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摘要:建筑工程档案属于建筑工程管理中非常重要的部分，良好的工程档案管理不但有利于工程质量的提升，而且能够提高企业的经济效益。建筑工程档案实际是技术和经验的总结，属于企业的宝贵财富。所以加强建筑工程档案管理无论对档案管理工作本身，还是针对企业基本建设管理都具有较为重要的作用。基于此，本文主要从工程档案管理中存在的具体问题以及处理方法进行简要的探讨。
关键词:档案管理；资料管理体制；质量管控
1建筑工程档案管理重要性的分析
由于建筑工程施工程序复杂，加之涉及的领域多，所使用资料的数量就可想而知，因此，实现档案管理的完整性是保障建筑工程施工质量的基础。而采用科学的建筑档案管理制度，既能够体现出建筑企业内部控制体系的整体管理水平，同时还能够体现出企业管理层对内部管理的重视度。此外，国家建设部针对建筑施工档案管理的相关要求指出:建筑工程中必须严格管理档案资料，若档案资料不合格，则认为相关工程不合格，由此也能够在一定程度上提升施工单位针对项目档案管理建设的认识，从而使工程项目建设中的档案管理的重要性与紧迫性得到加强。
2现阶段建筑工程资料管理工作中存在的问题
2.1缺乏专业的管理人才
随着社会的进步，档案管理的模式在不断的发展和创新。但是仍然缺乏专业的建筑工程档案管理人才。而且在实际的工作中，建筑企业还会临时指调一些管理人员兼顾档案管理。况且，随着我国信息技术的发展，档案管理人员除了要了解档案管理工作内容以外，还必须要掌握一定的信息管理技术。因而，相关部门应当重视培养专业的管理人才。
2.2档案管理工作的资金投入不足
建筑工程的档案管理对于提升建筑企业的核心竞争力，促进我国建筑行业的发展十分重要。同时我国档案管理技术也在不断发展，对于硬件的要求也在不断提升。但是建筑企业并没有加大建筑工程档案管理工作的资金投入，从而致使管理工作一再落后，跟不上建筑工程管理的管理步伐。
2.3有关人员的档案意识薄弱事实上，所有的建筑工程包含的档案资料均很复杂，特别是当工程竣工验收之后需要交于业主的档案资料就更多。若在短时间内未发现工程质量问题时，那么就可以顺利交付工程，之后施工队伍就会结束所有施工活动，然而在较短时间是无法全部将所有工程资料整理出来，此无疑对工程档案管理带来困难。在利用工程档案时主要借鉴部分竣工验收证书、工程决算和竣工图等资料，而大量的其它工程档案会被忽略，此将直接降低工程档案资料的利用率，使工程档案资料的完整性和系统性无法得到保证。
2.4建筑工程的档案资料管理质量偏低
在建筑工程管理过程中，作为重要环节的施工准备阶段的前期资料、施工中的形成文件、竣工验收中的形成文件，均属于工程档案的范畴。现阶段，较多的建筑企业习惯于注重建筑工程档案数量的收集，而忽视针对资料的鉴定工作，从而让工程档案中掺杂了部分缺乏保存价值的资料，继而对档案的优化管理和长期存放带来影响。
2.5未能形成规范化的建筑工程资料管理体制
由于施工企业、建筑企业在意识形态的认识不足，使得建筑工程档案管理未能得到充分的重视，较多的企业将重心放在在了针对施工建设方面的管理。大部分的企业管理者认为档案管理属于一个可有可无的环节，这一环节不能给企业产生经济效益，因此通常不会在该方面进行更多的人力、财力和物力的投放。有部分人甚至觉得采用不规范、不科学的工程档案管理方法，对工程档案管理质量影响不大，使得较多的先进建筑工程档案管理体制都未得到及时应用。
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3建筑工程档案资料质量管理的强化措施
3.1进行工程档案资料形成过程的加强管控
(1)从意识形态对建筑工程资料管理工作具有的重要性进行充分认识。首先扩大对工程资料重要性的宣传工作，让所有管理者与参与者都具备资料意识，并使相关人员认识到针对工程资料的保管和管理工作属于一项非常重要的工作，以此让他们在规范管理与完善制度基础上理解资料工作，并自觉做好资料工作，不断强化和规范针对工程资料的管理。
