摘要：档案管理工作，就是运用信息技术对档案中的信息资源进行接收、采集、保存等，并提供档案信息资源利用服务的过程。如今信息的多样化、信息的科技化需要我们在档案管理工作中进行创新，想要更好地完成创新工作，需要了解其中的问题，也要想办法去解决这些问题。
关键词：信息时代；档案管理工作；创新措施
引言
信息时代下档案管理工作不仅要实现制度、管理模式上的革新，还要利用信息技术优势提升档案管理工作效率，同时降低工作成本。而随着现代科学技术的不断发展，档案管理人员首先要深刻认识到信息技术的重要作用，明确自身工作的滞后性，最后才能对症下药，在信息时代下实现档案管理工作的进一步创新和发展。本文拟按照上述思路进行分析，具体如下。
1信息时代档案管理工作的特点
信息时代，档案管理工作的创新具有很多的特点，让信息时代的档案管理工作可以顺利地进行下去，所以，接下来就谈谈信息时代档案管理工作的特点。
1.1信息时代档案管理工作必须遵循档案管理行政部门制定的法律法规和相关政策。档案关系着一个人的信息，如果这些信息没有受到法律的保护，被自己公司的管理者随意使用，就会泄露个人信息，让工作人员面临很多的问题，比如自己身份证号码泄露，就会导致工作人员的工资卡出现被别人盗用的现象。所以，在信息时代，档案管理工作必须要遵守档案管理行政部门的法律法规，让档案管理工作可以更好地保护人们的信息。
1.2信息时代档案管理的表现形式由传统的实物存档转变为电子档案，信息化管理的标志就是存档载体由实物向电子的转变。20世纪的档案储存的办法就是用纸质的进行记录，这样，就会很容易被破坏掉，并且还可以随意更改，让个人的信息变得不真实。所以，现在是信息时代，这个时代的档案管理工作就是让实物的档案变成电子的档案，这样，就可以让政府更好地对工作人员的档案进行管理。
1.3提高了档案管理的工作效率。档案管理工作利用现代化的信息管理模式，可以让档案更加容易地被管理，也就是说，在这个方面，可以提高档案管理的工作效率。
2信息时代下信息技术对档案管理工作的重要性
信息时代下信息技术已经渗透到各行各业，而且在档案管理工作中扮演着非常重要的角色。总的来说，信息技术对档案管理工作的重要性主要体现在以下几点：第一，提高档案管理工作效率和质量；第二，节省管理成本，合理配置管理资金；第三，适应当代社会档案信息流通方式；第四，减少纸质档案数量，为绿色环保做贡献。
3信息时代下传统档案管理工作的滞后性
信息时代是一个飞速发展的时代，而传统档案管理工作由于没有信息技术支持，所以发展速度将远远落后与时代发展速度，表现出了严重的滞后性，具体来说，主要包括以下几点：第一，档案利用率低，造成珍贵档案信息流失；第二，实体档案数量庞大，占用大面积存储空间，第三，档案信息流通效率低，而且容易丢失和损毁；第四，档案管理耗时长、投入成本非常高。
4信息时代下档案管理工作的创新措施
4.1适当的减少纸质档案
（1）重要的文献资料采用“纸质+电子”形式保存。对于一些重要的文献资料来说，因为其自身价值非常高，所以在选择保存形式的时候就不能从“省钱”而是要从“安全”的角度去考虑，由于纸质档案本身容易遭虫蛀、水泡和火烧，并不安全，为保证这些文献资料万无一失，必须要采用“纸质+电子”的双保险保存形式。（2）普通的档案用电子形式保存。普通的档案由于信息量大，应用范围广，如果仅依靠纸质文件保存，那无疑是费时费力费空间，所以对于这些档案信息，可以采用纯电子形式进行保存，如果有需要的时候可以打印出来形成纸质文件副本，至于文件中重要的签章，可以使用电子签章功能进行转换和识别，避免出现章印、签字受污的情况。
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4.2大范围引入配置较高的计算机
