论国际档案界档案信息网络一体化发展趋势，本文主要内容关键词为：档案论文,发展趋势论文,信息网络论文,国际论文,一体化论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
本文拟就国际档案信息网络一体化建设状况及其成因与特点作一分析，为我国档案信息网 络的整体构建提供对策，并进而为我国数字档案馆的建设作准备。
一、国际档案信息一体化网络形成及发展。
1.美国档案信息一体化网络形成及发展。
美国是世界上第一个实现档案信息网络一体化的国家，对其他国家及地区在这一方面的建 设具有一定的示范作用和参考价值。90年代中期，在美国档案与文件署（简称NARA）的牵头领 导与组织下，建成了档案信息导航系统（简称NAIL）。该系统是拥有全国各种档案馆藏信息的 联网可检索数据库，将国内所有已数字化的档案资源，按地区、来源和利用对象分别纳入统 一的档案管理网络中，实现了全国数字化档案资源的网上集成化查询、检索和利用。目前， 通过NARA美国档案信息总网站，可检索到包括10个总统图书馆在内的200多个档案馆的数字 化档案，并且还进一步计划在2009年之前，将NARA全部档案实现数字转化，这样，美国国内 档 案信息网络将成为真正意义上的一体化无缝网络，用户通过总网站，即可检索到国内所有的 数字化档案资源。
2.加拿大档案信息一体化网络形成及发展。
加拿大是北美地区第二个着手实施将国内所有档案信息网站连成一体计划的国家。1996年5 月，加拿大档案委员会在渥太华召开了“档案信息高速公路”圆桌会议。与会者提出了电子 传递档案信息的共享问题；同时还讨论了该委员会在建立与发展“加拿大档案信息网络”（ 简 称CAIN）方面所可能发挥的作用。会议指出，应建立一个专门委员会负责联合网络的具体部 署，并建议采用范例实验法。1998年11月，加拿大档案委员会执行计划委员会在报告中正式 提出了CAIN的发展规划，该规划指出，要借鉴加拿大已有的3个省级档案信息网络的经验。 目前，有关这3个网站检索效率、功能等的建设状况正处于进一步的调研中，它们将构成CAI N的骨干部分。同时，以加拿大国家档案馆网站为总依托，已创建了自动化的联机检索工具 ，通过它可检索到加拿大国家档案馆所创建的一系列数据库及自动化系统中的大量信息，并 有望将国内现存的所有分散性档案信息网站联网。
3.英国档案信息一体化网络形成及发展。
1998年英国国家的档案委员会在名为《英国档案馆的发展道路》的报告中提出了建立英联 合王国网络档案馆的计划，并提出了15条具体的建议。该计划的实施，由英国皇家历史手稿 委员会负责建立并维护国家总网站，提供英联合王国的档案目录，并链接到所属的全部网站 。 其中，英格兰档案网络与苏格兰、威尔士及高教系统等的档案子网络共同构成了全英联合王 国的一体化档案网络。通过该网络全国各种档案机构所提供的档案目录信息都能展示给用户 。
4.欧盟档案信息一体化网络形成及发展。
人类社会的知识经济时代正在来临，其有两个特点，即全球化和知识化，信息活动的国际 合作正是现代信息事业发展的大趋势之一。在此时代背景下，欧盟档案界开展了跨国界的协 作，并将其作为专业发展的新方法，共同为欧盟档案一体化网络（简称EUAN）的建立而努力。 EUAN计划是由欧洲档案委员会提出并资助的，它本身是欧洲“信息2000年计划”的一个组成 部分。目前已有多名成员加入了该网络，包括：瑞典国家档案馆网络、苏格兰国家档案馆网 络 、意大利国家档案馆网络和世界社会历史学会网络等。其中，以瑞典国家档案馆网站为总网 管。可以预计，随着欧盟档案一体化网络的发展，参与该网络的成员还将进一步增多。
此外，澳大利亚、新加坡等国也都正在致力于本国档案信息一体化网络的发展。
