开发计算机辅助档案管理系统的几个问题，本文主要内容关键词为：几个问题论文,档案管理系统论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着现代科学技术在档案工作中的普及、应用，利用计算机来辅助档案管理已成为档案工作发展的必然趋势。从目前相继开发的计算机辅助档案管理系统来看，低层次、重复性开发的软件占有一定的比例，能达到实用水平的软件并不多。造成此种状况的原因主要有四点：一是系统设计前，缺乏细致的调查和全面的考虑，以致系统设计达不到规范化、标准化的实用要求；二是系统开发目标不明确，缺乏规划，任其发展；三是系统建立后，由于没有一套行之有效的管理措施，加之操作人员缺少计算机知识，因此系统得不到正常维护，计算机的优势也无法充分发挥，档案管理水平就更谈不上有所全面提高；四是设备选择不当，开发方法不正确，等等。鉴于以上情况，本文就计算机辅助档案管理系统的有关问题进行探讨。
一、系统目标
计算机辅助档案管理是指对档案管理工作的全过程，即档案的收集、整理、鉴定、统计、检索、利用等环节进行辅助管理。计算机辅助档案管理系统的总目标是：利用计算机技术、数据通信技术和系统工程的方法，收集、处理及提供各类档案信息，运用有关辅助决策模型，为各级领导及管理人员提供决策依据和辅助决策手段。
系统目标包括：①通过对各类档案数据进行统一收集、处理、存储和传输，及时为用户提供完整而准确的信息。②建立为调配、统计、控制和决策所需的基本数据库，实现数据的集中管理，共同使用，减少冗余。③运用数学优化方法、管理决策模型、知识处理技术、提高管理决策水平。
二、系统建立原则
计算机辅助档案管理系统的建立原则主要有六点：
1、实用性原则。系统设计应充分考虑目前档案管理的现状和现有的条件，满足实际应用的同时注意系统的规范化、标准化，尽量采用档案工作人员所熟悉的著录方式和输入格式，为用户使用提供方便。
2、先进性原则。要注意吸收和运用国内外开发管理信息系统的先进技术，例如：数据库技术、知识处理技术、模拟技术、模型管理技术、数据通信技术及多媒体技术。
3、系统性原则。所设计的系统应该包含档案管理的所有门类，以构成一个有机的整体。使档案的收集、整理、检索和利用趋于合理化，以满足用户的多种需要。
4、人机结合原则。系统设计要求人机接口友好，界面清楚，操作简单，以利于最大限度地发挥人机系统的效果和效益。
5、适用性原则。系统设计应具有较强的适用性，便于修改，便于扩展。
6、可靠性原则。系统所提供的档案信息必须准确、可靠，使之成为管理决策的科学依据。
三、设备选型
在档案现代化科学管理中，计算机系统的配置应是非常重要的。它是系统实现的基础，鉴于各级档案部门所管理的档案门类及案卷数量差异很大，故在购置计算机时要视实际情况进行购买。通常考虑如下原则：
1、满足系统的应用需求。所选择的计算机系统能够满足新系统的目标、处理功能、存储容量、信息交互方式等。同时兼顾购置的计算机设备能被充分利用，并留有扩充余地。
2、实用性强。所选择计算机系统的实用性应从以下几方面考虑：①易于开发，方便使用。②选择的机型具有较强的生命力，尽量优先考虑选用国内外的主流机型，以便于计算机系统的维护。③较强的通信能力。所选择的计算机系统要充分考虑新系统内部的联网和通信的需要，还要考虑与系统外公用数据网的交互能力。④可扩充性。要求所选择的计算机系统具有灵活的扩充能力和升格能力，使得先期购置的设备和开发应用软件不被浪费。⑤性能价格比。选择计算机系统时应提出几种方案，并进行认真分析，选取性能价格比较高的计算机系统。
四、数据准备
