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在编目工作前移和采用联机编目的条件下，外包是否已经成为降低编目成本的唯一途径？编目费用的高低是否成为判断编目成本效益的唯一标准？显然，把用户对编目工作的质量期望与编目费用结合起来加以考察，并根据ISO11620图书馆绩效指标的标准，剖析文献编目的工作流程，分析每种文献编目的平均成本与数据处理的平均时间，以及书目质量与读者检索所花时间成本之间的关系，不仅对正确认识编目外包的作用，乃至对拓展编目工作内容和编目工作的持续发展都具有十分重要的意义。
1 文献编目的成本与效益分析
由于各图书馆的编目工作流程、编目手段、人员配置、所负责任以及定额方面存在很大的差异，因此不同图书馆对一种图书编目投入的成本悬殊。并且由于各馆对不同岗位采取分配政策倾斜，也会引发不同岗位之间投入成本的迥异。所以对编目成本做下述纵横的比较分析，将有益于把握编目工作发展的方向。
1.1 馆际编目成本与效益分析
按照文献编目的单元成本(种/册)=〔人员年均薪金+物耗(电力、纸张、磁条、书标等消耗，计算机、复印机等设备折旧)〕/人员年均工作量(种/册)计算，由于馆际之间在日均工作指标方面存在差异。因此，在投入的成本方面同样存有区别。以全国较低的编目工作指标16种/天为例，一个馆员的年薪约2.5万元，全年分编图书在3600种左右。每种图书分编的成本近7.00元。如果再加上各种耗材(如磁条、条形码等)以及办公场地与设备等，每种图书的分编加工费用至少在8元以上[1]。而有的图书馆文献分编的流程设置合理，人均分编指标达46种/天，显然如果工资不变，而工作量指标接近翻两番的条件下，每一种图书编目投入的成本只有前者的1/3多，即仅2.72元。如果加上加工及物耗的费用，最多不过在4.00元左右。因此，从馆际文献编目成本的分析可以看出，就目前文献分编工作的现状而言，不少馆都具有降低文献分编成本的较大空间。
1.2 部分工作外包后的成本效益分析
实现联机编目，既减轻了编目人员智力劳动的强度，又提高了编目的生产率，加快了文献处理的速度，而且在提高文献著录规范化和标准化的同时，大幅度降低了文献分编的成本。按各图书馆的平均工作指标测算，原编一种图书一般为15元(仅算工作人员的工资成本)。而套录一种图书的费用仅0.20元，加上查重、套录数据、校对、修改数据、添加馆藏字段、取著者号和二次查重等的人工费用，以馆员年工资2.5万元，一年完成5千种图书计算，处理一种图书的人工费用仅为5.20元。如果工作指标高，而编目人员的工资低，则支付一种图书编目的费用就更低，反则就高。因此，共享机读编目数据的效益是非常明显的。而且根据本馆编目工作的要求和流程制定合理的工作量指标，对进一步降低文献编目的成本具有非常重要的意义。
业务外包是将一些传统由机构内部负责的非核心业务，以外加工的方式包给专业高效的服务提供商，以便充分利用机构外部最优秀的专业资源，从而降低成本、提高效益，增强竞争力的一种管理策略。业务外包推崇的理念是，如果机构自身在价值链中某一环节不是最好的，并且也不是自己的核心竞争优势，同时剥离这种业务活动不仅不会对服务质量产生影响，而且更加有利于机构去创造更多的价值。因此图书馆应该把文献分编中部分加工业务外包给具有竞争力的机构去做。以便在充分利用外部资源提供非核心领域服务的同时，集中优势资源来发展本馆的其他核心业务。因此，编目工作中的部分业务外包成为有利于图书馆培养核心竞争力的一种运作策略。例如，加工业务外包以前，我馆人均编目图书316种/月。加工业务承包给外面的公司聘请合同工做，并且实现多劳多得的原则，使人均编目图书达到640种/月，工作效率提高了100％。而且合同制人员的工资较专业人员低得多。从而在保持编目质量的基础上，提高了工作效率降低了编目成本[2]。
