关于“档案自然形成规律”的若干思考，本文主要内容关键词为：规律论文,自然论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
近年来，一些档案学者对“档案自然形成规律”理论提出质疑，认为它是“历史的误会”，因而难以成立。笔者以为，对历史上形成的档案学理论所作的审视与反思，并不是对以往档案学理论的全盘否定和排斥，而是对它的合理补充、修正、完善和发展，创新应是以继承为前提的。漠视这一点，我们就会在不知不觉中陷入历史虚无主义的误区。
一
“档案自然形成规律”理论最早是由曾三同志提出的。他在1959年发表的《档案工作随笔》一文中指出：“档案是工作和生产过程中自然形成的，今天谁要来‘写’档案，是写不出来的。”（注：曾三：《档案工作随笔》，《档案工作》1959年第3期。）
作为一个完整的概念，“档案自然形成规律”是在1960年提出的。是年11月，国家档案局在哈尔滨召开东北、华北档案工作协作区城市基本建设档案工作会议，正式提出了档案工作者必须遵循档案的自然形成规律从事档案工作的问题。同年，《档案工作》第11期专门为此发表了一篇社论，对“档案自然规律”作了比较详细的解释和说明：“按照档案自然形成规律从事档案工作，就要坚持按全宗管理档案的原则，这就是档案的管理，要以形成档案的机关为单位。在一个全宗之内又要按照形成档案的组织机构或形成档案的其他自然规律对档案进行分类、整理和立卷。”（注：《档案工作》杂志社：《档案工作者应当正确地掌握档案的自然形成规律》，《档案工作》1960年第11期。）
1961年国家档案局发布的《机关档案室工作通则》用法规的形式肯定了“档案自然形成规律”的地位。该通则第十条规定：“归档的文件材料应该按照它们的自然形成规律，保持它们的历史联系，分类立卷，使案卷正确地反映机关党的领导活动和各项工作活动，并便于查找、利用。”同年，曾三同志对“档案自然形成规律”理论作了进一步的补充，他认为，文件“由文书部门或有关人员立卷归档形成档案开始，经过档案室，最后集中到档案馆，这就是档案形成与运动的过程。”（注：《曾三档案工作文集》，档案出版社1990年版，第211-212页。）
由此可见，“档案自然形成规律”理论至少包括以下三层含义：
第一，档案是在社会实践活动中直接、同步形成的，是社会实践活动的伴生物，而不是事后编写的或随意收集来的，有什么样的社会实践活动，就会产生什么样的档案。这是该理论的初始含义，是针对当时一些档案部门存在的“浮夸风”而言的。1958年，发生了“大跃进”运动，受此影响，一些地方和单位档案部门发动群众进行“大收大编大用”，收集了当时的工农业“丰产”经验、群众写的诗歌、民间治病的“秘方”等等，并提出“人人办档案”、“万物档案化”等不恰当口号，档案工作固有的客观规律遭到很大的破坏。对此，曾三、姚锋等同志曾先后撰文提出批评。《档案工作》杂志社更是十分严肃地指出：“档案工作者必须遵循档案的自然形成的规律从事档案工作的问题……但是，我们有些档案工作人员不很了解这一点，他们常常按照自己的主观愿望办事。例如，以前有一些地方曾一度提倡‘写档案’……这就是不懂得档案的自然形成规律。”（注：《档案工作》杂志社：《档案工作者应当正确地掌握档案的自然形成规律》，《档案工作》1960年第11期。）从这段论述中我们可以清楚地看到，“档案自然形成规律”首先论及的是档案（文件）的形成方式或存在形式问题，即档案（文件）一般是与社会实践活动相伴而生的，是社会活动主体当时当地为了履行其职能任务的客观需要而产生的，不是日后补制或为了填补历史空白而刻意为之的。
第二，一个机关形成的档案是一个有机整体，彼此之间存在着千丝万缕、不可分割的历史联系（如来源联系、内容联系、时间联系、地区联系、名称联系等），因此档案管理必须坚持全宗原则，既不能把一个定宗的档案人为地拆散开来，也不能把不同全宗的档案混杂在一起。同时，在一个全宗之内也要根据档案之间的历史联系，选择恰当的分类标准，进行分类、组卷、编目和排列，以实现档案管理的有序化、系统化和条理化。关于这一点，曾三同志是这样阐释的：“档案也不能随便‘搬家’。不能把这个全宗的文件搬到那个全宗去，或者把这个组织机构的文件放到那个组织机构去。搬了家的文件常常会失去利用价值。……一个机关的档案应该作为一个全宗；一个机关如果是分散处理文书的，它的档案应该按照组织机构分类整理；一个问题、一件工作、一个运动、一次会议、一个案件所形成的文件应该放在一起立卷。这些基本方法都是遵循了文件的自然形成规律的。”（注：曾三：《关于档案室工作的几个问题》，《档案工作》1961年第6期。 ）吴宝康教授也有类似的表述：“一定的历史条件和社会实践活动，产生相应来源、内容和形式的档案，并使档案在一定程度上自然地分门别类，而又构成一定的档案材料之间固有的各种内在联系。”（注：吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版，第43页。）据此，我们不难发现，“档案自然形成规律”还涉及档案的整理原则。
