关键词：建筑工程；档案管理；信息化
引言
建筑工程档案是在工程建设活动中形成的各类资料，贯穿于建筑工程建设活动的全过程。建筑工程档案资料是建筑工程建设的依据和永久性真实记录，也是建筑工程建成后检查、维护、管理、使用的依据和凭证。在互联网技术和数据存储技术蓬勃发展的大数据环境下，建筑工程档案的数据形式繁多，档案数据量十分庞大，科学高效地管理建筑工程档案具有十分重要的现实意义和较好的经济效益。在建筑工程档案管理活动中，开展大数据环境下的建筑工程档案信息化建设，全面使用先进的管理理念、计算机技术、网络技术和信息技术，构建完善的档案信息化管理系统，对档案信息资源进行收集、处理、保存和网络化共享利用，使建筑工程档案管理模式从实体档案保管转变为数字化和网络化档案管理和应用，不断提升建筑工程档案的管理水平和质量。基于建筑工程档案信息化建设的现状，本文重点分析了建筑工程档案信息化建设的主要内容、存在问题，给出了建筑工程档案信息化建设的主要解决方案。
1建筑企业档案信息化管理的必要性
建筑企业在发展过程中涉及的档案范围十分广泛，因此档案管理也面临着较大的压力，不仅需要做好日常管理工作，同时还要对施工工程档案进行管理，这也是工作中的重点和难点。在传统的建筑企业信息交流中，主要是通过人和人之间接触进行传递,对档案信息的获取也主要是对相应的纸质文档进行查看，而在新时代背景下，现阶段的建筑企业档案管理逐渐运用了信息技术手段，有效地解决了时效性不足等问题。建筑企业档案信息化管理主要是以信息技术作为载体，进而对管理过程中所需的全部信息进行有效地收集、处理和共享，从而为项目的决策制定提供准确依据。另外，建筑企业档案信息化管理还能对相关信息进行有效地监督检查，并对信息反馈进行控制，这也能够促进建筑企业更好地规划和发展，提升档案信息化管理的水平，建筑企业还可以利用信息技术对信息进行有效地储存，为后期的管理工作奠定良好的基础。因此，建筑企业档案信息化管理对企业的未来发展具有重要的作用，这就需要建筑企业重视对其的研究和探索。
2建筑工程档案信息化建设存在的问题
2.1档案信息化应用水平不高
一些工程建筑企业档案管理水平还有待提升，档案管理人员多是由行政或是人事部门人员兼任，但这些人员本职工作就相对繁杂，且不具备专业的档案管理知识及信息技术，同时也没有进行系统化的培训，因此无法适应工程建筑档案管理信息化建设的需求[2]。此外，在档案管理工作中，还存在着工作热情不高、接受新鲜事物能力不足的现象，很多档案管理人员主动学习意识不强，信息化操作水平不高，甚至对档案信息化建设的管理流程都不太清楚，无法在实际工作中快速利用信息化技术进行档案检索及利用，工作效率低下。
2.2档案管理流程需要完善
建筑工程企业虽然开展了档案信息化建设工作，但是档案管理流程和技术规范等还存在很多不足之处，档案归档和借阅仍然以纸质档案为主，档案数字化工作主要局限于扫描和管理电子档案，没有充分挖掘数字化的档案资料数据，没有实现档案资源的网络化分享使用。档案资料信息化建设存在形式化现象，注重将传统纸质档案转化为数字档案，忽视了数字化档案资源利用环境的构建，数字化档案资源的利用率较低。
2.3企业与施工单位之间缺乏信息共享
如今工程建筑行业企业之间的业务往来频繁，但彼此之间信息、数据的交流并不共享，很多有价值的资料多是在企业内部进行流传，如果企业想要获得一些外部的资料，需要重新进行收集、整理和汇总，这样势必要消耗过多的精力和时间，完全不利于企业人力资源的合理分配，也间接导致企业的人力成本的增加。
3工程建筑档案信息化建设的具体措施
3.1建立完善的数字化档案信息数据库，确保档案资料信息化的完整性
建筑工程档案资源信息化建设主要以档案数字化为基础，重点做好电子文件的信息化管理归档，建立完善的档案信息化数据库，推进档案信息化资源建设。建筑工程的项目前期文件、项目设计、项目准备、项目管理、工程监理、竣工验收与竣工图等各阶段的档案文件都应纳入数字化档案信息数据库中。按档案文件类别建立各类档案的目录数据库，做到档案实体、电子目录和电子档案的一一对应，目录数据录入完整、准确、规范。建筑工程档案资料必须真实地反映建筑工程的实际情况，图物相符。工程建设过程中的重要照片、图表、影像、录音等材料，以及出现的重大事故和事件，都必须编制相关说明资料。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆建筑工程档案资料必须保证系统性、准确性和完整性。通过建立完善的数字化档案信息资源库，积极推进建筑工程档案信息化进程，构建数字化、网络化的多层次建筑工程档案信息化管理系统。
3.2加强档案信息安全管理
