摘要：实物档案，是指企业在施工生产经营和管理活动中形成的对企业有保存和利用价值的以实物为载体的物品档案。实物档案能真实地记载施工生产及公司各项实践活动，并生动形象地反映出公司的发展历史。在生产经营、形象宣传、编史修志等方面起着重要作用，使其更好地为企业全面建设服务。
关键词：企业 实物档案 管理
实物档案，是指企业在施工生产经营和管理活动中形成的对企业有保存和利用价值的以实物为载体的物品档案。具有原始性、直观性、确定性等特征，能真实地记载施工生产及公司各项实践活动，并生动形象地反映出公司的发展历史。随着时代的发展和进步，实物档案在企业创新、树立企业良好形象、增强企业竞争力等方面饰演着越来越重要的角色。实物档案主要包括锦旗、证书、奖状、奖杯等和重要的产品样品。实物档案是企业档案的一个门类，是构成档案全宗的重要组成部分，实物档案管理遵循集中统一管理的原则。目前，我公司实物档案管理已经步入了相对成熟的阶段，但仍存在着部分问题。一是公司部分单位对于实物档案归档意识不强，存在认识上的误区，导致了实物档案归档的困难。比如在公司迁址仪式中外单位赠送的纪念品，相关部门认为所收到的纪念品只是一种礼品，是对他们部门工作的肯定，为了利用方便，于是将本该归档的实物档案保留在部门。另外，归档范围不明确也是造成实物档案收集困难的另一个原因。企业档案部门一般只收荣誉类实物、项目竣工后的印章，没有把公司的证书等实物列入归档范围。二是实物档案种类繁多，载体形态各异，大小规格各不相同，使得实物档案保管困难。为此，我们应当明确归档范围，规范收集要求，加强对企业实物档案的管理。
1实物档案的收集
1.1首先要确定实物档案的归档范围。一是荣誉实物档案：包括本单位获得的各种锦旗、证书、奖状、奖章、光荣册等；二是印章实物档案：经公安机关审批后刻制的本单位机构变更或撤销、合并失效的印章。三是字画实物档案：上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、牌匾、字画、工艺品等；四是其它实物档案：包括本单位对外交往中获赠的重要纪念品、单位组织的各种重大活动中形成的纪念品、单位生产的重要的产品样品等。
1.2实物档案的归档。一是根据实物档案的归档要求，做到随时归档；比如公司竣工项目印章在项目竣工三个月后应当将印章交至公司档案室保管，将印章内容录入档案管理软件，日后使用应当再办理借用手续。二是在印章归档时必须严格履行验收交接手续，按件填写移交清单，核对无误后，交接双方各保存一份并签字。三是作废的旧印章，在新印章启用后，由制发部门统一收缴归档时间可按年度集中移交，遇特殊情况时，也可采取事件办理完毕后及时归档的方式移交归档，避免印间档案流失。四是对没有标明主题和时间的实物档案，移交档案管理部门时应当做出明确说明。
2 实物档案的整理
对于实物档案的整理，应遵循以下步骤：
2.1初步整理。由于奖状、证书、奖杯、奖牌等实物在归档过程中容易受污和破损，因此要对破损的奖状、证书进行修裱；奖杯、奖牌污损要清洁、抛光、保养，尽量恢复原状。
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2.2分类排序。实物档案按物品种类分类，同一种类的实物遵循按时间顺序排列的原则，在时间相同的情况下再根据其内容按重要程度的原则进行排列，也可按种类结合级别或时间进行排列，一个单位的排序方法要相对统一。实物档案一般以“件”为单位进行整理，对于相同的多件实物档案，一般只归档一件。每一类的实物档案编制一个跨年度的大流水号，保管期限统一划定为“永久”。
2.3贴标签。每件实物档案均应在其实体上贴附与目录信息相对应的标签，以便于保管和查找利用，如果作为陈列品存放，应在实物档案实体前摆放相关信息的标签，标明实物档案的名称、形成时间、事由、背景介绍等内容，以示实物档案的价值。标签应贴在实物档案不容易脱落的地方，保持实物档案的美观。
3.实物档案的保管
实物档案载体形态各异、大小规格不一，小的有奖章、证书，大的有奖杯、锦旗、牌匾，由于装具不统一，因此，保管方法也不尽相同。可折叠的或尺寸小于“A4”幅面的实物档案，如证书、奖状、锦旗等，在贴好标签后分类别按顺序放入实物档案盒中保管；较大实物档案，如奖牌、奖杯、纪念品、字画等，由于规格不统一，无法入盒保管，可在贴好标签后放在陈列柜或专用柜中保管，也可放在特制的装具里，置于单位荣誉室或会议室中，能更好地发挥它们的宣传作用；存放实物档案的库房和柜架应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色。易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护，确保实物档案完好无损。停用的归档印章应盖在制作好的表格上，并在表格内填写与实体相同的编号和有关内容，再将印章清洗干净，装在特制的木格盒子里，印模向上，将印有印模的纸一同归档。
4.实物档案利用
利用实物档案为施工生产各项工作服务。实物档案的收集、保管目的在于利用，实物档案具有直观性，具有无可争辩的凭证作用。多形式、多渠道、多层次、多方位地开展利用工作，使得实物档案更好地服务于工作中。利用的方法很多，如，一是制作公司网页、展览时，版面需要对于实物档案进行拍摄，加以宣传；二是相关部门编辑材料时需要查阅本单位的获奖证书、有关内容及获奖时间；三是公司参加投标时，需要借阅获奖证书来展现公司的良好形象；四是公司资质申报、年检时，需要提供荣誉证书等实物档案。
实物档案是本单位的宝贵财富，实物档案管理的最终目的是为了提供服务，服务于职工服务于公司。
5．结束语
档案工作是一项基础性、服务性工作，在企业管理工作中具有举足轻重的作用，作为档案管理员，我认为本公司的档案管理，经过了十几年的不断改进及反思，已步入了一个相对成熟的阶段，但即使是现在，在管理工作中，也会不断出现的新的问题和困难，我们要充分认识档案的重要性及其价值，在工作中不断反思，不断创新和完善档案管理制度，克服困难，解决问题，更好的为企业生产经营与发展提供有效服务，为公司奉献自己的力量。
参考文献：
[1]李国宇.刘晓云.企业荣誉实物档案管理的问题及对策[J].经营管理者.2014.（02）：191-192.
[2]马素君.做好新形势下档案管理工作的思考[A]..新形势下档案资源管理服务[C].：，2014：3.
论文作者:朱方惠
论文发表刊物:《基层建设》2018年第19期
论文发表时间:2018/8/15
标签：实物论文; 档案论文; 印章论文; 公司论文; 企业论文; 证书论文; 本单位论文; 《基层建设》2018年第19期论文;