第三，文件（档案）从产生至销毁或长久保存是一个完整的过程，根据文件（档案）价值形态的变化，这一过程可以划分为若干阶段。在每一阶段，文件（档案）发挥的作用不同，服务的对象也有差异，客观上要求人们将其存放在相应的、最适宜的场所。根据我国的国情、档情，我国依次设立了文书部门、档案室和档案馆三种文件（档案）保管机构。从结构上看，这三种保管机构前后相继，分工明确，共同构成了一个严密完整的文件（档案）实体管理机构体系，能够保证各阶段的文件（档案）都得到妥善的保管，并有利于其作用的充分发挥。
综上所述，“档案自然形成规律”是对我国档案工作实践经验的科学总结，是新中国档案学理论的一个重要组成部分，也是指导我国档案工作实践和档案机构设置的重要理论依据。它是上述三个方面的有机统一体，内涵丰富，意义深远。我们应该完整、准确地理解和运用这一理论。
二
如前所述，“档案自然形成规律”理论较为准确地揭示了档案（文件）对于社会实践活动的依附关系，档案（文件）之间的内在联系及整理原则，以及不同阶段档案（文件）的价值形态变化及其对保管场所的不同要求。正因为如此，它才被我国档案学界普遍接受和认同，并“成为一代又一代档案工作者不变的信条。”（注：王荣声、王玉声：《“档案自然形成规律”的历史贡献与局限》，《山西档案》1998年第6 期。）那么，为什么一些档案学者相继对它提出异议呢？它真的是“历史的误会”吗？
有人认为，档案是文件有条件地转化过来的，整理归档、集中保存在档案室或档案馆是文件转化为档案的重要标志，并说这是“形成档案的一条最基本的客观法则”，“人们认识和掌握了‘转化规律’，也就拥有了档案；相反，如果忽视或违背‘转化规律’，就不可能获得具有现代科学意义的档案。”（注：黄子林：《再谈档案形成规律及档案工作规律》，《湘潭大学学报》（新科版）1993年第4期。 ）由此他们得出结论：“档案自然形成规律”不能成立。还有的档案学者引述曾三、张中等同志的另外一些讲话，采用“以子之矛攻子之盾”的方法。这些档案学者对“档案自然形成规律”的质疑的主要理论依据就是我国档案学界对档案与文件关系的传统理解，其核心就是不经过立卷归档，文件就不能转化为档案。
笔者承认，立卷归档对于做好档案工作具有重要的作用，但它却不是文件与档案之间的天然“界碑”。其实，立卷归档只不过是文件在同一机关内部进行的一次挪位，是一项带有很大主观成份的政策规定，其主要目的是为了集中统一管理文件（档案），维护文件（档案）的完整与安全，便于保管和利用，而不是为了在文件和档案之间设置一道不可逾越的屏障。我国档案学界普遍认为，立卷归档的文件必须已经办理完毕（至少在程序上）且基本失去现行效用。而事实上许多文件在立卷归档以后相当长的一段时间内仍然具有明显的现实作用，如法规性文件、契约性文件等。有些文件甚至是先被立卷归档后发挥现实效用，如设备文件在人们对设备开箱验收时就被整理归档，然后在设备的安装、调试、运行、维护过程中才发挥现实查考作用。所以，立卷归档仅仅是档案工作者参与文件质量控制的一种主观行为，它本身并不能成为文件与档案的分水岭。换言之，文件不一定非得经过立卷归档环节才可以成为档案。判断文件能否成为档案的主要标准是看它有无长远保存价值，而非看它是否立卷归档或保存在档案馆（室）。从实际情况来看，我国各级档案部门从未将零散文件拒之门外，而是一直把它当作档案的一部分来进行收集的。档案学理论工作者虽然一再强调要推行文书（业务）部门立卷归档制度，以提高进馆（室）档案的质量，但他们在论述档案收集工作时却又几乎无一例外地提出“档案的征集”（实则征集的是未经立卷归档的零散文件）。这表明，我国档案界已经默认一部分文件不经过立卷整理就可转化为档案的事实。从国际档案界来看，西方不少国家都不把立卷归档看成是档案与文件的结合部。如在美国，“档案”与“非现行文件”是同一概念，意思是只有那些第一价值已经消失、第二价值开始凸现，且能被送往档案馆永久保存的文件，才可被称作档案。也就是说，文件的整理立卷与它作为档案向档案馆移交是在不同的时间完成的。可见，以不尽完善的传统理论为依据来否定“档案自然形成规律”是不合适的，也是否定不了的。
