ERP环境下采购与付款的内部控制，本文主要内容关键词为：内部控制论文,环境论文,采购论文,ERP论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
ERP(Enterprise Resource Planning)是20世纪90年代初期由美国GartnerGroup公司提出来的，它是在制造资源计划的基础上发展起来的更高层次的管理理念和模式，即是建立在信息技术基础上利用现代企业的先进管理理念，全面集成了企业的所有资源信息，并为企业提供决策、计划、控制与经营业绩评估的全方位和系统化的管理平台。实现了从采购到付款、销售订单到收款等业务集成，并实现了跨职能部门业务处理。
ERP系统中也存在一定的不足，数据库虽然使过去跨部门的审批流程得到简化和压缩，但其结果是用于企业内部控制的许多审计线索在ERP系统的引入后消失了，由于企业的业务运作更加依赖于ERP系统，这种依赖和信息系统本身特点所导致的脆弱性，形成了企业新的业务风险。例如，在ERP系统中，通过对会计手工流程的计算机处理，进一步增强了业务流程的效率。但是，在新的业务执行环境中，这些审批处理的电子化方法将改变企业内部原有的一些风险特征，这时相应的内部控制体系就需要重新评估和设计。
一、ERP环境下采购与付款循环的业务流程
为了更好地了解业务风险，首先要熟悉其业务流程，以下我们采用图示方法对ERP环境下采购与付款循环的业务流程进行描述，如图1：
二、ERP环境下采购与付款循环的风险分析
1.汇集请购单。这是采购的第一环节，即始发点。ERP是一个有效的物料需求管理系统，它可以实现销售订货到生产计划再到物资需求计划的分解，但是分解的准确又依赖于物料主数据、生产排程和库存数据等基础数据的准确性。由于市场具有很多的不确定性，企业的采购计划也不能完全依赖于ERP系统的计算，多变的市场环境、科研情况、资金供应等都会影响采购计划，通常还需要高层领导和财务人员的参与。所以由于基础数据不准确或领导信息不对称造成请购不合理是这一环节的风险。
2.物料需求运算。在这一环节只要将产品结构设置正确，其风险较小。
3.选择供应商订货。这一环节是存在猫腻最多的环节，ERP采购系统是一个有效的采购平台。但是即便有电子平台，供应商的评估、选择、谈判、合同的签订等各个过程也需要用制度加以规范。ERP系统内供应商的资信、到货率、直接影响到对供应商的评估、所以供应商信息资料需要专人进行维护。评估程序的不当或资料的不准确造成选择供应商的不恰当，造成供货不能便是这一环节的风险。
4.签订合同。合同的签订与企业的用款计划、资金状况密切相关，采购人员合同签订是否合理往往需要财务人员的监督。财务人员不参与合同的签订，若采购部门的付款计划与财务预算不符，企业可能会发生现金危机。
5.验收入库。验货入库后相关的采购单在ERP内部也会进行自动检查，当差异超过了预先设置的最高界限时将会被拒收。只要实现了收货员、验货员与记账员的不相容职责分离，这一环节的风险是较小的。但是对于未上线不能实现信息共享的企业，企业应该注意信息的及时反馈。因为这些入库信息得不到反馈，采购中心无法在系统内进行入库单与请购单的匹配，可能会影响下期的采购计划。
6.发票校验。发票是企业付款的依据，ERP会自动根据发票和入库单进行采购结算并且生成应付记录。该环节只要认真核对发票信息，那么风险就会很小。
7.付款。请款部门经办人员填制请款单，财务人员审核后，出纳会计进行转账付款或现金付款。因此付款前必须确保对方账户信息正确无误。审批手续的不齐全、账户信息的错误将直接导致付款的不合理，给单位带来不应有的损失是该环节的风险。
三、ERP环境下采购与付款循环的内部控制设计
通过以上对ERP环境下企业采购与付款循环的风险分析，再结合各环节自身的特点，我们对采购与付款循环的内部控制设计如表1。
综上所述，ERP系统的网络应用结构，可以方便地实现各个不同业务模块之间信息的即时传递，可以使企业的内控体系实时反映运营状况。但网络环境自身的安全性也同样脆弱，任何对企业内部网络系统的破坏都可能会给企业的运作带来严重后果。如何充分发挥其对企业内部有效的控制优势，应根据企业实际状况而运用，只有将科学的管理思想与先进的信息技术以及完善的管理制度结合在一起，才是企业实现内控的有效途径。