摘要：现阶段，随着社会的发展，我国科学技术的发展也越来越迅速。数字化档案建设已经成了各行各业档案管理实践的重点，数字化档案查询利用快捷高效，又便于大量存储，但是，随着数字化档案的普及，也出现了一些亟需解决的问题，因此，本文就目前我国数字化档案建设的现状与问题入手，分析数字化档案建设与管理中出现的主要问题，并且提出了相应的优化措施和方案。
关键词：企业档案管理；数字化；建设
引言
所谓档案是一种信息的载体，当今社会科技与经济迅速发展，电子计算机给我们带来了不少便捷，信息化的数据库可以帮助我们储存记录大量信息，这一点无疑来说对档案管理是非常具有价值的。借助电子计算机的信息化、科学化、数字化档案管理可以得到进一步的提高。通过档案数字化建设与企业档案管理研究相结合，大大提高了档案管理的效率。本文主要分析讨论档案数字化建设与企业档案管理研究，以通过卓有成效的档案管理为企业更好的发展助力。
1数字化档案管理
档案数字化管理系统是信息技术、高新技术和档案管理相结合的现代技术。数字档案管理是通过扫描、压缩、变换等手段，将各种原始档案转换成图像、声音、视频等文件。通过字符识别等技术，可以实现对每幅图像进行科学匹配的手段，在应用先进的仓储管理技术时，可以实现图片和索引。字段存储在各种大容量存储介质中，比如U盘、CF卡、SD卡、SDHC卡、MMC卡、SM卡、记忆棒、xD卡等，可以通过各种方便的查询手段快速检索所需的档案，并可以分布到局域网和互联网上。最后，实现了新兴的“数字档案”管理网络的档案管理技术。
2目前企业档案管理工作存在的问题
2.1工作规划不合理
事实上，在建设企业数字化档案管理的进程中，许多企业都不具备整体性。很多时候，在相关数字化档案管理工作中，企业会通过以局部带动整体的形式开展工作，然而，这样的工作方式常常使相关工作部门不能实施统一有效地沟通，为相关部门的沟通协调带来困难，为企业的协调运作产生不利影响，从而大大降低了企业工作效率，降低了企业的经济利益。
2.2数字化管理不科学
目前的数字化管理不科学，主要表现在四个方面。第一，在实际工作中，许多企业的办公系统与数字化档案管理系统存在不兼容的问题，这一问题的存在为档案管理工作增加了工作难度，在相关文件需要整理归档的时候，往往需要进行格式的转换才能顺利归档，极大地增加了工作负担，降低了企业的工作效率。第二，一般情况下，企业在保存管理电子档案的同时也会保存纸质档案，这造成了许多不必要的浪费。许多企业对建立数字化档案管理的工作缺乏足够的认识，在实际工作中，对电子档案的接受度不够，而在时代发展的今天，建立电子档案是一种必然的趋势，然而相关企业在进行了电子档案整理工作后又对相关纸质档案进行实施归纳整理工作，在浪费纸张资源的同时也浪费了人力资源，极大地降低了企业的工作效率。
2.3档案管理形式不合理
档案是信息储存的方式，这项工作主要是对企业的相关资料进行记录，而档案管理则是对相关企业资料进行归纳整理与保存。因此，档案管理工作十分复杂，在实际工作中，也会耗费许多资源。而信息技术发展到今天，许多企业的档案管理工作形式依然不够合理，许多企业一直沿用传统的工作方式，在开展档案管理工作时以手工管理形式为主，这种档案管理工作形式极大地降低了相关工作的工作效率，在实际工作中出现错误的可能性较高，对企业运营发展不利。
3建立数字化档案管理的方法
3.1搭建专门的数据库
在企业数字化档案管理建设工作中，需要更加全面地进行档案建设，因此，需要搭建专题数据库。相关档案的检索如果只单纯依赖目录数据库开展，那么会严重影响企业的工作效率，与此同时，相关检索问题出现也无法进行及时有效地解决。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆因此，为了企业的发展，建立起专题数据库，进行专门的数据处理工作是十分有必要的。但是，在实际工作中往往需要注意三个问题。第一，需要根据相关档案内容对专题内容进行确定。第二，根据档案的需求构建专题数据库。第三，依据相关档案内容搭建不同的专题数据库。