信息化背景下，建筑工程档案信息化管理也要注重安全性问题，让档案信息始终处在安全状态，从而让档案管理质量实现提升。在建筑工程档案信息化和电子化的管理中，将遇到很多不确定性因素，这要求每个档案管理人员要具备较强的安全防范意识，既要做好纸质档案管理工作，也要积极应用无纸化档案管理模式。这样才能避免网络中病毒感染、网络攻击等带来的档案不完整问题，真正将建筑工程档案信息化登记、归类和安全管理工作做到位。针对定期备份的建筑工程信息化档案，要注意再一次备份，形成完整的备忘录，并严格落实保密制度，将安全保护措施做到位。要坚持涉密不上网的基本原则，为建筑工程档案数据库信息安全提供可靠保障。
3.3健全档案信息化管理制度，规范业务流程
根据建筑工程档案资料特点，逐步健全档案信息化管理制度，规范业务流程。1.完善档案管理中的收集、整理、归档和管理等业务流程，健全建筑工程档案文件的归档制度和档案管理制度，不同岗位的档案人员、档案管理相关部门相互协作，各尽其职，及时、完整、规范地开展档案资料的归档和档案管理工作。2.制定建筑工程档案管理人员的岗位职责，根据档案管理的业务流程建立档案管理的人员岗位责任制，完成档案资料的收集、整理、归档和管理工作。3.制定严格的档案资料保管和档案利用制度。档案管理人员应严格遵守档案管理制度，树立严谨的工作作风，严格按照档案管理工作流程开展档案管理工作，提高档案管理工作效率，促使档案管理工作更加标准化、规范化和系统化。
3.4加大在档案信息化建设上的技术和资金支持
工程建筑档案管理合理开展，是保证建筑施工安全性和可靠性的关键，为了搭建功能完善的信息化管理系统，建筑企业应加大在信息化档案管理上的资金投入和技术研发。无论是建设自动化管理系统或是人才培养，都需要配备足够的资金资源，将国外先进技术和管理理念引入国内建筑档案管理中，从多方面入手强化档案信息化构建。同时，应注重技术资金的及时供应，这是加强信息化管理的重要手段。在技术研发方面，要将重点放在档案管理系统软硬件功能的完善上，根据档案管理具体需求，动态更新系统功能，使其有效运用于各项档案管理工作中。另外，加大政府财政支持，能为建筑企业档案管理的发展提供帮助，加强资金投入力度，推动档案管理系统良好构建。最后，在技术研发方面，要关注网络安全问题，开发多样化安全防护技术，以便抑制档案在线管理中的安全风险因素。具体来说，信息化管理理念在工程建筑档案管理中的运用，为档案管理改革优化提供了动力，对提高建筑工程质量和可靠性方面有着重要意义。实际进行档案管理时，需要在信息化建设方面不断学习，提高整个建筑领域的档案信息化管理水平。
3.5改进管理系统，提高信息管理水平
建筑工程档案的管理单位及人员应注意完善升级现有档案信息系统，因为很多档案管理软件的使用范围都很广，但缺乏通用性，不仅因为软件存储数据的格式和形式有巨大差异，还因为在存储档案数据是使用的数据库类型也存在差异。当前应用于建筑工程档案信息化管理的软件一般都能进行系统登陆、删除档案信息或查询、增加、修改档案信息，只是依旧未能解决数据交换问题，导致系统不能通过统一方式把来源一致的档案数据信息存储到数据平台里，不利于档案共享。这需要建筑工程档案管理者分析档案管理的特征，据此开发专门的、独立的档案信息化管理系统，在不同档案数据信息之间实现互动、交流，同时利用网络信息技术充分实现建筑工程档案的网络化管理，充分共享档案信息，提高建筑工程档案利用水平。
3.6转变档案信息服务方式
随着时代的发展，传统的档案服务已经难以满足时代的需求。档案部门必须要借助现代信息技术，充分挖掘档案信息资源，不断创新档案服务方式。一方面，微缩技术服务。目前微缩技术逐渐受到认可，对于一些极为珍贵的档案使用微缩技术能够缩减档案管理空间，节约人力资源。但目前国家尚未出台统一的档案管理规范，尤其是档案信息管理系统开发种类多、数量大，还有待进一步完善。另一方面，创新光盘存储服务。光盘具有存储量大、处理速度快的特点，因此可广泛应用到工程建筑档案信息检索、编目等服务之中。
结语
综上所述，工程建筑档案管理信息化建设相较于传统管理模式有着一定优势，加大对信息化管理技术的推广，有助于保障施工的进度和安全性，发挥档案管理功能。当前工程建筑领域应将档案管理的信息化发展作为研究重点，在结合档案管理经验的基础上，积累信息化建设经验和理论知识，建立系统的信息化档案管理体系，进一步推进建筑行业健康发展。
参考文献
[1]霍雯.山西古建筑的“建筑地图”APP设计研究[J].山西案,2018(04):139-141.
[2]蒋长高.现代建筑施工企业工程档案管理信息化研究[J].福建建材,2015(9):104-105.
论文作者:左雅春
论文发表刊物:《建筑实践》2019年38卷24期
论文发表时间:2020/4/26
标签：档案论文; 建筑工程论文; 档案管理论文; 建筑论文; 信息化管理论文; 信息化建设论文; 企业论文; 《建筑实践》2019年38卷24期论文;