办公室秘书如何更好地发挥参谋助手作用
付向军 烟台港股份有限公司客运滚装分公司
摘要： 企业发展中办公室秘书作为领导人员重要助手，其对于领导工作的实施效果保障，以及相关作业的考核、评估、决策发挥了重要的作用。因此，在实际发展中关于办公室秘书，如何更好地发挥参谋助手作用，则引起了企业管理人员及研究人员的重视。本文针对办公室秘书如何更好地发挥参谋助手作用，进行简要的分析研究。
关键词： 办公室秘书；岗位职责；参谋助手
秘书为各行各业中广泛存在的职位，秘书工作千头万绪，其对于上级命令及任务的有效执行，甚至上级决策的准确性发挥了重要的作用。在此过程中关于如何提更好的发挥办公室秘书的参谋助手作用，则成为企业发展中主要面临的问题。笔者针对办公室秘书如何更好的地发挥参谋助手作用，进行简要的剖析研究，以盼能为相关研究及策略实施提供参考。
一、我国企业办公室秘书的工作现状分析
分析我国企业办公室秘书的工作现状，整体上分析还存在较多的问题，如：岗位职责不清晰、综合素质不合格、执行力不合格、参谋助手的意识问题。各类问题的出现，对于办公室秘书工作的有效开展，以及办公室秘书参谋助手作用的有效发挥，都造成了一定的影响。笔者针对上述问题在办公室秘书作业中的具体体现，进行简要的分析研究。
1.岗位职责不清晰
分析办公室秘书在日常作业中岗位职责不清晰，为主要存在的问题。造成该类问题的原因，主要为：领导者自身对于办公室秘书的职责了解不清晰，日常作业中分配了较多不属于秘书责任的任务，最终造成了办公室秘书岗位职责不清晰的现象。其次办公室秘书对于自己的岗位职责了解不清晰，职权了解不清晰，日常作业中存在越级任务下放等不良现象。综合分析因办公室秘书岗位职责不清晰，造成的主要不良现象体现为：办公室秘书作业现状较为混乱，且存在较多的违规作业现象，对于企业的规范化管理发展造成了一定的影响。
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2.综合素质不合格
办公室秘书在落实上级领导的任务命令时，其作业执行能力为影响其参谋助手作用的主要因素。分析执行力不合格，造成的主要不良现象体现为：办公室秘书因专业技能，职业操作，个人纪律性等方面的因素影响，对于领导分配的任务或命令执行不到位，且存在应付差事，借口拖延等不良现象。严重的影响了企业发展中相关决策的执行效果，基于市场竞争背景进行分析，办公室秘书执行力不合格，严重的影响了企业的稳定发展，同时对于企业的对外竞争力保障，也造成了一定的影响。
3.执行力不合格
办公室秘书的日常作业任务繁杂，其承接领导命令的下放，执行，以及相关任务执行现状的监管和反馈。因此分析因办公室秘书综合素质不合格，造成的作业质量不合格现象也较为多见。其中分析综合素质不合格，主要体现在：心理素质、作业能力、协调能力、管理能力、职业操守方面的不足。分析办公室秘书综合素质不合格，对于领导分配任务的跟进质量保障，以及各部门之间的协调管理，都造成了一定的影响。同时对于企业的稳定发展，以及个人职业生涯的有效进步，也造成了一定的影响。
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4.参谋助手的意识问题
分析为有效的提升办公室秘书的参谋助手作用，加强办公室秘书的综合素质培训，则为重要的改善策略。具体实施中关于加强办公室秘书的综合素质培训，用人单位可通过两方面进行改善，其一对外招聘具备长期从业经验的作业人员，进行办公室秘书岗位的作业；其二针对新入职办公室秘书，落实一定周期的基础业务培训，企业业务现状了解学习，以及新入职岗位任务的培训学习。以此结合新入职人员的作业经验，快速的提升办公室秘书的综合素质，并且保障办公室秘书在领导工作中参谋助手效果的有效发挥。
二、关于提升办公室秘书参谋助手作用的策略分析
1.加强办公室秘书的综合素质培训
办公室秘书在日常作业中自身的作业意识，作业素养，对于相关作业的执行产生了一定的影响。分析办公室秘书在实际作业中，因缺乏参谋助手的意识，造成的参谋助手作用不体现，岗位职责不体现的现象也较为多见。同时该类问题也为目前办公室秘书作业中，主要存在的一类问题。该类问题的出现对于办公室秘书岗位设立作用的有效发挥，造成了极大的影响。同时对于领导办公室下设部门的有效管理，以及相关意见的积极传达，也造成了较大的影响，不利于企业的稳定发展，同时对于上级领导工作的合理开展也造成了一定的影响。
2.明确办公室秘书岗位职责
无规矩不成方圆，办公室秘书的日常作业内容虽然繁杂多样但也存在一定的职责界限，基于其作业背景分析，为有效的提升办公室秘书的参谋助手作用，明确办公室秘书岗位职责则为重要的改善策略。具体实施中关于明确办公室秘书的岗位职责，用人单位可通过编订岗位职责介绍，实施岗位职责内容培训的方式进行人员培训。另外领导人员在日常作业中也应基于办公室秘书的岗位职责范围，进行相关工作任务的安排，规避因作业内容划分不合理，造成的办公室秘书违规作业，越级管理的现象。
3.落实绩效考核作业
办公室秘书在日常作业中为有效的提升其作业积极性，并且合理的发挥办公室秘书的参谋助手作用，落实办公室秘书日常作业中的绩效考核也为有效的改善策略。分析在实际作业中，关于办公室秘书工作中的绩效考核实施，用人单位应基于其岗位职责，领导安排作业任务的完成现状，以及日常业务表现，制定对应的绩效考核制度。以此增进办公室秘书在日常作业中的积极性，并且提升日常作业中办公室秘书参谋助手作用的合理发挥。
三、结语
分析当前办公室秘书参谋助手作用的发挥现状，以及办公室秘书的作业现状，整体的发展现状较为良好，但在具体实施的细节方面还存在较多的问题。因此在实际发展中为有效的提升办公室秘书参谋助手作用，并且合理的推动上级领导工作的有效开展。用人单位在实际发展中关于办公室秘书参谋助手作用的提升，应从落实绩效考核，加强综合素质培训，以及明确岗位职责，落实业务培训的方向进行发展。以此减少因办公室秘书违规作业，作业积极性差，综合素质不合格造成的各类不良现象。
参考文献：
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[3]张万龙．如何更好的进行办公室秘书相关工作的执行[J]．办公自动化 ，2017(22)：52-53，13．
中图分类号： F243
文献识别码： A
文章编号： 1001-828X(2019)006-0122-01
标签：办公室秘书论文; 岗位职责论文; 参谋助手论文; 烟台港股份有限公司客运滚装分公司论文;