳这块三资私营企业多、人口流动性大的土地上，大有市场。
（四）在档案信息界，规模化管理的要求更为强烈。当前，我国互联网发展之快令人惊叹，“中国教育和科研计算机网”(CERNET)、“中国公用计算机互联网”(CHINANET)、国家公用经济信息通信网（金桥网）等已经将众多科研、教育、政府、企业以及大量个人用户联系在一起，并且与国际互联网实现连接，我国的网络时代已经来到。网络化对档案工作方式、理念影响巨大。档案部门“各自为政画地为牢”的局面已不再适应网络化的社会，已不再满足人们对档案信息的需求。目前，我国公众对档案资源上网的呼声很高，因此，档案信息共享，形成规模的主客观条件已成熟。
笔者认为，虽然现时档案上网时机尚未成熟，技术条件、管理理论和规范标准等方面的问题都需从长计议。但可以在其他方面、多渠道探索实现档案信息共享的道路。锦州市在这方面做了尝试：以市档案馆为龙头，以基层档案馆（室）为基础，建立为全社会提供全方位服务的机读档案目录信息中心。该中心的建设与完善，不仅找到了档案部门在市场经济条件下生存与发展的有效途径，也为加快该市办公现代化和档案现代化建设找到了突破口。⑤
以上四种模式的尝试和发展，说明档案规模化管理是大有市场的。
二、规模化管理模式的优势
（一）达到规模经济的效应，节约大量的人力物力，优化资源配置。经济越发达，社会交往越多，作为历史记录的档案自然也越来越多。单位保管文件档案的成本也不断上升：人员、库房、箱柜、温湿度调控设备等增长，许多小型单位不堪重负。因此，有必要对社会档案资源进行统筹管理以减轻单位的负担，减少社会资源的浪费。例如，永靖县文件中心保管县委、县政府24家机关1988～1995年各类文书、专业档案6377卷，只配备了5名档案人员，库房2间，办公用房2间。要是按“老办法”，各机关即使只配备一名档案人员，也要24名，即使只设一间档案库房，也要24间。⑥这是档案规模化管理的最大优势。
（二）有利于提高案卷质量。基层单位人员调动频繁，业务素质较难保证；精简机构也使许多单位对档案管理力不从心，工作时间与档案质量都难以保证。采用规模化管理模式，在不改变所有权又能保证文件形成单位利用的情况下，双方皆大欢喜。
（三）有利于所藏文件的精炼，符合“精而全”的要求。各机关分散立卷，大量的普发文件势必重复，大量事务性的不应归档的文件也常因控制不严而立了卷。如果实行统一管理，属于普发性文件只发文单位留存，其它全宗如没有特别重要批示就不再保存；大量重复和无价值的事务性文件可以剔除销毁，这就保证了所藏案卷的精炼。⑦
（四）在电子档案时代，规模化管理模式的优势会更加突出，因为电子档案对保管条件的要求更高，规模化管理模式可以节省大量人力、物力和技术力量。(1)保存以脱机方式存储在磁、光介质上的电子档案，要求温度控制在14～24℃，湿度在45～60%，磁场在30赫磁以下，并满足避光、防尘、防有害气体、防变形的保存条件。如果每个单位都配备相应保管条件，势必造成资源的浪费；(2)根据国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》的要求，对所保存的电子档案载体，应每五年进行一次有效性、安全性检查。检测完毕，对出错的载体还需要维护。随着文件的日积月累，这是一项需要投入不少人力、时间，且需要有高度的责任心的工作，如果这项工作交由文件中心等社会中介机构来做，可解除文件形成单位的一大负担；(3)众所周知，电子档案并不只一张光盘那么简单，还有与之相配的软硬件设备，如果各单位分散保管，仅不断更新下来的、长期积累的硬件设施（其中肯定有许多重复），就需要占用不少场地、投入大量维护技术力量。所以，电子文件本身的特点，使档案管理更需要统筹规划以节约文件形成单位的成本，优化社会资源。
另外，由于电子文件飞速增长，美、欧等国对电子文件采用职能鉴定方法，即通过对文件形成者的职能鉴别其价值，而不是从文件内容判定其价值。这种鉴定方式更加有利于推行档案规模化、社会化管理模式。
三、选择档案的规模化管理模式的原则
档案的规模化管理模式无疑会成为新世纪的趋势，那么，全国各省的进程该多快？模式该如何？规模该多大？也就是说，我们选择档案规模化管理模式的原则是什么？
（一）满足社会需要的原则。社会需求量的大小，决定着生产力的总体规模和各行各业的规模；市场的状况，限定着经营规模。因此确定生产力规模要以满足社会需要为前提。这就解释了为什么我国档案规模化管理模式只有在近几年才得到较大发展？是因为近几年来，我国经过多年的改革开放，经济已发展到了一定高度，出现了这样的社会需求，其可行性或必要性是市场给出的答案。又比如档案寄存中心，在深圳特区出现有合理性，能找到市场，若在内陆边远省份，其效益估计会较差。
（二）合理规模原则。规模化管理并不是指规模越大越好，当效益的增加小于投入要素的比例，收益递减，就称之为规模不经济。合理地组织经济规模、配置最佳生产要素组合的数量和比例，发挥规模的整体优化功能，是取得最佳经济效益的保证。简单地说，档案规模化管理中心所投入的设备、人员等，要与参联的实际用户与一定的预期用户相适应；其服务半径的划定，应与效益联系起来考虑，不能太大。
（三）科技因素决定服务方式原则。档案中介机构所能提供的服务，取决于技术力量。如上海科技发达，电脑、网络应用较广，所以其档案中介服务含金量较高。上海市档案馆组建的“现代化管理中心”是国内率先推出网页编辑中介服务的。所以在选择服务方向时，要考虑所拥有的技术力量；平常也要注意提高人员技术水平，以扩大服务类型。
（四）比较利益原则。这是针对用户而讲，若用户所得便利小于其付出代价，用户是有不会愿意成为参联单位的。所以热情服务，移交、取用方便，费用低廉是档案中介机构必须提供给用户的。
档案规模化管理，对于我国是一个暂新问题。面对其蓬勃的发展态势，我们已不需要再讨论其建立的可行性和必要性，档案实践已对市场做出了积极的回应。我们需要考虑的是，在技术与理念飞速发展的今天，如何迅速转换思维，迎接新问题的挑战，把握时代的脉搏，规划我国的档案管理事业！
标签：档案管理论文; 企业档案工作规范论文; 社会管理论文; 规模经济论文; 工作管理论文;