电子档案原始性真实性的保障体系，本文主要内容关键词为：保障体系论文,原始论文,真实性论文,档案论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
首先，何谓电子档案的原始性，真实性？笔者以为鉴于电子文件的信息记录形式与传统载体文件信息记录形式的种种差异，决定了电子档案原始性、真实性的认识必须基于一种新的概念、新的认识和新的确认方法。由于传统纸质文件的内容与其所依附的纸质载体是不可分离，同生同灭的一体关系，文件的原始性是附着于文件的载体和载体上信息形式的原始性之中，这正是人们所熟知的“原件”的概念，“原件”的基本条件应包括特定的文字、图表、声像等信息内容；记载信息的形式，包括有法定效用的签署、印章；记载信息的载体，该载体必须是由特定的作者，在特定的时空条件下制作完成的实体材料。若上述中的任何一项发生了变化，人们都有理由对它的原始性表示怀疑。然而，对于电子文件而言，由于其信息与载体的相分离性，信息的物理结构与逻辑结构间的差异性、可变性及相对独立性，已决定了电子文件不再存在“原件”概念的事实，再由于电子文件的信息都是以标准的数字编码方式存在，信息内容显示或打印输出的形式，包括排版格式、字体、字号、颜色等都将由操作者的需要和喜好所定，从而也决定了电子文件不再有信息形式的原始性。至此，笔者以为电子档案原始性、真实性的新概念已被引出，即电子档案信息内容的原始性、真实性将被作为确认电子档案原始性、真实性的唯一标准。相对传统档案来说，电子档案原始性、真实性的确认条件已被降到了最低极限。无疑，对“行踪不定”的电子档案信息内容的原始性进行维护和确认，给档案工作者带来了极大的困难，而这正是电子档案管理的核心所在。
基于对电子文件特性的研究与认识，基于对电子档案原始性、真实性新概念的建立与确认，使我们认识到只有从电子文件生成的那刻起，对电子文件生命期、电子文件归档期、电子档案保管期三个不同的阶段，分别建立起统一标准、密切相关、互为保证、相对独立的运行模式、组织方法、管理制度和技术措施，从而组成一个严密、系统、完整的电子档案原始性、真实性保障体系。下面就该保障体系各阶段的实施方案进行概述。
·电子文件生命期
在电子文件生命期内，确保电子文件的原始性、真实性是电子档案原始性、真实性保障体系的基础。建立电子文件生命周期表运行制是该阶段工作的核心。我们在建立办公自动化和档案管理系统的工作中，考虑了建立电子文件生命周期表的方式，来保证电子文件的原始性、真实性。
电子文件生命周期表运行制的基本原理是：在电子文件产生或接收的那一刻起，就有一张生命周期表和它终生相伴，并真实完整地记载它在“生命期”内的全部活动情况和保存它的“成长变化”过程。在生命周期表运行制的工作过程中，系统还采用签署技术、加密技术、身份验证、防写措施等来保证周期表内所记信息和电子文件“成长过程”的准确性、原始性。所有这些都将作为该电子文件归档时，检验其原始性、真实性、完整性的唯一依据和凭证。电子文件生命周期表的格式如下：
文件名 程序段 工作者 签字(密码) 部门 时间 处理意见
文件名：将要产生或刚接收的电子文件标题。
程序段：电子文件生命期内的一个活动阶段。由单位生成的电子文件其生命期内一般有：起草、改稿、审稿、定稿、终结等几个活动阶段，其中起草、定稿、终结只能出现一次，其余不限。接收电子文件的生命期一般有：审阅、批办、承办、协办、传阅、终结等几个活动阶段，其中审阅、批办、终结只能出现一次，其余不限。
工作者：系统认可、允许在该电子文件生命期内各阶段进行工作的人员名单。
签名或密码：工作人员在工作前输入自己的签名或密码，通过系统检验合格者才能进入相关程序段工作。
时间：由系统自动记载工作人员结束本程序段工作的时间，包括年、月、日、时、分的内容。
处理意见：工作人员在完成本程序段工作后的建议和结论。
电子文件生命周期表运行制的工作原理：
当需要起草一个新的电子文件时，工作人员首先面对的是一张空白生命周期表，在填入要起草的文件标题，从工作者名单中确认自己的权限，输入自己的签名或密码，并通过身份验证合格后方可进行文件的起草工作，当退出起草程序段工作时，系统把草稿文件存盘的时间自动记载于该程序段的时间项内，保证两者间的一致性。改稿程序段的工作是：工作人员通过权限确认，身份验证后可对从生命周期表内选择的任一版草稿或由系统提供最新版草稿的复制件做改稿工作，系统在复制文件时会首先检查被复制草稿文件的存盘时间和对应周期表内记载时间的一致性，若有差异，即提示文件被非法修改，由文件管理员做有关处理工作。改稿结束退出程序段时，系统把改后的文件作为最新版草稿文件保存，并把文件存盘时间记于该程序段的时间项内。审稿程序段的工作：在工作人员通过权限确认，身份验证后，由系统提供工作人员所选版本或最新版本草稿的只读文件进行审稿工作，同样系统对所提供审稿的文件也要做原始性的检查。