二、国际档案信息网络一体化趋势成因及特点。
从以上所介绍的情况可以看出，当前，国际档案信息网络已经呈现出一体化趋势。那么为 什么会出现这种趋势呢，为了深刻认识这种趋势，我们不能不对其成因及其特点进行分析。
1.国际档案信息网络一体化趋势的成因。
对于国际档案信息网络一体化趋势的成因，可以从系统方法论、档案资源性质、经济上的 成本效益和信息技术发展等4个方面进行分析。
(1)系统方法论的原因。
根据系统论及结构决定功能的观点，对于一个系统而言，整体功能大于部分功能之和。这 就 为国际档案信息网络一体化趋势的出现寻求到了科学方法论的支撑。创建一体化的档案网络 比各档案部门分散上网更易实现档案系统整体优势的最佳化，从而充分发挥其潜在价值。
(2)档案资源性质的原因。
档案是一种信息，信息作为一种资源，具有生产中和使用中的双重不可分性。其中，生产 中的不可分性使信息资源的规模性开发在理论上成为可能，而使用中的不可分性又使信息资 源的综合性利用显得十分必要。此处着重立足于用户需求的角度来谈档案信息网络一体化的 必要性，这也是档案工作的根本出发点。
信息社会的档案利用出现动态扩展趋势，表现在档案利用的内容、数量、层次和形式等方 面，用户需要一体化系统性的检索，即用户在访问某个文献信息网站时，更希望能由此进入 国家、甚至国际信息网络，从而检索到更多的相关信息。而著名的布拉德福曲线却描述了国 家（或地区）信息资源分布的相对分散性，即任何国家、任何地区的任何信息机构（或系统）， 包括档案部门在内，都不可能将本国、本地区或本部门所需的信息一一不漏地存贮。同样， 我国韩季敏也曾论述过档案信息的区域性、等级性、耗散性及其对建立档案信息网络的影响 问题。由此，档案信息的本源性特点与利用者检索需求的全面性趋势发生了矛盾。所以需要 建立一体化的档案信息资源网络，这样才有利于扩大档案信息的交流渠道，发挥档案部门的 整体优势，从而增强档案信息的开发能力，使其增值，并推动向产业化方向发展，最终满足 用户需求、争取更多的潜在用户。总之，这是档案工作自身发展的必然选择。
(3)经济上成本效益的原因。
随着信息社会化和社会信息化，信息量空前增长，更新周期加快，任何单一机构的信息接 受能力和经济承受能力都已不能适应时代发展的要求。在此背景下信息产业逐步发展，它要 求形成规模化，这就必然要通过合作、依存和互补，打破地区、国家的空间界限，实现全球 范围内的信息资源优化配置，并形成知识共享的经济模式。
在这种经济模式之下，如果形成由国家统一组织、统一建设、统一经营的一体化网络，计 算机应用于档案管理的效率就会提高（与网络化程度成正比），网络功能及其开放互联性质就 能得以充分发挥和体现，就能为用户提供费用更为低廉的主动电子信息服务手段，即用于投 资网站建设和维护的成本将大大降低，而信息市场需求却会进一步扩大，最终形成良性循环 ，取得显著的经济效益。同时，还会引起社会上对档案工作的重视，提高档案工作的地位， 使其社会效益也得到相应的提高。总之，档案馆在信息市场中的作用日益加强，这在很大程 度上取决于档案馆网络的发展状况。
(4)信息技术发展的原因。
以上系统方法论、档案资源性质和经济上成本效益等方面的原因主要论述了国际档案信息 网络一体化趋势出现的必要性，而信息技术的发展则促成了这种趋势的可行性和必然性。20 世纪90年代以来，现代信息技术包括网络保密与安全技术、信息资源数字化技术等都取得了 飞速发展，面向技术的信息环境得以出现；以计算机、网络通信等为代表的现代信息技术的 发展具有国际性，它改进了国际间信息传递的方式，使不同区域间的距离障碍缩小，整体性 增强，扩大了资源共享范围，既可使档案信息的利用率最大幅度地提高，又可以减少重复研 究和投入。由此可见，信息技术为一体化网络的出现提供了物质保障。可以说，一体化网络 是信息环境发生巨大变革和许多高新信息技术综合应用的产物。
