蒋柯
无锡星洲工业园区开发股份有限公司
摘要：为了提高房地产档案管理的效率，将数字化技术应用在房地产档案管理中，改变了以往的房地产档案管理模式。数字化技术通过有效地分析、有效地整合资源来实现高效管理房地产档案的目的。对房地产档案管理员不仅提供了极大的便捷，同时提升了工作效率以及完善了工作流程。科技的发展带动了数字化技术的发展，数字化技术的应用对房地产档案管理起着积极的作用。本文对数字化技术在房地产档案管理的应用价值进行研究探析，望有助于相关企业借鉴。
关键词：数字化技术；房地产档案管理；应用价值
前言
由于我国经济的快速发展，房地产行业也正在崛起。房地产业务的增长量导致房地产档案管理的难度增加，给房地产业带了不小的挑战。数字化技术的应用解决了房地产档案管理的复杂性，不仅可以高效率整理档案同时可以节省人力成本。房地产行业的办公效率及质量大幅度提升，对研究数字化技术在房地产档案管理的应用价值有着重大的意义。
一、房地产档案管理的特点
房地产档案有别于其他行业的档案管理，其具有项目性以及专业性[1]。从专业性特点分析，房地产档案管理实则是记录发生事件的过程。详细记录发生事件可以保证房地产双方的信息安全，而收集档案则是专业性操作过程。从项目性特点分析，房地产档案管理及房地产管理需要根据项目顺序进行以保证房地产工作的效率。区别于以上两点特点，房地产档案管理还可根据管理特性分为分散性以及集中性。房地产管理的档案每一项内容、每一项顺序都有差异。档案管理过程中不同的档案要进行不同的录入与管理，录入后的档案需要集中管理，分散性与集中性保证了档案的归类清晰方便下次调取档案。房地产档案管理的特点对整理档案带来了过多的工作量，但其特点也有利于数字化技术在档案管理的应用。
二、优化数字化技术在房地产档案管理中的应用
（一）加强档案管理人员的应用水平
数字化技术虽然为档案管理工作带来了便利，但前提是档案管理员可以熟练地应用这项技术。数字化技术采用先进的网络管理软件，应用软件过程中应引进或培养专业的技术型人才，如此才能更好的应用数字化技术[2]。当下的房地产行业并没有提升档案管理人员的应用水平，忽视了培训这一环节以及设备管理养护的知识。缺乏专业的数字化技术应用水平，即使房地产行业引进了数字化技术，仍不能有助于提高档案管理的效率及质量。定期的应用水平培训对强化管理人员的应用水平以及档案管理工作的开展有着重要的意义。
（二）关注传统与数字化的关系
数字化技术下管理的档案在存储过程中需利用数字化方式。例如：硬盘等方面的设备。在进行档案管理的过程中应注意数据的及时保存，同时提高录入数据的准确性。然而档案管理的过程中需以真实操作为基础，应积极引导档案管理人员的思想，对管理过程中使用到的信息技术、介质、转换载体等皆以真实性为主。
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利用好数字化技术管理档案。在实践中不断摸索精进数字化技术，有益于房地产档案管理工作的开展。
（三）建立数据化的系统及完善的内部结构
通过建立数据化的系统及完善的内部机构，可以提高房地产管理的有效性及安全性。针对房地产行业来说，档案关乎着双方的利益，是重要的财产。房地产交易不仅是资金之间的交易，同时也侧面透露着个人的经济财产情况信息及个人资本情况。在管理档案工作过程中，数据的传输保密性与个人信息安全有着紧密的联系，所以完善的数据化系统及内部机构对保障双方权益起着重要的意义。
三、数字化技术在房地产档案管理中的应用价值
（一）方便档案检索及查询