（1）适应信息时代档案管理软件的不断更迭
现代化的档案管理软件是随着档案管理工作的发展而不断改良的，所以其更新速度要远远高于计算机硬件的更新速度，为了保证在较长的时间段内硬件可以完全支撑软件的更新频率，档案管理部门要舍得花钱大范围引入配置较高的计算机。
（2）保证档案的检索效率
配置较高的计算机除了是要匹配软件更新频率外，更重要的是要适应软件的各项复杂功能，保证人在使用计算机检索档案信息的时候不会出现卡顿、系统硬件故障、蓝屏、黑屏等等情况，最大限度的保障检索效率和质量。
4.3开发档案管理软件
（1）档案管理软件应适合档案管理实情
现在市面上也有不少的档案管理软件，这些集成化的软件只是涵盖了传统档案管理工作的大面，但是具体的细节处的问题并没有解决，为了保证档案管理软件符合档案管理实情，档案管理人员一定要在严选这些软件的基础上把软件功能了解全面，有必要的话，还是应当和软件企业合作，开发新软件。
（2）软件功能配置应以人性化管理为标准
档案管理软件开发过程中，其中的每一项功能都必须是有用的，对于那些重复的、无用的功能可以合并或是剔除。在整合软件功能配置的过程，档案管理人员一定要把自己的需求表达清楚，自己想要什么样的功能，想实现什么样的操作方式，这些都必须要开发人员沟通好，这样做出来的软件才是以人性化管理为标准的优质软件。
4.4引入大数据技术
（1）利用大数据技术深入挖掘档案信息的价值
大数据技术的产生本就是为了解决繁杂信息无法处理的情况，而随着该技术的不断发展和完善，利用它深入挖掘档案信息的价值已经成为了可能。所以在现阶段的档案管理软件中，或是与之相配合的软件中一定要及时引入大数据技术，从而提高档案信息的利用率。
（2）把大数据技术引入检索系统，提高检索率
大数据技术除了能提升信息价值外，还能被引入检索系统中，从而进一步提高检索率。实际检索过程中，档案检索的入口就像是百度首页一样，只有通过大数据技术分析成千上万的检索关键词，才能在用户模糊查询的时候及时置顶最有可能的检索结果，从而提高检索率。
4.5提高管理人员的信息素养
（1）培养其互联网思维
信息时代，信息的交换方式和以前大不相同，档案信息作为信息中的一种，自然也需要顺应时代发展潮流，以全新的交换方式体现自身的先进性。而作为档案信息管理人员，只有增强互联网思维，才能助力档案管理工作的现代化发展，这是毋庸置疑的。
（2）增强其软硬件使用能力
档案管理软件再好，计算机配置再高，如果没有高素质的使用人，也发挥不了作用。所以在信息时代下，提高管理人员的软硬件使用能力，能够解决日常使用过程中的一些小问题，不仅能够节省软件的运维成本，更可以节省不少的工作时间。
5结束语
基于对信息时代下信息技术对档案管理工作的重要性以及传统档案管理工作的滞后性的分析可知，信息时代下档案管理工作创新需要从适当的减少纸质档案、大范围引入配置较高的计算机、开发档案管理软件、引入大数据技术以及提高管理人员的信息素养等五个方面入手，既要稳扎稳打见实效，又要勇于创新求发展，只有秉持这样的工作精神和态度，严抓工作方向，才能让档案管理工作在信息时代下实现质的飞跃。
参考文献：
[1]李卫忠.信息时代下档案管理工作的创新研究[J].内蒙古财经大学学报，2017，15（03）：149-152.
[2]赵晏.探讨信息时代下档案管理工作的创新[J].科技创新导报，2012（35）：195.
论文作者:毕真真
论文发表刊物:《基层建设》2019年第16期
论文发表时间:2019/8/30
标签：档案论文; 管理工作论文; 信息时代论文; 信息论文; 管理软件论文; 档案管理论文; 纸质论文; 《基层建设》2019年第16期论文;