工作人员把审稿意见输入处理意见项后方可退出该程序段工作，系统将把退出时间记于时间项内，但不产生新版草稿文件。定稿程序段工作：系统把审稿的处理意见为“拟定稿”的草稿文件送至有关主管领导，主管领导接定稿审阅通知后，调出该文件的生命周期表，经权限确认及身份验证后就可审阅“拟定稿”版草稿的只读文件，在输入处理意见后方可退出该程序段工作。系统把领导批准为定稿的草稿版电子文件再复制成正式电子文件并进行加密处理，“拟定稿”版和定稿版正式文件的内容完全相同，只是存盘的时间不同，定稿版的存盘时间即为该电子文件的形成时间，记于定稿程序段的时间项。终结程序段工作：终结程序段工作由文件管理员承担，按系统提供的定稿文件通知调出生命周期表，通过权限确认身份验证后，按定稿领导的处理意见发送文件至有关部门；把周期表内的有关信息转入电子文件登记库，如定稿版的文件标题、时间等；把处理情况输入处理意见后退出终结程序段工作。系统即把完成终结工作的生命周期表转为只读表不允许再进行任何修改，并把生命周期表及和它相连的一组电子文件包括各版本草稿文件和定稿文件转入相关数据库，从而，该电子文件的生命期宣告结束。生命周期表和其相连各版文件的结构如下：
当接收新的电子文件时，系统首先要对那些通过消息认证的电子文件做加密及防写技术处理，然后由文件管理员做接收电子文件的登记，经登记的电子文件就有了一张生命周期表和它终生相连，对该文件做审阅、批办、承办、协办、传阅等工作的工作人员都需要先通过生命周期表的权限确认及身份验证后才能调阅文件，当所有程序段都有处理意见后再由文件管理员做终结程序段的操作。同样，系统把完成终结程序的生命周期表转为只读表，不允许再作任何修改，然后把生命周期表及和它相连的电子文件转入相关数据库，从而结束该电子文件的生命期。
当需要调阅终结生命期的电子文件时，系统只提供正式版电子文件，除非是特许级别的操作者才能查阅电子文件生命周期表及和它相连的所有草稿版电子文件。
·电子文件归档期
鉴于电子文件的无“原件”概念，决定了电子文件的非实体归档特性，从而为我们所熟悉的基于文件实体的手工装订，柜架存放，人工调阅基础上的纸质文件归档概念和方法已难以指导和完成电子文件的归档管理。因此，在本阶段建立符合电子文件特性的归档文件组织原则，管理制度，操作方法及处理技术；建立以电子文件生命周期为依据的归档电子文件原始性、真实性验证系统将是电子档案原始性、真实性保障体系的关键。下面简要介绍该阶段的一些主要实施方案。
1、归档电子文件原始性、真实性、完整性的检验。 根据电子文件生命周期各程序段的工作，检查该程序段所连版本的电子文件存缺情况，确定该电子文件的完整性。根据电子文件生命周期表程序段的时间项值，检查其所连版本电子文件实际存盘时间值的一致性与否，确定该电子文件的原始性。建立加密文件非法修改检查系统，检查加密文件加密数据的完好情况，确定该归档电子文件的原始性。
2、对有保存价值并已终结生命期的电子文件，建立及时接收， 随时归档的电子文件归档原则及运行模式和相关制度。
3、以案卷目录、 文件目录及电子文件三级数据库链接的逻辑结构模式，实现对归档电子文件的组织和管理。
4、按案卷目录、 文件目录及电子文件三级数据库链接的逻辑关系，实施归档电子文件的物理下载及制定有关制度。
·电子档案保管期
电子文件归档后其原始性、真实性的有效维护是电子档案原始性、真实性保障体系的主体工作。它是需要由几代人乃至几十代人的共同努力来完成的艰巨任务。因此，安全可靠的电子档案管理系统，严格的管理制度，先进的技术措施等都是搞好该阶段工作的必备条件。该阶段的主要工作为：
1、按归档电子文件三级数据库链接逻辑结构关系， 建立电子档案的三级数据库链接逻辑结构模式，完成对电子档案的存储和管理。
2、档案馆对接收电子档案的原始性、真实性、完整性进行检验。 运用消息认证技术验证从网上接收的电子档案数据的准确性和可靠性。建立接收电子档案物理载体的检测制度。对接收电子档案三级数据库链接逻辑结构完好性、三级数据库间数据内容的一致性及完整性进行检查。以电子文件生命周期表为依据对电子档案文件原始性、真实性抽查检验。
3、制订和建立严格的档案数据库访问、 操作管理制度及控制程序，实施档案文件访问的自动记录功能。
4、 实施电子档案文件的加密处理和建立与加密技术相关的档案文件非法修改检查系统及非法电子档案文件的处理功能。
5、建立重要电子档案文件的硬拷贝保管制度及相关的技术措施。
6、 建立电子档案数据库的备份制度及电子档案文件库的物理下载保管。
注：上面所述电子档案原始性、真实性保障体系的总体设想和方案是笔者为浙江省档案局、浙江大学快威电脑工程公司、国家档案局科研所、国家档案局专家委员会、浙江省委办公厅信息中心联合承担的国家档案局1998科研项目《电子文件归档，电子档案管理系统》所做概要设计中的一部分内容，该项目目前正在研制和实施之中，上面所述保障体系的可行性、错误、问题都将有赖于该系统在今后的运行实践中检验和发现。