3.2搭建全文数据库
在企业发展过程中，搭建全文数据库是十分有必要的。根据相关调查显示，搭建全文数据库有利于后续相关工作的开展。在相关工作中，对相关档案内容进行开放处理，并对相关档案内容进行鉴别，分类与保存，从而构建起全文数据库，进而确保档案数据的真实性与准确性。
3.3通过服务工程构建数字化档案
首先，可以利用局域网。局域网中，档案管理中的数据需要对相关工作人员设置读取权限，在处理目录数字化工作中，可以通过扫描全文的形式让相关内容数字化，从而能够高效地实现数字化处理。其次，利用互联网。在确保安全的情况下，可以利用互联网进行远程数据的传输，与此同时，还可以利用互联网对开放的档案数据实施开放处理，提供查询，下载与打印服务。
3.4优化资源配置
许多企业不能够实现有效的档案数字化管理的原因在于资源配置，如果没有优质的资源配置，就相当于把重要的信息资源置于随时可能丢失或破坏的风险中，因此，需要在建设初期进行软硬件的投入，系统及设备运行和维护也必须有一定的投入。企业在规划建设时，需要将软硬件成本考虑周全，安排妥当，并且，要对人员进行合理配置，设定为档案专业人员和计算机专业人员的综合构成。
3.5规范和标准企业档案管理
实现数字化的档案管理应构建完善的档案管理数据库，即通过人工或扫描等方式将纸质档案录入到电脑当中，以此来建立电子化的档案管理数据库，其并非只属于一个存储平台，也是现代化企业档案管理的一种管理方式。因此，企业当中的档案管理部门需要有步骤有计划的对档案管理库予以构建，让相关使用者能够更加便捷的对档案予以使用与建设。同时，企业各个部门通过相同的档案信息存储格式能够确保及时的对档案信息进行查看与更新，以此来让企业档案管理变得更具标准性与规范性，这样能够解决传统档案管理模式中存储不便、查阅慢以及查找难等相关问题。同时，数字化的档案管理应遵循统一化、规范化以及标准化的基本原则，并在企业内部当中开展统一的数据划分模块，以此来让资源实现更好的共享，确保数字化档案管理的效能与质量。
3.6节省企业资源，降低运行成本
数字化的档案管理，可以有效节约企业资源，降低企业在运行方面成本，这主要得益于只需将数字化的档案信息存储到计算机硬盘当中，避免了对纸质资源的耗费。例如，理论上一张软盘能够存储约70万字符的汉字，若通过纸质的方式将其呈现出来，所耗费的数量是巨大的。而随着移动硬盘的产生，数字化的档案管理变得越发的便捷与高效了起来。同时，在档案管理工作中应用数字化档案只需开展日常的软件升级与网络维护，而传统纸质档案管理则需要防止纸张出现潮湿或被虫蛀的情况，这样就需要投入较多的人力资源。其次，数字化的档案管理能够让档案资源实现无限期的使用，不必再去担心档案资源的丢失与损坏。
结语
数字化档案建设与管理是各行各业不可回避的问题，它涉及跨专业的融合，也关乎企业在“大数据”背景下的生产经营，因此，受到企业管理者、档案专业人员、信息技术人员的日益重视。随着数字化时代的快速发展，信息技术带给了档案管理极大的便利，数字化档案建设成为必然的趋势，也随之成了企业不得不面临的挑战。对于数字化档案建设与管理，还需通过不断的努力，在实践中探索，实现数字化档案有效、安全和高质量管理，共同促进档案管理的发展与创新。
参考文献：
[1]王惠玲.档案数字化运用管理分析[J].城建档案，2018（01）：30-31.
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[3]由志茹.数字化档案管理系统在工作中的应用[J].山西水利，2017（12）：43-44.
论文作者:朱蔓
论文发表刊物:《基层建设》2019年第10期
论文发表时间:2019/7/1
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