(2)积极将城建档案工作渗透到行政程序建设之中，争取在城建档案工作的程序、方法与管理上有所拓展。如佛山南海某标志项目在开工前召集建设单位、施工单位和监理单位的技术负责人和资料员，并对其进行工程档案的交底;施工过程定期针对档案业务进行指导与检查;工程竣工验收前针对移交城建档案馆进行指导学习。
3.2优化工程资料管理人员，制定完善的工程资料管理制度
(1)挑选具有相关专业知识及工作责任心强的人员充当资料管理员。在工程开工之初应派专人负责对各项技术资料进行分类收集、编制，且及时进行相关资料的质量验收评定工作，之后形成相关资料的原始记录，确保资料形成和工程形象进度保持同步。
(2)完善工程管理人员调动时的资料交接手续制度，将工程资料交接看作一个重要环节并严把此关，以此落实资料管理主体和资料保管的责任。
3.3在工程技术资料编写中加强质量管控
(1)对工程技术资料的表格样式进行统一。当项目准备筹建时就需要按照本工程的具体特点，制定一套具有可行性的、符合当地行政管理部门和档案管理部门规定的竣工资料表格，表格的统一给各参建单位在进行工程资料编辑与整理过程带来了很大的便利，从而有效避免了资料格式多样化、不规范化情况的出现。
(2)全面开展施工物质的保证资料收集整理工作。由于工程中所使用的施工物质(如钢材、水泥等)受时间或其它因素的影响，其出厂合格证与检验报告属于复印件或未能与原材料同步到达现场的情况较为普遍。对此，如果相关人员未能及时将送样复试收集到位，则会造成材料的先用后试等不良现象出现，从而影响工程质量与进度。面对这一问题需要指派专人负责逐项跟踪针对保证资料的收集和整理。首先要做好针对分批到达现场原材料和构配件的送检工作，并及时收集和整理相关原材料的合格证、试验报告;主要材料在使用之前必须让厂家提供该材料的合格证书与试验报告，厂家所提供的试验报告时间应在二年之内，不允许用几年前的送样检验报告;坚持原材料见证取样的送检制度;在试验时采用见证取样记录的原则。
3.4加大档案管理资金投入
首先，应当统筹规划建筑工程项目管理，成立专门的档案管理部门，负责建筑工程的档案管理。其次，要充分利用投资资金，购进建筑工程档案管理工作所需要的计算机、打印设备以及扫描仪等硬件设备。同时，要保证建筑工程档案管理工作的专款专用。当然，最重要的是应当重视选择信息化、数字化的信息化管理系统，改变传统纸质的档案管理工作模式，降低工作人员的劳动强度，实现建筑工程档案管理工作的现代化。最后，应当细化信息化档案管理系统的功能。如在加强城建档案扫描设备、计算机软硬件、网络网站等信息化基础设施建设的基础上。利用计算机管理软件辅助完成各类城建档案的收集、整理、立卷、保管和检索利用。此外还应推进建筑工程档案管理的信息化，以电子档案接收为突破口。加强对电子档案制作、接收、保存的指导和监督，保证电子档案的真实性、有效性、完整性以及长期可读，同时还应当在此基础上，加强电子档案和重要城建档案异地备份工作的研究，积极、稳妥、有序地开展异地备份工作，从而达到真正完善档案管理工作的目标。总之，相关部门应当重视加强资金投入，并加强信息化管理系统的实践。
4结束语
综上所述，随着我国经济的发展，建筑工程档案的管理工作越来越重要，尤其是对于建筑工程的后续施工极为重要。因而在现代化经济体制背景下，相关部门应当重视从提高管理意识、完善管理制度、加强管理人员培训并加大档案管理工作的资金投入，从而创新建筑工程档案的管理模式，并促进我国建筑行业的可持续发展。
参考文献：
[1]刘元元.建筑工程档案资料管理中的问题及措施分析[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2015,03:49-50.
[2]傅可立.建筑工程档案资料有效管理措施的应用研究[J].科学中国人,2015,26:80.
论文作者:魏显丽
论文发表刊物:《防护工程》2017年第3期
论文发表时间:2017/6/28
标签：档案论文; 建筑工程论文; 工程论文; 档案管理论文; 资料论文; 管理工作论文; 档案资料论文; 《防护工程》2017年第3期论文;