黄小龙
（广东电网有限责任公司惠州供电局 广东惠州 516001）
摘要：企业会务接待工作对企业的品牌塑造有很大的影响。其中，会前准备是会议组织工作的基础，为会议的顺利开展创造条件。会中控制是在会议的召开过程中，为会议的顺利进行提供具体措施。会后跟踪是会议组织工作的效果考核，为会议工作的实施效果进行评价。本文就电力企业会议组织的精细化管理措施和办法进行讨论。
关键词：精细化；会务接待；管理措施
一、电力企业会务接待工作的精细化管理措施
1、会前筹备工作。①收集会议资料与信息。会议议题、相关资料和信息等内容的收集是会议组织工作的首要任务。并经领导层严格审核，根据会议议题的内容主次、重要性，列出议题的顺序。②会议通知与议程。会议通知和议程要做到及时、准确。会议通知主要包括会议召开的时间、地点、主要的会议内容；会议议程包括会议时间、地点、参会人员、主持人、会议议程及其他事项。③布置会场。布置会场要求做到规范、严谨。比如：会议横幅的制作要简洁、概括、明了，具有象征性和标志性。主席台布置应当根据会议的类型、性质、规模来确定，一般包括参会人员座次安排、话筒放置位置等内容。④会场保障措施。会议召开前，会议组织人员应认真做好会场保障工作。主要包括：检查投影仪、会议电脑、摄像机等会场设备；检查会场灯光、空调设备、窗户通风和茶水供应等；设置会场提示，如“会场禁止吸烟”、“请关闭手机”等温馨提示；还有，安排礼仪人员在关键位置进行迎接工作，划定停车区域，检查供电、安全设施等。
2、会中事务管理。会中事务管理要热情周到，搞好会议期间的组织服务，包括材料分发、引导入座、会议记录、录音摄像等诸多环节。①签到和引导，会议组织人员应热情地将参会人员引到签到表（或签到簿）边签到，同时发送相关会议资料，随后再将参会人员引导至他们的座位。如果参会人数很多，需要安排多名会议引导人员。②在会议正常开始后，会议摄像人员专心负责摄像，会议记录人员要做好记录和录音。会议记录是会议档案的重中之重，会议秘书人员需采用现代化手段，对会议内容、发言人员、决议等进行记录和录音。③维持会场秩序，防止无关人员进入会场，提醒与会人员关闭手机等。
3、会后工作管理。一般而言，会务工作并未因会议日程结束而宣告完成。而是要做到善始善终，超前谋划、合理安排会后有关工作。①在会议结束后要注意整理有关会议的所有文件，包括会议通知、会议议程、领导发言稿、会议记录与纪要、会议照片等资料，按照档案室存档要求对每一次会议的所有文件进行正确处理，对出现问题的文件及时解决，做好存档，以便随时调阅。②对会议中出现的问题进行总结分析，并提出应对措施，避免类似问题再次出现，力争在以后的会议中取得更好的成效。③及时对会议精神进行反馈、学习和传达。认真贯彻落实会议精神，对会议的精神和会议的主要决策内容要进行行之有效的反馈和传达，确保实现会议的目的和效果。
二、加强电力企业会务接待精细化管理的有效办法
1、会议筹备精细化。会议筹备组要加强过程管控，对筹备工作中的重要问题和环节，系统思考、认真梳理，具体研究、逐一落实，加强接待日程管理及会议现场检查工作。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆结合信息化手段，实现公司内部会议室在线快捷预订；扫码签到和实时入席指引，方便会议管理员进行会议召集、座位编排、材料共享等，提高与会者的参会体验；建立一套会议全过程管理的移动应用体系，用来实现会议的组织、召集、会议签到、座位安排、会议材料共享。会务人员应与主办部门密切合作，精心准备，认真策划，拟定整套接待方案，包括：访问目的、来访人员名单、接待人员名单、日程安排及两地近期天气状况等。要严格执行相关制度规定，严禁超规格、超标准接待，严禁扩大接待范围、增加接待项目等。充分发挥接待部门的统筹作用，确保接待用车、住宿、餐饮及日程安排相关部门的配合能力。对于来自外地的参会人员，还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图，以避免参会者问路麻烦等。
2、服务水准精细化。在会议服务方面，充分合理利用公司的会议资源，节省办会开支。周密组织各项会议活动，落实到每一个细节，严格要求服务人员着装统一整洁，佩戴服务标志，不穿拖鞋、响钉鞋；长发不遮眼、后发不披肩；要求画淡妆，不佩戴首饰；坐站规范端庄；语言温和亲切，音量适中，普通话规范，语言文明礼貌，对服务对象主动打招呼，不漫不经心，不大声喧哗；出现差错失误及时纠正并当面赔礼道歉，解释问题有礼有节，想服务对象之所想，急服务对象之所急，尽服务对象之所需；自觉维护、爱护会议室、接待室设施，对会议室、接待室的家具、物品定期巡检，保证会议室的清洁、卫生；在会议开展过程中，应按时添加茶水并及时取走杂物。对服务团队进行专业化培训，提高接待水平，提升公司形象。注重服务规范化、程序化、个性化；要责任明确到位，严格执行首问负责制、限时办结制和责任追究制。
3、工作分工精细化。会务接待工作应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，各部门之间要讲究协同配合。办公室是业务接待工作的归口管理部门，负责指导公司系统各部门的业务接待工作，负责牵头确定业务接待标准和业务流程，统筹管理接待资源和接待物品，组织部门制定具体方案，包括日程、住宿、就餐、车辆、接送、活动（会见、会谈）安排、新闻报道等方面的内容，统筹协调接待安排，合理安排接待资源。在方案实施过程中，严格按照牵头部门与配合部门的界定分工执行。在执行过程中如遇临时变化，由牵头部门机动处理。任务结束后，接待部门应当如实填写接待清单，明确接待对象的单位、姓名、职务和消费项目、时间、地点、费用等内容。严格执行接待清单审批程序，从严管控费用报销。接待结束后应进行评价与总结，提出改进和完善措施。会务组可下设的7个工作组（场地组、接待组、住宿组、餐饮组、后勤组、活动组及信息保障组），既要做到团队之间密切合作，也要按职责分工，细化措施，分解任务，定到人头，主动交流信息。从而建立一种相对稳定的协调机制。
4、不断提升会务接待水平。在信息网络高度发展的今天，应用信息化管理也成为了展会现场管理的必然趋势。比如利用会展信息系统对参会人员的信息进行规范的整合和永久性的存档，并将信息管理延伸到展会的整个过程。此外，业务接待应恪守保密原则，对来宾个人信息、日程安排等做好保密；对涉及国家或公司密级内容的信息，必须按照公司保密工作有关制度执行。同时，应当加强对业务接待经费的预算管理，年度预算应当综合考虑上年度预算编制和执行情况，与本单位当年生产经营实际需要相匹配，在履行预算审批程序后具体执行。
三、小结
总之，会务接待是电力企业一个非常重要的工作内容，在经济全面发展的新时期，更要采用创新的方式，正视会务接待工作中存在的问题，重视对企业会务接待工作的思考，依法接待、按章办事，提高接待人员的职业素养和办事效率。
参考文献：
[1]黄晨.信息化管理在展会现场的实际应用[J].中国证券期货，2010，（12）.
[2]吴江.信息化建设对大型展会的作用[J].中国商界，2010，（12）.
论文作者:黄小龙
论文发表刊物:《河南电力》2018年10期
论文发表时间:2018/11/16
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