原始数据的准确和完整是数据处理的基本要求。“输入的是垃圾，输出的必然是垃圾”。只有输入的数据准确、完整，才能使输出的结果具有可信度。因此，对档案基础数据的收集、描述和录入都必须制定明确的规定。否则，档案数据输入时很难做到准确、规范、完整、一致、适用，系统就谈不上具有实用价值。
档案基础数据的准备应充分考虑系统的应用范围，即明确计算机辅助档案管理系统的应用目标。对于档案数据准确的数量、质量、输入格式以及收集、输入的方法都应做详细、周密的统筹考虑，避免因数据准备的盲目性，而造成数据准备不充分、不完整、不规范，直接影响系统的开发利用。如我校教师业务档案管理系统在研制过程中，一度由于对数据的质量和数量缺少全面、细致的考虑，以至个别数据输入时无统一标准，直接影响输出的效果。
五、人员培训
实现档案工作现代化的条件是要有掌握现代化技术的人员。这是新时期档案工作对每一个工作人员提出的新要求。从目前各档案部门工作人员结构看，档案专业毕业的人员只占少数，多数人员是从其它单位或其它专业转行档案部门；此外，从档案工作人员的业务素质看，懂计算机技术的人员数量也很少，能开发计算机软件的人员更是寥寥无几。因此，要适应新时期档案工作的发展需要，必须将人员的技术培训提到议事日程上来。计算机辅助档案管理系统的开发过程，实际上也是档案工作人员计算机技术的最好培训阶段。通常可进行分期培训：
1、系统操作和维护人员。可先选派具有一定计算机基础的工作人员参与系统开发，在实际工作中进一步提高已有的计算机水平。如学习计算机的信息处理基本知识和程序设计的基础知识，像数据库结构修改、拷贝、修改、删除记录等，并在实际操作中学习掌握设备的操作运行规则，故障的检测、排除等维护工作。这种在实际工作中培养人员的做法，时间短，收效快。
2、以点带面。采用在职培训的方式，使绝大多数档案工作人员掌握微机的基本操作方法。例如，可先利用已有的汉语拼音基础，学会汉字的输入，继而逐步熟悉微机辅助档案管理系统的操作方法，逐渐由一般输入水平向高层次发展。
六、系统运行
建立一套完整的管理制度是保证微机管理档案系统正常运行的可靠保障。由于手工管理档案过渡到计算机管理档案，从根本上改变了传统的管理方法。因此，有必要建立一套与之相适应的管理方法。如系统运行应指定专人负责维护，发现问题，及时记载，尽快解决，以保证系统的正常运行。此外，系统使用中，为了充分发挥其各个功能的作用，全面了解系统的性能指标。应该注意以下几点：
1、输机时应注意操作规程，以保障数据检索的顺利进行。
2、对于不符合标准的档案，可放其后进行输机。在此期间可要求立档单位的兼职档案员或立档个人按照标准化要求重新进行整理。
3、先将与实际工作关系密切的、急需的、使用频繁的档案门类进行加工、整理、输机。
4、在系统试用系统功能基本完善的基础上，再组织大规模输机，以免做“无用功”。
我校在使用教师业务档案的微机管理系统中，一方面在系统试运行过程中，选用不同类型教师业务档案，如理工类、文科类、基础类、专业类以及教学、科研兼而有之的教师业务档案进行试运行。通过多种类型的教师业务档案输机，便于发现问题，及时修改系统，进一步完善功能。另一方面，我们将职称评定工作中急需的副教授业务档案集中送入机内，保证了职称评定工作的需要。
七、信息反馈
信息反馈主要是指来自用户的信息反馈。用户是指三方面人员：一是使用计算机辅助档案管理系统的档案工作人员；二是档案材料的提供者；三是来自各级职能部门的管理人员或各级领导。他们是检验计算机辅助档案管理系统是否达到预期目标的最好用户，他们为系统的修改、完善和发展提供可靠依据。信息反馈包括对系统总体效能的评价，对档案管理信息检索方法、效率的评价，对系统可靠性、准确性、适用性和通用性的评价。一个实用的档案管理信息系统软件需要在系统反复的使用、反复运行，不断收集用户的反馈意见，反复修改，不断完善各种功能的基础上，才能达到系统的总体目标。