同时，信息技术的发展不仅是国际档案信息网络一体化趋势得以出现的前提，也是其特点 ，它推动了电子档案信息服务方式、手段的自动化、现代化和综合性。
2.国际档案信息网络一体化趋势的特点。
全球化改变着档案工作方式，而国际档案网络一体化趋势正是全球化在档案信息领域的一 个具体表现，它推动了档案信息进行跨国界、跨地区的流动，进而促成了档案信息大范围内 的共享及优化组合，其特点如下：
(1)标准的规范性。
标准化是各国/地区成功建立档案信息一体化网络的先决条件和必要原则之一，也是其最突 出的一个特点。标准化是一个体系，除了软、硬件等标准之外，数据标准（包括《档案著录 规则》）在其中起着尤为重要的作用。欧美国发达国家及地区在推动国际档案信息网络一体 化发展的过程中，普遍运用及发展了一系列的标准，如《国际标准——档案著录规则（总则） 》（简称ISAD[G]）、《国际标准——机构名、人名和家族名档案规范记录著录规则》（简称IS AAR-CPF）及新近出现的《档案置标著录》（简称EAD）标准和元数据(Metadata)标准等，尤其 是后两者将成为网络环境下档案检索工具实现电子化的发展方向，它们构成档案资源网上共 享 的首要前提。另外，在力求与国际标准兼容的同时，各国还根据档案工作的实际情况，制定 了国家标准，如美国的《档案机读目录格式》（简称MARC-AMC）、加拿大的《电子档案著录 规则》等等。
以上各国及地区档案信息网络一体化进程的实践恰恰证明了标准化是规模发展的前提。同 时，各国及地区还确定了必要的规章制度及法律制度，作为促进档案信息一体化网络建设的 有力保证，以进一步增强其规范有效性。
(2)整体的协作性。
一体化档案信息网络，就是将一定范围（国家或地区）内各级、各类档案机构的网站，从上 而下、由纵到横，有计划地、科学地组成一个统一领导、多形式、多层次、多功能、布局合 理、相互合作、相互结合的体系。国际档案信息网络一体化的整体协作性主要表现在：档案 机构通过协商统一调度、实行馆际协作与分工和进行跨行业合作。从而实现馆际间馆藏资源 的互 阅、互补和有机组合，避免档案信息资源重复、利用率低，且地域间不平衡（即档案部门局 部资源不足而总体资源闲置）的状况，充分发挥档案信息一体化网络的辐射作用，把静态的 档案信息资源激活为具有活力的档案情报信息，并进而实现不同范围档案信息资源的优化配 置与共享，最终形成档案信息资源保障体系。
(3)高效的检索性。
衡量一个网络系统，尤其是集成化系统质量优劣的重要指标便是该系统检索效率的高低。 追求较高的检索效率是一体化档案信息网络的目标之一，这主要体现在检全率、检准率、检 索速度、易用性和成本效益上。由于一体化的档案信息网络能够涵盖一定范围内各个档案馆 库的所有数据，这实际超越了档案信息利用的空间限制，拓展了利用范围，因此它能够做到 响应某一提问相关信息的最全，同时，又可将数据的冗余度降低到合理范围之内，这样就可 以保证检索结果的最准，而且又由于一体化的档案信息网络通常是将多种检索工具集成，提 供统一、互动的检索界面，这更符合用户的检索习惯和省力法则，并将大大地提高检索的速 度和灵活性。
三、国际档案信息一体化网络的组织与实现。
在国际档案信息一体化网络的实现中，虽然各国网上信息资源具有不同的组织方式，因而 其档案信息一体化网络的具体的组织与实现方式不尽相同，但是，其中有两种方式较为典型 。
1.数据库方式。
是将全国/整个地区的全部档案信息资源组成各种通用或专用型数据库，还将该范围的档案 资源按主题、历史时期、地区/行业部门，及利用对象纳入联合数据库管理网络中，并将多 种检索工具集成、统一到用户界面内，实现一国/一地区全部档案资源的网上查询。如前所 述，美国NARA档案信息导航系统及加拿大的联机检索工具都采用了这种组织方式。