但是业务外包是一把双刃剑。就国内现有的几家承包单位而言，其雇员通常还不能达到合同规定的业务标准，与图书馆的编目员相比有较大的距离，且大多只从事回溯性建库工作，以及为新建的小馆担负新书编目业务。其费用与雇佣临时工相比费用并不节省[3]，而且在文献加工方面也存在着不少的质量问题。
1.3 文献编目与流通的成本分析
在ISO11620图书馆绩效指标标准中指标16：每位馆员年平均处理是判据图书借阅成本的重要标准。因此，图书外借的单元成本费用/册=年外借量册/人员平均工资×工作人员数。以2002年和2003年为例，外借一册书的平均费用分别为3.1和2.3元。由于图书外借的成本与图书资料的可得性，读者所需资料的可得性和读者年均资料借阅量有关。因此，减少流通工作人员固然是降低图书外借成本的方法之一。但是，改进服务态度和工作质量，提高读者所需资料的可得性，提高馆藏平均流通次数，进而促进图书外借数量的增长，则是降低服务费用提高办馆效益的更加有效的方法。同样以分编和加工一册图书计算(分编图书按种计算，加工图书则需要按册计算)其成本=年分编加工图书的数量/人员平均工资×工作人员数。以2003年为例，我馆从事编目的工作人员7.5人，共完成编目加工图书7万多册。分编加工一册图书的费用为2.67元。并且随着部分加工业务由书商完成的结果，费用还可以进一步下降。
1.4 文献编目成本的历史比较
我馆在1999～2000年间编目的图书从3万册增加到了2003年的7.6万册，增加了176％。而人员近乎减少了40％。由此在该期间每种图书的编目费用下降了233％。降低编目费用的主要因素是：联机书目数据有效的质量控制大大减少了编目人员审查和编辑书目记录的时间；部分加工工作(盖馆藏章贴日期表和插磁针等工作)由书商完成，减少了图书辅助加工人员；提高了编目工作自动化的程度；以及实现编目工作组织结构的扁平化管理提高了编目人员工作的自主性。综上所述，随着技术的进步，以及人们对书目资源和人力资源共享意识的提高，图书馆花于每种图书编目的费用越来越低。而且还有进一步降低的可能性。
2 降低文献编目成本与其他绩效指标的关系
提高文献编目的工作效率与降低劳动力成本有着最直接的关系。但是，在提高文献编目生产率的同时，必须正确地处理好与书刊名检索的成功率、主题检索的成功率等评价图书馆的其他绩效指标的关系。
2.1 文献编目的平均成本与数据处理平均时间的关系
缩短文献编目的时间与提高文献利用率，充分发挥文献在知识生命周期中的作用具有直接的联系。所以这就需要通过内部调查，界定每道工序需要花费的合理时间，以便把文献处理的平均时间缩短至最合理的程度。显然，文献的生命周期是恒定的，缩短文献分编的时间就意味着文献生命周期的延长和利用率的提高。假设，某文献在其生命周期中应外借10人次，然而由于滞后处理文献缩短了文献的半衰期，结果减少至8人次借阅。这样一来就使得该文献的使用效益降低了20％，人均使用该文献的成本则相应地提高了20％。但是，不同层次的编目员由于编目业务熟悉程度存在差异，用于处理图书数据的平均时间不是等同的。新建的图书馆与拥有几百万藏书的图书馆，花在同一种文献查重、修改分类号和给出著者号等方面的时间与知识劳动也是有区别的。因此，不同藏书规模的图书馆应该考虑不同的编目定额指标。笼统地提出文献处理的平均时间是不合适的。显然，缩短处理图书数据的平均时间可以相应地降低图书编目的成本。但是在编目实践中，除了编目人员的工作能力、业务水平、编目软件、网络运行速度等对提高文献编目效率起直接作用的因素外，还有工作环境、工作流程、工作目标、团队协作精神和福利待遇等间接因素。因此，千万不能为了降低编目成本和缩短文献处理的时间而降低对文献编目的质量要求。
2.2 降低编目成本与检索成功率的关系