数字化技术应用于房地产档案管理中，不仅为房地产的管理人员带来了便捷同时也发挥了重要的应用价值。方便管理人员档案检索及查询是最为显著的一个。以往的房地产档案查询方式所消耗的精力较大且效率较低，应用数字化技术后，不仅将检索及查询工作变得简单便捷同时节约了管理人员进行管理档案的时间。管理人员可以通过档案目录标记文件的位置、档案的标记问题、档案的文字主体即可查询到档案存储的位置。区别于以往人工查询，数字化应用技术的查询方式既省时又省力。不仅可以查询最近一段时间内的档案，同时也可通过计算机在线文件检索原始档案，极大地方便了与客户对接信息。
（二）方便设置系统权限
房地产档案管理的第一要点便是保证信息资料的安全性、保密性、完善性，信息资料是双方的共同宝贵财产[3]。为了保证档案信息资料的安全、保密、完善可设置系统权限，传统的系统权限设置只有简单的选项，不能高级区分不同的服务对象。应用数字化技术进行设置系统权限时，可根据房地产所服务对象的权限差异，系统计算机自动区分该用户权限并显示该用户权限下的可呈现资料，并将档案管理的各个项目、程序明确地划分。系统权限的设置不仅加强了房地产档案的安全性，同时可提升档案管理的质量，更会使管理人员对于档案管理工作更得心应手。
（三）方便档案统计
房地产行业的飞速发展，所产生的档案统计需求也不断在上升。以往的档案统计需人工逐项编排统计分类，数字化技术的应用可以简易地对房地产档案进行管理、编排、分类。数字化技术的应用不仅可以改善以往档案统计方式的弊端，同时可以有效地提高档案统计效率，减少管理人员工作量及工作压力。除此以外，数字化技术统计档案不受时间、地域的限制，可以通过技术实现原始档案或跨域档案的统计，解决了传统的跨地域跨时间统计档案的不便。
（四）方便档案分析
档案分析的定义为：管理人员根据对档案的整理所得的有用信息。这些有用信息可以方便人们进行研究活动。传统的分析方法所花费的时间远远大于数字化技术的分析方法。数字化技术利用计算机进行档案分析，而传统的分析法需要人工利用计算器分析。数字化档案分析的时间远小于传统档案分析法。除此之外，数字化技术分析结果的准确性远远大于传统分析法，数字化分析法采用二进制会更快速。方便了档案分析这一环节，等同于方便了后期管理人员处理大数据的工作。
（五）完善数据网络
在房地产档案管理过程中，为了更好地应用数字化技术，可从以下两个方面开展工作。第一方面，建立完整数据库。利用扫描仪将扫描的文件数据录入到计算机中，将所扫描的文件数据保存至数据库。第二方面，建立完善的传输平台。完整的数据库存储了大量文件数据，这些文件数据会被频繁地调出、使用。完善的传输平台可以保证文件数据在传输过程的安全，避免出现丢失、被盗、篡改等现象。
结论
数字化技术应用于房地产档案中，不仅提升了管理人员的办公效率，同时使查询、整理档案工作更为方便。数字化技术改变了传统的档案管理方式，实现了资源共享、优化了管理工作流程、提高了工作效率，对房地产档案管理人员是非常有益的办公工具。房地产档案管理人员应利用好这项技术，并不断摸索、创新、精进。数字化技术作为现代化的科技技术，是现代科技发展的重要体现，数字化的应用对房地产行业的发展有着正向的推进作用。
参考文献：
[1]罗俊梅.数字化技术在房地产档案管理中的应用价值研究[J].科技风，2018（19）：83.
[2]张玉.数字化技术在房地产档案管理中的应用[J].城市建设理论研究（电子版），2018（12）：202-203.
[3]黄华.数字化技术在房地产档案管理中的应用[J].中国管理信息化，2017，20（20）：162-163.
论文作者:蒋柯
论文发表刊物:《房地产世界》2019年12期
论文发表时间:2019/11/19
标签：档案论文; 档案管理论文; 房地产论文; 技术论文; 管理人员论文; 数据论文; 房地产行业论文; 《房地产世界》2019年12期论文;