2.联机目录方式。
是指国家档案馆作为全国档案联机目录中心，根据标准的著录规则和数据交换格式，对入 网档案馆和文献信息机构提供的档案信息进行统一编目，通过网络将档案目录数据进行实时 传送和交换，形成逻辑上的目录库，并按地区、类型或载体对这些目录进行组织，供网上所 有用户查询使用。如英国的网络档案馆计划及欧盟的EUAN计划都采取了这种方式。
由上可见，这两种具体的组织方式都有利于跨部门、跨地区、跨行业、跨领域，乃至跨国 界一体化档案信息网络的构建，这便于用户查找和利用与其实际工作需要紧密相联的各种专 题信息。
欧美发达国家/地区在档案信息网络一体化的具体实践过程中采取了许多方法和步骤，其中 值得一提的是原型法与渐进法的结合运用。上面所述加拿大采用的“范例实验法”正是如此 。加拿大档案信息网络建设充分参考和利用了各省档案联合网络的发展案例，从而增强了其 整体计划的可行性，采取了由省级到国家级、由分散到集中的渐进型发展模式，这既符合档 案事业发展的客观规律，又兼顾了各地网络化发展不平衡的实际，强调了整个网络一体化进 程的最终实现，更应充分重视计划、时间和资源的调剂与配置。
四、对我国档案信息网络一体化建设的思考。
我国档案信息的网络化建设由于缺少统一的标准，无法对数据库进行搜索，从而造成数据 库资源无法共享。因此可以说，我国的档案信息联网工作总体上仍处于理论的探讨阶段，尚 未形成实践性推广。大多数网站只建立了简单的链接，联网处于低层次、低水平阶段，即只 提供了查找的线索（网址），总体上却仍是相对孤立与分散的。而真正意义上的一体化网络其 实质在于档案资源的共享，因此还需要进行大量的基础性业务工作。
根据以上现状，结合国际档案信息网络一体化建设经验，笔者认为，应做好以下几项工作 ：
1.加紧规划。
搞好国家档案信息网络建设的总体设计与管理。我国档案行政管理部门应建立专门的网络 化协调机构，注意研究档案信息数字化、网络化的新形势，抓紧规划档案依托网络平台的方 式、方法及档案信息综合网站的实施方案，力求在规划中体现一定的前瞻性。
2.建立多级目录中心。
有效控制机读目录数据质量，确保档案网络信息资源共享。国家和地区档案馆可提供联机 、联合档案著录，确保网上档案信息检索的全面性、准确性和唯一性。
3.统一标准。
加速国家档案资源数据库建设。档案馆一方面应将自身馆藏数据纳入各种类型的后台网络 数 据库，以保证信息数据库相互检索利用；另一方面要生产全国档案文献通用型兼容性数据库 ，以完成数据的整合，及全国数据库的联网，形成一个统一的中央网络数据库，实现一次检 索国内所有档案网站的信息，提高检索效率。
4.广泛合作。
积极参加国家综合信息网络工程。档案部门应积极加入到国家信息高速公路基础设施的建 设中去，保持档案网络与其他信息系统的联系和沟通，随时吸取它们的优点和长处，以达到 系统与外界的动态平衡，进一步实现信息资源利用的一体化。
5.加强基础建设。
这包括3个方面，即人才基础建设、技术基础建设和资源基础建设。应培养和形成一批创新 能力强、懂专业知识、具备实际操作能力并能掌握外语的技术人员；加快建立现代化的通讯 设施；对现存信息资源进行调整与合理布局，疏通国内外信息通道，最终建立完善的档案信 息一体化网络。
总之，档案信息网络一体化的建立是档案信息化和档案信息资源共享的物质基础，也是实 现更大范围内档案信息资源共享的必然趋势，是档案工作现代化的重要步骤，更重要的这是 建设与发展数字档案馆的“前奏”。因此，建立我国档案一体化信息网络是我们必须认真思 考与对待的。
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