文献编目的产出离不开目录产品和目录服务，首先面临的是附加价值的生产率问题。但附加价值的提高源于文献组织的质量。例如，同类文献的连接和聚类问题，规范文档的建立和完善等问题。目录产品的质量必然成为衡量编目工作产出效益的重要指标。在ISO11620图书馆绩效指标中：书刊名和主题检索的成功率以及图书资料可得性等，是测定编目产品的重要指标。显然读者无论通过文献名称或者责任者名称进行唯一性检索，还是利用主题词进行相关性检索都能获得满意的结果，并且通过相关性检索能够显著地提高文献的利用率，则说明文献编目的质量是高的。但是，提高工作指标、降低编目成本与保持图书资料的可检性是一对矛盾。高效率的参考服务依赖于高质量的文献编目。本地目录不仅是本馆，而且是馆际互借的最重要的参考工具。没有高质量的目录，参考咨询人员即使花费大量的时间也很难正确地回答图书馆拥有某专题文献方面的问题。因此目录质量越高，对解决用户的文献需求就越有用。同时目录还揭示文献间内容关系的知识网络。在与书目记录和流通记录连接的联机系统中目录的这种作用表现得特别明显。此外，分类和主题数据还有助于对馆藏的弱点和强项作出评估，对新入藏的文献进行质量鉴定，为采访人员提供采购的决策依据。因此，在文献编目的实际过程中，千万不能以牺牲检索成功率换取编目工作的低成本。
2.3 降低编目成本与编目业务外包的关系
编目业务外包既是图书馆领导对编目工作效率不高、编目费用增加和文献积压现象作出的反应，同时也是对图书馆缺乏技术人才作出的无奈之举。事实上编目人员除了编目以外还常常履行着其他一些书目咨询、书目数据维护和知识创新等活动。虽然内部编目人员支付的薪金要高于合同者。但是外包人员是无法承担和完成上述这些工作的。因此当决定编目外包和减少编目人员时，图书馆领导必须考虑编目人员的综合价值[4]。不仅要分析和比较编目工作全部外包与利用合作编目数据在成本方面的差距，以及对编目质量的评估，而且要考虑到整个图书馆环境的要求。毋庸置疑，承包商的编目费用之所以低廉，主要是使用了大批没有经过充分培训的人员以及以牺牲编目质量为代价取得的[5]。特别令人担心的是，合同编目员不能正确地进行主题标引和制作规范文档，从而降低了相关文献的查全率。从国内编目外包的实践来看，编目外包是新建和小型图书馆降低编目成本的有效方法。由于小馆和新馆办馆历史短，编目中遭遇的历史问题少，书目质量可以得到保证。但是，就研究型图书馆而言，以牺牲书目质量和读者查询文献的时间为代价降低编目成本是不上算的。
2.4 文献编目质量的效益分析
编目效益可以理解为编目的产出与投入的人力和物力之比。编目的效益既取决于编目的产量、速度和质量(即满足读者需要的程度)，又受制于投入的人工及其他成本费用。在投入一定的条件下，产出多、质量好、满足读者需要的程度高，则效益就高；在产出一定的情况下，所投入的费用低，效益就好。因此，编目过程中投入人力资源多少是影响其效益的一个关键因素。然而，ISO11620评价编目绩效的直接指标，有书刊名检索的成功率和主题检索的成功率，相关指标有读者所需图书资料之可得性、读者所需图书资料之延伸可得性、开架式馆藏查寻所需的平均时间等指标[6]。这些指标明确地规定了文献编目的质量要求。由于只有组织良好的书目信息才能迅速正确地反映馆藏信息，并且只有通过建立主题规范、人名规范以及相关网址的连接，才能构成方便读者查询的知识地图，进而拓展和延伸读者所需文献的可得性，减少读者查询书目的时间以及降低馆际互借的成本。因此，在文献半衰期内提高文献的可得率，以及节约读者查询文献的时间也可以看作是文献编目的间接效益[7]。但是，在外包条件下是不大可能取得这些效益的。就我国图书市场激烈竞争的现状，把图书编前处理的部分工作交给书商免费完成(贴条码、插磁针、日期表等)，是目前减低图书加工成本，加快图书编目速度的最有效的方法。
文献编目成本的高低是一个多元因素的指标，绝对不能简单地按支付费用的高低来评定其优劣。在物耗一定的条件下，人员的工资，业务流程的合理程度、系统的软硬件功能，甚至管理者的水平都会对成本的变化产生直接的影响。
3 提高文献编目效益的若干举措
在文献编目的内容和数量不断增加，人员工资不断呈现上涨趋势的情况下，采取下列措施努力降低文献编目的成本，对图书馆的可持续发展和提升核心竞争力具有不同凡响的重要意义。
