如何发挥商业企业档案的作用
陈鸿雁
（大庆市大同区商务服务中心，黑龙江 大庆 163515）
[摘要] 为了提高相关部门对商业企业档案管理的重视程度，对商业企业档案的特点、作用进行研究，并对如何更为有效地发挥商业企业档案作用提出了信息化和标准化两大举措。
[关键词] 档案；商业；企业；信息化；标准化
长期以来，商业企业的档案工作是市场经济体制改革下的一个薄弱环节，随着市场经济的深化、竞争的加剧，商业企业的档案管理工作面临的挑战和问题更加突出。要如何改变档案管理工作的落后状态，更好地适应各种商业竞争环境需要，是企业各级档案管理部门所要面临的问题。
1 商业企业档案管理的特点
商业企业是我国经济建设的主战场，商业企业的档案管理涉及到生产活动的各个领域，种类丰富、特点鲜明，具有研究价值。商业企业的管理具有自身的特点，主要有以下几点：一是商业企业的档案内容构成复杂。商业企业拥有多个部门、多种职能，例如运营部门、财务部门、人事部门、技术部门等等。档案的内容也各不尽相同，档案资源的主体来源渠道多且分散，材料内容的构成也非常多样化，档案管理的难度较大。二是载体多样化。商业企业类型众多，企业日常运营管理过程中产生的文件资料最终都可能成为档案，企业档案具有独有的经济属性，能够解决企业日常运营中的各种问题。人们能够查阅以往信息内容，将有价值的信息提取利用。三是管理方式多种多样。由于商业企业的部门性质不同，其收取信息资源的方式方法也不同，对于搜集的信息资源侧重也有所区别。在企业档案管理过程中，应当要结合企业的规模形态和具体情况制定相应的管理方式。
2 发挥商业企业档案作用的策略
2.1 构建档案管理制度保障企业稳定发展
企业为了更好地管理档案，必须要建立起档案管理部门负责制，企业应当建立科学有效的档案管理制度，使得全体员工有章可循、更好发挥档案管理部门的职责。主要从符合国家法律法规前提下制定企业内部的管理制度，以及设立符合企业实际管理需求要求的技术规范标准。只有如此，才能快速准确地记录企业日常运营、交易记录、准确直观地反馈出企业经营的得失。在商业企业内部实现档案信息的层级管理、资源共享，充分利用档案信息资源总结经验教训，提升档案管理、商业机密的安全系数，为企业的稳健运营保驾护航。
2.2 加强档案管理的队伍建设完善市场经济体制
人才是企业之本，要促进档案管理水平的提升，就应当积极主动推动档案管理队伍的建设、社会的发展，树立起人才兴档的理念。应当要明确企业内部档案管理职能的职责，要有独立的档案管理模块，隶属于某个部门的统一管理，联合信息中心丰富档案管理的作用。我国发改委和工商联也发布了相关规定，明确指出做好商业企业的档案管理工作，发挥商业企业档案管理的效率是促进我国市场经济发展的深化要求。各个部门要对企业的档案管理部门和模块实施监督权、管理权，对我国经济发展的重要阶段进行监管。
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2.3 推进现代信息技术应用 促进档案事业的发展
信息化是档案管理，特别是商业企业档案管理的关键。这意味着商业企业的档案可以利用信息化工具对数据库、管理软件进行开发和升级，最终确定档案管理的软件技术实现档案资源的统一规划与集中管理。可以根据企业的规模大小、实际情况，建立起技术高、查询方便的机制，促进企业内部资源档案交流的便捷性，最终实现企业的生产经营和档案管理唯一性、资源的共享性。
2.4 利用档案资源实现企业管理水平提升
当前的市场竞争中，卖方市场逐渐向买方转变。如何快速掌握和有效利用到档案管理的信息，能够更好地让商家竞争中取得必要的胜利。档案是重要资源，能够充分解释原始数据的依据来源、真实可靠性、实现现实信用性。例如，山西某商城在解决和太原油墨厂、高氏劳瑞油墨纠纷中，就凭借着档案的存单资料，最终胜诉，为企业挽回经济损失一百万元。公司领导从该case中已到了档案的重要和稳定性，从而重视档案工作，强化档案给商业企业带来的社会效益，加强对档案工作的投入、促进档案工作的稳定发展。
3 发挥商业企业档案作用的保障措施
3.1 档案管理系统信息化
进入二十一世纪以来，我国互联网通信事业的飞速发展给档案的电子管理化带来了契机。当前商业企业的档案管理人员已经能够充分运用软件、硬件设备对企业的档案信息进行搜集、管理，并充分利用。另外，在安全保护方面，信息技术的不断升级能够取代大量的纸质单据，提升查询利用效率的同时，不断升级的反黑客反病毒入侵技术，能够避免档案的信息泄露。强化了商业企业的档案管理工作，规范档案管理的制度体系，能够确保企业的档案真实性、完整性，这些都是我国档案事业取得成果的重要里程碑。商业企业的信息技术运用不仅反映了企业的档案管理水平、企业的发展阶段，也反映出了整个社会的发展水平、需求。利用信息的档案管理有效性，能够确保商业企业的档案质量、覆盖面都面临巨大挑战的从容应对。
3.2 档案管理信息标准规范化
商业企业的档案管理一定要遵循标准规范化建设，促进信息的快速、有序、健康发展。管理规范应当关注数据的定义、移交、价值、存储、安全性、原始性、利用方式等，对于业务规范的术语标准、资源描述、格式标准等都应当与国际接轨。这样才能促进档案管理的有效利用。
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[中图分类号] G27
[文献标识码] C
[文章编号] 2096-1995(2019)19-0239-01