对“档案自然形成规律”提出质疑的另一种观点是：档案是人们有意识地形成的，而不是“自然物”。如有的学者提出：“科技档案的建立，需要科技人员付出劳动，并不是随着科技任务的完成而自然形成的”（注：霍振礼：《科学技术档案形成规律初探》， 《档案学通讯》1981年第3期。），“科技档案是人类发展到一定阶段的社会产物， 如果‘自然形成规律’中的‘自然’是指科技档案在科技工作中‘自然而然’，不加人为作用的那么一种形成规律，这是不正确的。”（注：霍振礼：《科技档案的形成规律》，《档案学研究》1994年第4期。）
诚然，人是社会的主体，一切社会活动都离不开人的作用，都折射出人的意志和愿望。然而，我们不能就此断言档案不是自然形成的。从表面上看，档案的形成似乎受制于人们的意志和愿望，而不是客观规律。但是，从本质上看，档案的形成和自然事物一样，也是受客观规律支配的。正如有的档案学者所说的那样：“不是社会意识决定社会的存在，而是社会的存在决定社会意识。人们的愿望、动机，也是受社会客观规律支配的。”（注：石浒泷等著：《档案哲学》，中国档案出版社1997年版，第28页。）在评价“档案自然形成规律”时，我们不能撇开它产生的历史背景和历史条件，更不能单纯地从字面上去理解“自然”二字，把它同“天然”、“自然而然”等同起来。前文已经提到，“档案自然形成规律”是曾三等老一辈档案学者在“大跃进”时期批评一些档案部门随意编写档案等“浮夸风”的过程中逐步建立的，它强调档案对于社会实践活动的依附关系，即不可脱离社会实践而随心所欲地编档案，绝非指档案是天然存在的，没有人力干预的。吴宝康教授在其主编的《档案学概论》中对此作了精辟的论述：“档案是人们处理事务过程中遗留下来的‘副产品’，它是人们进行社会实践活动附带的产物，或者说它是自然形成的，即不是纯粹人为的结果。”（注：吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版，第41页。）应该说，这是档案学界集体智慧的结晶，经得起时间和实践的考验。
三
有关“档案自然形成规律”的争论可能还将进行下去。这一方面说明近年来我国档案学术环境比较宽松，学术空气比较活跃，另一方面也说明我国既有的档案学理论的确存在着一些问题。
一门学科要想真正跻身于科学之林，为社会所承认，就必须拥有一套适合自己特点的概念、原理以及统一的理论体系。而我国档案学恰恰在这些方面表现得不尽如人意，不仅一些概念、术语不够严谨、规范，而且彼此之间互不协调、配套。如“档案”与“档案收集”就是一对互相矛盾、互相拆台的档案术语。在给“档案”下定义时，我国档案学者大都要在其属概念前加上“办理完毕”、“立卷归档”、“保存备查”等限定词，但在解释“档案收集”术语时却又把未经整理的零散文件视为档案。术语的不配套直接导致了我国档案学理论的混乱，加剧了档案学者之间的分歧，同时也阻碍着我国与国际档案界的业务与学术交流。可以说，有关“档案自然形成规律”的纷争在很大程度上就是由此而引发的。另外，许多档案学者在书面和口头表达中，经常混用“文件”、“档案”、“档案文件”等概念，这也使得一些档案学理论往往不能自圆其说。如果我们的术语、概念都科学、规范，各项档案学理论之间都能互相补充、互相照应，我们的争论或许会少一些。当然，学术争论也是科学发展的一个重要动力。有争论，有分歧，恰好说明该门学科还有生命力，还有发展的必要和可能。但是，在学科的一些基本理论问题上并非争论越多越好。如果我们始终在档案的定义、本质、档案工作性质、档案学的学科属性等基本理论问题上纠缠不清，难成共识，那么就会分散我们的研究力量，影响整个档案学理论及档案学科体系的建设。
我国档案学之所以在术语、概念和基本原理方面存在着诸多的矛盾和问题，主要是因为我国档案学者习惯采用分散式的研究方法，彼此之间缺少沟通与交流，更少联合起来协同攻关。为克服这种家庭作坊式的研究格局所造成的弊端，笔者建议尽快成立全国统一的档案科研领导机构，组织、协调档案学者开展集约化研究，优化配置档案科研资源，提高档案科研工作的质量和效益。同时，笔者也希望广大档案学者摒弃门户观念，加强联系与合作，本着“求同存异”的原则，减少分歧，扩大共识。诚如斯，我国档案学研究一定会取得更大、更辉煌的成就。这也将是我们在这场争论中可能得到的一份意外收获。