3.1 建立科学的绩效管理体系
建立科学的绩效管理体系，既有利于把编目工作与图书馆的整体发展战略，岗位与员工融合为一体，又能通过构建和强化编目工作价值观来提高员工的创新能力和工作自觉性。绩效管理包括人力资源的合理配置，正确的价值分配机制以及科学的量化指标三个方面。利用联机方式套录书目数据降低了对编目人员的知识和技能要求。因此，根据本馆编目工作的实际，以及套录数据与原始编目的比例，合理地配置高、初、中级专业人员，对降低编目成本会产生一定的影响。高、中级专业人员的比例过高会导致编目费用上升，但是过低又会影响书目数据的质量。其次，馆和编目部的领导要重视编目员的知识创新活动，在激发和鼓励成员进行知识创新的同时，要为编目员提供一定的时间和空间，让他们通过创造性对话，实现成员间的知识共享，进而造就编目工作创新的契机。大量的编目工作实践也证明，编目技术的改进和创新，对提高编目效率具有直接的影响。最后，提高编目工作的效率还必须确保有效的实际工作时间。编目工作各工序之间流水作业的形式要求每一个环节都不能出现断链现象，否则也会影响到工作的进度和效率。因此，应努力把握好验收、套录、分编、校对和加工等所有的工作环节，尽量减少开会和其他非业务工作地时间，杜绝工作环节断链现象的出现。
3.2 确立合理的工作定额指标
编目工作的效率直接影响到文献的使用效益。为提高编目工作的效率，就必须引入竞争机制，确保每个岗位上有最合适的人，每个人在最合适的岗位上工作。由于在人员素质、业务水平、知识背景和责任心等方面人际存有差异，因此为在保证书目质量的基础上降低编目成本，就有必要建立合理的岗位工作定额和质量指标，实现目标管理与定额管理相结合的考核制度。同时由于价值分配的结果将直接影响价值创造者是否愿意继续创造价值。因此，在价值分配中要正确地解决分配机制，分配形式和分配结构问题。没有准确的价值评价就没有客观的分配，实现量化管理不仅能够通过明确岗位职责，实现岗位之间的协作，进而支撑图书馆整体战略目标的实现，并且能够提高图书馆工作的预测和预警能力。通过对量化绩效指标的分析，增强管理者预测未来绩效的能力。但是，文献编目岗位工作指标的高低与编目成本不能简单地用正比关系评估。制约完成工作量的因素很多，如，工作态度、业务能力、软件功能、业务流程和管理者的水平等。同时在实现新的分配制度时，务必注意克服因单纯追求收入而超负荷工作所带来的负面效应[8]。
3.3 标杆分析在编目工作中的运用
标杆分析是以图书馆同行业内知名的图书馆或者先进者作为标杆，针对自身的服务、产品及业务作业流程展开分析与评估的过程；是一种确认、建立卓越工作标准的方法；是一种评价与改善业务工作流程的全面质量管理的工具。由于各馆在一种图书的编目成本与花费的平均时间方面差距很大。因此，非常有必要通过调研，确认业内的标杆，通过分析和评价其作业流程、人员设置及管理模式，并根据本馆的实际情况汲取和移植其先进部分。以此提高编目工作的效率，降低成本，提高用户的满意度。
3.4 不断提高编目工作自动化的程度
联机编目固然提高了各馆编目工作的效率，节省了费用。但是如果进一步改进编目软件的功能，在同一个界面上就能查重和套录书目数据，以便减少数据转录的环节；简化键盘输入的内容，提高联机编目数据控制的质量，以便减少对套录数据做编辑和修改的时间；增强系统发现输入错误，拼写错误和错误编码的能力等。显然，通过对编目技术做新的改进，必将进一步提高编目工作的速度及降低其成本。
现行的图书馆目录以网状形式揭示知识和馆藏的方式，使其不仅成为揭示馆藏的工具，而且是通往其他服务的门户。因此，在目录成为跨入信息世界主要途径的条件下，我们务必既要重视创新管理和采用合理的方式，其中包括采用部分编目业务外包的方式降低成本，同时也要继续重视编目队伍的建设，以便以最省时、省钱、省力的方式，提供有效的与网络条件下知识组织的要求相吻合的书目产品。