谈科技档案的利用效益和社会功能研究，本文主要内容关键词为：效益论文,功能论文,档案论文,社会论文,科技论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、研究方案和实施情况
为了进行科技档案利用效益和社会功能的研究，我们西北核技术研究所从1992年10月份起，便印制了“科技档案利用情况统计表”，科技人员每借一份档案，同时附一张利用统计表，还回档案时收回已填好的表格。目前已收回表格2499张，积累数据近万个。为了进行科技档案利用效益的定量性研究，我们设计了“科技档案利用效益专家调查、评估表”，主要发给了利用科技档案较多的科技人员。根据以上两表所得数据分类统计如下：从利用目的看，主要用于试验任务和预研工作，如果包括著书和撰写论文在内，为2128项，占总利用目的的73%。用于技术职务评定、报奖和技术管理目的为330项，占总利用目的的11.3 %。用于研究生、新到工作岗位大学生的学习参考目的为243项， 占总利用目的的8.3%。用于技术开发、技术转让、设备维修目的的， 即直接创造经济效益目的的，只有102项，占总利用目的的3.5%。用于历史研究目的为69项，占总利用目的的2.4%。用于其他目的45项， 占总利用目的的1.5%。
从科技人员的收益情况看，57.5%的档案对科技人员的思想、观点和研究方法产生了积极的影响，其中21.8%的档案，使科技人员的思想受到了较大启发。采用科技档案中的实验数据和照片，作为自己的研究成果的依据或素材，是档案利用的又一特点。 两年来， 科技人员从约600件档案中采用数据2661处，照片615幅，直接用于科技工作的占利用总数的16.6%。这就是说，这些档案拿过来便可应用，不需要再费时间进行重复研究和投资。提供证明，是科技档案利用的最大特点，这是任何图书资料所无法相比的。它主要用于科技人员的职称评定、成果奖申报、政府津贴申报，以及国家最高学术称号申报等，占档案利用总数的10.4%，这充分说明了科技档案的凭证性质。在档案利用中，无收益的，只占档案利用总数的3.1%。
二、科技档案利用效益的定性、定量研究
（一）科技档案效益的定性分析。从上述2499件次档案的利用效益统计看，在科研单位，科技档案的效益主要表现在科技人员的思想受到启发，采用有关思想、观点、方法，获取一定知识。这种效益的特点是具有潜在性、滞后性、增值性和模糊性，无法用简单的经济数字表示，但它对科技工作的影响带有根本性作用。
过去档案界对科技档案利用效益的研究。主要从经济数字方面看问题。我们知道，在科学研究中，人的因素是最关键的，而科技档案的利用，首先能使从事科技工作人员的素质、智慧提高，思想开阔，从而从总体上达到多出成果，早出成果的目的。至于科技人员在论著中采用他人科技档案中的研究数据、照片等材料，对于科学技术的发展意义也是深远的。对利用者说，有些数据、材料是可以通过再研究而获得，但这要花费一定的经费和时间；有些数据和素材，包括某些照片，就是花多少钱也是难以得到的。如《中国军事百科全书的核武器分册》，如果没有有关档案材料和典型的烟云、火球照片，没有第一次核试验的铁塔及首次应用的无人驾驶飞机等照片，其可读性和价值就要降低许多。科技档案在科技管理中的效益，主要是提高管理水平和效率，这也是无法用简单的经济数字表示的。目前档案界最常用的例子是提供征地证明，认为能节省几十万、上百万元……，把它看作是一种经济效益。实际上这种看法并不恰当。这种效益只能看作是解决了社会纠纷，提高了管理效率。因为对整个社会而言，并不具有经济意义。如果我们把科技档案上述效益更概括、更本质地看，它既包括了科技发展的时间效益，又包括间接的经济效益。利用档案缩短了科研时间，实际上是加快了科研步伐，在科学研究中取得了时间效益；利用档案，思想受到启发，在研究中少走弯路，避免了重复研究，实际上既节省了时间又节省了科研经费，是一种间接的经济效益。科技档案还具有一定的社会公益作用，如以档案为素材的编著或档案中研究成果的发表，为历史研究提供依据、素材等。
（二）科技档案利用效益的定量分析。科技档案直接经济效益是可以用经济数字表示的，而科技档案的科技发展时间效益，间接的经济效益和社会效益却无法直接用数字表示。只能通过专家调查，评估法进行计算。
1、利用上述节约科研时间的基本评估数据和求平均法， 可求出利用科技档案所节约时间占总科研时间的比率为19.4%。如果把上述评估数据分为低区和高区两类（平均值以下为低区，以上为高区）再分别求出平均值，则低区平均值为12.8%，高区平均值为28.6%。这样，科技档案被利用后所能节约的时间占总科研时间的比率为12.8～28.6%。如果把节约总科研时间的比率用a表示， 我们即称它为科技档案的时间效益系数。
2、利用上述节约科研时间的基本评估数据和求平均法， 同样可求出科技档案被利用后所节约科研经费占总经费的比率为14.1%，或 6.9～25.8%。这里节约科研经费的比率我们用b来表示， 称它为科技档案经费效益系数。
求出了科技档案的效益系数a和b，科技档案在一个单位利用效益的具体数值即可求出，如果计算科技档案的纯经济效益，尚可采用扣除档案管理成本后求得。采用专家调查、评估法，参加的人员数量越多，专业越多，且素质越高越好，得出的结论就更为可靠。我所参加评估的人员107人，人员的素质水平较高，加上我所为大型综合研究机构， 所涉及的专业有几十个，同时档案工作已有30多年的历史，且一直处于正常、先进地位。因此，这样的评估条件是具有典型意义的。但是每个科研单位科技档案的时间效益系数a和经费效益系数b，并不完全相同，科技档案的效益系数a和b的大小，决定于某一具体单位科技档案管理工作水平。一般说，科技档案工作好的单位，其效益系数a值、b值要大些；反之，就要小些。就全国而言，利用a值和b值以及全国科研经费的总投入，也可计算出科技档案在科研试验系统的大致综合效益。这无疑说明了科技档案工作的重要社会地位。
我们前面讲了，科研单位和生产建设单位对科技档案的利用情况不完全相同。因此，本文所得出的科技档案效益系数a值和b值不适合生产建设单位。但是生产建设单位可以采用此种方法求出自己的a值和b值，或作为科技档案效益的定性参考。
三、科技档案的社会功能
科技档案利用后可以产生各种效益，这已由上述统计数据充分说明。但是科技档案的效益是如何产生的，了解了这个问题，才能使我们更深刻地认识科技档案的价值。
科技档案是科技活动的记录，它蕴藏着科技人员的劳动成果、实践经验，以及记录着科技活动的整个历史过程。这是科技档案能够产生各种效益的根本原因。但是从上述2499件次档案的利用效益看，这种效益总是在一定范围内表现出来而不以人们的意志为转移。这说明，科技档案本身具有一种国有的功能。研究科技档案的这种社会功能对我们认识科技档案的本质具有重大意义。从上述科技档案的利用效益分析看，科技档案具有以下社会功能：科研试验和科技人才的接续功能；科技管理中的借鉴、凭证功能；科学技术的存储和社会交流功能；提高生产力功能；历史研究的依据、凭证功能。
上述科技档案社会功能的定性结论，在科研试验单位具有普遍意义，但其功能强度会有少量差别，在企业、设计等单位，与科研试验单位相比，其功能作用所占比重因工作性质原因会有较大差别，但其定性结论，也就是上述存在的五种社会功能，它们是相同的。这一推论是科技档案的共性决定的。
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